لقد كنت في علاقة خط منقط. قد تعرف أنها "مصفوفة".
إنه نوع حساس من العلاقات ، يحتاج إلى قدر كبير من العناية والاهتمام. والحق يقال ، إن الإبلاغ بخط منقط هو لكل شخص أو منظمة.
في علاقات الإبلاغ الخطية النموذجية ، يقدم الموظفون تقاريرهم في خط متين. هذا يعني أن مديرهم المباشر هو مديرهم الوحيد. في المخطط التنظيمي ، هذا يعني أن الموظف لديه خط متين مع قائدهم. مع وجود مدير مباشر منقط ، يمتلك الموظف خطًا متينًا يقدم تقاريره إلى مديره المباشر. لكن لديهم أيضًا خطًا منقطًا في فريق آخر.
لكن كما نعلم ، المنظمات معقدة. تستخدم بعض المنظمات الهياكل التنظيمية للمصفوفة لتحسين الرؤية والمواءمة والتعاون. قد يستخدمه الآخرون عندما يكون عدد الموظفين محدودًا والميزانيات محدودة.
في كلتا الحالتين ، تتطلع الشركات إلى تعظيم إمكانات القوى العاملة لديها. لذلك ، قد يستكشف البعض فكرة وجود هيكل للإبلاغ بخط منقط لبعض موظفيهم.
للقادة تأثير لا يصدق على تجربة الموظف. يمكن أن تُترجم القيادة الجيدة إلى مشاركة أفضل للموظفين ، وزيادة الإنتاجية ، وإحساس عميق بالانتماء ، ونتائج أعمال أفضل.
لذلك ، تضيف هياكل إعداد التقارير المعقدة - بما في ذلك المديرين الثانويين - فارق بسيط متعدد الطبقات إلى القيادة. يضيف العمل الهجين مزيدًا من التعقيد ، خاصة إذا كان أحد المديرين حاضرًا فعليًا مع الموظف أكثر من الآخر.
كهيكل إداري ، يمكن أن يكون الإبلاغ المتسلسل المنقط هشًا كما يبدو. فلنتحدث عن الشكل الذي تبدو عليه التقارير ذات الخطوط المنقطة. سنقوم أيضًا بتحديد بعض إيجابيات وسلبيات الإبلاغ بخطوط منقط - والطرق التي يمكنك التأكد من أنها تعمل بكفاءة في مؤسستك.
ما المقصود بالإبلاغ المتسلسل المنقط؟
أولاً ، دعنا نفهم ما نعنيه بالإبلاغ بخط منقط.
ما هو الإبلاغ عن الخط المنقط؟
الإبلاغ المتسلسل المنقط هو نوع من هيكل التقارير. مع التقارير الخطية المنقطة ، يكون لدى الموظف مدير خط متين. ولكن بالإضافة إلى المدير المباشر المتين ، فإن الموظف يقدم تقاريره بشكل غير مباشر إلى مدير ثانوي.
يبدأ الهيكل التنظيمي في الظهور على هيئة شبكة ويب بدلاً من مخطط انسيابي مع تقارير خطية منقطة. لنفترض أن جوليا مديرة تسويق ولها ثلاثة تقارير مباشرة. إنها توظف دورًا جديدًا ، مسوق محتوى. هذا الموقف المفتوح هو 75٪ محتوى تسويق. لكن أندرو ، مدير تسويق آخر ونظير لجوليا ، طلب مقاولًا بدوام جزئي لتصميم الجرافيك.
لا تمتلك الشركة ميزانية لتمويل دورين منفصلين ، لذلك قررت جوليا وأندرو أن هذا الشخص سيرفع تقاريره مباشرة إلى جوليا. لكن هذا الشخص سيكون لديه خط منقط يعود إلى أندرو لجميع الواجبات المتعلقة بتصميم الجرافيك.
9 إيجابيات وسلبيات للإبلاغ المتسلسل المنقط
مثل معظم تكتيكات القيادة ، تأتي التقارير المنقطة مع إيجابياتها وسلبياتها. فلنتحدث عن بعض إيجابيات وسلبيات الموظف والمدير والمؤسسة.
الايجابيات
قبل أن نستعرض إيجابيات التقارير ذات الخطوط المنقطة ، من المهم أن ندرك أن هذه ليست مضمونة. لن يأتي المحترفون إلا إذا تم رعاية هذا التكتيك القيادي وتطويره بشكل جيد. فيما يلي أربعة إيجابيات للإبلاغ عن الخطوط المنقطة.
- الاستخدام الفعال للموارد. شهدت كل شركة فرقًا بسيطة. عندما تكون الميزانيات ضيقة ويتقلص عدد الموظفين ، يمكن أن تكون التقارير المتسلسلة المنقطة طريقة فعالة لإنجاز المزيد بموارد أقل. مع تقسيم الموظفين عبر فرق لإنجاز المهام ، يمكن أن يكون الإبلاغ المتسلسل المنقط فعالاً (عند القيام به بشكل صحيح).
- يزيد التفويض والتعاون. علاقة التقارير المباشرة هي فقط ما يلي:مباشر. ولكن إذا كانت الفرق تتعاون عبر الوظائف ، فقد يكون من المنطقي تجميع الموارد في علاقة خط منقط. بالنسبة للمديرين ، قد يساعد هذا أيضًا في كسر العزلة بين الفرق. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يزيد التفويض والتعاون.
- العروض تحسين المهارات وفرص إعادة الصقل. في بعض الأحيان ، تمنح هياكل الإبلاغ ذات الخطوط المنقطة الموظفين فرصة لتعلم أشياء جديدة. قد يكون الموظفون قادرين على صقل المهارات وإعادة الصقل ، مما يفتح الباب لمزيد من الفرص.
- يساعد في التنقل والتطوير الوظيفي ر. كان التنقل الوظيفي أحد أكبر المحترفين الذين اختبرتهم شخصيًا من خلال علاقة الإبلاغ بخط منقط. نظرًا لأن لدي خطًا متقطعًا في مدير مختلف ، عندما تم فتح دور بدوام كامل في فريق كنت مهتمًا به ، كنت قادرًا على القيام بذلك. حصل ذلك المدير أيضًا على عينة من شكل عملي.
نظرًا لأنهم عملوا كمدير ثانوي بالنسبة لي ، فقد عرفوا بالفعل جودة عملي وأخلاقيات العمل وكيف أنجزت المشاريع. في النهاية ، ساعدني ذلك في الحصول على وظيفة جديدة (وترقية) في شركة سابقة.
السلبيات
بصفتك شخصًا كان تقريرًا مباشرًا في علاقة خط منقط ، فهي منظمة مصفوفة صعبة للتنقل فيها. لقد حددنا خمسة سلبيات للإبلاغ المتسلسل المنقط.
- الارتباك وسوء التواصل. يمكن أن يكون الإبلاغ عن الخطوط المنقطة مربكًا حقًا. في كثير من الأحيان ، يدير الموظف مسارات عمل متعددة من مديرين مختلفين ، أحدهما مباشر والآخر ثانوي.
في بعض الأحيان ، لا يتواصل المديران بشكل جيد ، مما قد يتسبب في إرباك الموظف. خاصة عندما تتحرك الأشياء بسرعة (كما يحدث عادةً في مكان العمل) ، فإنها تخاطر بوجود فجوات في التواصل تؤدي إلى الارتباك.
- انخفاض الإنتاجية والكفاءة. عندما يوازن الموظفون بين مسارات عمل مختلفة من مديرين مختلفين ، فقد يكون ذلك صعبًا. بدون وجود أنظمة الدعم المناسبة ، يمكن أن يؤدي هذا الارتباك والإحباط إلى انخفاض في الإنتاجية. في النهاية ، يمكن أن يؤدي إلى عدم تحقيق الإنجازات أو فقدان المبادرات.
- شد الحبل على الموارد. بصفتك مديرين خطيين أو مديرين خطين متقطعين ، لديكما أشياء تحتاج إلى إنجازها. ولكن عندما يكون لديك قائمة غسيل من الأشياء التي يجب القيام بها وموظف واحد منقسم على تلك القائمة ، يمكن أن تبدأ في الشعور وكأنها لعبة شد الحبل.
يتطلب المواءمة بين الأولويات وإدارة الوقت وعرض النطاق الترددي وأعباء العمل. بهذه الطريقة ، لن تجر الموظف في اتجاهين مختلفين.
- الإضرار بتجربة الموظف. من خلال فهم مخاطر وسلبيات الإبلاغ المتسلسل المنقط ، فإن هذا الهيكل له عواقب متأصلة على تجربة الموظف. إذا كان الموظفون في منتصف مديرين يتنافسان على وقتهم ، فقد يكون ذلك مرهقًا ومحبطًا.
إذا ارتبك الموظفون بشأن الأولويات التي يجب أن يعملوا عليها ، فإنك تخاطر بفقدان مشاركتهم. يعد توفير تجربة موظف استثنائية جزءًا لا يتجزأ من إطلاق العنان لإمكانات موظفيك الكاملة. - الإحباط والإرهاق. بالنسبة للموظفين ، قد يكون من الصعب إدارة التوقعات ووضع الحدود. دعونا نعود إلى لعبة شد الحبل تلك. إذا كان الموظف يدير علاقتين مختلفتين مع المديرين ، فقد يصبح الأمر فوضويًا.
بدون محاذاة من المديرين ، فإنه يضع الموظف في موقف صعب. يحتاج الموظف إلى أن يكون حادًا حقًا في إدارة التوقعات والحدود للتنقل في هيكل التقارير جيدًا.
10 نصائح للعمل في بيئة ذات خط منقط
لقد حددنا عشر نصائح للتأكد من أن علاقة الخط المنقط توفر الرافعة المالية والرؤية التي تحتاجها المؤسسة وتجربة النمو الإيجابية التي يريدها موظفوك.
للمدير
سواء كنت مديرًا خطيًا ثابتًا أو مديرًا مباشرًا منقطًا ، هناك أشياء تحتاج إلى وضعها في الاعتبار. فيما يلي سبع نصائح لمشاركة تقرير مباشر مع شخص آخر.
- لا تضع الموظف في لعبة شد الحبل. وضع موظفك في المنتصف يجعل تجربة الموظف سيئة. إذا كنت تلعب لعبة شد الحبل مع المدير الآخر خلال وقت الموظف ، فهذا يؤثر سلبًا بالفعل على موظفك.
يجب التعامل مع الخلافات أو الاختلالات حول الأولويات مع مدير لمدير في علاقة خط منقط ، وليس من مدير إلى موظف. سوف يشكرك الموظف (الموظفون) - وأداء فريقك - لاحقًا.
- تواصل كثيرًا مع المدير الآخر. موظفك مسؤول عن مسارات العمل من مشرفين مختلفين. إذا كنت لا تعرف نوع العمل الذي يقدمه المدير الآخر ، فهذه مشكلة.
تواصل بوضوح وبشكل متكرر مع المدير. قد تفكر في إعداد اجتماعات فردية منتظمة للتأكد من أنك تناقش الأولويات الرئيسية وعبء العمل وأشياء أخرى لإدارة الأداء مع المدير الآخر. اعتمد على الموارد البشرية للمساعدة أيضًا.
- التوافق مع الأولويات والوقت المستغرق والتوقعات من البداية. وافق منذ البداية على ما يجب أن يعمل عليه الموظف ، والتوقعات التي لديك بالنسبة له ، والوقت المخصص.
إنه أسهل مما تعتقد أن يكون الموظف مثقلًا بالعمل من كلا الجانبين. تأكد من الوصول إلى التوافق مع الأولويات الرئيسية من البداية - والتزم بها.
- ضع في اعتبارك أشياء مثل اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs). في النهاية ، ساعدني مديري المباشر القوي في وضع اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) للمساعدة في إدارة الطلبات الفردية. كنت أتمنى أن أكون قد جمعت هذا النوع من اتفاقية العمل منذ البداية. حددت بوضوح مواعيد التسليم والوقت الذي يقضيه في مهام وتوقعات وأولويات معينة.
- التوافق مع تقييمات الأداء. من المرجح أن يتم إجراء مراجعات الأداء من قبل المدير المباشر المتين. لكن في بعض الأحيان ، سيتضمن ذلك مدخلات من المدير المباشر المنقط. كن واضحا بشأن المدخلات الخاصة بتقييمات الأداء وكيف ستبدو المساهمات.
- اجمع نظام الدعم أيضًا. القيادة ليست سهلة. هناك سبب يجعل الأمر يتطلب النية والجهد والتدريب والممارسة لتصبح قائدًا ناجحًا.
من نواح كثيرة ، إنها رحلة تعلم مستمرة تتطلب دعمًا مستمرًا. فكر في كيفية مساعدة BetterUp في تزويد قادتك بالدعم الذي يحتاجون إليه لتجاوز جميع التعقيدات التي تجلبها القيادة. يمكن أن يكون الاستثمار في تطوير القيادة هو الفرق بين القوى العاملة المزدهرة والمتعثرة.
للموظف
- احصل على فهم جيد لأولوياتك ووقتك وتوقعاتك. بصفتك شخصًا أدار عملية إعداد التقارير الخادعة ذات الخطوط المنقطة من قبل ، فإنه ليس بالأمر السهل القيام به. تأكد من حصولك على وضوح شديد بشأن أولوياتك. يتضمن ذلك فهم مقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في مشاريع معينة دون غيرها. قد يشمل أيضًا تحديد التوقعات مع كل من مديرك (صلب ومنقط) للتواصل بشأن الأولويات.
لكن تذكر أن الأولويات ديناميكية. إنها تتغير وتتغير كثيرًا ، مما يعني أنك بحاجة إلى أن تكون جيدًا في التوضيح المستمر والتحسين وإعادة التفاوض. اجعل هذه العادة التفاوضية والتوضيح والتنقية جزءًا من حياتك اليومية.
إذا كان هناك عدم تطابق في التوقعات ، فاطلب من مديرك الاتصال. من المهم أن يعمل قادتك معًا لضمان التوافق حول أفضل طريقة لقضاء وقتك. يتطلب ذلك تحسين مهاراتك في إدارة الوقت للتأكد من أنك تحقق أولوياتك.
- ضع حدودًا واضحة. في شركة سابقة ، كنت أعمل في دور اتصالات سريع الخطى. غالبًا ما أتى إلي مديري المباشر المنقط بطلبات لمرة واحدة وحساسة للوقت. كانت لهذه الطلبات مواعيد نهائية صعبة مما أجبرني بشكل أساسي على التخلي عن أولوياتي الأخرى من أجل الوفاء بالموعد النهائي. عملي الآخر - معظم عملي - عانى بسببه.
في النهاية ، قمت بإعداد نظام حيث إذا تلقيت طلبًا لمرة واحدة ، فسأكمل الطلب في غضون يومي عمل. لقد حصلت على دعم مديري المباشر القوي ، مما ساعد على تعزيز هذه الحدود. وفي النهاية ، غيرت بعض السلوكيات. بمرور الوقت ، منحني مديري المباشر المزيد من الوقت والمزيد من الرؤى. لكنها كانت وعرًا حقًا وتسبب في توتر بيننا نحن الثلاثة.
في ذلك الوقت ، كنت أتمنى أن يكون لدي مدرب للمساعدة في إرشادي خلال هذا الموقف. بوجود مدرب ، كنت سأشعر بأنني أفضل استعدادًا للتعامل مع هذه الحوادث على الفور ووضع الحدود بشكل أفضل من البداية.
- التواصل بوضوح وبشكل مباشر. يضيف وجود مشرف ثانوي طبقات من التعقيد إلى علاقة المدير والموظف. يتطلب اتصالًا مقصودًا ومباشرًا وواضحًا بين جميع أعضاء الفريق.
على سبيل المثال ، فكر في الأهداف والمقاييس التي يهتم بها كل مدير من مديرك. احصل على فهم جيد لهذه الأهداف - ولكن بعد ذلك ، كن جيدًا في التواصل بشكل متكرر مع التحديثات. يمكن للتواصل الجيد ردع المشاكل بشكل استباقي من الظهور. كما أنه يساعد على التأكد من أن مديرك يعرفون ما هي العوائق التي تحتاج إلى تطهير.
خاصة مع الفرق الافتراضية ، يمكن أن يسقط الاتصال من خلال الثغرات. كن جيدًا حقًا في إيصال ما تعمل عليه وما الذي تحدده من أولويات بشكل واضح. يجب عليك أيضًا توصيل التوقعات والحدود والالتزامات بشكل جيد. إذا لم تفعل ذلك ، فقد تخاطر بإلحاق الضرر بعلاقاتك. - اجمع نظام الدعم الخاص بك. كما ذكرنا سابقًا ، أتمنى لو تلقيت دعمًا من مدرب بينما كنت في علاقة خط منقط. كان من الممكن أن يساعدني المدرب في إرشادي خلال المحادثات الصعبة ، ووضع التوقعات ، وإدارة الحدود ، والمزيد.
يجب أن يكون مديرك المباشر هو مؤسستك. تأكد من توضيح من يقوم بمراجعة أدائك. إذا كان هذا هو مديرك المباشر القوي ، فهم أصحاب المصلحة الرئيسيون. حافظ على قوة هذه العلاقة الخطية القوية واعتمد على مديرك للحصول على التوجيه أيضًا.
اجعل إطلاق العنان للإمكانات الكاملة للقوى العاملة لديك أولوية
التقارير ذات الخطوط المنقطة ليست متاحة للجميع. إنها علاقة إدارة صعبة تأتي مع جميع أنواع الفروق الدقيقة والتعقيدات للتنقل. وللتأكد من أنها تعمل بشكل جيد ، فإنها تتطلب الموارد والدعم المناسبين.
كيف تقوم بتزويد موظفيك بالأدوات المناسبة للنجاح؟ ما هي الطرق التي تستثمر بها في قادتك ليصبحوا أفضل نسخ لأنفسهم؟ كيف تجعل شعبك أولوية؟
ضع في اعتبارك كيف يمكن لبرنامج BetterUp أن يساعد في توجيه موظفيك خلال رحلاتهم القيادية وتطوير الموظفين. باستخدام BetterUp ، يمكنك بناء قوة عاملة مناسبة عقليًا تقترب خطوة واحدة من الوصول إلى إمكاناتها الكاملة.
