نحن نعلم أن المنظمات تتعامل مع الكثير من الأولويات وسط الكثير من التغيير وعدم اليقين. وهذا يعني أن المنظمات بحاجة إلى أن تكون أكثر مرونة من أي وقت مضى مع تغير الأولويات وتغير المشاريع وتغيير الاتجاهات.
هذا يعني أن إحدى آليات التعليقات أصبحت أكثر أهمية من أي وقت مضى:التعليقات في الوقت الفعلي.
إنه في الوقت الحالي. يحدث ذلك على الفور. إنها تفاعلية ولكن بطريقة مفيدة.
في الواقع ، تعد التعليقات في الوقت الفعلي إحدى آليات التعليقات المفضلة لدي. ربما لأنني من جيل الألفية ، لكني أحب الجانب الفوري لذلك. ولكن هذا هو الشيء:الشركات (والأفراد) يعانون معها. أنا أعاني من ذلك.
بعد كل شيء ، ليس من السهل دائمًا تقديم التعليقات.
يناقش ممارسو وخبراء الموارد البشرية فعالية مراجعة الأداء السنوي لما يقرب من عقد من الزمان. نتيجة لذلك ، تبحث الشركات في كل مكان عن حلول مبتكرة من شأنها تحويل عملياتها التقليدية إلى إدارة أداء مستمرة.
أصبحت التعليقات في الوقت الفعلي أيضًا ممارسة شائعة. في الواقع ، ثبت أن لها فوائد لا تصدق. إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول التعليقات في الوقت الفعلي - ولماذا تعد واحدة من أكثر أنواع التعليقات فعالية.
ما المقصود بالتعليقات في الوقت الفعلي؟
أولاً ، دعنا نفهم ما نعنيه بالتعليقات في الوقت الفعلي.
ما هي التعليقات في الوقت الفعلي؟
التعليقات في الوقت الفعلي هي استراتيجية لإدارة الأداء. كما توحي العبارة ، فإن التعليقات الفورية أو المستمرة التي يتلقاها الموظفون على مدار العام.
بدلاً من انتظار مراجعة الأداء السنوية للحصول على تعليقات ، فهي فورية. تتحدىنا التعليقات في الوقت الفعلي أن نفعل ذلك بشكل مختلف.
على سبيل المثال ، لنفترض أن باتريك هو مدير تطوير برمجيات. لقد لاحظ أن كارا ارتكبت خطأين في الترميز في السباق الأخير. يشير إلى الخطأ عندما يلاحظ.
لكنه يرى أنه في آخر تحديث للنظام ، ارتكب كارا خطأً آخر. يدرك أنها يجب أن تتحرك بسرعة كبيرة أو قد يكون لديها الكثير على طبقها. بدلاً من الانتظار حتى مراجعة الأداء ، قرر باتريك تقديم ملاحظات في الوقت الفعلي على انفراد في اليوم التالي.
فلنتحدث أكثر عن سبب أهمية التعليقات في الوقت الفعلي - وكيفية جني الفوائد.
ما سبب أهمية التعليقات في الوقت الفعلي؟
التعليقات في الوقت الفعلي مهمة لعدة أسباب. يمكن أن تكون عملية إدارة الأداء صعبة. بشكل عام ، عادةً لا تأخذ أنظمة إدارة الأداء في الحسبان التعليقات المستمرة.
لكن التعليقات في الوقت الفعلي مهمة لأنها تساعد على تحسين الأداء في الوقت الفعلي. تساعد التعليقات في الوقت الفعلي على التأكد من قيام موظفيك بتصحيح الأولويات. يساعدهم في تصحيح أخطائهم وحتى إجراء تغييرات في السلوك. كما أنه يساعد على تشجيع التطوير الوظيفي ، لا سيما في هذا العالم سريع التغير.
إن تشجيع التعليقات في الوقت الفعلي في مؤسستك يرسل إشارة إلى موظفيك بأنك تدعمهم في كل خطوة على الطريق. عندما يتبادل المديرون والتقارير المباشرة الملاحظات على مدار العام ، يعتقد الأفراد بطبيعة الحال أن مديريهم يهتمون بتطورهم (وهو ما ينبغي عليهم ذلك!).
حان وقت المراجعة ، سيكون لدى المديرين عمليات تبادل التعليقات هذه للإشارة إليها في مراجعاتهم. عندما تعود هذه المراجعة إلى التقرير المباشر ، فلن يفاجأوا بأي شيء قرأوه. بشكل عام ، يمكن أن يحول التجربة السلبية في مؤسسة ما إلى تجربة إيجابية للموظف.
5 مزايا للتعليقات في الوقت الفعلي
يمكن أن تساعد في زيادة مشاركة الموظفين
مشاركة الموظفين هي العمود الفقري لنجاح أي منظمة. لذلك عندما يتعلق الأمر بالتعليقات ، فمن المهم الحفاظ على مشاركة الموظفين عالية.
هناك بيانات وراء قوة التعليقات في الوقت الفعلي. في الواقع ، تُظهر بيانات Gallup أنه عندما يتلقى الموظفون تعليقات ذات مغزى في الأسبوع الماضي ، فمن المرجح أن يكونوا أكثر تفاعلاً بنحو أربعة أضعاف.
كتابة التعليقات الفورية أسرع من كتابة مراجعات الأداء
من أكثر الشكاوى شيوعًا حول مراجعة الأداء السنوية أنها تستغرق وقتًا طويلاً. يقضي المدير المتوسط ما يصل إلى 210 ساعة في السنة في إكمال مراجعات الأداء. في المقابل ، يقضي كل من مرؤوسيهم المباشرين 40 ساعة على مراجعاتهم.
قارن تلك الساعات من كتابة المقالات ، مع الدقائق الخمس التي تستغرقها لكتابة جمل من الملاحظات. عندما يستغرق الأشخاص بضع دقائق لازمة لتقديم تعليقات في الوقت الفعلي ، فإنهم لا يقدمون فقط المعلومات التي يمكن استخدامها في الوقت الحالي. كما أنهم يسهلون الأمر على أنفسهم عندما يحين وقت المراجعة. يمكن استخدام هذه اللحظات الصغيرة من التعليقات لتجميع المراجعات معًا بسرعة واستخلاص ساعات من العملية.
يمكن استخدام هذه اللحظات الصغيرة من التعليقات لتجميع المراجعات معًا بسرعة وحذف ساعات من العملية. فكر في الدقائق الخمس التي يستغرقها تقديم التعليقات في الوقت الفعلي كاستثمار يوفر الوقت لدورة المراجعة التالية.
تساعد التعليقات على تحسين تجربة المراجعة
تعد تجربة المراجعة أحد مكونات عملية المراجعة التي غالبًا ما تتجاهلها فرق الموارد البشرية. لكنها نقطة محورية لنهج تمكين الأفراد لإدارة الأداء. في هذا النهج ، تسعى فرق الموارد البشرية جاهدة لتنفيذ عملية مراجعة تجعل الناس يشعرون بالدعم. إنها خطوة واحدة أقرب إلى مساعدة الموظفين للوصول إلى إمكاناتهم الكاملة.
بدون هذا التركيز ، يمكن أن تترك مراجعات الأداء تأثيرًا سلبيًا دائمًا على ثقافة شركتك. تميل مراجعات الأداء التقليدية إلى جعل الأشخاص يشعرون بأن الحكم عليهم كما لو كانوا "مجرد رقم" بين أي شخص آخر. يمكن أن تولد المنافسة السامة ، وتسبب ضغوطًا غير ضرورية في حياتهم اليومية المجهدة بالفعل.
يمكن أن يساعد في خلق ثقافة الاعتراف
يريد الموظفون الاعتراف بجهودهم. إن إظهار التقدير للعمل الجيد المنجز يقطع شوطًا طويلاً. أظهر استطلاع أن 83٪ من الموظفين وجدوا أن الاعتراف في الوقت المناسب أكثر إرضاءً من المكافآت المالية أو الهدايا. علاوة على ذلك ، يجد العديد من خبراء الموارد البشرية الآن أن التركيز على تحسين نقاط القوة لدى الموظف ، بدلاً من نقاط الضعف ، يعزز الدافع.
لجعل التدريب القائم على نقاط القوة يعمل ، يجب على المديرين إجراء مناقشات متكررة مع الموظفين لمساعدتهم على تحديد هذه المهارات وتطويرها. المدراء الذين يعرفون نقاط قوة موظفيهم هم أكثر عرضة بنسبة 71٪ لأن يكون لديهم موظفون نشيطون ومتفاعلون.
يمكنه زيادة أداء الموظف
عندما ينخرط الموظفون ، فإن عملك يجني الفوائد. واحدة من أكبر فوائد التعليقات في الوقت الفعلي هي أنها تساعد على زيادة أداء الموظف.
دعنا نعود إلى المثال الأولي لباتريك وكلارا. نظرًا لأن باتريك كان قادرًا على معالجة أخطاء كلارا (والسؤال عن أفضل طريقة لتقديم الدعم لها) ، كان بإمكان كلارا إجراء تغييرات. أدركت أنها كانت تتحرك بسرعة كبيرة جدًا في المشاريع وتحاول الموازنة بين العديد من الأولويات.
قررت باتريك أن مهاراتها كانت مكرسة بشكل أفضل لمشروعين مهمين في متناول اليد. لذلك ، في ملاحظاته البناءة ، طلب من كلارا عدم إعطاء الأولوية للمشاريع الصغيرة.
نظرًا لأن كلارا استخدمت كفاءاتها الرئيسية للتركيز على التعليقات الموجودة في متناول اليد ، فقد تحسن أداءها. كانت قادرة على الحفاظ على حلقة التغذية الراجعة مستمرة 1:1 للتحقق من أدائها أيضًا. ساعدت التعليقات المتسقة - والتعليقات المستمرة - في تحسين أدائها العام.
3 عيوب يجب البحث عنها من خلال التعليقات في الوقت الفعلي
1. يمكن أن تشعر بالتسلسل الهرمي
يجب أن تكون التعليقات ، عندما يتم إجراؤها بشكل صحيح ، حلقة. بشكل عام ، تعمل التعليقات بشكل أفضل عندما تكون في شارع ذي اتجاهين. هذا يعني أن الموظفين يجب أن تتاح لهم الفرص لتقديم ملاحظات تصاعدية.
تُفسح التعليقات في الوقت الفعلي نفسها لتكون أكثر شيوعًا في العلاقة بين المدير والموظف. هذا يعني أنه يمكن أن يشعر بأنه تسلسل هرمي أو موثوق (مثل أن المدير دائمًا ما يزود الموظف بتعليقات).
إذا كنت مديرًا ، فتأكد من تشجيع أعضاء فريقك على الاستفادة من التعليقات في الوقت الفعلي. استثمر في طرق بناء الأمان النفسي والثقة من خلال بناء مهاراتك القيادية الشاملة. من خلال القيام بذلك ، ستتمكن من إبقاء حلقة التعليقات مفتوحة.
2. يمكن أن تشعر أنه صعب الإرضاء
لقد كان لدينا جميعًا المشرف الجزئي ، أليس كذلك؟ إنها لا تجعل تجربة الموظف رائعة.
من خلال التعليقات في الوقت الفعلي ، تأكد من عدم المبالغة في ذلك. هناك شيء مثل كونه صعب الإرضاء. سيكون أداء موظفيك أفضل إذا غرس فيهم الشعور بالثقة والاستقلالية. إذا كنت تقدم تعليقات انتقائية باستمرار ، فقد يؤدي ذلك إلى إعاقة أدائهم وتجربتهم.
3. يمكن أن يردع الإبداع
في BetterUp ، نحن معجبون بمفكري الصورة الكبيرة. في الواقع ، أحد سلوكياتنا عالية التأثير يسمى تخيل الممارسة.
على غرار المنحدر الزلق لكونك مديرًا دقيقًا ، فإن ردود الفعل في الوقت الفعلي تخاطر بإعاقة الإبداع. قد لا تكون أفكار الصورة الكبيرة قابلة للتنفيذ دائمًا. لكنها منصة انطلاق للإبداع والتفكير خارج الصندوق وحل المشكلات الصعبة.
كن حذرًا بشأن الحالات التي تختارها لاستخدام التعليقات في الوقت الفعلي. في بعض الأحيان ، من الأفضل الاعتماد على مهاراتك التدريبية بدلاً من أدوات التعليقات للمساعدة في توجيه أحد أعضاء الفريق في الاتجاه الصحيح.
4 خطوات لتنفيذ التعليقات في الوقت الفعلي
إذا كنت مستعدًا لبدء استخدام التعليقات في الوقت الفعلي ، فإليك أربع خطوات يمكنك اتخاذها.
1. قيّم الوقت والمكان المناسبين للحصول على تعليقات في الوقت الفعلي
تأكد من أنك تستخدم التعليقات في الوقت الفعلي في الوقت والمكان المناسبين. إذا كنت تقدم ملاحظات للموظفين حول تغييرات أكبر في السلوك ، فمن الأفضل على الأرجح حفظ التعليقات لشخص لواحد.
ولكن إذا رأيت خطأً أو يمكنك استدعاء شيء ما بسرعة وفي الوقت الحالي ، فإن التعليقات في الوقت الفعلي هي أفضل رهان لك. تذكر:من المفترض أن تشعر التعليقات في الوقت الفعلي بأنها ردود فعل غير رسمية ومستمرة. إذا كانت المحادثة أكبر ، فقد ترغب في استخدام نهج مختلف.
2. كن مباشرًا في اتصالاتك
هذا ينطبق على جميع الملاحظات ، وليس فقط ردود الفعل الفورية. لا يمكننا التأكيد بما فيه الكفاية على مدى أهمية أن تكون واضحًا ومباشرًا في اتصالاتك.
إذا لم يكن أعضاء فريقك متأكدين بالضبط مما يتلقون التعليقات عليه ، فمن المحتمل أنك لن ترى أي تغيير.
3. إتاحة الوقت للأسئلة أو المتابعة
هل تفسح المجال للأسئلة؟ هل يمكنك التأكد من أن لديك الوقت للإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى موظفيك؟
خاصة إذا كنت تقدم ملاحظات في الوقت الفعلي عبر Slack أو بعض أدوات المراسلة الأخرى ، فمن الممكن أن يساء فهم الأشياء المحتملة. تأكد من توفير المساحة للمتابعة.
4. اطلب التعليقات في المقابل (أو ما يمكنك القيام به لدعم)
أخيرًا وليس آخرًا ، اطلب التعليقات في المقابل. في بعض الأحيان ، سيكون هذا في شكل سؤال عما يمكنك القيام به ، كمدير ، لدعم موظفك.
سيقدر موظفوك الفرصة لتقديم ملاحظات تصاعدية - وأن يتم الاستماع إليهم.
ابدأ في جمع التعليقات في الوقت الفعلي
قم بتمكين فريقك - وعملك - من خلال ثقافة التغذية الراجعة. من خلال تمكين التعليقات في الوقت الفعلي ، ستقلل من الاحتكاك ، وتزيد الإنتاجية ، وتخلق ثقافة مشاركة الموظفين.
لكن التغذية الراجعة ليست سهلة دائمًا. مع BetterUp ، يمكن أن تكون فرقك مجهزة بشكل أفضل لتقديم الملاحظات وتلقيها. ضع في اعتبارك طرقًا لتوفير الوصول إلى التدريب المخصص لمساعدة موظفيك - ومؤسستك - على الازدهار.
