إذا لاحظت سوء التواصل بين زملائك في العمل أو شعرت بأن أعضاء فريقك منهكون ، فقد يكون الوقت قد حان للتغيير. قد تكون ترتيبات العمل عن بعد والمختلطة قد أحدثت تغييرًا في الطريقة التي يتم بها إنجاز العمل لفريقك. ربما حيث كانت المعلومات والأفكار تتدفق ، يعمل الناس الآن بمفردهم.
أنت ترى فريقك فقط في الاجتماعات وتشعر بأنك خارج الحلقة.
إذا كان هذا يبدو مثلك ، فأنت لست وحدك. وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة غالوب ، يوافق 7٪ فقط من العاملين في الولايات المتحدة بشدة على أن الاتصال في مكان العمل مفتوح ودقيق.
كمدير أو قائد ، كيف يمكنك تحسين التواصل في فرقك؟ قد تكون سياسة الباب المفتوح هي الحل.
قد تتساءل ما هو مكان عمل سياسة الباب المفتوح وكيف يمكن أن يساعد فريقي؟ ماذا يعني الباب المفتوح حتى عندما تعمل عن بعد؟
يعتمد مكان عمل سياسة الباب المفتوح على مبدأ واحد بسيط:التواصل المفتوح يحل العديد من القضايا التنظيمية.
تكمن المشكلة في أن المديرين والقادة غالبًا ما يلجأون إلى التواصل المفتوح بعد فوات الأوان. سوف يمدحون الموظف بعد أن يصبح ساخطًا ، أو يحاولون رفع الروح المعنوية بعد تآكل الثقة ، أو التحقيق في انقطاع الاتصال بعد فشل المشروع.
كمدير ، يمكنك الاستفادة من اتباع نهج أكثر استباقية. باستخدام التكتيكات الصحيحة ، يمكنك معالجة مخاوف الموظفين قبل أن يعودوا لدغتك.
واحدة من أفضل الأدوات في ترسانة أي قائد هي سياسة الباب المفتوح. من خلال سياسة الباب المفتوح ، يمكنك فهم شعور أعضاء فريقك عاجلاً ومعالجة المشكلات قبل أن تصبح كبيرة جدًا.
دعنا نتعمق في ماهية مكان عمل سياسة الباب المفتوح ، وكيف يمكنك تطبيقه بدءًا من اليوم.
ما هي سياسة الباب المفتوح في مكان العمل؟
على المستوى الأساسي ، تعني سياسة الباب المفتوح في مكان العمل أنك تبقي باب مكتبك مفتوحًا أثناء العمل. الباب المفتوح هو دعوة للآخرين للدخول.
لكن هذه السياسة أعمق قليلاً ، خاصة وأن جائحة COVID-19 جعل الذهاب إلى المكتب أقل شيوعًا.
سياسة الباب المفتوح الفعالة هي سياسة اتصال تفضل الشفافية وتجعل المديرين والقادة في متناول الموظفين. لكن ليس من الضروري أن تكون سياسة يتم نشرها عبر المنظمة. بصفتك قائد فريق أو مشرفًا أو مديرًا أو رئيس قسم ، يمكنك وضع سياسة الباب المفتوح الخاصة بك وجعل نفسك في متناول فريقك.
سواء كنت تدير شركة صغيرة ، أو تنتقل إلى مكتب ، أو تعمل عن بعد ، فإن الأمر يتعلق ببناء الثقة والأمان النفسي والريادة بشكل شامل.
هذا يعني أن بابك (ربما المجازي) مفتوح للمحادثة بغض النظر عن مخاوف الموظف. يشجع أعضاء فريقك على التحدث بصراحة وشفافية عن الأشياء التي يعانون منها.
يمكن أن يوجد هذا النوع من الأبواب المفتوحة في أي مكان عمل ، حتى في مكان افتراضي.
يمكن لأي مستوى من المديرين - من الموظفين العاديين إلى كبار القادة - تبني هذه السياسة. بهذه الطريقة ، يمكن للموظفين أن يشعروا بالراحة عند توجيه الأسئلة إلى الشخص الأكثر قدرة على الإجابة. لن تحتاج إلى إرسال شخص ما إلى جحر أرنب بحثًا عن إجابات إذا كان بإمكانه الذهاب مباشرة إلى مشرفه والسؤال.
ما هو الغرض من سياسة الباب المفتوح وما فوائدها؟
سيوفر تطبيق سياسة الباب المفتوح العديد من الفوائد لفريقك. فيما يلي بعض مزايا سياسة الباب المفتوح:
1. تحسين العمل الجماعي
إذا شعر الناس بالراحة عند القدوم إليك بأسئلتهم ، فستنتشر المعلومات الصحيحة من خلال الفريق. عندما يكون هناك عدد أقل من صوامع التواصل ، ستتحسن معنويات الموظفين والعمل الجماعي. سيشعر فريقك بالقدرة على الحصول على الإجابات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.
2. تجنب المشاكل الأكبر
لا يمكنك حل المشاكل التي لا تعرف عنها. من خلال الحفاظ على خط اتصال مفتوح ، يمكن للموظفين إبلاغك بالمشاكل أثناء تطورهم - وليس عندما تخرج الأمور عن السيطرة. يمكن لسياسات الباب المفتوح أن تحمي أصحاب العمل وموظفيهم من الأضرار القانونية والمحتملة الأخرى.
3. مناقشات أكثر صحة وأكثر انفتاحًا
تعمل الأبواب المفتوحة على زيادة ثقة الموظفين ، وتشجيع المناقشات المفتوحة ، وجعل مكان العمل أكثر صحة. سيكون الموظفون أكثر عرضة للإفصاح عن القضايا الشخصية أو مخاوف مكان العمل التي قد تؤثر على أدائهم. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالقضايا المحتملة المتعلقة بالتنوع والشمولية.
عندما يشعر الناس بالأمان ، فإنهم يشاركون المعلومات التي يمكن أن تفيد المنظمة بأكملها. يمكنك أن ترى زيادة تفاعل الموظفين لديك حيث يشعر الأشخاص براحة أكبر في القدوم إلى منزل مديرهم لحل المشكلات.
4. معدلات استبقاء أعلى
عندما تعرف ما هو مكان العمل لسياسة الباب المفتوح ، وتنفذها ، يمكنك تتبع الرضا الوظيفي لموظفيك. بعد ذلك يمكنك التصرف وفقًا لذلك عن طريق إجراء تحسينات أو تغييرات عند الحاجة.
سيؤدي هذا إلى تقليل معدل دوران الموظفين. وهذا يعني المزيد من الإنتاجية ، والمزيد من المعرفة المؤسسية ، وبيئة عمل أكثر إيجابية.
5. مكان أفضل للعمل
الكل يريد أن يشعر بالتقدير والاستماع. يمكن أن تساهم سياسة الباب المفتوح في ثقافة عمل ترحيبية تمكّن فريقك من مشاركة أفكارهم الرائعة.
سياسة الباب المفتوح هي إحدى الأدوات العديدة المتاحة للقائد الفعال. إذا كنت قائدًا تتطلع إلى أن تصبح أفضل ، ففكر في استخدام BetterUp. هدفنا هو مساعدة الناس على تعظيم إمكاناتهم القيادية وبدء تطوير حياتهم المهنية.
تكلفة وجود مكان عمل لسياسة الباب المفتوح
من السهل ملاحظة أهمية سياسات الباب المفتوح في مكان العمل. ولكن ، أثناء تنفيذك لهذه الممارسة ، ضع في اعتبارك العيوب المحتملة.
فيما يلي بعض الجوانب السلبية لوجود مكان عمل لسياسة الباب المفتوح:
1. يمكن أن يضيع الوقت
إنه لمن دواعي التواضع أن يثق الموظفون بك فيما يتعلق بأسئلتهم ومخاوفهم. ولكن إذا لم تكن حريصًا ، فيمكنهم بسهولة أن يأخذوا كل وقتك - خاصة إذا لم تكن أفضل شخص يجيب عليهم. لا يمكنك إهمال واجباتك ومسؤولياتك الأخرى.
2. يمكن أن يؤدي إلى تآكل فريق حل المشكلات
إذا كان أعضاء الفريق يعتمدون عليك كثيرًا ، فقد يتوقفون عن محاولة حل المشكلات بأنفسهم. إنهم يفضلون أن يأتوا إليك لحل الأمور لهم. تذكر تشجيع حل المشكلات بشكل إبداعي داخل الفريق والعمل معهم لتشعر بالقدرة على امتلاك مشاكل أصغر.
3. يمكن للأشخاص تجاهل التسلسلات الهرمية للفريق
يمكن لسياسات الباب المفتوح تسوية سلسلة القيادة. في بعض الحالات ، قد يكون هذا جيدًا. لكن لا ينبغي أن يأتي الناس إليك بمشاكل أكثر ملاءمة لقائد فريقهم.
4. يمكن استخدامه للنميمة أو الافتراء
إذا كان زوج من زملاء العمل في صراع ، فقد يستفيد أحدهما من سياسة الباب المفتوح للتعبير عن الآخر. هذا يمكن أن يولد السمية في مكان العمل. من المهم أن ترى هذا عندما يحدث وأن توضح لفريقك أنك لن تقبل النميمة في مكان العمل. في كتابه "الأعمال الواعية" ، يوصي المدرب التنفيذي فريد كوفمان بعدم سماع أي تعارض من تقرير مباشر ما لم يكن كلا الطرفين في الغرفة (أو Zoom).
كيفية إنشاء سياسة الباب المفتوح
الآن بعد أن أصبحت على دراية بالإيجابيات والسلبيات ، إليك كيفية إنشاء سياسة الباب المفتوح في مكان عملك:
- ضع الحدود. إن وجود سياسة مفتوحة يترك الباب مفتوحًا لسوء المعاملة. بدلاً من ذلك ، كن متعمدًا بشأن مدى توفرك وحدودك. على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة ساعات العمل الجديدة كل أسبوع علنًا وحظر جزء كبير من التقويم الخاص بك ليكون قريبًا من الأسئلة.
- الإبلاغ عن السياسة بوضوح. أخبر فريقك أنه مرحب به للتحدث عن الأسئلة عندما يكون بابك مفتوحًا. ولكن ، إذا كان بابك مغلقًا ، فهذا يعني أنك مشغول.
إذا كان كل فريقك أو جزء منه بعيدًا ، فعليك تطوير إشارات وتوقعات جديدة.- قد تقرر تحديد مواعيد ساعات العمل المفتوحة بانتظام والسماح للأشخاص بالتسجيل للحصول على مواعيد قصيرة خلال تلك الكتلة الزمنية (تتوفر هذه الميزة في العديد من برامج التقويم).
- يمكنك أيضًا استخدام الرموز التعبيرية على Slack و MS Teams أو أدوات الاتصال الأخرى لإعلام الأشخاص بأنك مشغول أو متفرغ - فكر في إنشاء رمز تعبيري "الباب مفتوح" لهذا الغرض فقط.
- قد ترغب أيضًا في كتابة السياسة في مكان ما ليراه الجميع ، كما هو الحال في مستند الإعداد والعملية لفريقك.
- وضح الغرض من السياسة. من المهم توضيح الغرض من السياسة. دع فريقك يعرف أن بابك ليس مفتوحًا للتواصل الاجتماعي أو القيل والقال - إنه للتعبير عن المخاوف أو الأسئلة المتعلقة بالعمل.
- متابعة. عندما تكون السياسة في مكانها الصحيح ، يجب أن تؤجل نهاية الصفقة. مارس التواصل الفعال مثل الاستماع الفعال ولغة الجسد المفتوحة. كن متعاطفًا مع مخاوف الموظفين. إذا لم تفعل ذلك ، فإنك تخاطر بخرق ثقتهم ، ولن يتبنوا السياسة بعد الآن.
أمثلة لمكان العمل لسياسة الباب المفتوح
هناك العديد من الطرق لتهيئة سياسة الباب المفتوح إذا كنت على دراية بالمخاطر والقيود المذكورة أعلاه.
فيما يلي بعض سياسات الباب المفتوح الإبداعية التي يمكن أن تعمل مع أنماط الإدارة وبيئات العمل المختلفة:
المثال الأول: بصفتك أحد كبار المديرين ، فقد تم تعطيل جدولك الزمني - لا يمكنك الحصول على ساعات عمل ثابتة كل أسبوع. بدلاً من ذلك ، أرسل بريدًا إلكترونيًا لجميع الموظفين كل يوم اثنين ، لإخبار الفريق متى يمكنهم التوقف خلال هذا الأسبوع. وإذا كان هناك شيء عاجل ، فأخبرهم أنه يمكنهم الرد لتحديد موعد للدردشة خارج تلك الساعات.
المثال الثاني: لنفترض أنك تعمل من المنزل بسبب جائحة COVID-19 ، وأخبر موظفيك أنه يمكنهم جدولة محادثة فيديو إذا احتاجوا. يمكنك أيضًا تشجيع المديرين على تنظيم اجتماعات فردية مع فريقهم شهريًا ومقابلة المشرفين بعد ذلك.
ستنتقل جميع الملاحظات المهمة إليك دون مطالبتك بمقابلة الجميع. يمكنك تدريب المديرين لمساعدة موظفيهم على حل المشكلات. سيعزز هذا في الوقت نفسه مهاراتهم القيادية ومعنويات الفريق.
المثال الثالث: إذا كنت فريقًا صغيرًا يعمل بشكل أساسي في الميدان ، اطلب من الموظفين الاتصال فقط إذا واجهوا مشكلة. نظرًا لأنك عادةً ما تكون بعيدًا عن الآخرين ولا تكون قريبًا من جهاز كمبيوتر مطلقًا ، فقم بتوزيع كتيب الموظف مع أرقام هواتف الجميع. وعندما يتصلون ، اسأل دائمًا عن الحلول التي جربوها حتى الآن قبل تقديم المشورة.
هل سياستنا تعمل بشكل صحيح؟
هناك دائمًا فترة تعديل عند تنفيذ سياسة جديدة. تذكر أن تنتبه إلى هذه العلامات التي تدل على أن الأشياء لا تعمل كما خططت لها:
1. بابك (حرفيًا) مفتوح دائمًا
قد تحتاج إلى إعادة ضبط سياستنا إذا قاطعتك الناس باستمرار. أحيانًا تكون الأبواب المغلقة ضرورية للوفاء بالتزامات العمل الأخرى الخاصة بك. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت عضوًا بارزًا في القيادة وكان الناس يأتون إليك بدلاً من مشرفهم المباشر. قد لا يكون لديك أفضل إجابة لأسئلتهم ولديك أشياء أخرى للتركيز عليها.
2. لا تسمع ما تريد معرفته
سيستخدم معظم الموظفين ساعات العمل الخاصة بك لتقديم شكوى. هذا صحيح تماما. لكنك تريد أيضًا أن تسمع عن أفكارهم المبتكرة أو اهتماماتهم الحقيقية. تُعد الأبواب المفتوحة فرصة لمشاركة المعلومات - وليس التنفيس فقط.
3. أنت لا تستخدم هذه المعلومات بشكل استراتيجي
من المغري حل مشاكل الجميع. لكن قضاء الكثير من الوقت في هذا يصرف الانتباه عن الصورة الأكبر. استخدم المعلومات لمنع مشاكل مكان العمل حيثما أمكن - وليس فقط لحلها عند ظهورها.
الخلاصة
إن معرفة مكان عمل سياسة الباب المفتوح يمكن أن ينشط المنظمة. يمكنك مراقبة موظفيك من خلال التواصل الصادق وإبراز الأفكار الجديدة وزيادة الإنتاجية. سيشعر الجميع بأنهم جزء من الفريق.
اصقل مهاراتك في الاتصال ، واستفد من ذكائك العاطفي ، وتعلم كيفية بناء علاقات عمل قوية مع BetterUp. كن أفضل قائد يمكنك أن تكونه ، بدءًا من سياسة الباب المفتوح.
