لا يعني كونك مديرًا دائمًا إخماد الحرائق - لكن من المؤكد أن الأمر قد يشعر بهذه الطريقة. في عالم مثالي ، ستكون قادرًا على توقع أسوأ السيناريوهات. لكن الحياة - والعمل - نادراً ما تسير على هذا النحو.
يحتاج كل قائد إلى مزيج من المهارات - القدرة على أن يكون استباقيًا وتفاعلًا. تعرف على أساليب الإدارة الاستباقية والتفاعلية وكيفية استخدامها على أفضل وجه في هذه المقالة.
قصة مديرين
لنتخيل أنه موسم الأعياد. كل عام ، يتعرض متجر البيع بالتجزئة لانتقادات شديدة مع المتسوقين الباحثين عن أفضل صفقة. يعتمد فريق المبيعات على هؤلاء المتسوقين في اللحظة الأخيرة. تساعد مشترياتهم المتجر بالترتيب في حملته النهائية لتحقيق أهداف المبيعات للسنة المالية.
المدير "أ" يخشى الموسم المقبل. على الرغم من أنه أكثر الأوقات ازدحامًا في العام ، إلا أن هذا هو الوقت الذي يواجهون فيه معظم الاستدعاءات وقضايا التوظيف. يتسوّق الأشخاص باستمرار ، لكنهم جميعًا يبحثون عن تخفيضات وصفقات جيدة. نتيجة لذلك ، لا يزال المتجر يواجه صعوبة في تحقيق أهدافه.
بحلول الوقت الذي تقترب فيه نهاية العام ، يشعر الجميع بالتوتر ، وقد استقال نصف الموظفين.
يعرف المدير "ب" أن الإجازات يمكن أن تكون قاسية. يبدأون في توظيف أشخاص لموسم العطلات في وقت مبكر من الخريف. بحلول الوقت الذي تأتي فيه العطلات ، يكون المتجر مجهزًا جيدًا والموظفون مدربون جيدًا. لزيادة المبيعات ، يستضيفون سلسلة من أحداث المبيعات الأصغر لمعرفة المنتجات الأكثر شيوعًا. يأخذ كل موظف ورشة عمل حول استراتيجيات التدريب على المبيعات.
في الأسابيع التي تسبق العطلة ، يتصل المتجر بالعملاء المنتظمين ويقدم لهم خصمًا إذا حددوا موعدًا للتسوق. بحلول الوقت الذي تدور فيه العطلات ، يكون المتجر قد تجاوز بالفعل هدفه. لديهم أيضًا عدد أقل من المتسوقين في اللحظة الأخيرة ، لذلك لا يحتاج المتجر إلى طاقم عمل كامل. يحصل المزيد من الموظفين على قضاء بعض الوقت مع أحبائهم بدلاً من العمل لوقت متأخر.
إذن ما الفرق؟ أحد المديرين اتخذ إجراء تفاعليًا ، واتخذ المدير الآخر استباقيًا نهج.
ما هي الإدارة التفاعلية مقابل الإدارة الاستباقية؟
الإدارة التفاعلية هي عندما يستجيب القادة للأزمات والقضايا عند ظهورها. تعني الإدارة الاستباقية توقع الاحتياجات والتحديات حتى تكون أنت وفريقك على استعداد للتغلب عليها.
من المستحيل توقع كل الظروف. لا يمكن لأي قائد أو منظمة أن تكون استباقية في كل وقت. ولكن إذا كنت متفاعلًا طوال الوقت ، فقد تقضي الكثير من الوقت في "وضع مكافحة الحرائق". قد يشعر فريقك بالإحباط لعدم وجود خطط طوارئ جاهزة لمواجهة التحديات المتوقعة.
هل الأفضل أن تكون استباقيًا أم رد فعل؟
بشكل عام ، من الأفضل أن تكون استباقيًا. هذا يعني أنك تحاول التفكير في المواقف قبل ظهورها للتأكد من أن فريقك مستعد لها. كما يقول المثل ، "درهم وقاية خير من قنطار علاج".
ومع ذلك ، هناك فوائد وعيوب لكل من أساليب القيادة. يحتاج القادة ذوو التفكير المستقبلي إلى أن يكونوا ماهرين في أساليب الإدارة الاستباقية والتفاعلية. هذا صحيح بشكل خاص مع تغير عالم العمل. أدى جائحة COVID-19 والتحول إلى العمل عن بُعد إلى زيادة الحاجة إلى قادة رشيقين يمكنهم التكيف بسرعة مع الظروف المتغيرة.
دعونا نلقي نظرة على إيجابيات وسلبيات القيادة التفاعلية والاستباقية.
إيجابيات القيادة الاستباقية:
القادة الاستباقيون (وفرقهم) واثقون من قدرتهم على التنبؤ والتخطيط للتحديات المحتملة.
عندما تنشأ صعوبات ، غالبًا ما يتم تقصير وقت الاستجابة من خلال وجود خطة قوية في المكان.
غالبًا ما يخصص المديرون الاستباقيون المزيد من الوقت والموارد لتطوير المهارات والتدريب وتوجيه فرقهم.
سلبيات القيادة الاستباقية:
يحتاج القادة الذين يعطون الأولوية للنهج الاستباقي إلى التأكد من ترك الوقت للمهام اليومية والمسائل العاجلة.
أولئك الذين يركزون بشكل كبير على الصورة قد يتركون فرقهم تشعر وكأنهم بعيدين عن الاتصال.
من المستحيل توقع كل موقف. محاولة القيام بذلك يمكن أن يؤدي إلى "شلل التحليل" ، حيث يشعر الناس بالشلل حتى تتوافر لديهم كل الحقائق.
إيجابيات القيادة التفاعلية:
يمكن للفرق التفاعلية أن تعمل بشكل جيد للغاية تحت الضغط. لديهم مهارات ممتازة في حل المشكلات تم اختبارها في المعركة.
غالبًا ما يكون الأشخاص المتفاعلون أكثر ارتياحًا مع عدم اليقين وتجربة أساليب مختلفة.
يظهر المساهمون الأفراد مستويات عالية من الملكية. لا يقلقون بشأن تخطيط كل شيء بشكل مثالي أو تشغيل الأفكار من خلال سلسلة من الأوامر قبل أن يتصرفوا.
سلبيات القيادة التفاعلية:
التواجد دائمًا في وضع حل المشكلات ليس جيدًا للروح المعنوية. يمكن أن تشعر وكأن هناك "دائمًا حالة طوارئ".
عندما يقوم القادة بإخماد الحرائق باستمرار ، فلن يكون لديهم الوقت الكافي للتخطيط طويل المدى.
من الصعب قياس الطرق الأكثر فاعلية أو توقع النجاح في المستقبل.
ما الذي يسبب العقلية التفاعلية؟
لا يوجد قائد يذهب إلى العمل ويقول "أنا هنا فقط للتعامل مع المشاكل." يريد القادة أن يكونوا قادرين على وضع رؤية لفريقهم ، وتحقيق الأهداف التي حددوها ، ومساعدة الناس على التطور في حياتهم المهنية. لكن في بعض الأحيان ، تؤثر العوامل الخارجية على القادة بطرق تمنعهم من التفكير إلى الأمام كما يحلو لهم.
يواجه كل قائد وكل مكان عمل تحديات. ولكن عندما تشعر الظروف بأنها خارجة عن السيطرة ، فمن السهل أن تبدأ في الشعور برد الفعل بعض الشيء.
هذه البيئات يسيطر عليها طغيان الاستعجال. هناك بعض العوامل التي تساهم في زيادة الضغط والإلحاح في أماكن العمل:
1. ثقافة الحضور
يستفيد الموظفون من أخذ الوقت بعيدًا عن العمل. إذا لم يشعروا أنهم يستطيعون أخذ إجازة ، حتى عندما يمرضون ، فإن الروح المعنوية تتضرر. إن ثقافة "الظهور مهما يكن" ضار بمكان العمل.
2. أولويات سيئة
تستفيد الفرق من مجموعة أولويات واضحة. عندما يفشلون في تحديد هدف يمكن للجميع العمل على تحقيقه ، غالبًا ما يبدد الناس طاقتهم في اتجاهات مختلفة. قد يجعلك هذا تشعر أن جهود فريقك "في كل مكان" أو أنه لم يتم الانتهاء من أي شيء على الإطلاق.
3. القدرة التنافسية المفرطة
يمكن أن تكون المنافسة نشطة ومحفزة في المكتب. ولكن عندما يشعر الناس أنهم بحاجة للقتال للمضي قدمًا - أو حتى الاحتفاظ بوظائفهم - فإن ذلك يستنزف طاقتهم. لا يمكنك التخطيط مسبقًا إذا كنت تراقب ظهرك دائمًا.
4. نقص الموارد
العمل بميزانية صغيرة أو مع طاقم هيكلي؟ إذا كان فريقك مرهقًا ، فسوف يسقط التفكير الاستباقي من خلال الثغرات. تواجه الشركات في "وضع البقاء" صعوبة في التفكير أكثر من خطوة أو خطوتين للأمام. حتى عندما يفعلون ذلك ، غالبًا ما يفتقرون إلى الموارد اللازمة للاستثمار في أي شيء لن يكون له مردود فوري.
5. الإرهاق
هل موظفوك أو مديرك منهكون؟ يتطلب التفكير الاستباقي قدرًا معينًا من الطاقة والتفاؤل. يمكن أن يكون هناك نقص في المعروض عندما تشعر بالإرهاق. ستحتاج إلى التعامل مع الرفاهية قبل أن تبدأ في التفكير في أي شيء آخر.
الخبر السار هو أن إعادة ترتيب الأولويات لتكون أقل تفاعلًا يمكن أن يساعد في الواقع في تقليل الإرهاق وتعزيز رفاهية الموظف.
تم تحديد المصفوفة العاجلة / المهمة لأول مرة من قبل الرئيس أيزنهاور ونشرها ستيفن كوفي. يساعد الأشخاص والمؤسسات على تقسيم المهام إلى أربعة أجزاء.
في عالم اليوم شديد الترابط ، نميل إلى التركيز على المهام الأكثر إلحاحًا. يتضمن ذلك رنين الهواتف وإشعارات اختبار الاتصال والمدير الذي يهدد بالاستقالة إذا لم يحصل على علاوة.
في كثير من الأحيان ، المهمة الأكثر أهمية التي يتعين علينا القيام بها ليست عاجلة على الإطلاق. وكان من الممكن التعامل مع العديد من مهامنا العاجلة قبل أن تصبح حالات طوارئ. هذا هو المكان الذي يكون فيه الموقف الاستباقي مفيدًا. كقادة ، إذا تمكنا من تعلم التعامل مع المهام اليومية مع الاستمرار في تخصيص الوقت للتخطيط للأحداث المستقبلية المحتملة ، فإننا نصبح أكثر فعالية. إن تحديد أولويات المهام والمواقف عندما تكون مهمة (ولكن ليست عاجلة) يمنعها من أن تصبح مشاكل.
صفات القادة الاستباقيين
كيف يبدو القائد الاستباقي؟
بالنسبة للمبتدئين ، فهم يركزون على الفريق. إنهم يعرفون أهمية تطوير القادة ويبحثون عن فرص لاستثمار الوقت في فرقهم.
إنهم يحاولون ألا يكونوا عنق زجاجة لفرقهم. إنهم يشجعون الآخرين على التحدث من خلال سيناريوهات قصيرة وطويلة المدى للبحث عن المشاكل المحتملة. إنهم يمكّنون فرقهم من اتخاذ الإجراءات ومساعدتهم على الاعتماد على أنفسهم.
على الرغم من أن هؤلاء القادة ممتازون في حل المشكلات ، إلا أنهم لا يقضون كل وقتهم في محاولة حل المشكلات. يقسمون وقتهم بين العمل على تحقيق أهداف الفريق والثقة في قدرتهم على التعامل مع المشكلات غير المتوقعة عند ظهورها.
الأشخاص الاستباقيون لا يحاولون توقع كل شيء. يستمعون إلى مدخلات فريقهم. هم انعكاسيون مثل التفكير المستقبلي. إنهم ينظرون بشكل منهجي إلى ما نجح وما لم ينجح حتى يتمكنوا من زيادة فرصهم في النجاح.
هؤلاء القادة منفتحون على المناهج الجديدة طالما أنهم يتماشون مع قيم المنظمة.
كيف تكون مديرًا أكثر نشاطًا
جزء من مسؤوليتك كقائد هو التعامل مع التحديات عند ظهورها. في هذه الحالات ، تكون الاستراتيجيات التفاعلية مفيدة. الحيلة هي جلب عقلية استباقية حتى عندما تضطر إلى الاستجابة للظروف المتغيرة.
فيما يلي بعض الطرق لتكون مديرًا أكثر نشاطًا:
1. قم ببعض التخطيط الاستراتيجي
إلى أين تتجه شركتك برأيك؟ ما الذي ستحتاجه - ومن يجب أن تكون - للوصول إلى هناك؟ يستفيد كل من الشركات والأفراد من التخطيط الاستراتيجي. في BetterUp ، نقيس التخطيط الاستراتيجي كمهارة باستخدام نموذج الشخص الكامل. الأشخاص الذين ينمون هذه المهارة هم أكثر قدرة على التفكير بشكل استباقي (في العمل وفي حياتهم الخاصة) للتخطيط لكيفية تحقيق أهدافهم.
2. توقع نموك
تخيل أنك حققت أكبر أهدافك. ما هي المشاكل التي قد تواجهها؟ اتخذ خطوات لاستيعاب هذا الحل مقدمًا.
ماذا يعني ذلك؟ على سبيل المثال ، قد ترغب في زيادة قاعدة عملائك بمقدار 10x. ماذا سيكون هذا يشبه؟ ماذا تريد أن يكون في مكانه؟ هل يمكنك البدء في تحديد وتدريب المديرين التنفيذيين للحسابات الجديدة؟ هل يمكنك الترقية إلى نظام أساسي جديد يمكنه التعامل مع بنك أكبر من العملاء؟
3. تتبع وقتك
ماذا تقضي الكثير من الوقت تفعل؟ ماذا تفعل بحيث يمكن القيام به بشكل أكثر سلاسة أو سهولة أو بواسطة شخص آخر؟
إذا كنت تكافح مع هذا الآن ، فمن المحتمل أن تكون نقاط الضغط هذه هي المناطق الأولى التي تظهر إجهادًا عندما تنمو. هل يمكنك تبسيط هذه المهام أو تفويضها؟ هل هم بحاجة إلى القيام به على الإطلاق؟
4. اطلب من فريقك تقديم ملاحظاتك
هل تتذكر رسوم ديلبرت الكرتونية التي سخرت من "التفكير بالصورة الكبيرة؟" من عيوب التفكير الاستباقي أن القادة الذين يتحدثون فقط عن "الصورة الكبيرة" يمكن أن يبدوا بعيدين عن الاتصال.
قاعدة تواصل مع موظفيك والأشخاص الذين يتفاعلون مباشرة مع عملائك بانتظام. ما هي الأسئلة التي تطرح باستمرار؟ ما الذي يعتقدون أنك بحاجة إلى التخطيط له؟ اجعل من السهل عليهم تزويدك بالتعليقات والمعلومات والأفكار بشكل منتظم.
5. تنمية الوعي الذاتي
التفكير التفاعلي يمكن أن يجعلك تشعر كما لو أنك تحت ضغط مستمر. يحدث هذا لأنك تلعب دومًا لعبة اللحاق بالركب أو "تنتظر سقوط الحذاء الآخر". ليس لديك حقًا وقت للتخطيط للطوارئ ، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى توسيع نطاقك الترددي إلى حد كبير.
ومع ذلك ، تظهر المواقف العصيبة - بغض النظر عن مدى خطتك. يمكن أن تساعدك تنمية الوعي الذاتي في الحفاظ على هدوئك عندما تكون تحت الضغط. ستكون أكثر فاعلية في الأزمات - وستكون أكثر اطمئنانًا لفريقك - عندما لا تفقد رأسك في كل مرة يحدث فيها شيء ما.
6. العمل مع مدرب
يعد المرشد أو القائد أو المدرب أمرًا حيويًا للمديرين وأصحاب الأعمال. في الواقع ، هناك بعض الأسباب الوجيهة للغاية التي تجعل كل قائد يعمل مع مدرب.
كما يقول المثل ، إنه وحيد في القمة. يحتاج القادة إلى نفس القدر من الدعم الذي تحتاجه فرقهم ، لكنهم قد لا يعرفون إلى أين يذهبون للحصول عليه. مع نمو الأشخاص في أدوار قيادية وتزداد احتياجات الفريق ، غالبًا ما يكون وجود شخص يمكنه التراجع وتقديم وجهات نظر بديلة أمرًا لا يقدر بثمن.
7. استمر في التركيز على ما يهمك
عندما كنت مراهقًا ، عملت باريستا في مقهى محلي. لقد أحببت وظيفتي وكنت طفلاً طموحًا للغاية ، لذلك سرعان ما وضعت نصب عيني على الحصول على ترقية. لقد أدركت أنني إذا عملت بجد وفعلت كل شيء على أكمل وجه ، فسأكون مشرف وردية في أي وقت من الأوقات.
ذات يوم ، رآني مشرفتي أغسل الصحون. لقد استحوذت على كل انتباهي لتنظيف هذا الطبق تمامًا ، لذلك فوجئت تمامًا بسماعه يحيي عميلاً منتظراً.
بعد أن تناولت الزبون قهوتها وكانت في طريقها ، ذكرني المشرف بلطف أنه لا يوجد شيء أكثر أهمية من عملائنا. قال:"طالما أننا منفتحون ، عليك أن تبحث عنهم". "لا شيء يمكن أن يحظى بنسبة 100٪ من انتباهك أو طاقتك ، لأنك تحتاج دائمًا إلى معرفة ما يدور حولك. إذا كنت ستصبح مشرفًا ، فسيتعين عليك تعلم كيفية تحديد الأولويات ، لأن الأشياء تتغير طوال الوقت. "
في كثير من الأحيان ، يكون المديرون الجدد مساهمين مستقلين تمت ترقيتهم لعملهم الممتاز. إنهم يميلون إلى أن يكونوا أكثر عرضة للإصابة بمتلازمة "افعل كل شيء بنفسي". عندما يتعلم المديرون كيفية التصرف بشكل استباقي ، فإنهم سيتقنون توازن التخطيط المسبق أثناء التعامل مع التحديات عند ظهورها.
أفكار أخيرة
ليس من الممكن أن تكون استباقيًا طوال الوقت ، ولكن ليس من العملي أن تكون في وضع حل المشكلات طوال الوقت أيضًا. الاستباقية تعني تعلم الرقص بين يوم وآخر مع إبقاء عين واحدة على المستقبل.
العثور على هذا التوازن بين أساليب الإدارة التفاعلية مقابل الاستباقية ليس بالأمر السهل ، ولكن لا يتعين عليك القيام بذلك بمفردك. يمكن أن يساعدك العمل مع موجه أو مدرب لتطوير الوعي الذاتي والمنظور في أن تصبح قائدًا أكثر فاعلية وأقل تفاعلاً.
