كيفية تحديد التوقعات للموظفين

إنه لأمر بخس أن نقول إن الطريقة التي نعمل بها قد تغيرت على مدار العامين الماضيين. من جائحة COVID-19 إلى ظهور العمل عن بعد ، كان على الموظفين وأصحاب العمل على حد سواء التكيف مع ما يبدو أحيانًا وكأنه عالم جديد تمامًا.

بينما نواجه "الوضع الطبيعي الجديد" معًا ، قد تتساءل عن كيفية تحديد توقعات الموظف. سواء كنت تركز على الاحتفاظ أو أداء الموظف أو منع الإرهاق ، يمكن أن يساعدك تحديد التوقعات.

ومع ذلك ، لا يضع العديد من أصحاب العمل توقعات واضحة. في الواقع ، أظهر استطلاع أجرته مؤسسة غالوب أن معظم الموظفين لا يعرفون ما هو متوقع منهم في العمل. يمكن أن يؤدي هذا إلى انخفاض في تفاعل الموظفين ، مما قد يؤدي في النهاية إلى مغادرة الأشخاص لشركتك تمامًا.

يمثل دوران الموظفين دائمًا مخاطرة ، ولكنه أكثر أهمية من أي وقت مضى اليوم. تشير Microsoft إلى أن 52٪ من جيل الألفية والعاملين من الجيل Z من المرجح أن يفكروا في تغيير أصحاب العمل في عام 2022. فكيف يمكنك المضي قدمًا في ذلك؟ تعرف على كيفية تحديد التوقعات المناسبة لموظفيك.

يمكن أن يساعدك تحديد التوقعات على التأكد من أن كل من الموظفين الجدد وأعضاء الفريق منذ فترة طويلة مجهزون للنجاح. بالإضافة إلى ذلك ، أفادت Gallup أن الموظفين الذين يعرفون ما هو متوقع منهم يكونون أكثر تفاعلًا وإنتاجية ورضا في العمل.

يتطلب الأمر بالتأكيد مهارات قيادية لإدارة أداء الموظف. دعنا نتعمق في كيفية تعلم كيفية تعيين توقعات الموظفين.

ما هي توقعات الموظف؟

من الواضح أن تعلم كيفية إدارة التوقعات في العمل أمر مهم. لكن أولاً ، من المفيد الدخول في نفس الصفحة حول ما يعنيه الأشخاص عندما يقولون "توقعات الموظف". ما هي بالضبط توقعات الموظف؟

في هذه الحالة ، تعني توقعات الموظف التوقعات التي لدى المنظمة والقائد من الفرد. قد يتوقع الموظفون أيضًا أشياء من صاحب العمل أو المدير ، لكن هذه المقالة تدور حول ما هو متوقع من الموظفين الفرديين.

توقعات الموظفين هي السلوك والأداء ومهام العمل والنتائج التي تحددها قيادة الشركة أو فريق الإدارة. يمكن تحديد هذه التوقعات رسميًا في دليل الموظف أو الوصف الوظيفي. يمكن أيضًا مشاركتها بشكل غير رسمي أثناء اجتماعات الفريق أو المناقشات 1-1.

عادة ما تتضمن توقعات الموظف الطريقة التي يعمل بها الناس ويتفاعلون مع الآخرين بالإضافة إلى العمل نفسه. النتائج أو النتائج جانب مهم آخر لتحديد التوقعات.

فيما يلي بعض الأمثلة على توقعات الموظفين:

• التوقع الذي حدده المدير لفريق المبيعات لتحقيق X مبلغ من الإيرادات من العملاء الجدد خلال إطار زمني معين
• التوقع الذي وضعه الرئيس التنفيذي لجميع الموظفين لدعم قيم معينة لثقافة الشركة ، مثل النزاهة والقرارات الأخلاقية والتميز
• التوقعات التي وضعها قادة الفريق لكل عضو في الفريق لإنهاء الإنجازات في الوقت المحدد والتواصل بشكل استباقي حول العقبات
• التوقع الذي وضعه المدير للموظفين ليحضروا في الوقت المحدد للاجتماعات ويظهروا الاحترام والاهتمام والمجاملة المهنية للآخرين

كيفية تحديد توقعات الموظفين الواضحة

بصفتك قائدًا ، فإن وظيفتك هي المساعدة في تحقيق النجاح لشركتك. وإذا كنت تدير فريقًا بشكل مباشر ، فإن تحديد توقعات واضحة لموظفيك هو أحد أفضل الطرق للقيام بذلك. بقليل من النية ، يمكنك تعلم كيفية تحديد التوقعات لفريقك ومساعدة موظفيك على الازدهار.

فيما يلي أهم 6 نصائح لكيفية تحديد التوقعات للموظفين:

1. تعيين إجازات الموظفين مبكرًا وغالبًا
2. اجعل التوقعات قابلة للتحقيق وواقعية
3. اجعل التوقعات تتبع إطار عمل أهداف SMART
4. ربط التوقعات لمسح المقاييس
5. مراجعة أداء الموظف بانتظام
6. كن منفتحًا للتعاون بشأن التوقعات

دعنا نتعمق قليلاً في كل طريقة من طرق إدارة التوقعات في العمل.

1. ضع التوقعات في وقت مبكر وبشكل متكرر

من الوقت الذي تبدأ فيه عملية التوظيف لمنصب ما ، فإنك تحدد توقعات الموظف. حتى لو لم يكن ذلك مقصودًا ، يمكن أن يُظهر الوصف الوظيفي للوظيفة توقعات أداء معينة. وكذلك أنواع أسئلة المقابلة التي تطرحها.

الاخبار الجيدة؟ يمكنك الاستفادة من هذه الفرصة للبدء في تحديد التوقعات في وقت مبكر. كلما أوضحت الأمور بسرعة ، زاد احتمال أن يلبي الموظف الجديد توقعاتك.

بعد تعيين موظف جديد ، تكون عملية الإعداد هي المكان المثالي لمواصلة وضع توقعات ملموسة. في الواقع ، يمكن أن يرتفع أداء الموظف بنسبة 11٪ حيث توجد عملية تأهيل فعالة. هذا سبب وجيه لتحديد أدوار ومسؤوليات الوظيفة - وإبلاغها - منذ البداية.

2. اجعل التوقعات واقعية

عندما تتعلم كيفية تحديد التوقعات للموظفين ، تذكر أن تجعلها معقولة. مطالبة فريقك بالعمل لساعات طويلة ، على سبيل المثال ، ليس دائمًا توقعًا واقعيًا. قد تكون هناك أوقات نادرة عندما يتطلب الأمر عملًا إضافيًا ، ولكن لا ينبغي أن يكون ذلك متكررًا بشكل منتظم.

إذا كانت توقعاتك غير واقعية ، فقد يصاب موظفوك بالإرهاق. قد يشعرون أيضًا بأنهم لا يحترمون إذا كنت متطلبًا أكثر من اللازم - وهذا أحد أهم أسباب استقالة الناس. تأكد من أن ما تطلبه من فريقك معقول حقًا ويسمح لهم بالحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.

تذكر أنه إذا كان هدفك هو إشراك الموظفين والاحتفاظ بهم ، فإن التوقعات الواقعية أمر لا بد منه.

3. وضع التوقعات التي تتبع إطار عمل أهداف SMART

هل سمعت عن أهداف SMART؟ يرمز SMART إلى:

• محدد
• قابل للقياس
• يمكن تحقيقه
• ذو صلة
• محدد زمنيًا

ثبت أن أهداف SMART تساعد في تحقيق النتائج الرئيسية في العمل. يمكنهم مساعدتك في تحديد أهداف الفريق بنجاح أيضًا. قبل أن تنقل توقعًا لموظفيك ، اسأل نفسك عما إذا كان يتحقق من كل مربع من المربعات أعلاه. إذا كانت الإجابة لا ، فقد يكون توقعك نصف مكتمل.

عندما تكون توقعاتك غير واضحة ، سيرتبك موظفوك بشأن ما يتعين عليهم القيام به. سيؤدي ذلك إلى أن يكونوا أقل تحفيزًا ، مما يجعلهم في النهاية أقل إنتاجية وأقل إنجازًا في العمل. هذا هو آخر شيء تريده كقائد فريق. إذا كنت تريد معرفة كيفية تحديد التوقعات للموظفين ، فابدأ بالتأكد من أن أهدافك ذكية. يمكنك أيضًا أن تطلب من موظفيك تحديد أهدافهم بتنسيق خطة 30-60-90 يومًا.

4. ربط التوقعات بمقاييس واضحة

جزء آخر من تعلم كيفية تحديد التوقعات للموظفين؟ حدد دائمًا مقاييس واضحة لفريقك. هذه إحدى أفضل الطرق لضمان أداء موظفيك في أفضل حالاتهم.

المقاييس هي المعايير المرتبطة بأهداف محددة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يزيد مدير الوسائط الاجتماعية الخاص بك من التفاعل ، فلا تقل ذلك فقط. حدد توقعًا واضحًا بأن مشاركة وسائل التواصل الاجتماعي يجب أن تزيد بنسبة 30٪ بنهاية الربع الأول.

أحيانًا يكون ربط المقاييس بتوقعاتك أمرًا صعبًا. بعض الأهداف أقل ارتباطًا بشكل مباشر بالأرقام والتواريخ. ومع ذلك ، إذا لم تتمكن من العثور على طريقة لربط توقعاتك بأهداف فريقك أو شركتك ، فقد ترغب في إعادة التفكير في التوقعات.

5. مراجعة أداء الموظف بانتظام

لا فائدة من تعيين المقاييس إذا لم يكن لديك عملية لمراجعتها مع فريقك.

تعد مراجعات الأداء السنوية إحدى طرق القيام بذلك ، وهي شائعة في معظم الشركات. يجب تحديد أولوياتها وإجرائها سنويًا (أو في كثير من الأحيان) بتوجيه من الموارد البشرية.

ومع ذلك ، للحفاظ على توقعات الموظفين الواضحة ، يجب على القادة تقديم ملاحظات ومراجعة الأداء بشكل أكثر انتظامًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير شخصين فقط ، فسيكون الأمر يستحق وقتك لعقد اجتماع واحد معهم كل أسبوع. في هذه الاجتماعات ، يمكنك مناقشة التوقعات وما إذا كان الموظف سيقابلهم كثيرًا في الوقت الفعلي. بهذه الطريقة ، يمكنك البقاء على اتساق.

بالإضافة إلى ذلك ، تساعد عمليات تسجيل الوصول المتكررة حول التوقعات على نمو الموظف. يتمتع الموظف بفرصة لفهم وتعديل سلوكياته إذا لم تكن تلبي التوقعات. يمكن للمدير أيضًا تعديل التوقعات إذا اتضح أنها لم تعد ذات صلة.

إذا كان لديك فريق أكبر ، فستحتاج إلى الاعتماد على المديرين المباشرين للموظفين لتولي زمام المبادرة. لا يزال بإمكانك الحصول على عملية إعداد تقارير تتيح لك مراقبة أداء الجميع ، ولكن حاول تجنب الإدارة التفصيلية.

6. كن منفتحًا للتعاون بشأن التوقعات

عندما تبدأ في تعلم كيفية تحديد التوقعات للموظفين ، فمن الأفضل أن تأخذ زمام المبادرة والغوص فيها. ومع ذلك ، سيتحسن التواصل مع فريقك بمرور الوقت. كما هو الحال ، يجب أن تستفيد من فرص التعاون.

من المرجح أن يكون لدى الأشخاص الذين يؤدون وظائفهم على أساس يومي نظرة ثاقبة لما يجب أن تكون عليه أهداف عملهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لموظفي الخطوط الأمامية الذين يتفاعلون بانتظام مع العملاء المساهمة بخبرتهم في استراتيجية الفريق.

كقائد ، وظيفتك هي الاستماع إلى فريقك وتبني القيادة الشاملة. ومع ذلك ، تذكر في نهاية اليوم ، أنك بحاجة إلى توضيح وإبلاغ التوقعات حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.

كيفية توصيل توقعات الموظفين

معرفة كيفية تحديد التوقعات للموظفين هو شيء واحد. إن توصيل تلك التوقعات بشكل فعال هو قصة مختلفة تمامًا.

ربما لا يتفق موظفك مع توقعات معينة ، مما يجبرك على استخدام مهاراتك في حل النزاعات. أو قد يسيء موظفك فهم ما تطلبه ويفعل أشياء مختلفة تمامًا عما تريد. في كلتا الحالتين ، يمكنك تحسين تفصيلك باستخدام هذه النصائح حول كيفية توصيل توقعات الموظفين:

• احرص دائمًا على تضمين السبب عند مشاركة التوقعات ، حتى يكون لدى الموظفين دافع للوفاء بها
• كن واضحًا واتبع إطار عمل SMART المذكور أعلاه ، حتى يعرف الموظفون بالضبط ما تطلبه
• بعد توصيل التوقعات ، امنح الموظفين مساحة لطرح الأسئلة ، بحيث يمكنك التأكد من توافق الجميع
• اسأل موظفيك عن آرائهم حول توقعاتك ، حتى تعرف متى تذهب بعيدًا
• تأكد من توثيق التوقعات في مكان ما ، حتى يعرف الموظفون أين يذهبون عندما يكون لديهم أسئلة ويكون الجميع مسؤولين

تحديد توقعات الموظف مقابل توقعات الفريق

الآن بعد أن عرفت كيفية تحديد توقعات الموظفين ، قد تتساءل عما إذا كنت بحاجة إلى توقعات منفصلة لفريقك. الإجابة المختصرة هي نعم ، ولكن هناك اختلاف بسيط.

تستند توقعات الموظف على أداء شخص واحد. قد تكون لديك توقعات مماثلة لكل فرد في فريقك. قد تختلف التوقعات المحددة التي لديك لكل فرد أيضًا بناءً على الوصف الوظيفي.

من ناحية أخرى ، فإن توقعات الفريق هي توقعات تتعلق بكيفية عمل موظفيك معًا. يمكن أن تكون هذه التوقعات حول التأكد من أن الفريق يحقق أهدافًا محددة ، مثل تنفيذ عدد X من الحملات التسويقية في ربع السنة. أو يمكن أن تستند أهدافك إلى الإستراتيجية العامة للفريق.

لكي تكون الشركات أكثر مرونة وتستجيب بشكل أسرع للاحتياجات المتغيرة ، يجب أن تكون الفرق والأفراد قادرين على اتخاذ المزيد من القرارات. يمكن للمديرين مساعدة فرقهم على القيام بذلك بشكل فعال من خلال توفير التوجيه الصحيح وحواجز الحماية. ينشئ المديرون هذه البيئة عندما يضعون توقعات واضحة ومدروسة استراتيجيًا حول نجاح الفريق وكيف يبدو. بخلاف ذلك ، يمكن للأفراد ، بحسن نية ، تحسين عملهم ولكنهم يضرون بأداء الفريق.

على سبيل المثال ، لنفترض أن إستراتيجية فريقك تتمثل في زيادة الإيرادات من خلال إشراك X عدد من العملاء بحلول نهاية الشهر. يتوقع فريقك أنه باستخدام العمل الجماعي ، يكمل موظفوك عددًا محددًا من الإنجازات. يجب أن تساهم جهودهم جميعًا في الهدف الأكبر. بعد ذلك ، سيتم مراجعة هذا الهدف في نهاية المشروع. كما سيتم مناقشة مقاييس أداء الفريق.

على النقيض من ذلك ، فإن توقعات موظفك ستكون أن كل شخص يفي بمسؤولياته الوظيفية الفردية. يجب أن ينشئ مدير الوسائط الاجتماعية منشورات Instagram ، بينما يركز المسوقون عبر البريد الإلكتروني على حملات البريد الإلكتروني. يجب أن يكون لكل موظف مقاييسه الخاصة التي تراجعها بشكل منفصل عن النتائج الرئيسية للفريق.

كيفية تحديد توقعات الفريق

إن تعلم كيفية تحديد توقعات الموظف يختلف بالتأكيد عن تحديد توقعات الفريق. عندما تتعامل مع المزيد من الأشخاص ، فهذا يعني المزيد من الآراء والأسئلة وربما الصراع الجماعي. والخبر السار هو أنه من خلال ممارسة التواصل الفعال ومهارات القيادة الناعمة ، يمكنك جني فوائد العمل الجماعي الرائع.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات حول كيفية تحديد توقعات الفريق بشكل فعال:

1. كن واضحًا قدر الإمكان عند التعبير عن توقعاتك . إذا لزم الأمر ، أفرط في الشرح. تذكر أن المجموعة الأكبر تعني فرصة أكبر لإساءة فهمك. سيكون من المفيد قضاء الوقت مقدمًا للتأكد من أن كل شخص لديه فهم واضح لما تحتاجه.
2. وثق وكرر توقعات فريقك باستمرار. يمكن أن يكون من السهل نسيان هذه الأشياء ، خاصة في بيئة الفريق. غالبًا ما يكون تعزيز توقعاتك أمرًا أساسيًا لجعلها فعالة.
3. دع أعضاء الفريق الآخرين يأخذون زمام المبادرة أحيانًا. إذا كنت تريد أن يستثمر أعضاء الفريق في توقعاتك ، فقم بتمكينهم من الإدارة الذاتية. حتى أنهم قد يجلبون منظورًا جديدًا يجعل الجميع أكثر تحفيزًا لتلبية توقعات الفريق.
4. تحديد معالم واضحة للمشروعات الجديدة. أثناء تحديد توقعات الفريق ، حدد نقاط تسجيل الوصول مقدمًا. بهذه الطريقة ، تتأكد من وجود وقت مخصص لإدارة المشروع. خلاف ذلك ، يمكن أن تضيع التوقعات في خلط ورق اللعب لفريق مشغول.
5. تذكر الاحتفال كفريق. غالبًا ما يكافأ الأشخاص على تلبية توقعات الموظفين من خلال زيادة الرواتب أو الترقيات. تختلف الأمور قليلاً عندما يتعلق الأمر بتوقعات الفريق. تأكد من العثور على طرق صغيرة لمكافأة الفريق بعد تحقيق هدف - حتى لو كان يطلب البيتزا للجميع في نهاية أسبوع طويل.

المضي قدمًا

يمكن أن يساعدك تعلم كيفية تحديد توقعات الموظفين في أن تصبح قائدًا ومديرًا أفضل. سواء كنت تحاول تحسين الاحتفاظ بالموظفين أو ثقافة مكان العمل أو تحديد الأهداف ، فأنت على المسار الصحيح.

هل تحتاج إلى دعم إضافي بينما تعمل على تحسين مهاراتك القيادية؟ قد تكون BetterUp هي الأداة التي تحتاجها لتحديد الأهداف والحفاظ على التركيز وتصبح أفضل نسخة منك.