ربما كان فريق الموارد البشرية الخاص بك يمر عبر الأفعوانية.
في العامين الماضيين ، أغلق العديد من القوى العاملة العالمية مكاتبهم. أجبر الوباء الشركات على التحول بسرعة إلى العمل عن بعد أو الهجين. لم تقم العديد من المنظمات مطلقًا بإدارة قوة عاملة بالكامل من المنزل.
في هذه اللحظات ، أبقى متخصصو الموارد البشرية في كل مكان الأضواء من خلال الإدارة الجيدة للقوى العاملة. كيف؟ العمل الجاد والقدرة على التكيف والعمل عبر القيادة لإنشاء استراتيجيات جديدة للقوى العاملة. اعتمدوا أيضًا على أنظمتهم لإدارة القوى العاملة.
كانت أنظمة إدارة القوى العاملة (WFM) موجودة قبل فترة طويلة من انتشار الوباء. ولكن مع التعطيل السريع للطريقة التي نعمل بها ، أثبتت الإدارة الفعالة للقوى العاملة أنها أكثر أهمية من أي وقت مضى.
إدارة القوى العاملة مثل اللوحة الأم وراء العمليات. يساعد نظام WFM الجيد والاستراتيجية الشركة على التفوق مع العمال الذين يحتاج العمل لأدائهم.
ما هي إدارة القوى العاملة ولماذا هي مفيدة؟
فريق الموارد البشرية لديك لديه وظيفة كبيرة. إذا كان عملك عبارة عن أوركسترا ، فإن الموارد البشرية هي قائد الأوركسترا. مهام التوظيف والإعداد والتوظيف الجديدة. إدارة الوقت وجدولة الموظفين وتخطيط القوى العاملة وإدارة الإجازات وإنتاجية الموظفين. التنبؤ وإدارة رأس المال البشري وجدولة الموظفين.
هذه ليست سوى بعض الأشياء التي تشكل إدارة القوى العاملة.
ما هي إدارة القوى العاملة؟
إدارة القوى العاملة هي مجموعة من العمليات أو نظام يساعد الشركة على العمل بكفاءة. كما أنه يساعد الشركة في إدارة موظفيها وعملياتها وأنظمتها بفعالية. تساعد أنظمة إدارة القوى العاملة هذه العمليات على العمل بكفاءة أكبر وخلق تجربة أكثر سلاسة للموظفين.
من المحتمل أن يكون لمؤسستك شكل من أشكال إدارة القوى العاملة في المكان المناسب. من الممكن أيضًا أنك ترغب في تحسين إدارة القوى العاملة في مؤسستك. إذن ، ما الفائدة؟ يبدو أن هناك الكثير من العمل لتكوين نظام فعال يربط كل هذه المكونات معًا. لكن القيام بذلك سيدعم إدارة الأفراد ويمكن أن يفيد الأعمال بشكل عام.
تجربة موظف محسنة
لا يوجد نقص في الطرق لإنجاز العمل. لكن في بعض الأحيان ، كلما زادت الخيارات المتاحة لديك ، زاد إرباك الموظفين. باستخدام نظام إدارة القوى العاملة المناسب ، يمكنك المساعدة في تبسيط تجربة الموظف.
تواصل أفضل
يمكن أن تساعد إستراتيجية إدارة القوى العاملة الفعالة في تحسين الاتصال والاستقلالية ، خاصة عبر الفرق. في حين أن الموارد البشرية قد تأخذ الجزء الأكبر من العمل ، فمن الممكن أن يكون لمؤسستك أصحاب مصلحة رئيسيون آخرون في أقسام أخرى.
باستخدام الحل الذي يجعل الاتصالات بين المهام والعمليات والأنظمة ، يمكنك تغيير طريقة تواصل فرقك. من المحتمل أن يساعد ذلك في تقليل العبء الواقع على فريق الاتصالات الداخلية أيضًا.
زيادة مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم
لنفترض أن لديك موظفًا اسمه بوب. يعرف بوب متى يبدأ نوبته ، ومتى يمكنه توقع راتبه ، وكيفية التقديم لنفقاته الأسبوعية. هذه علامة على وجود نظام جيد لإدارة القوى العاملة وتجربة جيدة للموظف.
ولكن ماذا يحدث عندما لا يتسلم بوب شيك راتبه في الوقت المحدد؟ أو ماذا يحدث إذا كان بوب لا يعرف كيفية التسجيل في المزايا - أو يجد تفاصيل تغطيته؟ حسنًا ، بوب محبط.
عندما يتمتع الموظفون بتجربة جيدة ، فمن المرجح أن يكونوا أكثر تفاعلاً. تؤدي مشاركة الموظفين الأفضل إلى زيادة الإنتاجية. كل هذه الفوائد هي تأثيرات متتالية جميلة لاستراتيجية قوية لإدارة القوى العاملة.
عناصر استراتيجية إدارة قوة عاملة ناجحة
كل استراتيجية إدارة قوة عاملة هي فريدة من نوعها للمنظمة. لكل شركة احتياجات مختلفة ، وديموغرافيات مختلفة ، وقوة عاملة فريدة. بشكل عام ، هناك عناصر مشتركة لاستراتيجية إدارة القوى العاملة الناجحة.
- نظام تتبع التوظيف أو المتقدمين
- إدارة الوقت (بما في ذلك وقت المناولة وجدولة الموظفين)
- إدارة رأس المال البشري (HCM)
- التنبؤ والميزانية
- إدارة المزايا والتسجيل
- تقارير البيانات والتحليلات والمقاييس الرئيسية الأخرى
- الامتثال (بما في ذلك التخفيف من مخاطر الامتثال)
- نظام إدارة التعلم
- إدارة الأداء
بالطبع ، بناءً على مؤسستك ، قد تبحث أيضًا عن جوانب أخرى لإدراجها في إستراتيجية WFM الخاصة بك. في العامين الماضيين ، أصبح من المهم أكثر من أي وقت مضى أن تتمكن المؤسسات من إكمال هذه المهام التشغيلية عن بُعد.
هذا يعني أن العديد من أنظمة إدارة القوى العاملة بحاجة إلى البناء من أجل المرونة والعمل المختلط. من المهم أيضًا أنه بمجرد وضع الاستراتيجية موضع التنفيذ ، تتواصل فرق الموارد البشرية داخليًا مع موظفيك. يُعد الوعي بالقيادة والتعليم جزءًا أساسيًا من الاستراتيجية الناجحة (ويتم تجاهله أحيانًا).
كيفية بناء عملية إدارة القوى العاملة
قد يبدو بناء عملية إدارة القوى العاملة أمرًا شاقًا ، خاصة إذا كنت تبدأ من نقطة الصفر.
ومع ذلك ، ربما تكون قد جمعت أجزاء وأجزاء من عمليتك داخليًا. قد يكون لديك أنظمة وعمليات مطبقة. لكن ربما لا يعملون معًا كما ينبغي. أو ربما تكون في مكان تريد فيه هدم عملياتك الحالية وإعادة تخيل شيء جديد.
تذكر أنه قد يكون من المغري النظر إلى هذا على أنه مشكلة تتعلق بأدوات وأنظمة تكنولوجيا المعلومات ، إلا أن الأداة الجديدة لن تساعدك بدون استراتيجية مدروسة جيدًا للقوى العاملة والقيادة الملتزمة بها.
بغض النظر عن المرحلة التي أنت فيها ، إليك بعض الإرشادات حول بناء عملية إدارة القوى العاملة.
- اجمع أصحاب المصلحة المناسبين . سيلعب فريق الموارد البشرية لديك دورًا مهمًا ومن المرجح أن يدفع المشروع إلى الأمام. ولكنها قد تتطلب مدخلات من مختلف أصحاب المصلحة في جميع أنحاء العمل ، مثل التمويل وفريقك القيادي والمزيد. تشارك Rosie Ceja ، اختصاصية الموارد البشرية في BetterUp ، سبب أهمية العمل الجماعي متعدد الوظائف لعملية إدارة القوى العاملة.
"مع نمو الشركات ، من المهم أن تتمكن الأنظمة من التوسع والنمو جنبًا إلى جنب مع ذلك. فقد كان إشراك شركاء متعددي الوظائف في عملية التخطيط مفيدًا لضمان توافق جميع أصحاب المصلحة مع الهدف المشترك. كما أنه يساعد على ضمان الوصول المشترك وإمكانية الرؤية في البيانات ، وأعين إضافية على إدارة البيانات ، وحتى عمليات الأعمال المشتركة. "
- حدد ما يعمل جيدًا - وما يحتاج إلى العمل. قم بمراجعة جوانب إدارة القوى العاملة التي قد تكون موجودة بالفعل. بعد ذلك ، قم بتقييم ما يعمل بشكل جيد - وما لا يعمل بشكل جيد. اطلب تعليقات من موظفيك وشجع على فتح خطوط اتصال. موظفو الموارد البشرية لديك في الخطوط الأمامية لإدارة القوى العاملة. من المهم الاستماع إلى تعليقاتهم والتعديل وفقًا لذلك.
- حدد النظام (أو الأنظمة) الصحيحة. قد يكون هذا مجرد عنصر سطر واحد في هذا الدليل ولكنه عنصر كبير. بمجرد تجميع فريق أحلام مشروعك وتأسيس ما تبحث عنه ، حان الوقت لإيجاد حل. قم بالبحث والعناية الواجبة باستخدام الأدوات حيث يوجد الكثير من الخيارات المتاحة.
- توحيد الإجراءات والسياسات. بمجرد تحديد حل (أو حلول) ، قم بتوحيد سياساتك وإجراءاتك الداخلية. قد يستلزم ذلك تحديث اتصالاتك الداخلية بأحدث المعلومات. قد يتطلب هذا أيضًا بعض التعليم العام والوعي لقاعدة موظفيك الأوسع.
- شاهد أين يمكن أن تلعب الأتمتة دورًا. الوقت قيم. إذا كانت هناك فرصة لأتمتة المهام منخفضة القيمة ، فاستكشفها. تعتمد إنتاجية موظفيك على توفر الوقت في يومهم. إذا كانت هناك طرق لجعل وظائفهم أسهل باستخدام الأتمتة ، ففكر في ذلك.
كن حذرًا من مراعاة التأثير الكامل للأتمتة. تريد تجنب تحسين الموارد البشرية على حساب المنظمة. تأكد من أنك لا تدفع العمل الإضافي والاحتكاكات على الموظفين أو المديرين الفرديين وأن تصرف انتباههم وطاقتهم بعيدًا عن عملهم المهم.
- تحديد خيارات ووظائف الخدمة الذاتية. لا يمكن لفريق الموارد البشرية لديك تحمل كل مهمة تتعلق بإدارة القوى العاملة. سيكونون سريعين على طريق الإرهاق إذا كان هذا هو الحال. بدلاً من ذلك ، حدد وظيفة الخدمة الذاتية لتمكين الموظفين من إكمال المهام بأنفسهم. من خلال القيام بذلك ، فإنك توفر وقت فرق الموارد البشرية لديك للقيام بعمل أكثر تأثيرًا.
- إضفاء الطابع الرسمي على الإستراتيجية استنادًا إلى بيئة العمل وتقديم التوجيه (في المكتب ، والمختلط ، وعن بُعد). اعتمادًا على نهج شركتك في العمل المستقبلي ، ستبدو استراتيجيتك مختلفة. من الممكن أن يكون لديك إستراتيجيات مختلفة قليلاً بناءً على مكان (وكيف) يعمل موظفوك. ضع في اعتبارك كيف سيلعب العمل الهجين أو عن بُعد دورًا في استراتيجية إدارة القوى العاملة لديك.
إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال
مراكز الاتصال ليست غريبة على أنظمة إدارة القوى العاملة. من أجل تشغيل مركز اتصال فعال ، يجب أن يكون نظام إدارة القوى العاملة ممتازًا.
هناك الكثير من الموظفين يتنقلون داخل وخارج مراكز الاتصال ، ولكل منها جداول زمنية صارمة إلى حد ما وتحولات يجب الالتزام بها. عادةً ما تواجه مراكز الاتصال عددًا كبيرًا من المكالمات الواردة. هذا يعني أن التنبؤ وفهم الاحتياجات الواردة لهما أهمية قصوى.
يحتاج وكلاء مركز الاتصال أيضًا إلى أن يتم تعيينهم في عبء عمل مناسب - علاوة على التأكد من تعيينهم بانتظام في نوبات. مع عبء العمل غير المتوازن ، لن يكون الموظفون (والعملاء) سعداء.
يمكن لنظام إدارة القوى العاملة القوي تبسيط تجربة كل من الموظف والعميل. على التوالي ، تعني التجربة الأفضل زيادة رضا الموظفين ورضا العملاء.
إذا كانت مؤسستك تبحث عن نظام إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال الخاصة بك ، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:
- هل يمكن لنظام إدارة القوى العاملة الاستفادة من الذكاء الاصطناعي (AI) أو الأتمتة للمساعدة في تقليل العمل "المشغول"؟
- كيف يمكن لنظام إدارة القوى العاملة تقليل الخطوات المحبطة والمرهقة في عملية مركز الاتصال؟
- ما الطرق التي يمكن لنظام إدارة القوى العاملة من خلالها التقاط البيانات والمقاييس في الوقت الفعلي لقياس النجاح؟
برنامج إدارة القوى العاملة
نحن نعلم أن هناك الكثير من الخيارات لبرامج إدارة القوى العاملة الموثوقة. نوصي بالاستناد إلى أحدث التوصيات من مصادر موضوعية للعثور على النظام الذي يلبي الاحتياجات والأولويات الخاصة بمؤسستك.
نحن نعلم أن لكل منظمة احتياجات فريدة. هناك عدد من الأدوات الموثوقة المصممة لمجموعة من الهياكل والأولويات التنظيمية ، والأدوات والتحديثات الجديدة تأتي في السوق طوال الوقت. على سبيل المثال ، يوفر Trust Radius التقييمات والمراجعات التفصيلية لأنظمة إدارة القوى العاملة الخمسة التالية.
- UKG Pro
- NICE CXone
- Oracle Cloud HCM
- Ceridian Dayforce
- UKG جاهز
من الجيد دائمًا التواصل مع قادة الموارد البشرية والمتخصصين (والأقران في مساحتك). ما هي الأنظمة التي تستخدمها مؤسساتهم؟ ما الذي يعمل بشكل جيد وما الذي لا يعمل؟ اذهب في جولة استماع وتوصيات البرامج المصدر من محترفين موثوق بهم في مجال عملك.
من هناك ، يمكنك طلب الإحالات وإجراء اتصالات بمزود البرامج. استكشف خياراتك واحصل على عروض أسعار. من المهم أيضًا التفكير في التعليقات الأولية التي تم جمعها من موظفي الموارد البشرية لديك. مهما كان حل البرنامج الذي تختاره ، يجب أن يساعد في تسهيل وظائفهم (وحياتهم).
دور محلل القوى العاملة
بمجرد إنشاء نظام إدارة القوى العاملة ، فقد حان الوقت للتفكير في محلل القوى العاملة.
ما هو محلل القوى العاملة؟
محلل القوى العاملة هو الشخص الذي سيمتلك برنامج واستراتيجية WFM. يقدم محللو القوى العاملة توصيات لتقليل النفقات العامة وزيادة رضا العملاء وزيادة إنتاجية الموظفين.
غالبًا ما يعمل هذا الشخص كمدير مشروع لكل شيء يتعلق بإدارة القوى العاملة. يتضمن ذلك سياسات إدارة القوى العاملة والتحسين والاستراتيجية وحتى تخطيط القوى العاملة.
فوائد تعيين محلل القوى العاملة
لماذا يجب عليك توظيف محلل القوى العاملة؟ تمامًا كما هو الحال مع أي نظام وبرنامج آخر ، فإنه يحتاج إلى رعاية واهتمام. يحتاج إلى شخص يمكنه التتبع والمراقبة وحل المشكلات في حالة ظهور أي شيء.
إذا كنت جادًا بشأن إدارة القوى العاملة ، فإن الاستثمار في محلل يمكن أن يضمن حصول نظامك على الرعاية والاهتمام اللذين يحتاجهما. يعد وجود زميل في فريق الموارد البشرية مكرس فقط لاستراتيجية WFM الخاصة بك مفيدًا لعدد من الأسباب.
أولاً ، من المرجح أن يكتشف المحلل ما إذا كان هناك شيء ما معطلاً قبل أن يدرك العمل التأثير. سيراقب المحلل عن كثب جمع البيانات والمقاييس والتعليقات في الوقت الفعلي من الموظفين. هذا يعني أنهم أفضل تجهيزًا لحل أي عقبات على الطريق في وقت مبكر وليس لاحقًا.
ثانيًا ، يمكن للمحلل المساعدة في تنفيذ استراتيجية إدارة القوى العاملة. لكن أفضل من ذلك ، يمكنهم المساعدة في تطويره. يكاد يكون من المؤكد أن كل نشاط تجاري قد تغير بسرعة في السنوات القليلة الماضية. فلماذا لا تكون استراتيجية إدارة القوى العاملة لديك؟ سيتمكن المحلل من الحفاظ على الإستراتيجية سريعة الحركة والتكيف مع أي تغييرات (مخططة أو غير متوقعة).
هل يجب علي تعيين محلل قوى عاملة؟
استشر فريق الموارد البشرية والقادة لديك. ارجع إلى الأقران وغيرهم من المتخصصين في الموارد البشرية في المنظمات الأخرى. اجمع التعليقات من الأشخاص الذين نفذوا بالفعل إستراتيجية إدارة القوى العاملة.
شاركت روزي سيجا ، اختصاصية الموارد البشرية بشركة BetterUp ، أنه من المحتمل أن يكون لديك شخص متخصص في إدارة القوى العاملة لا يقل أهمية عن وجود نظام لإدارة القوى العاملة.
"بدون نظام إدارة القوى العاملة ، نعلم أننا سنقوم بإسقاط بعض الكرات. لكنني أعتقد أنه من المهم تقريبًا أن يكون لديك محلل HRIS لمساعدتنا في التنقل وتعلم النظام. مع وجود مدير HRIS مخصص ، يمكن لنظام إدارة القوى العاملة أن يشعر أقل صعوبة وأكثر قابلية للإدارة بالنسبة لبقية فريق الموارد البشرية. "
ستساعدك التجربة المكتسبة والأفكار المشتركة على اتخاذ قرارك بشأن ما إذا كان يجب عليك تعيين محلل للقوى العاملة أم لا.
ابدأ رحلة التحول
قد تتطلع إلى تقليل التكاليف التشغيلية وتبسيط الكفاءة. ربما تقوم بإصلاح استراتيجيتك الرقمية وتبحث عن أدوات جديدة لإدارة الموارد البشرية. بغض النظر عن مكان وجودك ، فإن الأمر يستحق إجراء مناقشة حول WFM.
يمكنك التدقيق في عدد من أدوات إدارة القوى العاملة والموافقات للوصول إلى هناك. لديك جميع الموارد في متناول يدك للعثور على الحل المناسب لإدارة القوى العاملة. مع بعض الوقت والتحفيز وردود الفعل ، يمكنك إنشاء تجربة استثنائية للموظف والعميل.
إذا قمت بالقفزة ، فسيكون تغييرًا كبيرًا لأي منظمة. ضع في اعتبارك دور التدريب أثناء طرح إدارة التغيير. مع BetterUp ، يمكنك التأكد من أن موظفيك مجهزين تجهيزًا جيدًا للتعامل مع التغيير. من خلال التدريب ، يمكنك دعم أداء موظفيك.
