أن تصبح مديرًا جديدًا يمكن أن يكون أحد أصعب التحولات في حياتك المهنية. إلى جانب قيادة فريق ، تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية إدارة الأداء الضعيف من خلال تقاريرك المباشرة.
حتى لو كنت تدير فرقًا لسنوات ، فإن أداء التدريب الضعيف هو مجموعة مهارات فريدة تتطلب الكثير من التدريب. الاخبار الجيدة؟ إنه شيء يمكنك تعلمه.
نحن هنا لمساعدتك في تقديم مثال واقعي لما يبدو عليه الأمر لإدارة الأداء الضعيف في العمل. بالإضافة إلى ذلك ، سنشارك ما هو أداء الموظف الضعيف ، والأسباب ، وكيف يمكنك التعامل معه بثقة كمدير أو قائد.
ما هو الأداء الضعيف؟
بحكم التعريف ، يحدث أداء العمل الضعيف عندما يفشل الموظف في الوفاء بتوقعات أو مسؤوليات وظيفته. قد يكون أداء الموظف أيضًا ضعيفًا إذا لم يحقق أهدافه أو لم يحقق إنجازات معينة في فترة زمنية معينة.
يمكن أن ترتبط مشاكل الأداء أيضًا بكيفية تفاعل الموظف مع فريقه أو سلوكه. في الأساس ، الأداء الضعيف في العمل هو أي شيء من الوصول متأخرًا باستمرار ، إلى نسيان المهام الحاسمة ، إلى التسبب في صراع مع زملائهم في العمل.
أمثلة على الأداء الضعيف
يمكن أن يؤدي الأداء غير المرضي في العمل إلى الإضرار بالإنتاجية والروح المعنوية لفريقك بأكمله. حتى لو كانت غير مقصودة ، يجب معالجة أخطاء المكتب. فيما يلي بعض الأمثلة لتوضيح شكل الأداء الضعيف في مكان العمل:
- أبدًا في الموعد :سواء كان ذلك اجتماعًا أو موعدًا نهائيًا ، لن يتمكن الموظفون ذوو الأداء الضعيف من تلبية التوقعات عندما يتعلق الأمر بالوقت.
- الموقف السلبي:بدلاً من التعاون مع أعضاء الفريق والقيام بمشاريع جديدة بموقف إيجابي ، يشتكي الموظفون ويسببون الصراع.
- الفشل في إنجاز المهام :سواء كان ذلك بسبب افتقارهم إلى القدرة ، أو لأنهم كسالى فقط ، فإن الموظفين ذوي الأداء الضعيف ببساطة لا ينجزون الأمور.
- غير قادر على أخذ التعليقات:عندما تشارك التعليقات لمساعدة موظفيك على التحسن ، فإنهم لا يأخذونها في الاعتبار ، وفي النهاية يرتكبون نفس الأخطاء بشكل متكرر.
- عدم الاهتمام بالتفاصيل :سواء تعلق الأمر بالفشل في الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة أو تفويت الخطوات عند إكمال المشاريع ، يبدو أن الموظفين قد وضعوا رؤوسهم في السحاب ، بدلاً من التركيز على عملهم.
إدارة الأداء الضعيف للموظف:مثال حقيقي
إليك مثال على الأداء الضعيف الذي واجهته مع أحد عملائي المتدربين.
تمت ترقية إيماني إلى منصب مدير في وقت سابق من هذا العام. كان فريقها المكون من 5 أفراد يعمل بشكل جيد حقًا ، باستثناء جولييت. عمل جولييت لا يلبي توقعات إيماني. يتم استعجال عملها ، والإرسالات مليئة بالأخطاء ، وغالبًا ما يتم إرسالها متأخرًا.
حاولت إيماني تقديم ملاحظات لجولييت ، ولكن بينما تعمل جولييت على إصلاح مشكلات الأداء التي تستدعيها إيماني ، لا يبدو أنها تدمج التعليقات في المهام التالية ، والتي غالبًا ما تواجه مشكلات مماثلة. لا يتحسن عمل جولييت ، على الرغم من ملاحظات إيماني المتسقة.
بدأت إيماني في التفكير في السماح لها بالرحيل ، لكنها تخشى أنها لم تفعل ما يكفي لمساعدة جولييت على التحسن. إنها تريد أن تكون عادلة مع جولييت ، وتريد أيضًا أن تكون عادلة مع بقية أعضاء فريقها وأن تنجح كمديرة جديدة. تحتاج إيماني إلى تعلم كيفية إدارة أداء جولييت الضعيف.
ما هي أسباب ضعف الأداء؟
قبل أن تتمكن من معالجة مشاكل الأداء ، من الجيد أن تفهم السبب الأساسي. يختلف كل موظف عن غيره ، ويمكن أن يأتي الأداء الضعيف من أي مكان.
ومع ذلك ، إليك بعض الأسباب الأكثر شيوعًا لضعف الأداء في العمل:
- مشاكل في حياتهم الشخصية :نعلم جميعًا أنه سواء كنت مرهقًا من رعاية أطفالك أو كنت تعاني من مشاكل طبية ، فقد يكون لذلك تأثير كبير على عملك. إذا كانت الحياة تعترض طريقك ، فربما يمكنك أنت وموظفك العمل معًا لإيجاد حل مؤقت حتى يتم حل المشكلة الشخصية.
- الإرهاق أو مشكلات الرفاهية الأخرى: قد يكون من الصعب الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. إذا تسبب الإرهاق في حدوث مشكلات في أداء الموظف ، فستحتاج إلى نهج فريد لتدريبه على حلها مع توفير الدعم الذي يحتاجه للتعافي.
- الصراع في مكان العمل : في كثير من الأحيان ، يكون الخلاف بين زملاء العمل خفيًا - ولكن حتى لو لم يكن واضحًا ، فقد يؤدي إلى توتر وإلهاء وإحباط للأفراد المعنيين. هذا يؤدي حتما إلى أداء ضعيف. الاخبار الجيدة؟ يمكن للنزاع ، إذا تم التعامل معه بشكل جيد ، أن يكون منتجًا في الواقع.
- فجوات المهارات : ربما تم تكليف موظفك بمسؤولية ليست لديهم أي فكرة عن كيفية التعامل معها ، لكنهم يخشون الاعتراف بحاجتهم إلى المساعدة. يحاولون اكتشاف ذلك بأنفسهم ، لكن ما يحتاجونه حقًا هو مدير لتقديم التدريب والتوجيه.
- نقص الحافز: في بعض الأحيان ، لا يكون لدى الموظفين دافع كافٍ للاهتمام بعملهم. ربما يعتقدون أن عملهم لن يكون له تأثير ، فلماذا نبذل الجهد؟ قد يشعرون أيضًا بالإرهاق ، أو عدم وضوح مسؤولياتهم ، أو مجرد الملل. كل هذا يمكن أن يقلل من دافعهم للأداء.
تحديد الأداء الضعيف
من المحتمل أن تتعرف على الأداء الضعيف عندما تراه. ومع ذلك ، قد يتطلب الأمر بعض الملاحظة المتعمدة لفصل نمط الأداء الضعيف عن خطأ مكان العمل العرضي.
لا يمكن لأي شخص أن يكون مثاليًا طوال الوقت ، لذلك إليك بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك عند تحديد الأداء الضعيف بين أعضاء فريقك:
- هل فشل الموظف في تحقيق أهدافه لمدة شهر أو أكثر في المرة الواحدة؟ يعتبر فقدان هدف واحد أمرًا منطقيًا ، ولكن إذا كان متسقًا ، فهذه علامة حمراء.
- هل جودة العمل الذي يقدمونه باستمرار دون المستوى ، أم أنها مجرد مهمة واحدة؟
- هل يفشلون في إنهاء المهام والوفاء بالمواعيد النهائية والتواصل؟ هل يعيقون باستمرار قدرة فريقك على إنجاز العمل من خلال عدم الوفاء بمسؤولياتهم؟
- هل لديهم نمط من الصراع مع زملائهم في العمل أو القيادة؟ أم أنك رأيت للتو خلافًا واحدًا خارج نطاق الشخصية؟
- هل يستجيبون بشكل إيجابي للتعليقات ، ويقومون بإجراء التغييرات فورًا عندما تطلب ذلك؟ أم أنها تصبح دفاعية وتفشل في تنفيذ النقد البناء؟
كيفية معالجة الأداء الضعيف
قد يكون بدء عملية إدارة الأداء أمرًا مخيفًا. ليس من الممتع أبدًا انتقاد شخص ما ، أو الأسوأ من ذلك ، طرده إذا لم يتمكن من إجراء التحسينات التي تحتاجها.
نحن هنا لمساعدتك في الدليل النهائي المفصل خطوة بخطوة لمعالجة ضعف أداء الموظفين:
- استعد للاستجابة العاطفية
- عالج المشكلة وجهًا لوجه
- إشراك الموارد البشرية مبكرًا
- ضع خطة للنجاح
- تابع واتخذ قرارات صعبة عندما تحتاج إلى ذلك
دعنا الآن نتعمق قليلاً في كل خطوة من هذه الخطوات.
1. استعد لرد فعل عاطفي
قبل أي محادثة صعبة ، يجب أن تتدرب - وأن تكون مستعدًا لأي شيء.
لنعد إلى مثال إيماني وجولييت. بصفته مديرًا يقترب من محادثة حول الأداء ، يجب أن تكون إيماني مستعدة لرد فعل قوي. تعرف إيماني جولييت ، لكن هذا النوع من المحادثات ليس سهلاً أبدًا.
- ماذا ستفعل إيماني إذا أنكرت جولييت كل مشكلاتها المتعلقة بالأداء؟
- ماذا لو بدأت في البكاء؟
- ماذا لو غضبت؟ أم لا يظهر أي عاطفة على الإطلاق؟
إذا أصبح تقريرك المباشر عاطفيًا جدًا بحيث لا يمكنه مواصلة المحادثة ، خذ قسطًا من الراحة. ومع ذلك ، عد دائمًا إلى المناقشة. لا تترك المحادثة لأنها صعبة.
2. عالج المشكلة وجهًا لوجه
بمجرد أن تحدد إيماني بالضبط مشاكل أداء جولييت ، يجب عليها الجلوس وجهًا لوجه مع جولييت (حتى لو كان ذلك عبر مكالمة Zoom). ستحتاج إيماني إلى الصراحة والواقعية عند توصيل عمل جولييت لا يلبي توقعاتها.
أتساءل من أين تبدأ؟ جرب عبارة افتتاحية مثل ، "جولييت ، لقد أجرينا هذه المحادثة عدة مرات ، حول [هذه الأخطاء المحددة] ، وما زلنا نراها. ساعدني في فهم ما يمنعك من القيام بهذا العمل بطريقة تلبي التوقعات ".
بمجرد أن تبدأ المحادثة ، إليك بعض النصائح لجعلها ناجحة قدر الإمكان:
- تجنب أسلوب "سندويش مجاملة". يحاول بعض الأشخاص تخفيف وطأة ردود الفعل السلبية من خلال القيام بذلك ، ولكن في الواقع يمكن أن يشتت الانتباه عن رسالتك الرئيسية. غالبًا ما يختار الناس سماع الأشياء الجيدة وتجاهل الأشياء السيئة.
- تولى دورًا في التدريب. اطرح الكثير من الأسئلة لفهم ما إذا كانت مشكلات الأداء أعمق من مستوى السطح. يقوم أفضل المديرين بتدريب الموظفين - فهم لا يتوقعون من الموظفين فقط التوصل إلى حل بمفردهم.
- استمع بنشاط. غالبًا ما تكشف المحادثة الصريحة عن معلومات جديدة ، لذا استمع إلى زميلك في الفريق عن كثب. سيعطيهم ذلك المساحة التي يحتاجون إليها للتعبير عن مخاوفهم الخاصة ، والتي يمكن أن تساعدك بعد ذلك في إنشاء استراتيجية لتحسين أدائهم.
3. إشراك الموارد البشرية مبكرًا
كمدرب ، أنا مؤمن بإشراك شريك أعمال الموارد البشرية في وقت مبكر عندما يتعلق الأمر بمشاكل الأداء. على سبيل المثال ، سيحتاج إيماني ، المدير الجديد ، إلى فهم سياسات الشركة للتعامل بشكل صحيح مع الأداء الضعيف. يمكن لشريك الموارد البشرية المساعدة حقًا هنا.
إذا كانت جولييت تمتلك كل المهارات والدعم الذي تحتاجه ولا تعمل فقط ، فقد تضطر إيماني إلى السير في طريق خطة تحسين الأداء. سيكون شريك الموارد البشرية مفيدًا جدًا في التأكد من القيام بذلك بشكل صحيح. على سبيل المثال ، يمكن للموارد البشرية المساعدة في تحديد الوقت المناسب لتصحيح المشكلة. مهما كان سبب عدم الأداء ، فإن الموارد البشرية هي مصدر كبير للدعم.
4. ضع خطة للنجاح
حان الوقت الآن لإنشاء إستراتيجية تساعد موظفيك على تحسين أدائهم. مع الخطة الصحيحة والمدرب الجيد (أنت!) ، يمكنك أن ترى العمال ذوي الأداء الضعيف يبدأون في الازدهار مرة أخرى.
فيما يلي أهم مكونات أي خطة لتحسين الأداء الضعيف:
- ضع توقعات واضحة :تأكد من أن الموظفين يفهمون بالضبط ما يفترض بهم أن يفعلوه بشكل مختلف. اكتبها كتابيًا حتى يعرفوا ما الذي يسعون لتحقيقه.
- معالجة الفجوات في المهارات:هل هناك مهارات محددة يفتقر إليها الموظف؟ هل يحتاجون إلى إعادة التدريب؟ هل هناك مسار تعليمي يمكن أن يساعدهم في الارتقاء بالمهارات وتحسين الأداء؟ اتخذ قرارًا بشأن الإجراءات الملموسة التي يمكن لموظفك اتخاذها ، وتأكد من متابعتها بالفعل.
- راجع الملاءمة العامة للوظيفة:إذا لم يكن لدى الموظف المهارات التقنية المناسبة لوصف وظيفته الحالية ، فكيف هي مهاراته الأخرى؟ إذا كانوا لاعبين رائعين في الفريق وتناسب ثقافة الشركة ، فقد تتمكن من العثور على دور أفضل لهم داخل مؤسستك.
- قم بتقييم أسلوب الإدارة الخاص بك:اسأل نفسك - هل هناك شيء يمكنك القيام به لتحسين أسلوب إدارتك من شأنه أن يساعدك؟ يعد هذا وقتًا رائعًا لتطلب من مديرك الحصول على تعليقات وتوجيه حتى تصبح أفضل قائد ومدير يمكنك أن تكون.
5. تابع ، وكن مستعدًا لاتخاذ قرار صعب إذا لزم الأمر
بمجرد إنشاء إستراتيجية مضادة للرصاص لمساعدة موظفيك على تحسين أدائهم ، تأكد من تسجيل الوصول بانتظام. إذا كنت لا ترى التغييرات ، فستحتاج إلى البدء في طرح بعض الأسئلة الصعبة.
على سبيل المثال ، هل يتمتع موظفك بجميع المهارات الصحيحة ولكنه لا ينجز المهمة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فلن يساعد التدريب الإضافي في تحسين الأداء ، وقد حان الوقت للنظر في الإنهاء. لم تكن هذه هي المكالمة التي تريد إجراؤها كمدير ، لكن أفضل القادة يعرفون كيف ومتى يتخذون قرارات صعبة.
على المدى الطويل ، حتى لو تعلق الأمر بإنهاء الخدمة ، سيستفيد الجميع - سيجد موظفك دورًا يناسب مجموعة مهاراته بشكل أفضل ، وستكون مؤسستك قادرة على توظيف شخص يناسب الفريق بشكل أفضل.
تحسين الدافع من خلال خلق شعور بالهدف
الآن أنت تعرف كيفية إدارة الأداء الضعيف مع فريقك. قبل أن نختتم ، أردنا مشاركة إستراتيجية فريدة واحدة لتحسين الأداء. هل تعلم أن الموظفين الذين يشعرون بالهدف في العمل يميلون إلى أن يكونوا أكثر تفاعلًا وتحفيزًا على الأداء؟
يُظهر بحث جالوب أنه عندما يرتبط الموظفون بمهمة المنظمة أو غرضها ، فإن ذلك يقلل من معدل دوران الموظفين - ويحسن الربحية. يحتاج الموظفون إلى الشعور بملكية عملهم ، وعليهم أن يروا كيف يكون تأثيره يتجاوز حياتهم اليومية.
إذن كيف يمكنك تحسين دافع فريقك ومساعدتهم على الشعور بقدر أكبر من الهدف في العمل؟ تحتاج إلى جعل الأمور شخصية:
- يمكنك إجراء محادثات مع فريقك حول ما يهمهم ، وما يقدّرونه على المستوى الشخصي ، وكيف يرتبط ذلك بمهمة الشركة.
- ساعدهم في معرفة كيف يمكن لنقاط القوة الشخصية والمسؤوليات اليومية أن تحدث فرقًا حقيقيًا في العالم وفي المنظمة.
- اربط أهداف الفريق والمشاريع الفردية بالهدف الأكبر للشركة ، وتحدث عن كيفية إحداث تأثير حقيقي لكلٍّ منها.
يمكن أن تساعدك هذه الإجراءات في إنشاء ثقافة عالية الأداء. سيشعر الموظفون بإحساس حقيقي بالهدف ، ونتيجة لذلك ، سيكون لديهم الدافع للقيام بعملهم الأفضل.
تحسين الأداء الضعيف
تعد إدارة الأداء الضعيف مهارة بالغة الأهمية للتعلم. إنه صعب دائمًا ، لكنه يصبح أسهل. إذا كان بإمكانك مساعدة أحد أعضاء الفريق في الوصول إلى المسار الصحيح والنجاح في دوره ، فسوف تشعر بإحساس لا يصدق بالإنجاز.
للقيام بذلك بشكل جيد ، ستحتاج إلى تواصل مفتوح وصادق وموقف إيجابي وعاطفي. ستحتاج أيضًا إلى الصبر والشجاعة لإجراء محادثات صعبة.
