إلهاء! إنه يصيبنا جميعًا بطريقة أو بأخرى. في العمل ، في المنزل ، في محل البقالة ، وحتى عندما نكون في أكثر لحظات الزين لدينا ، نتأمل. هل من المدهش حقًا أننا مشتتون جدًا؟ أراهن الآن ، أثناء قراءة هذا المقال ، أنك تفكر في الغسيل الذي يجب القيام به ، وما الذي ستأكله على العشاء الليلة ، هل يمكنك ترك ورديةك في الوقت المحدد لاصطحاب الأطفال من المدرسة ، هذا البريد الإلكتروني الذي أرسله زميلك أنت تعد إلى عشرة ، وبالطبع رئيسك في العمل "يتنفس من عنقك" ، سواء شخصيًا أو خلال اجتماع MS Teams.
تشيع مصادر التشتيت الانتباه في عالم اليوم الأسرع إيقاعًا والمليء بالبيانات والمحفز بصريًا. بالنسبة للبعض ، فإن ذلك يمثل ضبابية الحدود للعمل عن بعد ، وبالنسبة للآخرين ، فقد أضاف عدد لا يحصى من وسائل التشتيت الانتباه إلى حياتنا اليومية ؛ لا عجب أن الحفاظ على التركيز في العمل يمثل تحديًا أكثر من أي وقت مضى.
لماذا يعد التشتيت مشكلة؟
تشير دراسة حديثة أجرتها وحدة المعلومات الاقتصادية إلى أن 53٪ فقط من الموظفين يقضون أكثر من ساعة مركزة بالكامل في مهمة على مدار يوم عمل عادي وأن 28٪ من وقت العمل يضيع بسبب الانحرافات سنويًا.
إذا أخذنا جزءًا من هذا الإنتاج الضائع ، من خلال النظر فقط إلى القوة العاملة الفيدرالية ، التي تضم أكثر من مليوني موظف ، باستثناء العسكريين والمتعاقدين في الخدمة الفعلية ، فإن خسارة وقت العمل هذه تضيف ما يقرب من 582 ساعة ضائعة لكل موظف سنويًا. هذا أكثر من 1.1 مليار ساعة (نعم ، تقرأ هذا صحيحًا ، 1.1 مليار) ساعة سنوية من الإنتاجية المفقودة. يبدو معنى الإنتاجية مختلفًا بالنسبة لأنواع مختلفة من الأدوار ، ولكن غالبًا ما يُترجم فقدان الإنتاجية إلى عمل مهم لا يتم إنجازه في الوقت المحدد أو بالطريقة الصحيحة.
على الرغم من أنه من المغري تطبيق تكلفة من حيث ساعات الإنتاج الضائعة ، فإن الطريقة التي تغزو بها عوامل التشتيت كل ساعة ودقيقة ، والتخلص من تركيزنا وتدهور جودة وفعالية العمل على مدار اليوم بأكمله من المحتمل أن تكون أكثر تكلفة بكثير. ضع في اعتبارك كيف يمكن ترجمة 28٪ من وقت العمل المذكور أعلاه إلى تشتت 17 دقيقة من كل ساعة أو فقدان تركيزك كل 42 ثانية. يصبح نقص التركيز منتشرًا.
الآثار المترتبة على تشتت انتباه القوة العاملة الحكومية
الأمر الأكثر إثارة للقلق هو أن هذه الانحرافات اليومية يمكن أن يكون لها تداعيات محتملة على الأمن القومي. لقد وجدت الدراسات أن عدم التركيز يمكن أن يؤدي إلى أخطاء وحوادث وإصابات للموظفين وزملائهم والجمهور.
فكر في التأثير المحتمل إذا أخطأ ضابط أمن النقل المشتت انتباهه في مطار رئيسي سكينًا أو مسدسًا أو عقاقير تم وضعها في خط اليد. في عام 2021 ، صادرت وزارة الأمن الداخلي (DHS) وكالة أمن النقل (TSA) ما يقرب من 5700 قطعة سلاح ناري - وهو أكبر عدد على الإطلاق في تاريخ الوكالة. بالنسبة إلى TSA ، فإن أي إلهاء ، مهما كان صغيراً ، يمكن أن يكون له آثار مدمرة على المسافرين.
ربما يكون الأمر الأكثر صعوبة ، هو أن متوسط يوم وكالة الحدود والحماية الجمركية الأمريكية شمل معالجة ما يقرب من 500000 راكب ومشاة ، وحوالي 90.000 شاحنة وسكك حديدية وحاوية بحرية ، و 160.000 مركبة مملوكة للقطاع الخاص واردة بقيمة 7.6 مليار دولار من المنتجات المستوردة. وشمل متوسط اليوم نفسه أيضًا أكثر من 1700 عملية اعتقال ، ومصادرة 4700 رطل من المخدرات ، ومصادرة 342 ألف دولار من العملات غير المشروعة و 9 ملايين دولار من المنتجات التي تنتهك حقوق الملكية الفكرية.
يتطلب القيام بالعمل بشكل جيد التركيز والاهتمام بالتفاصيل. مرة أخرى ، تخيل العواقب إذا كانت هذه القوة العاملة التي تضم أكثر من 64000 رجل وامرأة مشتتة وغير مركزة لمدة 28٪ من متوسط يومهم.
في الواقع ، تشير أبحاث BetterUp إلى أن القدرة على تركيز أفكار الفرد على أولوياته الحالية هي المحرك السلوكي الأعلى للإنتاجية كما هو موضح في الرسم البياني أدناه. يُعد التركيز المحسّن أيضًا أعظم فرصة تطوير فردية عبر أعضائنا ، بما في ذلك أولئك الذين نعمل معهم داخل الحكومة الفيدرالية.
كيف يركز التدريب على الفوائد والإنتاجية
قبل الانضمام إلى منصة BetterUp ، يكمل الأعضاء تقييمًا بناءً على نموذج الشخص الكامل ™ الذي يقيس العقليات والمهارات والسلوكيات والنتائج عبر 31 بُعدًا فرعيًا يمكن تطويرها من خلال التدريب.
في الأساس (التدريب المسبق) ، ركز كانت فرصة للتطوير لأكثر من 53٪ من أعضاء الحكومة الفيدرالية - وكانت درجاتهم الإجمالية عند التركيز أقل بنسبة 26٪ من متوسط BetterUp عبر الصناعة. بعد العمل وجهًا لوجه مع مدرب BetterUp المخصص ، تحسن التركيز بين أعضاء الحكومة الفيدرالية بنسبة 85٪ . أكثر من نصف هذه المجموعة لم يعد يعتبر التركيز فرصة للتطوير.
نظرًا لأن التركيز هو المحرك السلوكي الأعلى للإنتاجية ، فليس من المستغرب أن تتحسن الإنتاجية بنسبة 17٪ بين جميع أعضاء حكومة BetterUp الفيدرالية و 60٪ لأعضاء الحكومة الفيدرالية الذين بدأوا بها كفرصة للتنمية.
تشمل فوائد التدريب للأفراد (على سبيل المثال لا الحصر):
- تحسين التأمل والوعي الذاتي
- مساحة آمنة لاكتساب منظور وممارسة مهارات جديدة
- تجديد الإحساس بالهدف والتركيز والوضوح
- قدر أكبر من المساءلة لإحراز تقدم في الأهداف
تعرف على المزيد حول كيف يساعد التدريب على التركيز والإنتاجية.
كيف تساعد نفسك وفريقك
في حين أن معظم الأشخاص (76٪) في دراسة وحدة المعلومات الاقتصادية لعام 2020 يعتقدون أن مسؤولية تقليل الانحرافات والحفاظ على التركيز أمر متروك للفرد لإدارته ، فليس كل موظف ، خاصة داخل القوى العاملة الفيدرالية ، لديه إمكانية الوصول إلى التدريب المهني. مع وضع ذلك في الاعتبار ، حدد فريق علماء السلوك في BetterUp العديد من الإجراءات القائمة على الأدلة والتي يمكن للأفراد والقادة تنفيذها للمساعدة في تحسين التركيز والإنتاجية والفعالية في نهاية المطاف.
تحسين تركيزك
- تقليل عوامل التشتيت في بيئة عملك: لا يقتصر الأمر على كون عوامل التشتيت مكلفة بالنسبة للمهمة العاجلة ، بل إن الانقطاعات وتبديل المهام تستنزف مواردك الذهنية وطاقتك. هذا لا يعني أنك بحاجة إلى التعافي وإعادة التركيز على عملك فحسب ، بل تتعب نفسك أيضًا من القيام بذلك. النتائج؟ حلقة مفرغة من الحواجز التي تحول دون التركيز والإنتاجية. فيما يلي بعض الطرق لتقليل الانحرافات وتحسين تركيزك أثناء تواجدك في المكتب أو مكان العمل (بما في ذلك العمل عن بُعد):
- ضع هاتفك بعيدًا حتى لا تشتت انتباهك بالرسائل النصية.
- كتم صوت الوسائط الاجتماعية وإشعارات الاتصالات الداخلية. عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بإيقاف تشغيل إشعارات الرسائل والامتناع عن التحقق من البريد الإلكتروني لإكمال مهام محددة.
- تخلص من الضوضاء المحيطية باستخدام سماعات إلغاء الضوضاء أو الاستماع إلى الموسيقى (ويفضل بدون كلمات). يظهر كلاهما للمساعدة في التركيز والمعالجة المعرفية.
- احتفظ بوقت التركيز المخصص واحترمه من خلال جدولة مجموعات "عدم الاجتماع" في تقويمك.
- اتخذ قرارات تدعم صحتك الجسدية: أجسادنا وعقولنا مرتبطة ارتباطًا وثيقًا. لهذا السبب من المهم أن تفعل كل ما بوسعك للحفاظ على صحتك الجسدية و / أو تحسينها. على الرغم من أن الاعتناء بنفسك قد لا يبدو كإجابة واضحة ، إلا أن الراحة والنشاط البدني والنظام الغذائي المغذي هي عوامل تعزز التركيز والإنتاجية.
هناك طرق لا حصر لها لتعزيز صحتك الجسدية ، ولكن إليك بعض الطرق البسيطة لاتخاذ الإجراءات: - ابقَ رطبًا جيدًا وتناول وجبة خفيفة صحية - ما تأكله له تأثير على كيفية عمل عقلك. استهلك بشكل استباقي مصادر صحية للطاقة على مدار اليوم لتحسين التركيز والمساعدة في تجنب الرغبة الشديدة في تناول السكر والأطعمة المريحة.
- تدرب على تمارين التنفس واليقظة
- نم جيدًا! توصي مؤسسة النوم الوطنية معظم البالغين بالحصول على ما بين 7-9 ساعات من النوم كل ليلة.
- خطط وأخذ فترات راحة جيدة التوقيت. تشير الأبحاث إلى أن التركيز والأداء يتأثران بدون فترات راحة مقصودة وأن حتى فترات الراحة القصيرة (حوالي 30 ثانية) تساعدك على العودة إلى العمل بعقل أكثر تركيزًا.
- جرب تمارين إطالة قصيرة - ربما أثناء إحدى فترات الراحة! تقلل الإطالة من الشعور بالإرهاق وتحسن قدرتك على التركيز على المدى القصير.
- مارس التمارين أو النشاط البدني بانتظام. تشير الأبحاث إلى أن التمارين المنتظمة تعزز مستويات الدوبامين والنورادرينالين والسيروتونين في الدماغ ، والتي بدورها تؤثر على التركيز والانتباه والحدة العقلية.
- حدد الأهداف وأنشئ قوائم الأولوية: لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح والتركيز ، حدد أهدافًا واضحة ومنظمة وقم بإنشاء قوائم أولويات مفصلة. بعض الإجراءات التي يمكنك اتخاذها لدعم هذا هي:
- رتب أولويات عملك وحدد أهدافًا معقولة لكل يوم. إحدى أدوات تحديد الأولويات المفيدة هي مصفوفة أيزنهاور (مهمة عاجلة)
- قسّم الأهداف إلى مكونات أو أهداف صغيرة.
- اكتب المهام الحرجة لكل ساعة ، إذا كان ذلك مناسبًا. ضع في اعتبارك استخدام مجموعات التقويم لإملاء ما يجب أن تعمل عليه في فترة زمنية معينة واختبر تقنيات حظر الوقت للحد من مقدار الوقت المخصص لمهمة أو مشروع واحد.
- تفويض المهام. التفويض يعني إسناد العمل الذي تقوم به إلى شخص آخر في فريقك.
التفويض هو أحد أصعب المفاهيم بالنسبة للمدراء الجدد ، حيث غالبًا ما يتم ترقيتهم أو الاعتراف بهم لمساهماتهم الفردية. ومع ذلك ، لا يؤدي التفويض إلى تحسين الكفاءة وتقليل عبء العمل الإجمالي فحسب ، بل إنه يظهر أيضًا الثقة ويساعد في تمكين الآخرين وتحفيزهم. اعتمادًا على وكالتك ونوع العمل ، هناك عدة طرق لتفويض المهام والمسؤوليات بفعالية.
تحسين تركيز فريقك
- زيادة شعور الموظفين بالاستقلالية: وهذا يشمل تزويد الأفراد بمستوى معين من التحكم أو اتخاذ القرار بشأن أفعالهم ومشاريع العمل وجدول العمل. يؤدي الشعور بالاستقلالية والتحكم في عمل الفرد إلى المشاركة والمشاركة ، ويؤدي إلى الابتكار ، ويزيد من الرضا الوظيفي بشكل عام.
الأمر الصعب في توفير إحساس بالسيطرة هو أنه لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع في مختلف الوظائف. على سبيل المثال ، قد يعني التحكم في الجدول الزمني للفرد مرونة الجدول بين الأفراد المعفيين أو العاملين في مجال المعرفة ، في حين أنه يمكن أن يظهر في شكل اتساق الجدول الزمني وإمكانية التنبؤ لعمال الورديات.
وبالمثل ، فإن منح الموظفين السيطرة على جميع جوانب عملهم أمر غير ممكن ، خاصة عندما تكون في منصب قيادي في الخطوط الأمامية. يجب أن تكون الورديات مزودة بالموظفين ، ويجب إكمال مهام محددة ، ويجب أن يكون الموظفون حاضرين فعليًا في مواقع معينة. ومع ذلك ، فإن إدراك ما يجب أن يكون صارمًا في دور الفرد يمكن أن يساعد في رفع الوعي إلى حيث يوجد مجال ليكون أكثر مرونة. قم بتمكين الموظفين من خلال منحهم مزيدًا من التحكم حيث يمكنك ذلك. - توضيح الدور: في حين أن وضوح الدور قد يبدو متعارضًا مع الاستقلالية ، فإن الافتقار إلى الوضوح يضعف القوة وغير مرضي. تشير الأبحاث إلى أن الغموض في الدور يؤدي في النهاية إلى الإحباط وعدم الإنتاجية لأن الموظفين غير قادرين على تحديد ما يجب العمل عليه بشكل فعال والاتجاه الذي يجب أن نسير فيه. وكقادة ، تقع على عاتقنا مسؤولية تحديد أدوار أعضاء الفريق بشكل واضح والتواصل مع توقعات الأداء. هذا يؤسس حواجز حماية استقلاليتهم.
- إنشاء قواعد الاتصال :لا يوجد عامل تشتيت الانتباه في القوى العاملة اليوم أكثر من التدفق المستمر للاتصالات:رسائل البريد الإلكتروني ورسائل MS Teams والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية والمزيد. كقائد ، يمكنك وضع معايير للتواصل بشكل صريح وضمني.
- صراحة ، امنح الآخرين الإذن لحماية وقتهم وتعزيز تركيزهم. تتضمن الأمثلة:
- مناصرة "وقت التركيز" لتثبيط أو منع فحص الاتصالات الرقمية
- وضع إرشادات حول الاتصالات غير المتزامنة بحيث يمكن إرسال الرسائل والبريد الإلكتروني دون توقع استجابة فورية
- ضع إرشادات لكيفية استخدام قنوات الاتصال المختلفة. على سبيل المثال ، ما هي قنوات الاتصال (على سبيل المثال ، البريد الإلكتروني) المستخدمة لأي أغراض وما هي الإرشادات الخاصة بالتردد والاستجابة؟
- اطلب تعليقات حول كيفية تحسين تواصل الفريق وإجراء التعديلات حسب الحاجة
- صراحة ، امنح الآخرين الإذن لحماية وقتهم وتعزيز تركيزهم. تتضمن الأمثلة:
-
- ضع المعايير ضمنًا من خلال تقديم السلوك الذي ترغب في أن يظهره الآخرون. تتضمن الأمثلة:
- جدولة اتصالاتك الرقمية (مثل البريد الإلكتروني ورسالة MS Teams وما إلى ذلك) لإرسالها خلال ساعات العمل العادية
- تسمية الاتصالات الرقمية بوضوح بأنها "عاجلة" أو "ليست عاجلة" لمساعدة الآخرين في تحديد الأولويات
- اعقد اجتماعات الحشد أو اجتماعات "الوقوف" الأخرى في بداية الوردية أو بداية اليوم
- ضع المعايير ضمنًا من خلال تقديم السلوك الذي ترغب في أن يظهره الآخرون. تتضمن الأمثلة:
- ممارسة القصد والرعاية الذاتية: يحدد القادة أسلوب سلوك الفريق والمنظمة. تمامًا كما يشير إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها خارج ساعات العمل العادية إلى أن التقارير المباشرة الخاصة بك يجب أن تفعل الشيء نفسه ، أو تعدد المهام بشكل مرئي أو عدم التواجد أثناء الاجتماعات يمنح الآخرين الإذن للقيام بذلك.
كن مقصودًا بشأن السلوكيات والقيم التي تمثلها. كن نموذجًا قويًا للطريقة التي تتوقع أن يظهر بها الآخرون في العمل وأنفسهم. بدلاً من إملاء السلوكيات المرغوبة ، شجع الآخرين على الاعتناء بأنفسهم. تأكد من أنك تعتني بنفسك بشكل واضح ومستمر!
اتخذ إجراءً
لن نتمكن أبدًا من التخلص من كل إلهاء. مثل الإجهاد ، إنه جزء من حياتنا الحديثة. ومع ذلك ، يمكننا أن نتعلم كيفية التعرف على ما يصرف انتباهنا واستخدام بعض الأدوات الأساسية لمساعدتنا على التعافي بسرعة أكبر من تلك الانحرافات.
التدريب هو مجرد طريقة واحدة ، وإن كانت فعالة بشكل لا يصدق ، لمساعدتنا على تعلم كيفية إدارة الانحرافات قبل أن تصبح منهكة أو تؤدي إلى نتائج مدمرة. لمزيد من المعلومات حول كيفية التسجيل في BetterUp Coach ، اطلب إحاطة.
حول المؤلفين
أنجيلا بيلي ، SES المتقاعدة و DHS CHCO السابق. بدأت أنجي حياتها المهنية في إدارة الضمان الاجتماعي ، وحصلت على بكالوريوس وماجستير في القيادة ، وأصبحت رئيسة قسم الموارد البشرية في وزارة الأمن الداخلي في يناير 2016. عملت في وزارة الدفاع كمسؤولة علاقات الموظفين والعمل و مدير الموارد البشرية ، وداخل مكتب الولايات المتحدة لإدارة شؤون الموظفين ، ونائب المدير المساعد للتوظيف والتوظيف ، ومدير مساعد لخدمات الموظفين ، ورئيس العمليات. في الآونة الأخيرة ، أسست Angie AnandaLife، LLC. لمشاركة معرفتها ورؤيتها وخبراتها الحياتية في تحقيق التميز القيادي الشخصي والمهني ، وأن تصبح حافزًا للابتكار ، وإيجاد تماسك العقل والجسد والروح.
مايكل ليتانو ، دكتوراه ، BetterUp AVP ، رؤى الناس | التحليلات السلوكية الحكومية والدولية. الدكتور مايك ليتانو هو نائب مساعد في برنامج People Insights في BetterUp وأستاذ مساعد في الدورات على مستوى الدراسات العليا في جامعة جورجتاون. في BetterUp ، يقود فرق دكتوراه. مستشارو العلوم السلوكية الذين يقدمون المشورة للوكالات الفيدرالية والمنظمات الدولية / العالمية حول أفضل الحلول السلوكية للتحديات التنظيمية. قبل BetterUp ، قام الدكتور Litano ببناء فرق تحليلات واستراتيجيات للأفراد في كل من Capital One و NASA (LaRC). حصل على الدكتوراه. في علم النفس الصناعي والتنظيمي من جامعة Old Dominion في نورفولك ، فيرجينيا في 2016.
