التواصل الفعال ضروري في مكان العمل. عندما لا تتواصل بشكل كافٍ ، يظل الموظفون على علم بالأشياء التي يحتاجون إلى تغييرها وتحسينها. وبالمثل ، إذا فشلت في تشجيع التواصل المفتوح ، فقد لا يشعر موظفوك بالحرية في المجيء إليك بمشكلة ، مما يسمح لها بالتحول إلى نزاع أوسع.
إذا لم يتم تحديث الزملاء بشأن تقدم بعضهم البعض ، فقد يخاطرون بتكرار العمل أو الفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية. عندما لا تتواصل الفرق المختلفة داخل المكتب مع بعضها البعض بانتظام ، يمكن أن تعاني الشركة ككل.
اليوم ، أصبح تعلم كيفية التواصل بشكل فعال في مكان العمل أكثر أهمية من أي وقت مضى. يرغب جيل الألفية في الحصول على مزيد من التعليقات في العمل لتحقيق أهدافهم الطموحة في التطوير المهني.
كشفت دراسة استقصائية حديثة أجرتها شركة PWC أن 41٪ يفضلون التواصل إلكترونيًا بدلاً من التواصل وجهًا لوجه أو عبر الهاتف بينما قال 78٪ آخرون أن الوصول إلى التكنولوجيا التي يرغبون في استخدامها يجعلهم أكثر إنتاجية.
ومع ذلك ، مع هجمة الأدوات التقنية الجديدة التي تساعد على تلبية متطلبات الاتصال لهذا الجيل ، نرى أيضًا مصادر التوتر. قد يتردد بعض الأجيال الأكبر سناً والموظفين الأقل ذكاءً في التكنولوجيا في تبني تقنية جديدة ، مفضلين التواصل التقليدي وجهًا لوجه.
على الرغم من أن التكنولوجيا يمكن أن تجعل حياتنا أسهل ، إلا أن علماء النفس أشاروا إلى حدود التواصل غير اللفظي. تعد لغة الجسد وتعبيرات الوجه ونبرة الصوت أيضًا مهمة للغاية للتواصل الفعال لأنها توفر المزيد من الأدلة على أفكار ونوايا المتحدث.
يُعد إنشاء المزيد من قنوات الاتصال المفتوحة حلاً بسيطًا يمكن أن يساعدك على تجنب هذه المزالق الشائعة وتشجيع مشاركة المعرفة بين الأجيال.
فيما يلي ثلاث أفكار لمساعدة شركتك على التواصل بشكل فعال:
1. محرّر مستندات Google وجلسات العصف الذهني
يمكن أن يكون مُحرر مستندات Google أداة رائعة لمساعدتك على التعاون مع العديد من زملاء العمل في مشروع ، مما يسمح لك بقراءة عمل الآخر وتعديله مباشرةً. ومع ذلك ، لا شيء يتفوق على جلسة العصف الذهني الجيدة. يكمن جمال العصف الذهني في أنه يتيح للموظفين ارتداد الأفكار عن بعضهم البعض.
تسمح لك القدرة على رؤية مشكلة من وجهات نظر متعددة بالتوصل إلى حل مبتكر لمشكلة ما. إن تضمين الجميع في العملية المفاهيمية يعزز إحساسًا أقوى بالملكية بين كل فرد في المجموعة.
ومع ذلك ، هناك شيء واحد يجب مراعاته وهو أنه في بعض الأحيان سترى نفس الأشخاص يدلون بآرائهم في جلسات العصف الذهني. يمكن أن تشجع التكنولوجيا الأشخاص الذين من المرجح أن يظلوا على الهامش للتعبير عن آرائهم بعد الجلسة.
هذا ينطبق بشكل خاص على الموظفين الذين يهتمون بالمراقبة والذين يرغبون في الاستماع إلى الحجج المختلفة والتوصل إلى حلول جديدة ومبتكرة بعد ترك الأفكار تنضج.
يمكن أيضًا أن تجعل الطبيعة غير المنظمة لجلسة العصف الذهني من السهل الابتعاد عن الموضوع. يمكن أن يساعد استخدام أداة مثل محرر مستندات Google في تحقيق المزيد من الترتيب للعملية الإبداعية. خلال محاضر الاجتماع والمعرفة يمكن تسجيلها مباشرة على جدول أعمال الاجتماع ليراها الجميع في الوقت الفعلي ، مما يضمن عدم نسيان المعلومات المهمة.
بعد الاجتماع ، يمكن أن تساعد ورقة Google المشتركة الجميع على متابعة خطة العمل ، ولكنها تسمح أيضًا بالمرونة التي تمكن أعضاء الفريق من إجراء التغييرات التي تظهر مباشرة على ورقة الجميع.
2. Slack &All-Hands
نشأ جيل الألفية وهم يرسلون رسائل قصيرة ومعلومات عن طريق الرسائل النصية والفيسبوك وتويتر. Slack (أو أدوات المراسلة الأخرى) هي أداة رائعة لإرسال رسائل سريعة للأفراد أو مجموعات من الزملاء دون إزعاج الآخرين في المكتب.
هذا مفيد بشكل خاص في المكاتب ذات المفهوم المفتوح. يمكن أن يساعدك أيضًا على تعزيز روح الفريق من خلال إطلاع الجميع على الإنجازات داخل فريقك. ومع ذلك ، من الضروري ألا تدع التكنولوجيا تحل محل الاجتماعات على مستوى المكتب تمامًا.
على الرغم من أن Slack يمكن أن يكون رائعًا لإنجاز الأشياء بين مجموعة صغيرة من الأشخاص ، إلا أنه لا يوجد أيضًا الكثير من الشفافية. حتى لو كان كل فريق على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافه الخاصة ، مع قنوات الاتصال المغلقة يمكن أن ينمو الانفصال بين المجموعات المختلفة داخل الشركة.
All-Hands هو حل شائع نستخدمه هنا أيضًا في BetterUp. كل شركة تستخدم هذا التكتيك لها نسختها الخاصة. سواء تحدث شخص ما لدقيقة واحدة أو عشر دقائق ، فإن الفوائد أكبر مما قد تتوقعه.
تعمل ميزة All-Hands على تعزيز شفافية أكبر بين فرقك المختلفة. حتى إذا كانت فرق التسويق والتطوير لديك لا تعمل معًا في العديد من المشاريع ، فيجب أن يكون كلا الفريقين على علم بالتقدم الذي يحرزه الآخر والمشاريع الجديدة التي يجري تنفيذها.
ستجد أن هذا يمكن أن يؤدي إلى المزيد من المدخلات المشتركة بين الفريق والتعاون العفوي. كما يوفر منتدى لتقدير الفريق والموظف.
حتى لو لم يتمكن الجميع من حضور هذه الاجتماعات ، فإن التكنولوجيا توفر حلاً بديلاً. Skype و Zoom و Google Hangouts هي أدوات مفيدة لتمكين أعضاء فريقك الذين يسافرون أو يعملون عن بُعد من حضور الاجتماعات افتراضيًا.
3. الاجتماعات الفردية وعلاقات المديرين
إن تقديم ملاحظات سريعة ومستمرة يضع التطوير المهني لموظفيك ومديريك في حالة تأهب قصوى. ومع ذلك ، للحصول على الفوائد الكاملة للتعليقات المستمرة ، من الضروري بناء الثقة.
يتطلب بناء الثقة منك إنشاء علاقة في نفس الوقت تكون فيها أنت ومديرك وموظفوك مرتاحين لإعطاء الملاحظات لبعضكم البعض شخصيًا من خلال شخص لواحد.
يتابع أفضل المديرين مع موظفيهم بعد مراجعة 360 درجة. هذا مهم بشكل خاص عندما يتلقى الموظف ملاحظات بناءة. يتيح لك الاجتماع الفردي مناقشة النتائج والاستماع إلى ردود أفعالهم ووضع خطة لدمج هذه المعلومات في خطة التطوير الخاصة بهم.
في الوقت نفسه عندما تكون التوترات عالية ، يمكن أن يكون استخدام التكنولوجيا مفيدًا أيضًا ، مما يسمح للموظفين بضبط عواطفهم قبل الرد على التعليقات.
على سبيل المثال ، عندما تريد أن تطلب مزيدًا من المعلومات حول التعليقات البناءة التي تلقيتها ولكنك تشعر أن ردك قد يتأثر بمشاعرك ، فإن تدوين ردك يمكن أن يساعد في معالجة المعلومات حتى يتوفر لديك الوقت للتحدث بهدوء شخصيًا.
يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما تبدأ في الانتقال إلى عقلية التعليقات.
تشارك Lauren Kelley ، رئيس قسم التعلم والتطوير في Google ، سبب أهمية بناء اللياقة العقلية لتقديم ملاحظات فعالة حول التواصل. يركز عملها على تطوير مديري المنتجات - ولماذا يتوقف التطوير الشخصي والمهني على القدرة على التواصل بشكل جيد بين الفرق والأفراد.
إذا كنت تكافح من أجل إنشاء ثقافة التغذية الراجعة ، فيمكن أن تساعدك BetterUp. بتوجيه من المدرب ، يمكنك تمكين فرقك من تقديم الملاحظات وتلقيها بشكل جيد. يمكن أن يساعد التدريب الافتراضي في إطلاق العنان لإمكانيات القوى العاملة لديك.
