يمكن اعتبار الملاحظات أحد المكونات الرئيسية للنجاح. هذا لأنه يوفر لنا فرصة فريدة لفهم ما تم بشكل جيد وما لم يتم. يساعدنا في جمع وجهات نظر مختلفة حول كيفية تحسيننا. ولكن كم مرة تفكر في التعليقات الخارجية؟
كقائد للموارد البشرية ، إذا كنت قادرًا على بناء ثقافة قوية للتعليقات ، فسترى أن الفرق أصبحت أكثر انفتاحًا ، وتحسن مهارات الاتصال ، وهناك توافق أكبر مع أهداف الشركة.
ومع ذلك ، فإن إعطاء الملاحظات وتلقيها ليس هو الممارسة الأكثر شيوعًا في جميع المنظمات. غالبًا ما يخشى الناس تقديم الملاحظات و / أو يخافون من تلقيها.
ومع ذلك ، إذا أردنا تحسين أي شيء نقوم به - سواء كان ذلك مهارة أو مشروعًا ، وأخذ الدروس القيمة ، فنحن لا نحتاج فقط إلى تعلم كيفية الانفتاح على التعليقات وكيفية تقديمها ولكن أيضًا كيف لتأسيسها كعملية جادة ومستمرة في مؤسساتنا.
ونحن لا نتحدث فقط عن ردود الفعل بين الأقران. العمل في وكالة ، على سبيل المثال ، يطرح بعض التحديات عند جمع التعليقات من العملاء أو المقاولين لأنهم من الناحية الفنية ليسوا جزءًا من نظامك البيئي اليومي.
من الصعب أن تعرف كيف تشعر الأطراف الخارجية تجاه عمل أفراد معينين يتعاونون معهم من مؤسستك ، خاصة قبل انتهاء المشروع. الأمر نفسه ينطبق على العاملين لحسابهم الخاص والمتعاقدين الآخرين الذين تعمل معهم مؤسستك بشكل منتظم.
هذه المقالة مخصصة لمساعدتك في فهم قيمة طلب التعليقات الخارجية لتحسين التعلم وتوضح كيف يمكنك تبسيط هذه العملية داخل سير العمل في مؤسستك.
لماذا يعد طلب التعليقات من الأطراف الخارجية التي تعمل معها أمرًا في غاية الأهمية
بادئ ذي بدء ، غالبًا ما تفهم المؤسسات قيمة التعليقات ، ولكنها لا تستخدمها. خاصة في الحالات التي يعملون فيها مع أطراف خارجية ، فهم يميلون إما إلى عدم جمع التعليقات حول الأداء الفردي أو التركيز على جمع الأفكار من خلال الاستبيانات العامة الغامضة في نموذج البريد الإلكتروني.
هذه ليست طريقة فعالة للتعلم والتحسين. المشكلة في هذا النهج هي:
أ) يختلف كل مشروع وعميل (لذلك يجب تخصيص هذه الاستطلاعات إلى حد ما)
ب) غالبًا ما تتعلق التعليقات بالمشروع نفسه فقط وليس حول كيفية تعاون الأشخاص مع بعضهم البعض أو كيف كان العمل مع أفراد معينين
ج) يحدث جمع التعليقات بعد الانتهاء من المشروع ، فإذا حدث خطأ ما خلال العملية ، فلن يكون رد فعل أحد في الوقت المحدد
يجب النظر إلى التعليقات على أنها عملية مستمرة ، حلقة إذا رغبت في ذلك ، من أجل التعلم المستمر والتكرار والتحسين. لا يتعلق الأمر بصلب الناس أو الحكم على الأخطاء التي حدثت على طول الطريق.
بدلاً من ذلك ، يجب تبني التعليقات كآلية لإثارة روابط ذات مغزى حول ما يجري بشكل صحيح حتى يتمكن الأشخاص من الاستمرار في القيام بذلك ، و / أو مناقشة ما يحتاج إلى الاهتمام حتى يمكن تصحيحه قبل فوات الأوان.
هناك العديد من الفوائد لاعتماد عملية طلب التعليقات الخارجية. وهنا بعض منهم:
- يقدم منحنى تعليميًا مستمرًا حتى لا يتوقف التحسين أبدًا - فالأفراد في حالة تكرار مستمر لإنشاء أفضل عمل ممكن.
- عند طلب تعليقات من أشخاص ليسوا جزءًا من مؤسستك ، تحصل الفرق على ملاحظات موضوعية مختلفة حول المشاريع والأفراد.
- تم رسم صورة شاملة لكيفية عمل الفرق والأفراد معًا داخليًا بالإضافة إلى كيفية تعاونهم مع الآخرين خارج المؤسسة. يمكن للمرء أن يفهم كيف يتم تقديم مؤسستك وكيف يمكن تحسين علاقة العمل الكاملة مع العملاء.
- يحصل الأفراد الذين يعملون في مشروعات قائمة على الفريق على تعليقات مخصصة حول كيفية أدائهم خلال العملية برمتها. هذا مهم لأنه يمكنه تحديد المهارات والكفاءات التي يمكن لبعض الأفراد تحسينها.
- بالنسبة للمشاريع الأطول ، لا يتعين عليك الانتظار حتى انتهاء المشروع للحصول على رؤى. تكسب الفرق والأفراد المزيد من نقاط التفتيش المتكررة.
- يمكنه أيضًا توفير التكاليف وتحسين الكفاءة. تمتلك العديد من المشاريع طويلة المدى ميزانيات كبيرة وقد يكون الانتظار لمدة عام للحصول على التعليقات أمرًا مدمرًا من الناحية المالية.
كيفية تبسيط عملية التعليقات الخارجية
إيلاء اهتمام خاص للأسئلة
الأسئلة الموجودة في الاستطلاع الخارجي الخاص بك هي المفتاح لجمع الملاحظات الصحيحة. إنها ما سيحدد جودة التعليقات التي تتلقاها. إذا قمت بإبقائها أقصر ، فهناك فرصة كبيرة أيضًا أن تؤثر على معدلات الإكمال بشكل إيجابي.
يجب أن تضع في اعتبارك أن المديرين أو مالكي المشروع قد يرغبون في تخصيص أسئلة معينة لاكتساب رؤى حول جوانب معينة من المشروع و / أو الأفراد.
لهذا السبب ، من المهم السماح للمديرين ومالكي المشروع بكتابة أسئلتهم الخاصة ، مع توجيهاتك إذا كنت ترى ذلك مناسبًا ، من أجل التعرف فعليًا على الأمور الأكثر أهمية وإشراكهم في العملية. المرونة مهمة.
لا تنس أيضًا أنه عند طرح الأسئلة ، من المهم إنشاؤها بطريقة أكثر جاذبية وأقل رسمية. من ناحية ، أنت تؤكد أن الناس يفهمون ما يُطلب منهم بالفعل. من ناحية أخرى ، تقوم بتحطيم الحاجز العقلي لهم ليكونوا أكثر صدقًا وصدقًا في إجاباتهم. بعد كل شيء ، أنت تتحدث إلى إنسان يميل للإجابة بأفضل ما لديه من قدرات.
تخطيط المراحل المختلفة للعملية
وزع التعليقات على جميع المعنيين داخليًا وخارجيًا في نفس الوقت. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مشروع مع العديد من أصحاب المصلحة الخارجيين ، فحث المديرين على تجميع أسئلتهم ثم إرسال طلب التعليقات على الفور إلى الجميع في وقت واحد.
لا يعد تأخير الملاحظات أمرًا مثاليًا حيث أظهرت الدراسات أنه كلما طال الانتظار لتقديم الملاحظات ، قلت دقة ذلك. يميل الناس إلى نسيان الأشياء كلما مر الوقت. يعد جعل الجميع يقدمون التعليقات في نفس الوقت أمرًا بالغ الأهمية لأن الانطباعات ستظل حديثة وسيتم جمع التعليقات دفعة واحدة.
لضمان جمع أكبر قدر ممكن من التعليقات ومعرفة أننا جميعًا مشغولون جدًا في العمل ، فإن إرسال تذكير إلى جميع المشاركين في الاستطلاع سيؤدي إلى رفع طلب التعليقات إلى ذهنك. بهذه الطريقة يمكنك المتابعة والتأكد من عدم ملء طلبات التعليقات. يمكنك أيضًا تخصيص الرسالة للتأكد من أن التذكير شخصي ومدروس جيدًا.
بمجرد جمع التعليقات ، يمكنك التركيز على توثيق جميع المعلومات وتخزينها في مكان واحد. سيفيد ذلك الأفراد ومديروهم بشكل كبير حيث يمكنهم ترتيب 1:1 لمناقشة نتائج الاستطلاع.
إنشاء حلقة تعليقات خارجية
يجب أن تهدف إلى إنشاء عملية تعليقات خارجية في مكان يمكن تكراره بسهولة بحيث تكون هناك في النهاية حلقة تعلم مستمرة ثابتة. هذا يجعل العملية قابلة للتطوير.
نظرًا لأن هذه العملية ستزود أعضاء الفريق بتعليقات قيّمة على مدار العام ، فسيكون لديهم فكرة أفضل عن أدائهم ومكانهم. سيؤدي ذلك إلى تغذية مراجعات الأداء السنوية ولن تقع الفرق في فخ تلقي التعليقات مرة واحدة فقط سنويًا حول المشاريع التي عملت عليها مع أطراف خارجية.
ابدأ بتحديد كيف يمكنك بناء عملية التعليقات هذه في تدفقات العمل الحالية للمديرين وفرقهم. الفكرة هي أنك تريد إنشاء أقل عدد ممكن من الحواجز من أجل زيادة التبني.
المديرين لديهم جداول مزدحمة لذا فإن العملية المعقدة التي تستهلك الكثير من وقتهم لن تشجع على التبني. هذا هو السبب في أن استخدام الأدوات وعمليات الدمج التي تتناسب مع عملياتهم اليومية سيساعدك ويساعدهم بشكل كبير.
لا تنسَ مشاركة الإحصاءات المهمة من استطلاعات مشاركة الموظفين هذه داخل الفرق وعبرها من أجل تحسين وتسريع التعلم. لا جدوى من جمع التعليقات الخارجية إذا لم يتصرف أحد بناءً عليها وإذا لم يتعلم منها أحد.
ابدأ في جمع التعليقات الخارجية
لا يعد جمع التعليقات الخارجية أمرًا بسيطًا مثل إرسال استطلاع عام إلى أطراف خارج مؤسستك. أيضًا ، لا يمكنك اتباع نهج "مقاس واحد يناسب الجميع" في هذه العملية.
إنها عملية تحتاج إلى تخصيص وجهود واعية لإنشائها من أجل الحصول على تعليقات ذات قيمة فعلية للفرق ومديريها. نظرًا لأنه يتضمن أشخاصًا من خارج مؤسستك ، فأنت بحاجة إلى التفكير في كيفية قيامك أنت ومديرك بإشراك هذه الأطراف ودمج ذلك مع فرق سير العمل الموجودة حاليًا.
نصيحتنا هي الانتباه إلى ما يلي عند الشروع في إنشاء حلقة تعلم مستمرة من خلال التعليقات الخارجية:
- ضع في اعتبارك طلبات التعليقات التي يمكن إعادة استخدامها وتلك التي تحتاج إلى بعض التخصيص. يختلف كل مشروع عن الآخر ، لذا سيتعين تخصيص الكثير من الأسئلة التي تشاركها مع أصحاب المصلحة الخارجيين.
- صياغة أسئلتك بفضول حقيقي وبطريقة أقل رسمية. سيساعد ذلك في معدلات المشاركة وجودة الإجابات.
- لا تنتظر وقتًا طويلاً لإرسال الأسئلة ، فكلما طال الانتظار ، زاد نسيان الأشخاص. أرسل على دفعات لتسريع العملية.
- تذكر توثيق جميع المعلومات وتخزينها في مكان واحد حتى يسهل الوصول إليها في أي وقت.
- تأكد قبل أن تبدأ في إرسال طلبات التعليقات لتوضيح كيفية دمج هذا في سير عمل الفرق بأسهل ما يمكن حتى يكون هناك عائقًا منخفضًا للتبني.
مستقبل العمل يتغير ويتحرك بسرعة. نحن نعلم أن القوى العاملة لديك تتعلم كيفية التكيف مع التغيير وعدم اليقين والمجهول في المستقبل.
من أجل الازدهار ، يجب أن تكون القوى العاملة لديك قادرة على طلب التعليقات بشكل صريح. ولكن يوجد تحت كل آلية ردود فعل أساس متين للسلامة النفسية والقيادة الشاملة والثقة. من أجل الحصول على تعليقات ذات مغزى ، تحتاج القوى العاملة لديك إلى اتصالات مفيدة.
BetterUp يمكن أن يساعد. مع BetterUp ، يمكنك إطلاق العنان للإمكانات الكاملة للقوى العاملة لديك لبدء بناء غد أفضل.
