قد يكون تقديم الملاحظات أمرًا صعبًا ، خاصة عندما يكون لديك شيء مهم لتقوله. كم مرة تفكر في قول شيء ما أو مجرد تركه ينزلق؟
يمكن أن تساعد التعليقات البناءة زملاءك في تحسين العلاقات في فريقك وإثرائها. وبالتالي ، يمكن أن يرتقي بأداء الجميع إلى مستوى أعلى. ومع ذلك ، لا تعمل التعليقات إلا إذا كان المستلمون على استعداد لقبولها والعمل عليها ، وهو ما لا يحدث تلقائيًا.
يمكنك استخدام صيغة السياق - الملاحظة - التأثير - التالي (C.O.I.N) لجعل الملاحظات الإيجابية والبناءة أكثر تأثيرًا. دعنا نتعمق في ما نعنيه من خلال الاستفادة من C.O.I.N. إطار العمل - وأفضل طريقة لتمكين ثقافة التغذية الراجعة داخل مؤسستك.
السياق
ابدأ بتحديد الموقف. لنفترض أنك وجدت أحد زملائك يقاطع الآخرين بانتظام وقد بدأ في إحداث احتكاك. لقد ذكره أشخاص آخرون - وتريد القضاء عليه في مهده قبل أن يتحول إلى صراع.
امنح زميلك نقطة مرجعية:مثال محدد للوقت الذي قد يكون قد أظهر فيه السلوك المعني.
على سبيل المثال ، أخبرهم أنك تشير على وجه التحديد إلى ما حدث أثناء اجتماع الفريق في اليوم السابق ، بدلاً من التعليق على تفاعلاتهم العامة مع الآخرين (على الرغم من أنه قد يكون لديك أكثر من مثال واحد).
المراقبة
إيصال السلوك بطريقة واضحة وموضوعية. ركز على الإجراءات التي اتخذها زميلك وليس على شخصيته.
على سبيل المثال ، قد تقول ، "لقد لاحظت أنه أثناء اجتماع فريقنا ، كنت متحمسًا للغاية بشأن الموضوع الذي كنا نناقشه ، لدرجة أنك قاطعت مارك وجولي عدة مرات."
التأثير
ساعد زميلك في فهم سبب تعليقك على هذا السلوك من خلال وصف تأثيره. قد يؤثر السلوك على شخص أو عدة أشخاص ، أو حتى فريق بأكمله. من المهم التعامل مع ملاحظاتك بعناية لتحقيق التغييرات السلوكية المرغوبة التي تريد رؤيتها.
في المثال أعلاه ، يؤثر فعل المقاطعة بشكل متكرر على مساهمة مارك وجولي في المناقشة. قد يعطيهم انطباعًا بأن مساهماتهم لا تقدر.
كما أن له تأثيرًا على المشاركين الآخرين الذين كانوا يستمعون إلى مارك أو جولي ويؤثر على تدفق الاجتماع. فكر في الصورة الكبيرة ، واختر التأثير الأكثر صلة بذكره.
على سبيل المثال ، يكون التأثير أكبر عندما تتحدث عن التأثير على المجموعة. بعد أن قاطعت مارك ، انحرف الاجتماع عن مساره. كان من الأفضل الانتظار حتى ننتهي من المناقشة ثم نخطط لعقد اجتماع جديد حول النقطة التي أثرتها ".
التالي
الآن بعد أن مررت بالجزء الصعب المتمثل في تقديم التعليقات ، لا تنس تقديم بعض الاقتراحات حول ما يمكنهم فعله للتحسين. بدلاً من مجرد توجيه النقد البناء ، فأنت تكلف الشخص بمهام قابلة للتنفيذ لتحسينها. ما الذي يمكنهم فعله بشكل مختلف في المرة القادمة؟
على سبيل المثال: "ربما في المرة القادمة يمكنك منح من يتحدث مزيدًا من الوقت لشرح ما يقصده حتى نتمكن جميعًا من فهم وجهة نظره. يساعدهم هذا أيضًا على الشعور بثقة أكبر بشأن المساهمة في المناقشات. اسأل نفسك عما إذا كان ما تريد قوله سيبني على المناقشة أو سيكون مزعجًا أكثر من اللازم ".
بالإضافة إلى محتوى التعليقات ، فإن الطريقة التي تقول بها لا تقل أهمية عن ذلك. الطريقة التي تنقل بها رسالتك لها تأثير كبير على كيفية فهمها ، لذا تأكد من اختيار لغتك بشكل مناسب.
عرض عبارات اقتراح
هناك ثلاثة أنماط يمكنك اعتمادها عند إبداء رأيك:
- بيانًا قويًا: أعتقد أن التنفيذ كان معيبًا.
- في السؤال: هل تعتقد أنه كان هناك خلل في التنفيذ؟
- في اقتراح: أود أن أقترح بعض التغييرات على التنفيذ في المرة القادمة.
ضع في اعتبارك أكثر ما يناسبك ، والأهم من ذلك هو الأسلوب الذي تعتقد أن زميلك سيستجيب له بشكل أفضل.
تجنب "ولكن"
أحيانًا يكون من المغري أن تقول: "أعتقد أنك قمت بعمل جيد ولكن ..." قد تعتقد أن هذا يخفف الصدمة ، لكن زميلك ربما يفكر: "ما الخطأ الآن؟" هذا يمكن أن يجعل الناس يصبحون دفاعيين بسرعة.
عندما تريد تقديم ملاحظات إيجابية وتعليقات بناءة ، حاول سرد نقاطك بشكل منفصل. على سبيل المثال:
"بادئ ذي بدء ، يجب أن أقول إنك شرحت الظروف للعميل بدقة شديدة. عمل رائع.
ثانيًا ، سيكون من الأفضل إذا حاولت إبقاء الجلسة الاستشارية أكثر تركيزًا. لقد لاحظت بعض التفاصيل التي يمكن استبعادها لأنها لم تكن ذات صلة في هذه الحالة. كنت ضائعا في بعض الأوقات. "
استخدم الزمن الماضي
تريد الإشارة إلى سلوك معين في الماضي. إن استخدام المضارع يعني أن زميلك يوضح هذا النوع من السلوك طوال الوقت ، مما يجعل ملاحظاتك تبدو عامة جدًا وقد تفقد وجهة نظرك.
استخدم الأفعال
الأفعال أفضل من الصفات لأنها تترك مساحة أقل للتفسير. على سبيل المثال:
تجنب قول: "لقد كنت وقحًا مع عميل أمس."
بل قل: "لقد رفعت صوتك عدة مرات واستخدمت جملًا قصيرة سريعة مع أحد العملاء أمس."
تذكر استخدام نموذج C.O.I.N حتى يفهم الشخص سبب كون هذه مشكلة.
كن مدركًا للغة جسدك
عندما تقدم ملاحظاتك شخصيًا ، كن على دراية بلغة جسدك. تجنب الإيماءات التي قد تجعل المستلمين قلقين أو دفاعيين.
- لا ترفع صوتك: أنت لست غاضبًا ، فأنت تقدم لهم ملاحظات لمساعدتهم على التحسن.
- لا تعقد ذراعيك: لا تريد أن تبدو منغلقًا على المحادثة والمناقشة حول التعليقات.
- لا تعبس: أنت لست هناك للحكم ولكن لتقديم الدعم. يمكن للتواصل غير اللفظي إرسال رسائل دون أن تقول أي شيء.
لخلق جو من الانفتاح ، حافظ على نبرة ودودة ولغة جسد مفتوحة.
ابدأ في تقديم التعليقات مثل المحترفين
يجد الكثير من الناس أن إعطاء ملاحظات بناءة أمر شاق. إذا كنت تتذكر استخدام صيغة C.O.I.N ، فيمكنك التأكد من أنك تقدم ملاحظات بناءة وقابلة للتنفيذ من شأنها مساعدة زملائك أو مديرك أو تقاريرك المباشرة على تحسين أدائهم.
مع BetterUp ، يمكنك تقديم الدعم الفردي لموظفيك. سيساعدهم المدرب في إرشادهم خلال المحادثات الصعبة ، بما في ذلك كيفية تقديم الملاحظات. يمكن أن تساعدك BetterUp في أن تصبح محترفًا في تقديم الملاحظات لزملائك في العمل.
سيكون BetterUp بمثابة دليلك للاستفادة من قوة التعليقات على مستوى المؤسسة ككل. معًا ، يمكننا إطلاق العنان لإمكانات القوى العاملة لديك من خلال الاستفادة من آليات التعليقات التي تعمل.
