القدرة على تفويض المهام هي مهارة قيادية حاسمة. يحتاج المديرون الفعالون إلى معرفة كيفية التفويض وما يمكنهم فعله لضمان النجاح. لكن فعل التفويض قول أسهل من فعله.
يواجه المديرون صعوبة في التفويض لأسباب متنوعة.
- يتطلب الوثوق بفريقك
- قد يكون من الصعب التخلي عن المشاريع التي تمتلكها من أفكارهم
- يتطلب دورات تغذية راجعة أكثر مما تتطلبه عندما تقوم بالعمل بنفسك
مخاوف مثل هذه صحيحة ومفهومة. قد تكون مشاركة الليجو صعبة. ولكن معرفة كيف ومتى تفوض عملك يمكن أن يكون منقذًا على المدى الطويل.
فلنتحدث عن أهمية التفويض وطرق تطوير مهارات التفويض الأساسية لنجاح القائد الفعال.
ماذا يعني التفويض؟
التفويض هو عملية تعيين المهام لأعضاء آخرين في فريقك. يحسن الكفاءة ويقلل العبء على أكتافك. إنها أيضًا طريقة رائعة لتطوير الآخرين وتحرير نفسك لمزيد من العمل الاستراتيجي.
فوائد التفويض
تقاسم المسؤولية عن إنجاز المهام له العديد من النتائج الإيجابية للفرق والمؤسسات.
يساهم التفويض في ثقافة تنظيمية تقوم على الثقة والتمكين. في المؤسسات عالية الثقة ، يركز المديرون على الشخص بأكمله ، ويشجعون موظفيهم على النمو مهنيًا وشخصيًا.
إنها تمنح الموظفين الاستقلال في كيفية صياغة وظائفهم وإدارة وقتهم وإنجاز مهامهم.
يوضح البحث الذي أجراه Paul J Zak أن الموظفين الذين يعملون في مؤسسات عالية الثقة قد تحسنوا:
- الرضا الوظيفي
- التفاعل
- الأداء
على المستوى الفردي ، أنت كقائد ستستفيد أيضًا من تحسين راحتك بالتفويض.
ستجد أن لديك المزيد من الوقت في التقويم الخاص بك وفرصًا متزايدة للعمل الاستراتيجي. سيكون لديك أيضًا رؤية أكبر وضغط أقل.
أهمية التفويض
على المستوى الأساسي ، التفويض هو إسناد العمل للآخرين. يحدث التفويض بشكل متكرر عندما تقوم بتعيين عمل يمكنك القيام به بنفسك إلى شخص آخر في فريقك.
عندما تقوم بالتفويض ، فإنك تُظهر الثقة عن طريق نقل الملكية الأساسية للعمل إلى شخص آخر.
هذا يجعل التفويض نشاطًا تعاونيًا. أنت ، كقائد ، تظل مشاركًا في الإشراف على جودة العمل وحسن توقيته.
تزدهر المنظمات عندما ينجح القادة في التفويض. عند حدوث التفويض ، تتم مشاركة المهام والسلطات بين الأفراد والفرق.
تظهر الأبحاث أن التفويض مرتبط بشدة بـ:
- الفعالية التنظيمية
- تقليل التوتر
- زيادة الحافز
- الرضا الوظيفي
ينمو التفويض أيضًا ويطور موظفيك من خلال منحهم مسارات تعلم لصقل المهارات الحالية والجديدة.
أنت توسع نقاط القوة والقدرات لفريقك من خلال التفويض المناسب.
التفويض هو أيضًا جزء من رحلة القيادة لكل شخص. يؤدي تحويل تركيز الموظف من مساهم فردي إلى مدير من خلال التفويض إلى توفير المزيد من الوقت لهم للقيام بعمل على مستوى أعلى. ستساعدهم هذه التجربة على التقدم في حياتهم المهنية.
لماذا يصعب على بعض الأشخاص التفويض؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل حتى القادة الجيدين يجدون صعوبة في التفويض. أثناء قراءة القائمة أدناه لأسباب عدم التفويض ، لاحظ أي منها ينطبق عليك.
- الوقت . ضيق الوقت هو السبب الأكثر استخدامًا لعدم التفويض. إنه يمثل الاعتقاد بأن التفويض إلى شخص آخر يستغرق وقتًا أطول من القيام بالعمل بأنفسهم. خاصة عندما تكون المواعيد النهائية ضيقة ، فمن المرجح أن تشمر عن سواعدك وتقوم بالعمل بنفسك.
- الهوية . على مر السنين ، استثمرت في مجال خبرتك ومجموعة مهاراتك الفنية. غالبًا ما يربط المديرون الجدد هويتهم وشعورهم بالقيمة في المكتب بكونهم مساهمين فرديين منتجين.
- المرفق العاطفي . بعض الناس ببساطة مستثمرون عاطفيًا جدًا في العمل لتعيينه إلى شخص آخر. على سبيل المثال ، لديك بالفعل رؤية في ذهنك للمنتج النهائي ، ولا تريد أن يأخذها شخص آخر في اتجاه مختلف.
- الشعور بالذنب . قد تشعر بالذنب عند تكليف العمل بزملائك المشغولين ، خاصةً عندما لا تكون لديك سلطة موضعية عليهم. الشعور بالذنب قوي - لا أحد يريد أن يشعر وكأنه يفرغ من العمل على زملاء عمل مشغولين بالفعل.
- الثقة. قد يكون هناك شخص (أو شخصان) في فريقك لا تثق به لتنفيذ المهام. ربما ليس لديهم مستوى المهارة المطلوب بعد أو لم يؤدوا توقعاتك في الماضي. قد لا تدرك حتى أنك لا تثق بفريقك. خلاصة القول ، خاصة بالنسبة للمشاريع المهمة ، يثق الكثير من الناس في أنفسهم للقيام بعمل ممتاز أكثر مما يثقون في الآخرين.
- الخوف من الفشل. الخوف من الفشل محرك نفسي للعديد من القرارات في مكان العمل. قد تشعر أن أفضل طريقة لتجنب احتمال الفشل هي القيام بالعمل بنفسك.
- السلطة. قد تتجنب التفويض لأنك غير مرتاح باستخدام سلطتك الموضعية. قد يكون من الصعب التخلي عن سلطة اتخاذ القرار. هذا شائع بشكل خاص عندما يتم ترقية شخص ما حديثًا ويشرف الآن على الأشخاص الذين اعتادوا أن يكونوا أقرانهم.
- المكافآت. غالبًا ما يبلغ أولئك الذين في الإدارة الوسطى عن تقييمهم ومكافأتهم على مساهماتهم في العمل أكثر من مهاراتهم الإدارية. عندما لا يدعم مديرك أو يعترف بجهودك في التفويض ، فقد يكون من الصعب تحديد الأولويات.
كيفية التفويض (وكيف لا)
دعونا نلقي نظرة على ست ممارسات تفويض فعالة وست ممارسات يجب تجنبها:
ممارسات التفويض الفعالة
- أبلغ بوضوح من يتم تكليفه وما هي المهام ولماذا
استخدم اجتماعات فردية واجتماعات الفريق لتوضيح الأهداف الفردية والجماعية وتوزيع العمل بين أعضاء الفريق. حاول أن تحقق أفضل تطابق بين المهام والأفراد لتعزيز المشاركة. قدم جميع المعلومات والتعليمات التي يحتاجها الشخص للمهمة. حدد بوضوح معايير الإنجاز بحيث يكون واضحًا عندما تكتمل المهمة ونجاحها. - قم بتمكينهم ودعمهم على طول الطريق.
دع أعضاء فريقك يعرفون أنك متواجد ورحب بالأسئلة والتوضيحات. تقديم ملاحظات بناءة وإرشادات وتصحيح المسار بطريقة محترمة. - قم بالمرونة لما يحتاجه الموظف.
كل شخص في مرحلة مختلفة من تطوره المهني وسيتطلب شيئًا مختلفًا عنك. - حمّل الأشخاص المسؤولية.
التفويض يعني أنك قمت بنقل سلطة المهمة إلى شخص آخر. لكن كقائد ، لا يزال يتعين عليك تحميلهم المسؤولية. في بعض الأحيان ، يمكن أن يصبح القادة "غير قادرين على التدخل" ويبتعدون كثيرًا عن عمل موظفيهم. - امنح نفسك مكافأة فورية.
أسهل مكافأة هي الوقت. على سبيل المثال ، إذا قمت بتفويض اجتماع أسبوعي لشخص آخر ، فلا تدع اجتماعًا آخر يستغرق تلك الساعة. حدد هذا الوقت في التقويم الخاص بك للعمل على مشروع مهم بالنسبة لك أو سيمنحك فرصة للتألق.
ممارسات التفويض لتجنب
- لا تقم بالإدارة الدقيقة.
امنح أعضاء فريقك الوقت والمساحة للقيام بالعمل وتجنب تسجيل الوصول كثيرًا. إذا شاركت في إنشاء جداول اجتماعات وتواريخ استحقاق في البداية ، فلن تحتاج إلى إدارة العملية بالتفصيل. - لا تسترجع العمل بعد تفويضك له.
حتى لو لم تسر الأمور على ما يرام ، التزم بالشخص واطلب مستوى دعمك. - لا تركز على الجانب السلبي.
السماح للفواق والفشل الصغير. حافظ على الأجواء الإيجابية ، وتأكد من أنك لا تسحق الحماس. - لا تنغلق على الأفكار الجديدة أو الطرق الجديدة لإنجاز العمل.
التفويض يعني نقل ملكية المصنف إلى شخص آخر. سيكون منتجهم النهائي مختلفًا عما كنت ستفعله. احتضان تنوع الأفكار والسماح للتعبير الإبداعي للتألق. - لا تقدم عمل الآخرين على أنه عملك أو بدون الإسناد المناسب.
تحلى بالشفافية بشأن من يقوم بالعمل وامنحهم الفضل بالاسم في الاجتماعات والاتصالات الكتابية. - لا تتخلى عن نفسك.
أن تصبح خبيرًا في التفويض هي رحلة متقطعة.
حتى مع 20 عامًا من الخبرة القيادية ، لا يزال من الممكن ظهور تحديات التفويض.
وقت التفويض
يجد الكثير من الناس أنفسهم مثقلين بالأعباء في محاولة "القيام بكل شيء". لهذا السبب حددنا العوائق التي تمنعك من التفويض الفعال. الآن يمكنك البدء في التقليل منها من خلال التدرب.
للبدء ، ضع في اعتبارك هذه المرات الثلاث عندما يكون التفويض فكرة جيدة:
- حدد مهمة قمت بها مرات عديدة بحيث لم تعد تمثل تحديًا فكريًا جديدًا أو فريدًا لك. ما تشعر أنه لا داعي له بالنسبة لك قد يكون فرصة نمو لشخص آخر في فريقك.
- افتح التقويم الخاص بك وانظر إلى اجتماعاتك الأسبوعية الدائمة. ما الاجتماعات التي تحضرها والتي يحضرها أيضًا واحد أو أكثر من مرؤوسيك المباشرين؟ اسأل نفسك عما إذا كان بإمكانهم العمل في هذا الاجتماع بدونك ، مع توفير ساعة من وقتك كل أسبوع.
- قم بمراجعة قائمة المهام الخاصة بك للعناصر التي تقوم بها والتي تندرج تحت الوصف الوظيفي لأحد أعضاء فريق العمل لديك. قد تفعل شيئًا - أو أشياء كثيرة - يجب أن يتم ذلك كجزء من وظيفة شخص آخر.
4 مهارات للتفويض الفعال
عند ممارسة فن التفويض ، سوف تستدعي عددًا من نقاط قوتك وكفاءاتك.
- التمكين. نحن نعرّف التمكين بأنه السلطة أو السلطة التي يتم نقلها إلى شخص ما للقيام بشيء ما. كل مرة تفوض فيها فرصة لاستدعاء قدرتك على تمكين الآخرين.
- التدريب . يمكنك تطوير مهاراتك في تدريب الزملاء والقيادة من خلال التفويض. أنت تستخدم المحادثات لتشجيع الأداء يوجه فريقك ، وتمكين نموهم الوظيفي.
- محاذاة . من خلال توضيح الأدوار والمهام ، فإنك تساعد فريقك على تحقيق التوافق مع الأهداف التنظيمية الأكبر.
- بناء العلاقة . يتضمن التفويض بطبيعته العلاقات مع الآخرين. من خلال عملية التفويض ، أنت تتعاون وتختبر التبادلية وتبني علاقات عمل جيدة.
تحديات التفويض الشائعة
إذا كنت لا تفعل ذلك في كثير من الأحيان ، فإن التفويض يمكن أن يبدو وكأنه صراع.
ذلك لأن التفويض عمل شاق لعدة أسباب. يشعر بعض الأشخاص بالارتباك ولا يمكنهم التخلي عن المهمة حقًا.
إنهم يريدون أن يفعلوا كل شيء بأنفسهم للتأكد من أنه يلبي معاييرهم.
ومع ذلك ، لا يمكن للأنشطة التجارية التوسع بهذه الطريقة ، وليس من الواقعي التفكير في أنه يمكنك فعل كل شيء. يتفق معظمهم مع هذا البيان ، فلماذا يصعب التفويض؟
هناك الكثير من العقبات التي يمكن أن تجعل التفويض عملية صعبة. وتشمل هذه الأخطاء في المنتج النهائي ، وإرباك الموظف ، وصعوبة استثمار الوقت.
تساهم بعض العوامل الأخرى في فشل التفويض أيضًا. تعزو Harvard Business Review الافتقار إلى التفكير النقدي والمبادرة والجودة والسرعة إلى الأسباب الرئيسية الأربعة لفشل التفويض.
دعونا نلقي نظرة على بعض التحديات الرئيسية التي قد تضطر إلى التغلب عليها عند التفويض.
إذا لم يتم تنفيذ المهمة بشكل صحيح
التجربة الأكثر إحباطًا بشأن التفويض هي عندما تفعل كل شيء بشكل صحيح ، لكن المشروع الذي تفوضه لا يفي بالمعيار الذي تحتاجه.
هذه واحدة من أكبر المخاوف المرتبطة بالتفويض.
لمواجهة هذا التحدي ، خذ الوقت الكافي لإعطاء تعليمات مناسبة وشاملة. امنح موظفك الوقت لطرح الأسئلة والإجابة بدقة.
قدم الكثير من الأمثلة والنصائح التي يمكن للموظف استخدامها أثناء إكمال المهمة.
تأكد من عدم التسرع في هذه الخطوة.
يعد تقديم إرشادات شاملة أمرًا بالغ الأهمية لضمان وضع الأساس لمشروع ناجح في مكانه الصحيح ، كما أنه يقلل من مخاطر عدم تنفيذ المهمة بشكل صحيح.
الموظف يرهق
لا يعرف الجميع ما الذي يشتركون فيه عندما يقبلون مهمة جديدة.
من الضروري إعداد الموظف الذي تفوض إليه قبل بدء المهمة. سيساعدهم هذا على تعديل توقعاتهم والتخطيط وفقًا لذلك لتجنب الإرهاق.
تحقق بشكل دوري واسأل عما إذا كان الموظف بحاجة إلى أي مساعدة إضافية. هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يعملون فيها في هذا النوع من المشاريع. سيساعد هذا في مواجهة التهديد بإغراقهم.
يمكن أن يغرس هذا الثقة فيهم لإكمال المهمة وفقًا لمواصفاتك.
يستغرق التفويض وقتًا طويلاً
في بعض الأحيان ، قد يبدو أنه من الأفضل أن تقوم بمهمة بنفسك.
في هذه الحالات ، يجب أن تزن الوقت الذي ستستغرقه للقيام بذلك والوقت الذي ستستغرقه لشرح التعليمات للموظف.
كما ذكر أعلاه ، فإن المكون التعليمي للتفويض أمر بالغ الأهمية. يجب أن تكون دقيقًا وأن تأخذ الوقت الكافي لشرح ما تبحث عنه.
ومع ذلك ، يمكن أن تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى تثقيف أو تعليم شخص ما كيفية القيام بشيء ما.
هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان تقييم تكاليف الوقت المرتبطة بالتفويض قبل الذهاب إليه.
الأفكار النهائية حول تفويض المهام
من المحتمل أن يكون لديك انتكاسات في التفويض. في هذه الأوقات ، ضع في اعتبارك الغرض الأعلى من التزامك بتفويض المهام.
ذكّر نفسك بالأهداف المهنية التي تحققها بالتخلي عن عملك السابق. يتم استخدام مهاراتك كقائد أفضل من استخدامك كمساهم فردي.
يمكنك أيضًا طلب التعليقات من أعضاء الفريق والمديرين وزملاء العمل حول كيفية تحسين مهارات التفويض. قد يكونوا قادرين على رؤية الفرص المتاحة لك لتكون أكثر فعالية مع تفويضك.
أخيرًا ، حاول تجنب الوقوع في الفخ المعرفي للاعتقاد بأن الأمر سيستغرق وقتًا أقل للقيام بالعمل بنفسك. قياس الوقت الذي يتم توفيره من خلال التفويض على المدى الطويل وليس على المدى القصير.
يمكن أن يساعدك التفويض في تمكين الموظفين وتطوير علاقات أفضل معهم. ضع في اعتبارك العمل مع BetterUp لمساعدتك في تعلم كيفية تفويض المهام بشكل فعال.
