ما هو عنصر العمل؟ دليلك لمهام الجدل

كم مرة حدث هذا؟ أنت تقترب من نهاية اجتماع لمبادرة مهمة. كان النقاش مثمرًا ومليئًا بالطاقة.

لكن الوقت قد انتهى. أنت تغادر الاجتماع غير واضح تمامًا بشأن من يفعل ماذا. أو ما هو متوقع منك للحفاظ على دحرجة الكرة.

الأهم من ذلك ، أنك لا تعرف عناصر العمل الخاصة بك ولا يعرفها أي شخص آخر.

بالطبع ، سوف تتخذ إجراءً. ولكن ، قد تقوم بتكرار الجهود مع عضو آخر في الفريق. لديكم الكثير على أطباقكم. عدم وضوح المسؤوليات والجداول الزمنية يجعل من الصعب تحديد الأولويات.

إذا كنت قائدًا أو مديرًا ، فأنت لا تريد أن يشعر أعضاء فريقك بهذا الارتباك.

يتضمن كل مشروع جديد تحديد المهام وإكمالها حتى يكون ناجحًا. في كثير من الأحيان ، يمكن تقسيم بعض المهام إلى عناصر عمل فردية لتبسيط العملية لجميع المعنيين.

من خلال تقسيم المهمة إلى قائمة عناصر العمل ، يكون لدى كل موظف لديك فهم واضح لدوره. وهذا يسمح بسلاسة سير العمل عبر المستويات المختلفة لشركتك ويزيد من الكفاءة.

دعنا نستكشف ماهية عناصر العمل الجيدة وكيفية كتابتها وكيفية تنفيذها في شركتك.

ما هي عناصر العمل ، ولماذا يجب علي استخدامها؟

عنصر العمل هو مهمة محددة بوضوح يجب القيام بها. يعمل كل عنصر عمل كنقطة انطلاق لمشروع أو هدف أكبر وأكثر تعقيدًا. عنصر العمل له مالك وموعد نهائي. يقوم المالك بإبلاغ الفريق بالتقدم أو العقبات.

أفضل طريقة لفهم عناصر العمل هي التفكير في جميع المكونات المختلفة المطلوبة لإكمال مهمة ، من أول رسالة بريد إلكتروني يلزم إرسالها إلى التسليم النهائي للمنتج إلى العميل.

يساعد استخدام عناصر الإجراء في توضيح كيفية تجميع أجزاء مختلفة من المشروع معًا ومن يمتلكها. الوضوح يمكّن الفريق.

ستشمل كل مرحلة من مراحل العملية أشخاصًا مختلفين في فريقك يقومون بعمل معين. عندما لا تكون هذه العملية جيدة التنسيق ، فقد يؤدي ذلك إلى فقدان الإنتاجية. كما أنه يؤدي إلى الإحباط ويضر مشاركة الموظفين.

عندما تفكر في أن 44٪ من المشاريع متأخرة أو غير مكتملة بسبب ضعف الاتصال ، يتضح مدى أهمية وجود نظام موثوق به. تسمح عناصر العمل بالتواصل الفعال داخل الفرق ، مما يؤدي إلى تحسين العمل الجماعي والتنسيق.

يذهب معنى عناصر العمل إلى أبعد من مجرد إنشاء قائمة مهام بالأشياء التي يجب القيام بها. أنها توفر دليل الكل في واحد لإكمال المهمة. هذا يعني أن كل عضو في الفريق مشارك في المشروع لديه فهم واضح لما يتعين عليهم القيام به ومتى يحتاجون إلى القيام به.

تساعد عناصر العمل المدير والفريق على رؤية التقدم. يمكنهم رؤية النتائج بسرعة إذا تأخرت مهمة واحدة عن الجدول الزمني.

هذا يسمح حتى لأكبر المشاريع أن تقسم إلى أقسام يمكن إدارتها. يؤدي إنشاء قائمة بالمهام الصغيرة إلى جعل المشروع بأكمله أقل ترويعًا ويسهل إكماله. كما أنه يساعد في تحفيز فريقك من خلال منحهم فهمًا لمدى ملاءمتهم للعملية.

ما هي أمثلة عناصر العمل الجيدة؟

دعونا نلقي نظرة على مثال من العالم الحقيقي لفهم عنصر العمل بشكل أفضل.

تخيل أن شركتك قررت أن تركيزها الأساسي يجب أن يكون بناء الوعي بعلامتها التجارية عبر الإنترنت هذا العام.

قد يكون هذا قرارا اتخذته الإدارة. ولكن يجب أن يتم توصيلها بوضوح لبقية الشركة. ليس من الجيد وجود أفكار غير مسبوقة تبقى على مستوى الإدارة.

يحتاج كل موظف إلى معرفة دوره في بناء رؤية علامتك التجارية. كلما تم إيصال هذا الأمر إليهم بشكل أوضح ، زادت إنتاجيتهم.

فكيف تترجم الأفكار الكبيرة إلى مهام يومية عملية؟ من خلال إنشاء قائمة بعناصر العمل وتفويضها للأشخاص المناسبين.

في هذا المثال لبناء الوعي بالعلامة التجارية عبر الإنترنت ، يمكن أن تكون بعض عناصر العمل:

ستتطلب كل هذه المهام أشخاصًا مختلفين في فريقك لتحقيق أهداف معينة في إطار زمني معين. من خلال تفويض كل جانب من جوانب هدفك إلى الأشخاص المناسبين ، يمكنك إنشاء طريقة مضمونة للحصول على النتائج المرجوة.

يؤدي استخدام عناصر إجراءات محددة بوضوح إلى إزالة الالتباس الذي قد ينتج إذا تمت مناقشة هذه الأشياء على نطاق واسع في اجتماع الفريق. تعمل عناصر العمل على نقل مهامك خارج هذه المساحة العامة إلى وضع يعتمد على النتائج بشكل أكبر.

كيف تحدد عناصر العمل؟

الآن بعد أن فهمت أهمية وجود قائمة بعناصر العمل ، ربما لا تزال تتساءل ، "ما هو عنصر العمل؟"

تتميز عناصر العمل الجيد بخصائص معينة تجعلها موجزة وسهلة الفهم من قبل جميع أعضاء الفريق. اعتمادًا على الفريق والمشروع ، يمكنك الاحتفاظ بعناصر العمل في مستوى أعلى.

تذكر أن الأمر لا يتعلق بالإدارة الدقيقة لكيفية إكمال الأشخاص لعملهم. تتعلق عناصر العمل بمخرجات العمل المسؤولة عنها.

يجب أن يتضمن عنصر العمل:

• رمز تعريفي فريد / رقم مرجعي
• الفرد أو الفريق المسؤول عن إكمال الإجراء
• مخطط زمني بتاريخ البدء ، بالإضافة إلى تقارير التقدم المجدولة
• الموعد النهائي لوقت اكتمال العنصر
• وصف المهمة بمزيد من التفاصيل
• حالة (على سبيل المثال:مجدول ، قيد التقدم ، مكتمل)
• ترتيب ذو أولوية من حيث الهدف العام
• مساحة إضافية لتضمين أي مستندات أو ملاحظات ضرورية

من خلال توفير هذه المعلومات ، ستسهل على فريقك تحديد أولويات المهام المختلفة داخل الشركة. بهذه الطريقة ، يمكنك مساعدة فريقك في إدارة وقتهم بكفاءة أكبر.

يساعد وجود قالب عناصر عمل جيد في تبسيط عملية إنشاء قائمة مهام. يمكنك استخدام نفس قالب عناصر العمل عبر مختلف الأقسام في شركتك. هذا يجعل من السهل على الإدارة تقييم المشاريع المختلفة وتتبع التقدم على مدار العام.

نصائح لكتابة عناصر العمل

يمكن أن تشمل الاجتماعات غالبًا كل شخص يتحدث عن المهمة دون تحديد أهداف واضحة. في كثير من الأحيان ، يغادر الموظفون اجتماع الفريق أو جلسة العصف الذهني بعد الاستماع إلى العديد من الأفكار دون معرفة بالضبط ما يحتاجون إلى القيام به.

بدلاً من الاحتفاظ بملاحظات الاجتماع التي يتم حفظها بعيدًا ، ولا يمكن رؤيتها مرة أخرى أبدًا ، يجب عليك كتابة قائمة بعناصر إجراءات الاجتماع. والأفضل من ذلك ، كن صريحًا بشأن تحديد عناصر العمل بصوت عالٍ عند ظهورها في المحادثة.

وفر 5 دقائق في النهاية لمراجعة قائمة عناصر العمل هذه للتأكد من تعيين المالكين المناسبين. أرسل القائمة بعد الاجتماع لتوضيح وتعزيز المسؤوليات.

لتجنب محضر الاجتماع الغامض ، من المفيد أن تضع في اعتبارك النصائح التالية عند كتابة عناصر العمل الخاصة بك:

1. كن محددًا

ادخل في بعض التفاصيل حول ما يجب إكماله ولماذا. إذا لم يفهم شخص ما ما يجب القيام به ، فقد يؤدي ذلك إلى إضاعة الكثير من الوقت في القيام بشيء غير ذي صلة.

على الرغم من أنه يجب أن تكون محددًا ، لا تحدد الكيفية التي يجب أن يقوم بها الشخص أو المجموعة المسؤولة بالإجراء. لمزيد من الاستقلالية في مكان العمل ، يجب أن تكون الفرق ذاتية الإدارة قادرة على تحديد أساليبها وسير العمل الخاصة بها.

إنهم بحاجة إلى فهم ما هو متوقع منهم وكيف تتناسب المهمة المحددة التي يتحملون مسؤوليتها مع المشروع الأكبر.

2. استخدم الأفعال في وصفك

استخدام الأفعال لوصف عنصر العمل يوضح ما يجب القيام به. استخدم لغة بسيطة للتخلص من الالتباس وجعل الوصف واضحًا قدر الإمكان.

2. تعيين الملكية

يجب تعيين كل عنصر عمل لشخص معين أو مجموعة من الأشخاص لإكماله. بهذه الطريقة ، لا يوجد أي لبس حول المسؤول عن كل عنصر. يعد تفويض المهام المناسبة إلى الأشخاص المناسبين طريقة رائعة لتمكين فريقك.

3. حدد موعد استحقاق واقعي

على الرغم من أنه قد يكون هناك الكثير من الضغط لإنجاز مشروع بحلول تاريخ معين ، فلا تحدد مواعيد نهائية غير واقعية لفريقك. إن ممارسة الكثير من الضغط على موظفيك أمر غير مثمر.

إذا شعر فريقك بالضغط للعمل لساعات طويلة ، فقد يصابوا بالتوتر والإرهاق العقلي والإرهاق البدني. هذا يمكن أن يؤدي إلى الإرهاق.

4. تضمين تفاصيل المهمة

الوصف الواضح لما هو مطلوب لتحقيق الهدف النهائي مهم لتجنب الغموض.

5. تضمين حالة

قم بتضمين حالة ، مثل مجدول ، قيد التقدم ، قيد المراجعة ، و اكتمل. يتيح لك الحصول على حالة لكل عنصر عمل متابعة مهامك ومعرفة مكانك بالضبط من حيث التسليم.

كما أنه يساعد مديري المشاريع على تتبع التقدم المحرز في المشروع وإدارته وإعداد تقارير عنه.

6. تعيين مستوى الأولوية

قد يكون لدى بعض أعضاء الفريق أكثر من عنصر عمل واحد مخصص لهم. نظرًا لأن تعدد المهام يمكن أن يعيق أدائك ، فمن الأفضل لهم التركيز على مهمة واحدة في كل مرة.

من خلال تعيين مستويات الأولوية - منخفضة أو متوسطة أو عالية أو عاجلة - سيعرف فريقك ما يجب التركيز عليه أولاً. سيساعد هذا في تحسين تركيزهم وإدارة الوقت.

كيفية كتابة عناصر العمل لأشخاص آخرين

عند التعامل مع المشاريع المعقدة ، غالبًا ما يحتاج مدير المشروع إلى توصيل متطلبات العميل بشكل فعال مع فريقه. للقيام بذلك ، يحتاج مديرو المشاريع إلى المهارات اللازمة لكتابة عناصر العمل لأشخاص آخرين.

فيما يلي بعض النصائح:

1. تأكد من وضوح عناصر العمل. يضمن التركيز على الوضوح أن يتمكن الجميع من فهم المهمة بأكملها بوضوح وما يحتاجون إلى القيام به بشكل فردي.

2. تأكد من حصول الموظفين على كل ما يحتاجون إليه. لا فائدة من مطالبة فريقك بفعل شيء ما إذا لم تكن لديهم الموارد اللازمة للقيام بذلك.

اجعل عناصر عملك معقولة من خلال التأكد من أن موظفيك لديهم المهارات والأدوات اللازمة لتقديم عمل عالي الجودة. امنحهم البيئة المناسبة للتحدث وطلب الأشياء التي قد يحتاجون إليها.

3. ضع في اعتبارك مجموعات مهارات فريقك. ضع في اعتبارك مهارات وخبرات وتفضيلات كل عضو في الفريق. من خلال تعيين المهمة المناسبة للشخص المناسب ، يمكنك تحسين الإنتاجية وتحفيز فريقك.

4. قدم سياقًا لفهم أفضل. يجب أن يكون الجميع على دراية بمدى ملاءمة عناصر العمل المخصصة لهم مع الأهداف الأكبر للشركة. يمكن أن يساعد تقديم معلومات أساسية الموظفين على إكمال مهامهم وتحفيزهم. يمكن أن تؤدي معرفة قيمة دورهم الشخصي أيضًا إلى تحقيق الهدف وخلق شعور بالانتماء.

5. اجعل عناصر العمل دقيقة بقدر الإمكان. عندما تتعامل مع مهام معقدة ، فإن أفضل طريقة للتعامل معها هي تقسيمها إلى العديد من عناصر العمل المختلفة. من خلال تقسيم هذه المشاريع الكبيرة طويلة الأجل إلى العديد من العناصر الأصغر ، يكون فريقك قادرًا على العمل من خلالها بطريقة منهجية.

متابعة بنود العمل

لقد قمت بتعيين عناصر عمل لفريقك. الآن ماذا؟

يجب أن تكون قادرًا على تتبع عناصر العمل ومتابعة حالتها للتأكد من اكتمالها في الوقت المناسب.

الطريقة الأكثر فعالية لمتابعة عناصر العمل هي إنشاء التقارير والتعقب في سير عملك. بهذه الطريقة ، يكون من الأسهل على الإدارة تتبع التقدم المحرز في كل مشروع أو مهمة. يمكن لكل عضو في الفريق أيضًا معرفة كيفية تقدم المشروع بما يتجاوز دوره الشخصي.

يجب أن يكون قادة ومديرو المشروع قادرين على رؤية التقدم الذي تم إحرازه لكل عنصر عمل في مكان واحد موحد. هذا يمنع الإدارة التفصيلية ويعطي منظورًا واسعًا لما إذا كان المشروع يسير على الطريق الصحيح.

يمكن أن يكون هذا مستندًا مشتركًا مثل جدول بيانات أو برنامج إدارة مشروع. سيعمل أي منهما طالما أنه يوفر مستوى عالٍ من الوظائف ويجعل تعاون الفريق أمرًا بسيطًا.

يعد الاتصال جزءًا مهمًا من متابعة عناصر العمل. يجب أن يشعر أعضاء الفريق بالأمان عند التواصل مع أي كتل يواجهونها. وبالمثل ، يحتاج مديرو المشاريع إلى التواصل إذا تغيرت الأولويات.

النقاط الرئيسية لإنشاء عناصر عمل فعالة

تذكر هذه الوجبات السريعة:

• تعتبر عناصر العمل بمثابة نقاط انطلاق يحتاجها الفريق أو الفرد لإكمال مهمة أكبر.
• تحدد قائمة عناصر الإجراءات الجيدة بوضوح دور كل شخص ومسؤولياته لتجنب الارتباك أو تكرار العمل.
• سيضمن اتباع نموذج عناصر الإجراءات القياسية الاتساق في جميع أنحاء شركتك.
• قم دائمًا بتعيين مالك مهمة لتولي المسؤولية وتحمل المسؤولية عن كل عنصر عمل.
• تأكد من أن مالك كل عنصر عمل يفهم وصف المهمة ويملك الموارد اللازمة لإكمالها.
• تابع عناصر العمل من خلال إنشاء التقارير والتعقب في سير العمل.

بغض النظر عن الصناعة ، لكل عمل أهداف طويلة وقصيرة المدى. لكن كيف تترجم هذه الأفكار إلى العالم الحقيقي؟

باستخدام عناصر العمل ، يمكنك نقل هذه الأهداف إلى أسفل في تفاصيل المعالم الفردية.

وهذا يجعلها أكثر قابلية للتحقيق حيث أن لكل شخص مجموعة من الاتجاهات للوصول بفريقك إلى المكان الذي تتخيله بالضبط.

إذا كنت تريد اتخاذ إجراء أو تعلم كيفية تغيير الأداء ، فيمكن أن تساعدك BetterUp. يمكن لمدربينا مساعدتك على تحسين قدرتك على إدارة المهام والأشخاص للحصول على أفضل النتائج.