لماذا يجب أن أقدم ملاحظات بناءة؟
بينما قد تشعر بعدم الارتياح لإعطاء ملاحظات صريحة ، تظهر الدراسات أن هذا هو بالضبط ما يريده غالبية الناس.
كشف تقييم عام 2014 لمواقف الموظفين تجاه ردود الفعل "الإيجابية" و "التصحيحية" من قبل جاك زنجر وجوزيف فولكمان أن 57٪ من المستجيبين يفضلون تلقي ردود فعل تصحيحية. عند تقديم الملاحظات بشكل صحيح ، اعتقد 92٪ أن التعليقات "السلبية" كانت فعالة في تحسين الأداء.
ومن المثير للاهتمام ، أن أولئك الذين فضلوا التعليقات البناءة قاموا أيضًا بتقييم مديريهم في المرتبة الأولى لكونهم صادقين ومباشرين في مراجعاتهم.
الخلاصة الأساسية هنا هي أن معظم الموظفين يريدون معرفة ما يمكنهم فعله لتحسين أدائهم. قد يؤدي انتظار المراجعة السنوية إلى إبطاء تطورهم المهني إلى سرعة الحلزون.
الخطأ الشائع الذي يرتكبه المدراء هو تركيز الملاحظات البناءة على أولئك الذين يحتاجون إلى أكبر قدر من التحسين.
قد يؤدي الفشل في تزويد أصحاب الأداء الأفضل بالتعليقات إلى تعريض معدلات الاحتفاظ لديك للخطر ، ويمكن أن يؤدي استبدالها إلى تكلف شركتك 400٪ من راتبها السنوي. لهذا السبب من المهم الاستثمار في مساعدة كبار الموظفين لديك على صقل مهاراتهم وتوسيعها.
وبالمثل ، يمكن أن يكون للفشل في الاستجابة السريعة للمشكلات السلوكية تأثير أكبر على فريقك. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يميل إلى فقدان أعصابه ، فقد يؤدي الفشل في معالجة الموقف إلى تفاقم التوتر بحلول الوقت الذي تظهر فيه مراجعات الأداء ، مما يتسبب في آثار سلبية طويلة المدى.
ستساعد الإشارة إلى السلوكيات السلبية في الوقت المناسب الأشخاص على إدراك التأثير الذي تحدثه في مكان العمل وتشجيعهم على إجراء تغييرات.
سيساعدك الاستماع على فهم الموقف بشكل أفضل وأي مشكلات أعمق تحتاج إلى حل.
بصفتك مديرًا ، فأنت مسؤول عن ضمان عمل مرؤوسيك المباشرين لتحقيق هدف مشترك. عندما يكون هناك القليل من التواصل بينك وبين فريقك ، فقد ينجرفون في اتجاهات مختلفة ، مع إعطاء الأولوية لأهداف مختلفة.
تساعد التعليقات البناءة المنتظمة في توجيه الجميع في نفس الاتجاه وإيصال ما يجب أن يعملوا من أجله.
ستمكن التوجيهات والأهداف الواضحة أعضاء فريقك من تبسيط وتنسيق جهودهم لتحقيق نجاح أكبر. إذا تجنبت تقديم أي نوع من التعليقات إلى فريقك ، فسيؤدي ذلك إلى إلحاق ضرر أكبر من نفعه لكل من الأفراد والفريق ككل.
فوائد تقديم ملاحظات بناءة
على الرغم من أنه قد يكون من الأسهل الانتظار حتى مراجعة 360 درجة والأداء لتقديم تعليقات بناءة ، إلا أن هناك ثلاثة أسباب تجعل من المهم الحفاظ على التوازن بين هذه اللحظات ، ومراجعات 1 على 1 العادية.
- يُظهر تخصيص بعض الوقت لجدولة اجتماعات غير رسمية أكثر وجهًا لوجه اهتمامك بالتطوير المهني لأعضاء فريقك.
- يتيح لك تأكيد فهمهم لتعليقاتك واستقبالها جيدًا.
- كما يسمح لك بسماع آرائهم وتطوير الخطوات التالية الفعالة معًا.
ربما لا يزال هناك بعض الأشخاص الذين يشاهدون التعليقات بعقلية ثابتة. تأكد من التعامل مع مراجعاتهم بعناية وابحث عن علامات تدل على أنهم قد يقاومون نصيحتك. كلما اعتدت على تقديم الملاحظات ، أصبح من الأسهل عليهم تغيير طريقة تفكيرهم.
ولكن بغض النظر عما إذا كان لدى الأشخاص عقلية ثابتة أو متطورة ، فمن الأهمية بمكان أن تتخذ الخطوات المناسبة للتأكد من تلقي تعليقاتك بشكل جيد.
5 خطوات لتقديم ملاحظات بناءة بفاعلية
1. حدد موعدًا لجلسة تعليقات فردية
سواء كنت في مكتبك أو في غرفة اجتماعات فارغة أو في مقهى ، فإن أفضل طريقة لتقديم الملاحظات هي وجهًا لوجه. قد يؤدي إعطاء تعليقات بناءة لشخص ما أمام الآخرين إلى تقويض ثقته بنفسه ووضعه في موقف دفاعي. عندما تطلب من تقريرك المباشر مقابلتك ، تأكد من تأطيره بطريقة لا تجعله يشعر بالتوتر.
بدلاً من قول "هل يمكنك القدوم إلى مكتبي حتى نتمكن من مناقشة أدائك" ، اسأل عما إذا كان يمكنك اللحاق بالركب لاحقًا لمناقشة التقدم. سيؤدي إبقاء طلبك غير رسمي وإيجابي إلى التأكد من شعورهم براحة أكبر بشأن احتمالية الاجتماع معك على انفراد. اقرأ المزيد حول كيفية القيادة الفعالة بين شخصين.
2. النغمة والتسليم
يعد استخدام النغمة الصحيحة والإيصال أهم خطوة لتقديم ملاحظات فعالة. ضع في اعتبارك ما يلي:
ابدأ بإيجابية
وازن بين تعليقاتك البناءة من خلال قيادة المحادثة بشيء يفعلونه جيدًا. سيعطي هذا مثالاً على توقعاتك. أوضح أنك تريد مساعدتهم على مواصلة أداء وتطوير هذه الأنواع من المهارات.
كن واضحًا ومحددًا
من المهم أن نوضح بوضوح سبب الإضرار بأدائهم. أفضل طريقة للقيام بذلك هي تقديم ملاحظات قابلة للتنفيذ وأمثلة محددة.
تأطير ملاحظاتك باستخدام عقلية النمو
تذكر أن الفرق بين العقلية الثابتة والنامية هو أن الأشخاص ذوي العقلية الثابتة يرون أن قدراتهم ثابتة ، لذلك يمكن اعتبار الملاحظات بمثابة هجوم شخصي.
إن صياغة التعليقات بطريقة تركز على السلوك بدلاً من السمات تؤكد أنك تلفت انتباههم إلى مناطق معينة لأنك تعتقد أنها ستساعدهم على تحسين أدائهم.
3. لا تفرط في ذلك
على الرغم من أنك قد ترى العديد من المجالات التي تحتاج إلى تحسين ، تجنب إرهاق الأشخاص بالتعليقات. تجنب الارتباك من خلال التركيز على تحسين مجال أو مجالين في وقت واحد. أتساءل من أين تبدأ؟ رئيس قسم الإيرادات في Hubspot Mark Roberge ، يقترح استخدام ما يسميه تدريب المبيعات القائم على المقاييس.
تطورت هذه الطريقة من خبرته في أخذ دروس الجولف. كان معظم مدربي الجولف يطلبون منه أن يدير قبضته ، ويغير موقفه ، ويغير وزنه ويدير معصمه لتحسين تأرجحه.
أصبح هذا محيرًا ولم يؤد إلى أي تحسن. بدلاً من ذلك ، جعله أحد المدربين يدير قبضته ويتدرب على تأرجحه مائة مرة. ثم استمر في إضافة وممارسة مهارة جديدة واحدة في كل مرة حتى رأى النتائج أخيرًا.
4. اعثروا على حل معًا
امنح الناس فرصة للرد على تعليقاتك حتى تتمكن من رؤيتها من وجهة نظرهم ومعالجة الموقف بشكل صحيح. تذكر أن مهمتك هي منحهم منظورًا لأفعالهم.
بمجرد جمع الحقائق ، قم بإنشاء خطة معًا. قدم اقتراحات للطرق التي يمكنهم من خلالها تعديل أدائهم واسأل عن الخطوات التي يعتقدون أنه يمكنهم اتخاذها لتحسين. هذه أيضًا طريقة جيدة للتأكد من فهمهم وسيتخذون الإجراء اللازم.
اسألهم كيف يمكنك ، بصفتك مديرهم ، مساعدتهم على تحقيق هذا الهدف. سيعزز هذا استعدادك لمساعدتهم وإظهار تقبلك لتلقي التعليقات بنفسك.
5. متابعة من خلال الاعتراف بالإنجازات
غالبًا ما يكافح المديرون لمعرفة كيفية المتابعة ، دون إعطاء انطباع بالإدارة الدقيقة.
إذا أكدت أن الشخص قد فهم ملاحظاتك أثناء الاجتماع وأنشأت بعض الأهداف والغايات الواضحة معًا ، فيجب أن تكون قادرًا على التراجع والسماح لهم بتنفيذها. أفضل طريقة لإثبات أنهم على المسار الصحيح هي المتابعة من خلال التعرف على الوقت الذي قاموا فيه بتنفيذ التغييرات بشكل فعال.
البدء في تقديم ملاحظات بناءة فعالة
يعد تقديم ملاحظات بناءة لأعضاء فريقك جزءًا أساسيًا من وظيفتك. على الرغم من أنك قد تكون مترددًا في الإشارة إلى المجالات التي تحتاج إلى تحسين ، إلا أن الناس يبحثون بشكل متزايد عن هذا النوع من النصائح لمساعدتهم على تطوير مهاراتهم المهنية وصقلها.
سيساعدك تعلم كيفية تقديم ملاحظات بناءة بشكل فعال على معالجة التوترات في مكان العمل ، وتحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين.
يمكن أن يساعد إعطاء (وتلقي) الملاحظات في تقوية اللياقة العقلية لموظفيك. باستخدام النغمة الصحيحة وطريقة التسليم والنوايا الصحيحة ، يمكنك جعل القوى العاملة لديك أكثر لياقة بدنية. وفي النهاية ، سترى أداء مؤسستك ينمو فقط.
