إن إنشاء دليل الموظف ليس بالأمر السهل.
لكنه عمل فذ مهم - ويجب أن يتم تصنيعه بعناية. تستخدم العديد من المؤسسات كتيبات الموظفين كمصدر وحيد للحقيقة لبرامج الشركة والقيم الأساسية والسياسات وغير ذلك.
إنها مفيدة لتعزيز السلوكيات الإيجابية وإرشادات الشركة. ولكنه مفيد أيضًا كمورد ومصدر للمعلومات.
غالبًا ما يتم توزيع دليل الموظف على الموظفين الجدد أثناء عملية الإعداد. يساعد هذا الموظف على التأقلم وفهم التوقعات والإرشادات والمسؤوليات الواضحة.
ولكن إلى جانب تعزيز السلوكيات الإيجابية ، يمكن أن يساعد كتيب الموظف في توفير الوقت الثمين لفريق الموارد البشرية لديك. غالبًا ما يكون الكتيب خدمة ذاتية - يقع عبء القراءة والفهم والاستيعاب على عاتق الموظف.
عندما تجد نفسك تجيب مرة أخرى عن سياسة الشركة بشأن تذاكر طيران درجة الأعمال ، وكيفية إضافة الزوج للحصول على المزايا ، أو كيفية تعيين متدرب ، فأنت تعلم أن الوقت قد حان لإعداد كتيب.
في هذه المقالة ، ستتعرف على المزيد حول ما تم تضمينه في كتيب الموظف. ستتعلم أيضًا كيفية كتابة دليل الموظف - ولماذا يعتبر الكتيب مهمًا لتجربة الموظف.
ما هو دليل الموظف؟
كتيب الموظف هو مستند يتضمن المعلومات التي يحتاج الموظفون إلى معرفتها. قد يحتوي كتيب الموظف على أسماء أخرى ، مثل دليل الموظفين أو دليل الموظف. ولكن في جوهره ، يتضمن دليل الموظف السياسات والإرشادات واتفاقيات التوظيف والمزيد.
دليل الموظف هو أيضًا متجر شامل لأشياء مثل جدول إجازات الشركة أو مزايا الموظفين. غالبًا ما يتم توزيعها على الموظفين كجزء من قائمة التحقق الخاصة بالتوظيف الجديد. تطلب العديد من المنظمات من الموظفين قراءة الكتيب بالكامل كجزء من عملية الإعداد الخاصة بهم.
ما سبب أهمية دليل الموظف؟
دليل الموظف مهم لعدد من الأسباب. من الجيد أن نفهم أن كتيب الموظف مفيد لكل من الموظفين والمؤسسة. فيما يلي سبعة أسباب لأهمية كتيب الموظف:
- يضع توقعات واضحة مع الوثائق الداعمة.
- يعزز ثقافة الشركة والقيم الأساسية للشركة.
- يساعد في فرض السياسات والإرشادات ، خاصةً عندما تسوء الأمور.
- يساعد الموظفين في العثور على المزايا والبرامج والموارد بسهولة.
- يساعد الشركة في توفير الوقت في توصيل البرامج والفوائد والموارد الرئيسية.
- يضمن أن مؤسستك محدثة بجميع متطلبات الامتثال والمتطلبات القانونية.
- يحمي شركتك من المسؤولية.
ما يجب تضمينه في دليل الموظف
يمكن أن يشعر كتيب الموظف بأنه أمر مخيف. لقد أمضيت جزءًا كبيرًا من حياتي المهنية في الاتصال الداخلي. أتذكر المرة الأولى التي اضطررت فيها إلى مراجعة كتيب الموظف وتحريره. مع صفحات وصفحات المحتوى ، قد يكون من الصعب التفكير في كتابة واحدة من الصفر.
ولكن مع القليل من المساعدة في تحديد أهداف SMART ، فمن الممكن بالتأكيد. فيما يلي أربعة أشياء يجب تضمينها في دليل الموظف.
4 أشياء لتضمينها في دليل الموظف
- السياسات
- الفوائد
- تاريخ الشركة وثقافة الشركة
- خبرة الموظف وبرامج الثقافة
السياسات (بما في ذلك السياسات التي يجب عليك تضمينها وفقًا لما يقتضيه القانون)
أولاً ، اتصل بفريقك القانوني. تتمثل الخطوة الأولى في التعرف على قوانين العمل الفيدرالية والتابعة للولاية والمحلية.
تشارك وزارة العمل الأمريكية جميع المعلومات لأصحاب العمل حول القوانين الفيدرالية في مكان العمل على موقعها. قد يكون هذا صعبًا بشكل خاص إذا كانت شركتك تعمل في أكثر من ولاية واحدة. إذا كان الأمر كذلك ، فقد يتطلب الأمر محتوى مختلفًا لمراعاة قوانين الولاية المختلفة. *
ولكن بمجرد معرفة ما يجب على مؤسستك تضمينه قانونًا ، حدد محتوى مفيدًا آخر. لقد حددنا بعض السياسات التي تستحق البحث والدراسة.
- تكافؤ فرص العمل وسياسات عدم التمييز
- سياسات الإجازة المرضية للعائلة (FMLA)
- سياسات تعويض العمال
- السياسات الأخرى ذات الصلة بنشاطك التجاري
- قواعد السلوك
- تصنيفات التوظيف (بما في ذلك تسويات الأجور وزيادة الجدارة والترقيات والمزيد)
- الصحة والسلامة والأمن (خاصة في أعقاب COVID-19)
- أي سياسات ذات صلة بـ COVID-19 (بما في ذلك سياسات العودة إلى العمل أو العودة إلى المكتب)
- سياسات السفر والنفقات
- سياسات الأمان والسرية
- سياسة المبلغين عن المخالفات
- الفصل بين العمل وسياسات التوظيف الأخرى
الفوائد
أعتقد أننا عملنا جميعًا في شركات تقضي فيها وقتًا أطول في البحث عن معلومات عن مزاياك أكثر مما تهتم بالاعتراف به. إنها نقطة مؤلمة لتجربة الموظف ويمكن أن تضر مشاركة الموظفين والتسجيل في برنامج المزايا.
يجب أن يكون دليل الموظف أيضًا نقطة مرجعية لعروض المزايا الخاصة بك. على غرار قوانين العمل ، من المحتمل أن تختلف مزاياك حسب الولاية أو البلد. تأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية حول الفوائد المهمة.
إذا لم تكن تنشئ محتوى يستطيع الموظف العادي استيعابه ، فقد لا يحاول حتى الاستفادة من العرض. فيما يلي 19 برنامجًا للمزايا يجب مراعاتها في دليل الموظف الخاص بك.
- سياسة الإجازة المدفوعة (بما في ذلك PTO غير المحدود)
- جدول الإجازات المدفوعة لشركتك
- سياسات إجازة الوالدين
- سياسات الإجازات المرضية المدفوعة (بما في ذلك إجازة الوفاة)
- استحقاقات العجز طويلة وقصيرة المدى
- حسابات إنفاق مرنة
- حزم التأمين الصحي المتاحة (بما في ذلك COBRA)
- مزايا العافية للموظفين
- برامج إجازة الغياب
- تقاعد الموظفين أو برامج 401 (K)
- مزايا برنامج التدريب ، مثل كيفية التسجيل في BetterUp
- أي عروض مزايا إضافية ، مثل إجازة التطوع أو رواتب التعلم
- فترة الدفع وكشوف المرتبات (بما في ذلك خصومات الرواتب)
- جدول العمل وبيئة العمل
- جداول مراجعة الأداء السنوية
- سياسات واجب هيئة المحلفين
- سياسات قانون الإجازات الطبية
- تأمين على الحياة
- إجازة عسكرية
هذه ، بالطبع ، قائمة غير شاملة بالمزايا التي يجب تضمينها. كل شركة لها عروضها الفريدة من نوعها. اعمل مع فريق الموارد البشرية لديك للتأكد من تضمين جميع برامج المزايا في دليل الموظف.
ثقافة الشركة وتاريخها
من المحتمل أن يكون هذا القسم من دليل الموظف هو المقدمة. في كثير من الأحيان ، ستدرج الشركات نبذة مختصرة عن تاريخ المنظمة. كيف تأسست؟ لماذا تم إنشاء الشركة؟ ما هي المهمة والغرض؟
بعد ذلك ، يمكنك التحدث عن ثقافة الشركة والقيم الأساسية. يساعد هذا في إضفاء الطابع الإنساني على السياسات والبرامج التي أدرجتها في كتيبك. من المحتمل أن تكون البرامج والسياسات التي وضعتها انعكاسات لثقافة شركتك وقيمها الأساسية. من المهم إجراء هذا الاتصال للموظفين لمعرفة كيف تظهر ثقافتك في الحياة.
على سبيل المثال ، تم تأسيس BetterUp بشعور عميق بالهدف. نحن في مهمة لمساعدة الناس في كل مكان على العيش بهدف أكبر ووضوح وشغف. على هذا النحو ، أنشأنا برامج للموظفين مثل إجازة تطوعية مدفوعة الأجر أو رواتب تعليمية بقيمة 1000 دولار للمساعدة في تحقيق مهمتنا.
تعتبر قصة شركتنا جزءًا مهمًا من سبب قيامنا بما نقوم به. من المهم أيضًا أن نشارك قصة التأسيس في الكتيب حتى نتمكن من ربط بعض العروض بأسباب عملنا.
يقود كتيبنا قيمنا الأساسية وهدفنا ورسالتنا. بعد ذلك ، يدخل في التفاصيل الدقيقة للبرنامج والسياسة. من خلال تأطير الكتيب مثل هذا ، يتم تعريف الموظف أولاً على تأسيس الشركة. بعد ذلك ، يصبحون مجهزين بشكل أفضل لفهم السبب وراء بعض البرامج أو السياسات المعمول بها.
برامج ثقافة وخبرة الموظف
نحن نعلم أن الكتيب ليس القراءة الأكثر إثارة للموظفين ولكنه كتاب مهم. يمكنك إضافة ثقافة أخرى أو برامج مشاركة الموظفين.
هذه طريقة أخرى لتعزيز ثقافة شركتك وقيمها الأساسية. يمكن أن يساعد أيضًا في "تنشيط" كتيب الموظف. تتضمن بعض الأمثلة:
- مجموعات موارد الموظفين (ERGs) وكيفية المشاركة
- أي نوادي أو مجموعات تطوعية
- امتيازات وبرامج الموظفين
- برامج التفرغ
- برامج تعليمية احترافية إضافية
متى يتم إنشاء دليل الموظف
دعونا نواجه الأمر:إنشاء كتيب الموظف يتطلب الكثير من العمل. ولكن من الأهمية بمكان أن يكون لدى المؤسسات دليل الموظف جاهزًا.
نعتقد أنه من مصلحتك الفضلى إنشاء دليل الموظف عاجلاً وليس آجلاً. هناك الكثير من المخاطر التي تنطوي عليها كلما طال الانتظار لإنشاء واحدة.
لكننا لسنا في مجال تقديم المشورة القانونية. اعمل مع خبرائك القانونيين وخبراء الموارد البشرية للمساعدة في تحديد متى يكون عملك جاهزًا لكتيب الموظف. سيتمكن المتخصصون في الشؤون القانونية والموارد البشرية لديك من تقديم المشورة عندما يكون ذلك مناسبًا لشركتك. *
كيفية كتابة دليل الموظف
الآن ، نأمل أن تكون لديك فكرة جيدة عما تريد تضمينه في كتيبك. حان الوقت الآن لكتابته. قبل أن يتجمد دماغك مع كتلة الكاتب (نعم ، التحدث من التجربة ، يحدث ذلك) ، لا تقلق. لدينا خمس خطوات للمساعدة في إرشادك خلال العملية:
1. استشر الفرق القانونية وفرق الموارد البشرية لديك بشأن ما تحتاج إلى تضمينه
احصل على قائمة بالأشخاص "الضروريين" من موظفيك القانونيين والموارد البشرية. في كثير من الأحيان ، قد يكون أحد العاملين في الموارد البشرية يكتب الكتيب. ولكن بغض النظر ، تأكد من أنك قد التقطت كل ما تحتاج إلى تضمينه بشكل قانوني.
ثم ، مصدر قائمة "الأشياء الجيدة". من هناك ، يمكنك البدء في تجميع المحتوى بطريقة منطقية.
2. تحديد مالك المشروع
تأكد من أن شخصًا ما على الخطاف لجعل الكتيب يحدث. إذا كان هناك الكثير من الطهاة في المطبخ أو ارتباك حول الملكية ، فقد يكون المشروع في خطر.
كما ذكرنا ، من الشائع أن يمتلك الكتيب الموارد البشرية. حدد المالك واعمل مع المالك للتأكد من أن لديهم الموارد اللازمة للقيام بالمهمة بشكل جيد. بعد ذلك ، سيعمل هذا المالك على تطوير فريق للمساعدة في تنفيذ المسؤوليات الرئيسية.
3. اجعله بسيطًا ويمكن الوصول إليه قدر الإمكان
هناك الكثير من المعلومات في الكتيب. والموظفون مشغولون بوظائفهم. حاول أن تجعل المحتوى بسيطًا وسهل الهضم قدر الإمكان ، خاصةً عندما يكون المحتوى كثيفًا.
ضع في اعتبارك العمل مع فريق الاتصال الداخلي لديك للمساعدة في تحسين اللغة. يمكن أن يساعدك محترفو التواصل في تعديل الكتيب والتأكد من أنه سهل الهضم قدر الإمكان.
4. احصل على التعليقات والمراجعات والموافقات
يحتوي كتيب الموظف على الكثير من المعلومات الضرورية والمهمة. تأكد من أنك تطلب التعليقات بمجرد الانتهاء من المسودة الأولى.
عندما ساعدت في تجميع دليل الموظف في شركة سابقة ، كان لدينا عدد من الأشخاص يراجعونه. وشمل ذلك القانون ، وعدد قليل من الأشخاص في الموارد البشرية ، وأصحاب البرامج (أي فريق D&I لأي تنوع ، والإنصاف ، والشمول مذكورة) ، وأكثر من ذلك.
اجمع التعليقات على التجربة وتأكد من سهولة الوصول إلى الكتيب. بفضل قوة الملاحظات ، يمكنك جعل الكتيب أفضل ما يمكن.
5. تحديث الكتيب بانتظام
الأشياء تتغير بسرعة. لا ينبغي الاحتفاظ بدليل الموظف على رف حتى يتجمع الغبار. بشكل عام ، يُعد تحديث الكتيب سنويًا ممارسة جيدة. ولكن إذا كانت هناك إعلانات كبيرة أو تغييرات أو تغييرات في السياسة ، فمن الجيد تحديث الكتيب.
الشيء الجيد هو أن كتيبات الموظفين أصبحت الآن رقمية. غالبًا ما يتم وضعها على شبكات إنترانت داخلية أو بعض مواقع الويب الرقمية الأخرى. وكما يقول رئيسي عن المنشورات الرقمية ، فإن الحبر لا يجف. لم تعد ثابتة - يمكنك تحديث الكتيب وصيانته بسهولة أكبر من ذي قبل.
كما أنها قابلة للبحث. يمكنك التعامل مع دليل الموظف الخاص بك مثل محرك بحث Google المصغر المليء بالمعلومات على مستوى الشركة. من المهم أيضًا تحديث الموظفين عند إجراء التغييرات. هذا يمكن أن يساعد في تعزيز الثقة والسلامة النفسية.
أحد الأمثلة على كتيب الموظف الذي أحببناه حقًا هو Valve.
كيفية التأكد من أن كتيب الموظف شامل
عندما لا يشعر الموظفون بأنهم ينتمون ، فأنت بالفعل في خطر فقدان المواهب الرائعة. من المهم أن تتذكر عند صياغة دليل الموظف. فيما يلي ثلاث طرق يمكنك من خلالها التأكد من أن كتيب الموظف شامل:
- استخدم لغة شاملة (أو غير جنسانية)
- تقييم سياساتك المتعلقة بالإنصاف (أي الاعتراف بالأعياد التي تحتفل بها جميع أنواع الديانات)
- ضع في اعتبارك التنوع العصبي والأشخاص ذوي الإعاقة (أي هل يمكن للموظفين ضعاف البصر الوصول إلى الكتيب عبر قارئ الشاشة؟)
- ضع في اعتبارك كيفية ظهور التنوع والمساواة والشمول في القيم الأساسية لشركتك
5 نقاط رئيسية لإنشاء دليل موظف فعال
الآن ، من المفترض أن تشعر براحة أكبر عند التعامل مع كتيب موظفي شركتك. فيما يلي خمس نقاط رئيسية يجب وضعها في الاعتبار:
- اطلب مشورة الخبراء ، خاصة فيما يتعلق بالمتطلبات القانونية ومتطلبات الموارد البشرية
- تأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية
- حافظ على البساطة وسهولة الوصول إليها قدر الإمكان
- جمع التعليقات وتأكد من أنها شاملة
- تحديث وتحديث سنويًا
ضع بيان مهمتك في الاعتبار. كيف تظهر ثقافتك في الكتيب؟ ماذا يقول دليل الموظف الخاص بك عن قيم شركتك؟
ابدأ في كتابة كتيب الموظف الخاص بك
يحتاج الموظفون بدوام كامل والموظفون غير المعفيين على حد سواء إلى أساس دليل الموظف. إذا كنت تمثل نشاطًا تجاريًا صغيرًا أو شركة عالمية ، فمن المهم منع اتخاذ إجراء تأديبي. وإحدى الطرق للتأكد من أن موظفيك مستعدون للنجاح من خلال إنشاء دليل الموظف.
هناك العديد من الجوانب لإنشاء كتيب الموظف الذي يتطلب دعمًا إضافيًا. إنه متعدد الوظائف للغاية ، ويمكن أن يتطلب عدة مستويات من الموافقات ، ويمكن أن يكون مرهقًا. يمكن أن يكون أيضًا دليلًا للسلوك عندما تحتاجه لإنهاء خدمة الموظفين.
كيف تدعم موظفيك للقيام بعملهم الأفضل؟ هل لديهم إمكانية الوصول إلى الموارد ، مثل التدريب الافتراضي ، للمساعدة في التنقل في الأجزاء الثابتة؟ ما هي الطرق التي يمكنك من خلالها المساعدة في إطلاق العنان لإمكانات القوى العاملة لديك؟
فكر في BetterUp. مع BetterUp ، يمكنك تقديم دعم فردي لموظفيك. وباستخدام BetterUp ، يمكن لموظفيك العيش بهدف أكبر ووضوح وشغف.
* تم توفير هذا المحتوى بواسطة BetterUp للأغراض التعليمية والإلهامية فقط بالإضافة إلى توفير معلومات عامة وفهم عام للموضوعات التي يتم تناولها ، وليس لتقديم معلومات محددة النصيحة. يتم توفير جميع المحتويات كما هي ولا يجوز الاعتماد عليها. باستخدام موقع الويب هذا ، فإنك تدرك أنه لا توجد علاقة مباشرة بينك وبين BetterUp فيما يتعلق بالمحتوى. لا ينبغي استخدام هذه المدونة كبديل للمشورة المهنية المختصة.
