قد تشعر أن يوم عملك يمر بأعباء كبيرة في الاجتماعات. قد تكون الاجتماعات الفردية مع فرقك هي أول من يفسح بعض الوقت الإضافي.
ولكن إليك سبب عدم وجوب عدم القيام بذلك:يمكن أن يجعل فرقك - وعملك - أكثر نجاحًا.
سواء كنت مساهماً فرديًا أو قائد فريق ، يمكنك إنشاء اجتماعات مؤثرة فردية. مع القليل من الهيكل والتوجيه ، يمكن لاجتماعاتك الفردية (أو الفردية) أن تقطع شوطًا طويلاً.
من خلال التحضير وجدول الأعمال التعاوني ، يمكن أن تكون اجتماعاتك المنتظمة فعالة. شجع موظفيك على إجراء محادثات فردية منتظمة. ستجعل الموظفين يشعرون بالنشاط والاندماج والاستعداد بشكل أفضل لأداء وظائفهم بشكل جيد.
ما هي الاجتماعات الفردية - ولماذا هي مهمة؟
ما المقصود بالاجتماعات الفردية؟
ببساطة ، تعد اجتماعات 1 على 1 اجتماعات منتظمة بين المديرين وأعضاء فريقهم. في بعض الأحيان ، تكون هذه الاجتماعات بين المدربين والموجهين والأقران أيضًا.
ولكن بعيدًا عن واجبات العمل ، يمكن أن تساعد الإجراءات الفردية العادية في توفير نظرة ثاقبة مفيدة لتجربة الموظف. يمكن استخدام الاجتماعات الفردية للتعرف على رفاهية موظفيك وخبراتهم في الشركة. من المهم أيضًا الاستفادة منها في فرص التطوير الوظيفي والمهني.
الغرض من الاجتماعات الفردية
هناك الكثير من الأسباب وراء الغرض من الاجتماع الفردي. تُنشئ الاجتماعات الفردية اتصالاً مفتوحًا وهادفًا بين المديرين وموظفيهم.
في الاجتماعات العادية وجهًا لوجه ، يمكنك:
- خصص وقتًا لاستعراض بنود جدول الأعمال والأولويات الرئيسية
- تقديم الملاحظات وتلقيها (بما في ذلك معالجة مشكلات الأداء)
- استخدم التدريب لتحسين التطوير والأداء
- تحدث عن النمو الوظيفي
- تحفيز الموظفين
- استمر في التعرف على موظفيك على المستوى الشخصي
- تعرف على نبضات الرضا الوظيفي
- ساعد في ربط عملهم بالغرض والأهداف والرسالة الأكبر للمؤسسة
- تقليل عوائق النجاح والمساعدة في التغلب على التحديات
- تحديد عناصر العمل
- احصل على تحديثات الحالة في الوقت الفعلي للمشاريع الرئيسية
- تلخيص اجتماعات الفريق ونقاط الحوار الرئيسية والجداول الزمنية بشأن المشاريع ذات الأولوية
مزايا الاجتماعات الثنائية
في حين أنه في بعض الأحيان قد يستغرق وقتًا طويلاً ، إلا أن عائد الاستثمار ضخم. يستفيد كل من الموظفين والمديرين من اجتماعات فردية. وإليك الطريقة.
- بالنسبة للمديرين ، يمكن أن تساعد في تطوير مهارات التوجيه والقيادة. تعد الاجتماعات الفردية أيضًا فرصة مثالية لمديرك لتطوير مهاراتهم التدريبية. مهارات التدريب والتطوير هي شيء يتم السعي إليه بشكل متزايد.
يجب أن يتعلم المدراء الاستماع بنشاط إلى أعضاء فريقهم وتقديم التوجيه والتغذية الراجعة على طول الطريق. من خلال القيام بذلك ، فإنهم يطبقون ويمارسون عقلية التدريب. عندما يصبح المدربون أفضل ، يمكن للمدراء دعم أداء الموظفين بشكل أفضل. - يساعد في بناء الثقة بين الموظفين ومديريهم. من خلال المحادثات المنتظمة ، يمكن للمديرين تطوير علاقات عمل تتسم بالثقة.
تعزز علاقة الثقة في مكان العمل الفرق وتخلق بيئة آمنة للأفراد. قد تجد أن علاقتك تتطور إلى مزيد من الصراحة والثقة بمرور الوقت. - يمكنه تحسين إنتاجية موظفيك وأدائهم. وفقًا لمؤسسة غالوب ، ترتبط مشاركة الموظفين والاجتماعات الفردية المنتظمة. الموظفون الذين لديهم اجتماعات فردية منتظمة مع مديريهم هم أكثر عرضة للانخراط بمقدار 3 أضعاف. تؤدي زيادة مشاركة الموظفين إلى زيادة الإنتاجية والأداء.
- يمكن أن يساعد في إنشاء روابط لغرض مؤسستك ومهمتها. من السهل أن تشعر الواجبات اليومية بالانفصال عن هدف الشركة ورسالتها. تُعد الاجتماعات الفردية مكانًا رائعًا للمساعدة في إنشاء روابط بين العمل اليومي ومساهماته.
إذا كنت مديرًا ، فاسأل موظفيك عن كيفية ارتباط عملهم بأهداف الشركة. إذا كنت موظفًا ، فتحقق من مديرك حول كيفية مساهمة عمل فريقك في غرض المنظمة. معًا ، يمكنكما تعزيز الحوار الهادف وإنشاء روابط مهمة.
3 طرق للتحضير لاجتماعاتك الثنائية
إنه أبسط مما تعتقد. عندما يتعلق الأمر بالتحضير لهذه الاجتماعات الأسبوعية ، ضع في اعتبارك ثلاثة عوامل للمساعدة في ضمان استعدادك أنت وموظفيك للنجاح.
تمتع بالعقلية الصحيحة
لا تفرط في التفكير في الاجتماع ، لأنه من المفترض أن يكون مناقشة. بصفتك مديرًا ، يتمثل دورك في التدريب والدعم مع ضمان بقاء موظفيك محور المحادثة. يجب أن تكون المحادثة مرنة بما يكفي لاستيعاب الموضوعات التي تشغل بال كلا الجانبين.
قد يكون من المفيد وجود مساحة تعاونية مشتركة لتتبع الموضوعات القادمة للمناقشة. سيساعد هذا كلاً من المديرين وتقاريرهم المباشرة على الاستعداد بشكل أفضل لمحادثة أكثر فاعلية. من المفيد أيضًا إضافة أسئلة مفتوحة لتعزيز المناقشة.
للمساعدة في جعل الأمر غير رسمي ، يمكنك الذهاب في اجتماع على الأقدام أو تناول القهوة أو الاجتماع لتناول الإفطار - فقط تذكر أن تأخذ معك نقاط المناقشة الخاصة بك. قد يكون هذا مفيدًا عند مناقشة مواضيع مثل التعليقات البناءة أو الأهداف المهنية.
تحديد جدول متكرر
لكي تكون عمليات 1 ضد 1 فعالة ، يجب أن تحدث بانتظام. بالنسبة لبعض المديرين ، هذا يعني اجتماعات أسبوعية. لكن الاجتماعات نصف الأسبوعية هي أيضًا خيار جيد.
بمجرد موافقتك على الإيقاع ، حدد موعدًا فرديًا. تأكد من إضافة اجتماع متكرر إلى التقويم. هذه طريقة خفية ولكنها واضحة للمديرين لإظهار أنهم مستثمرون. يساعد على إظهار الالتزام بتخصيص وقت للفرد باستمرار.
تأتي الأشياء والجداول الزمنية تتغير. ولكن بدلاً من الإلغاء أو محاولة التستر في Slack ، ابذل قصارى جهدك لإعادة الجدولة. يمكن أن يرسل الإلغاء رسالة مفادها أن الاجتماع ليس مهمًا ، في حين أنه في الحقيقة حجر الزاوية في علاقتك بتقريرك المباشر.
الحفاظ على المرونة
يجب أن تكون جداول الأعمال الفردية تعاونية. يجب على المديرين تشجيع التقارير المباشرة لمشاركة ما يرغبون في مناقشته. يمكن أن تتضمن الموضوعات الشائعة الأهداف الحالية ، وردود الفعل ، والتقدير ، والطموحات المهنية ، والمزيد. قد يكون من المفيد توفير الأدوات التي تجعل من السهل عقد اجتماعات منتظمة وقيمة أسبوعًا بعد أسبوع.
4 طرق سهلة لتحسين طريقة إدارة اجتماعاتك الفردية
يجب أن يظل ما يقال في 1-on-1 بين المدير وتقريره المباشر. يجب أن يركز المدير على طرح الأسئلة والاستماع لفهم التعليقات. قد يرغبون في إعداد بعض الأسئلة ، ولكن بشكل عام ، ابق منفتحًا لأي اتجاه تذهب إليه المحادثة.
ضع في اعتبارك أيضًا أنه إذا كان الموظف يعمل عن بُعد ، فإن ميزة التكبير الظاهري 1:1 تصبح أكثر أهمية. قد تحتاج الموضوعات التي تناقشها إلى تضمين شعور الموظف تجاه العمل من مسافة بعيدة.
بصفتك مديرًا ، يجب أن تسأل عن أي دعم إضافي مطلوب في بيئة العمل هذه. لاحقًا ، سنقدم نموذجًا لجدول الأعمال للمساعدة في إرشادك.
1. استمع بنشاط
يعد الاستماع مهارة مهمة للمديرين لتطويرها ، خاصة بالنسبة للمهارات الفردية الفعالة. استمع بعناية إلى ما تتم مشاركته وردود الفعل التي يتم تلقيها. تذكر أنك لا تستمع فقط لتكون مهذبًا ، ولكنك تدعم تقريرك المباشر بأفضل طريقة ممكنة.
كمديرين ، أظهر التقدير والاحترام لسياق الشخص الآخر وآرائه. من خلال القيام بذلك ، من المرجح أن يبني المديرون علاقة أقوى مع فريقهم.
2. احصل على شخصية
قد يكون من المفيد أحيانًا مشاركة بعض الحكايات أو التجارب الشخصية في سياق 1-on-1. من الطبيعي أن ترغب في إلغاء حظر مشروع لتقريرك المباشر من خلال توفير الحل.
من خلال مشاركة تجربتك الشخصية ، فإنك تقدم التوجيه والدعم لمساعدة الفرد بشكل أكثر استدامة. عندما تصبح شخصيًا ، فأنت تشجع أيضًا التقارير المباشرة على فتح ومشاركة أي مشاكل ليسوا متأكدين من كيفية معالجتها.
3. كن منفتحًا
يحتاج المديرون إلى تعيين المثال في 1-on-1 من خلال إظهار أنهم منفتحون على التعليقات التصاعدية حول أدائهم وتطورهم. قد تفكر في إجراء مراجعة للقيادة بعد بضعة أشهر من إجراء عمليات فردية لجمع التعليقات من أعضاء الفريق.
يمكن بعد ذلك دمج الإجابات من مراجعة القيادة في عملية مراجعة الأداء الرسمية. من المهم لنجاح المدير (ونجاح الشركة) معرفة رأي فريقهم فيهم وأسلوب إدارتهم. بمجرد أن يكون لديك فكرة واضحة عما ينجح وما لا يعمل مع الفريق ، يمكنك تحديد الخطوات التالية لمواصلة تكرار العملية وتحسينها.
4. كن مستعدا
يمكن أن تكون عمليات 1 على 1 تقريبًا أي شيء. إذا لم تكن متأكدًا مما يجب تغطيته ، فهناك أدوات متاحة يمكن دمجها في عمليات إدارة الأداء الأوسع نطاقًا لديك.
من خلال إعداد جدول أعمال الاجتماع مسبقًا ، يمكنك السماح لموظفيك بتقديم مدخلات. تأكد من مراجعة جدول الأعمال (والمدخلات من موظفيك) في وقت مبكر للاستعداد الأفضل.
إذا كنت مساهمًا فرديًا ، فامنح مديرك إشعارًا كافيًا بشأن الموضوعات التي ترغب في مناقشتها. سيكونون مستعدين بشكل أفضل للمساعدة في الإجابة عن أي أسئلة لك إذا أعطيتهم تنبيهًا.
6 موضوعات للتحدث عنها في جلسات 1 على 1
للتأكد من عدم وجود نقص في الموضوعات التي يجب تغطيتها ، قمنا بتجميع بعض الأسئلة الفردية الأكثر شيوعًا ومبتدئين للمحادثات أدناه.
عادات العمل وأداء الموظف
- في أي وقت من اليوم تشعر أنك أكثر إنتاجية؟
- ما هي التغييرات التي يمكن إجراؤها حتى تتمكن من تحسين يومك؟
- ما هي أكبر مصادر إهدار الوقت الآن؟
- هل تواجه أي حواجز وإذا كان الأمر كذلك ، فما هي؟
تعاون الفريق
- من يلهمك في الفريق؟ لماذا؟
- هل ترغب في تلقي المزيد من التعليقات من أعضاء الفريق الآخرين؟
- هل تشعر بالراحة في تقديم التعليقات للآخرين؟
- هل لديك أي اقتراحات لتحسين الطريقة التي نعمل بها معًا؟
مستويات مشاركة الموظفين
- ما الذي تستمتع به تحديدًا في العمل هنا؟
- ما الذي لا تفضل فعله ولماذا؟
- ما الذي يبقيك مندمجًا وإلهامًا في العمل؟
- هل لديك أي مخاوف عندما يتعلق الأمر بدورك أو فرصك المهنية؟
أهداف الأداء قصيرة وطويلة المدى
- كيف تحرز تقدمًا في تحقيق أهدافك؟ هل تحتاج الى مساعدة؟
- هل تواجه أي معوقات؟ ما الذي قد يساعد في إزالتها؟
- كيف حددت أهدافك طويلة المدى؟
- ما هو الجزء من عملك الذي تشعر أنه الأكثر صلة بأهدافك طويلة المدى؟
أهداف وخطة التطوير المهني
- كيف تحب أن تتعلم؟
- ما هي بعض المهارات التي ترغب في تطويرها؟
- ما هي بعض التجارب التي تود اكتسابها؟
- ما أكثر وأقل ما تستمتع به في عملك؟
- ما هي المشاريع التي استمتعت بالعمل عليها مؤخرًا ، ولماذا؟
- هل تستفيد من التدريب؟
تحسين المدير
- كيف يمكنني دعمك بشكل أفضل في عملك؟
- هل تجد اتصالي واضحًا وسهل الفهم ، أم أن هناك شيئًا يمكنني القيام به لتحسينه؟
- هل أنقل لك رؤية شركتنا ورسالتها بوضوح؟
- هل رؤية فريقنا وأهدافه واضحة لك؟
- هل تشعر بالقوة في دورك؟
- هل تشعر بالدعم في تطوير حياتك المهنية؟
تأكد من اختتام نقاط الحوار ، وإذا كان ذلك مناسبًا ، ضع خطة عمل ليتم تنفيذها في الاجتماع التالي. يجب على المديرين والتقارير المباشرة تدوين ملاحظات الاجتماع حتى يتمكنوا من تتبع الموضوعات. هذا مفيد عند إضافة سياق إضافي حول الموضوعات التي تمت مناقشتها لمراجعة مستقبلية.
حاول حيثما أمكن عدم حذف المواضيع بعد مناقشتها. بهذه الطريقة عندما تواجه تحديات مماثلة في المستقبل ، يمكنك الرجوع إلى الملاحظات السابقة والبدء من هناك.
نموذج جدول أعمال الاجتماع الفردي
يمكن أن يكون البدء من المربع الأول أمرًا شاقًا. لكن لحسن الحظ ، هناك قوالب جدول أعمال (وقوالب اجتماعات) لمساعدتك. لقد قمنا بتجميع الموضوعات الرئيسية لتضمينها في نموذج جدول أعمالك.
ضع في اعتبارك هذه الأسئلة السريعة أسفل كل موضوع للمساعدة في تأطير محادثتك. يمكنك التفكير في أن يقوم موظفك بملء ذلك قبل إجراء 1:1 حتى تتمكن من توقع مجالات التركيز.
قم بتنزيل جدول أعمال الاجتماع الفردي لبدء استخدامه مع فريقك. بالطبع ، اجعل جدول الأعمال خاصًا بك من خلال التعديلات والتغييرات. قد تجد أنك تركز على مواضيع مختلفة من أسبوع لآخر.
1. رفاهية تحقق في
- كيف تشعر في العمل هذا الأسبوع؟
- هل هناك أي شيء في العمل يؤثر على رفاهيتك و / أو سعادتك؟
- بماذا يدور ببالك هذا الأسبوع؟
2. التقدم في الأولويات
- ماذا حدث منذ آخر اتصال لنا؟
- ما هي أهم أولوياتك هذا الأسبوع؟
- ما هي الأولويات التي وضعتها على نار هادئة؟
3. الأهداف القادمة
- ما هي أهم أهدافك هذا الأسبوع؟
- كيف تتقدم حياتك المهنية نحو تحقيق أهدافك؟
- هل هناك أي شيء يمكنني القيام به للمساعدة في دعمك في هذه الأهداف؟
4. التحديات
- ما هو الوضوح الذي يمكنني تقديمه؟
- ما هي أدوات الحظر التي صادفتها؟
- هل هناك أي شيء في عملك معرض للخطر الآن يجب أن أعرف عنه؟
5. الامتنان
- ما الذي سار بشكل جيد الأسبوع الماضي؟
- من دعمك؟
- ما الذي أنت ممتن له؟
6. فحص نبض الشركة
- ما مدى ثقتك في الاتجاه الذي تتجه إليه الشركة؟
- ما مدى شعورك بالتوافق مع توجه الشركة؟
- ما مدى فهمك لكيفية ارتباط عملك بأهداف الشركة الأكبر؟
بدء الاجتماع بغرض
تعد الاجتماعات الفردية أداة رائعة لتمكين المحادثات بين المديرين وفرقهم. أثناء تطوير اجتماعاتك الفردية ، ضع في اعتبارك النقاط التالية:
- يمكن أن تحدث المواجهات الفردية المنتظمة بين المديرين والمدربين والموجهين والأقران. قد تستغرق رعاية العلاقات المؤثرة وقتًا. سواء كان مديرًا أو مدربًا أو موجهًا أو أحد أقرانهم ، من المهم أن يتعاون المشاركون بانتظام.
تأكد من الاستعداد لثاني واحد:1 من مساحة مشتركة مخصصة للمساعدة في تحسين التواصل والتعاون مع الأشخاص الذين يعملون معهم أكثر من غيرهم. ضع في اعتبارك العلاقات التي قد تستفيد من الاجتماعات الفردية المنتظمة. - تؤدي هذه الاجتماعات إلى زيادة أداء الفرق وزيادة مشاركتها. تمكين المديرين من التحقق من إنتاجية موظفيهم ومعنوياتهم وعافيتهم. بمجرد أن يتعلم المديرون كيفية إجرائها بشكل صحيح ، سيشعر أعضاء فريقهم بمزيد من المشاركة والقيمة نتيجة لذلك. في النهاية ، يؤدي هذا إلى تكوين فرق أكثر تفاعلاً وعالية الأداء.
- تساعد الاجتماعات الفردية المخصصة المديرين والموظفين على تطوير حياتهم المهنية. سواء كان ذلك لتحسين مهارات التدريب للمدير أو تعزيز تطوير الموظف ، فإن الاجتماعات الفردية هي أداة مفيدة. استخدم هذه المساحة لتعزيز النمو والتنمية. كلما زادت فرص التعلم لموظفيك ، زادت احتمالية بقائهم في مؤسستك.
ابدأ الاجتماع بهدف - وأنشئ اجتماعات مهمة.
