ما هي الثقافة حول مراجعات الأداء في مؤسستك؟ هل هم مخيفون؟ أهلا وسهلا؟ فقط شيء يجب القيام به؟ هل يتطلع فريقك إليهم ، أو يتأوه أنه "ذلك الوقت من العام مرة أخرى؟"
التعليقات ضرورية للنمو ، لكن هذا لا يعني أنها مرحب بها دائمًا - أو أن الأشخاص يشعرون بالراحة عند تقديمها واستلامها. المشكلة في التغذية الراجعة ، في الواقع ، هي أن معظم الناس والمنظمات لا يجيدونها. غالبًا ما يرتبط بالإجراءات العقابية ، وهذا أمر منطقي. العديد من الفرق غير مرتاحة لمنحها على الرغم من أنها تريدها لأنفسهم ، لذا فهم يحتفظون بها حتى لا يمكن تجنبها.
التعليقات والمراجعات ليست مترادفة. مراجعة الأداء هي فرصة دورية للمديرين وزملاء العمل لتقييم النتائج مقابل مقاييس محددة. تحدث في أوقات معينة. التعليقات مستمرة وجزء من الثقافة التنظيمية. عندما يتم خلط الاثنين ، يتحولان إلى ما يشبه برميل البارود.
يمكن أن تثير مراجعات الأداء الكثير من المشاعر لفريقك - وليس أقلها الخوف. وهذا منطقي إذا لم يتم الحديث عن التعليقات. إذا كنت لا تعرف ما يمكن توقعه ، ومتى ستحدث المراجعات ، أو ما تتكون منها ، فستكون (مفهومًا) قلقًا.
لا ينبغي أبدًا أن يصاب الموظف بالصدمة من المراجعة - سواء من خلال الأسئلة التي تطرحها أو من خلال أدائه الحالي. سواء كانت مراجعات الأداء الرسمية تتم شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا ، يجب أن تحدث التعليقات باستمرار. المراجعة هي مجرد أداة واحدة في صندوق أدوات المدير لتعزيز نمو الموظفين وخلق ثقافة صحية. توفر مراجعة الأداء معايير - فرصة لتحديد الأهداف للفترة القادمة ومراجعة الأداء حتى الآن. للمساعدة في تحسين الشفافية ، من المفيد توحيد الأسئلة التي تطرحها في مراجعات الأداء.
يساعدك إنشاء قالب مراجعة الأداء على إصدار ملاحظات متسقة ودقيقة بناءً على معايير محددة. يساعدك هذا النوع من القصد على إنشاء ثقافة تدريب في فريقك. في هذا الفضاء ، تعد مراجعات الأداء أداة لتقييم مجالات التحسين وتطوير المهارات - وليست شيئًا "للتغلب عليه" أو الخوف منه.
كيف تنظم مراجعة الأداء؟
بشكل عام ، تتكون مراجعة الأداء من أربعة مكونات رئيسية: التقييم الذاتي ، تقييم المدير ، مراجعة ، و تحديد الهدف .
التقييم الذاتي وتقييم المدير
تحدث هاتان المرحلتان من عملية مراجعة الأداء عادةً في وقت واحد. بشكل عام ، هناك مجموعة من الأسئلة أو المطالبات المقدمة في نموذج تقييم الموظف. يجيب كل من المدير والموظف على نفس الأسئلة بشكل غير متزامن.
يمكن أن يساعدك توفير التقارير المباشرة مع فرصة التقييم الذاتي في تحديد ما إذا كنت في نفس الصفحة أم لا. من الناحية المثالية ، سيكون هناك قدر كبير من التداخل بين تقييم المدير والموظف لأداء الوظيفة. يجب أن يكون هناك أيضًا محاذاة حول مجالات التحسين.
مراجعة
يصبح نموذج مراجعة الأداء المكتمل الأساس لاجتماع المراجعة بين المدير والموظف. التعليقات عبارة عن محادثة ثنائية الاتجاه ، ويجب ألا تشعر بالعقاب أو التهديد. بينما يقومون (ويجب عليهم) تضمين تقييم الأداء ، يجب على المديرين أيضًا التأكد من إبراز نقاط قوة الموظف. إذا كان هناك الكثير من مجالات التحسين ، فلا ينبغي أن تكون المراجعة هي المرة الأولى التي يسمع فيها الموظف عنها.
تحديد الهدف
يجب أن تشمل مراجعات الأداء أيضًا فرصًا للتطوير المهني. يتم تغطية جزء من هذا في قسم مناقشة المراجعة ، والذي يتضمن عادةً أهدافًا من الفترة الماضية والفصل القادم. ولكن بالإضافة إلى معايير محددة ، من الجيد تضمين بعض التخطيط الوظيفي. يمكن أن يساعدهم ذلك في إنشاء مجموعات من الكفاءات والمهارات التي يمكن أن تفيدهم أثناء نموهم - وتعزز المشاركة.
كيف تجعل النماذج المراجعات أكثر فعالية
النموذج عبارة عن إرشادات تساعدك على إنشاء عملية مراجعة الأداء والتفكير فيها. سيساعدك النموذج على عدم حذف أي خطوات ، وهو أمر أساسي عند إجراء مراجعة الأداء. من السهل جدًا نسيان تلك المنطقة أو الخطوات المهمة أثناء إجراء العملية.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد وجود نموذج في إضفاء الطابع الرسمي على العملية - وهو أمر مهم بشكل خاص مع نمو مؤسستك. بغض النظر عن الفريق أو القائد الذي يتبعه الشخص ، يجب أن تكون عملية التغذية الراجعة قياسية. خلاف ذلك ، يمكن أن يؤثر نقص التعليقات على فريق أصغر سلبًا على ثقافة القسم بأكمله.
أكثر من أي شيء آخر ، عندما تطور عملية جيدة ، يكون الاستمرار في إعادة استخدامها أكثر فعالية وكفاءة. مراجعات الأداء وثقافة الشركة ليست شيئًا تريد تركه للتجربة والخطأ.
عندما لا يتم إجراء تقييمات الأداء بشكل جيد ، فقد تؤدي إلى فشل في بيئة العمل وضعف العلاقات بين المديرين والموظفين. عندما يتم اعتبارها غير عادلة ، أو متحيزة ، أو غير متسقة ، أو تدبير عقابي مستتر ، فإنها في الواقع تؤذي موظفيك وفريقك. يمكن أن يؤدي سوء التعامل مع مراجعة ربع سنوية أو مراجعة أداء سنوية إلى الإضرار بمشاركة الموظفين وتحفيزهم وأخلاقيات العمل.
التحدي الشائع الآخر في الشركات هو تحيز المدير. وهذا لا يحدث فقط على أسس ديموغرافية ، مثل الجنس أو العرق. يميل المديرون أيضًا إلى أن يكونوا لا شعوريين لصالح الموظفين الذين يعملون في المكتب ، أو أولئك الذين وظفواهم ، أو أولئك الذين لديهم أداء ممتاز (حديث). في الواقع ، لاحظت Culture Amp عشرة تحيزات معرفية تؤثر على تقييم الأداء. يمكن أن تساعد العملية الموحدة في القضاء على التحيز في عملية المراجعة - إذا كان المديرون والموارد البشرية والقادة حريصين على التحقق من ذلك.
لماذا نستخدم نموذج مراجعة الأداء؟
يمكن أن يساعد استخدام نموذج مراجعة الأداء مديرك على تقديم ملاحظات متسقة. يتيح لأعضاء الفريق معرفة ما يمكن توقعه ويقلل التحيز في عملية إدارة الأداء.
يوفر النموذج المصمم جيدًا مساحة للتقييم الذاتي والتواصل بالإضافة إلى مقياس تقييم موحد.
ما هي الأنواع المختلفة لمراجعات أداء الموظفين؟
تقدم معظم الشركات مراجعة أداء سنوية. تتماشى هذه العملية عادةً مع مراجعات الرواتب وزيادة الجدارة. ومع ذلك ، فهي ليست النوع الوحيد من المراجعة الذي يمكن لفريقك إجراؤه. اعتمادًا على احتياجات مؤسستك وكيفية قياس الأداء ، يمكن أن تكون فترة المراجعة شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية. يمكنك أيضًا تقديم مراجعة أولية مختصرة في نهاية تعيين التعيين الجديد.
لا يتم إجراء جميع المراجعات من قبل مدير أيضًا. تستفيد الفرق أيضًا من مراجعات الأقران وردود الفعل بزاوية 360 درجة. في هذا النوع من المراجعة ، يجيب أعضاء الفريق الذين يعملون عن كثب مع موظف معين على أسئلة حول كفاءات الموظفين والأداء العام ومجالات التحسين.
ما يجب تضمينه في نموذج مراجعة الأداء الخاص بك
يتضمن نموذج مراجعة أداء الموظف عادةً عناصر التقييم مثل الأهداف وكيفية أداء الموظف مقابل الأهداف والتعليقات. كما أنه عادة ما يوفر مساحة لتحديد الأهداف لفترة المراجعة القادمة والتقييم الذاتي للموظف. أخيرًا ، توفر العديد من النماذج مكانًا لكل من المدير والموظف للتوقيع على المراجعة.
ما يجب تضمينه في نموذج مراجعة الأداء
- المعلومات الأساسية
- فترة المراجعة
- نظام التقييمات
- معايير التقييم
- الأهداف
- التعليقات
- شكر وتقدير
معلومات أساسية
عادة في الجزء العلوي من النموذج ، يسأل هذا الجزء من المراجعة عن اسم الموظف والتاريخ والمدير المشارك في التقييم.
فترة المراجعة
نظرًا لأن كل شركة تحدد السنة المالية (والأرباع) الخاصة بها ، فمن المفيد تحديد فترة المراجعة. حاول تجنب سرد الفترات التي يحتمل أن تكون غامضة ، مثل Q3 أو H2 ، والتي يربك الكثير منها الموظفين الجدد. بدلاً من ذلك ، حدد "الربع الثالث ، 1 يوليو حتى 30 سبتمبر" (أو أي تاريخ ينطبق).
نظام التقييمات
تختار العديد من الشركات منح موظفيها تصنيفًا من بين عدد قليل من التقييمات. يتضمن هذا غالبًا "يتجاوز التوقعات" و "يلبي التوقعات" و "يلبي بعض التوقعات" و "لا يلبي التوقعات". يجب تحديد ذلك بوضوح في نموذج تقييم أعلى مستند مراجعة الأداء.
معايير التقييم
بالإضافة إلى معايير التصنيف ، يجب على الشركات تضمين أي قيم داخلية أو مقاييس أو سلوكيات محددة يتم تقييم الموظفين بناءً عليها. قد تكون هذه في دليل الموظف ، ولكن يمكن أن تختلف أيضًا من فريق إلى آخر.
الأهداف
بالإضافة إلى مراجعة الأداء السابق ، يجب أن تخصص وقتًا لمناقشة أهداف فترة المراجعة التالية والتخطيط لها. لا ينبغي أن تقتصر هذه على مجالات التحسين. يجب أن تتضمن أيضًا الأهداف المهنية والفرص القادمة للتطوير المهني.
تعليقات
يمكنك أيضًا التفكير في تضمين بعض المساحات المفتوحة لعناصر التقييم التي يمكن للموظف إضافتها بناءً على نقاط قوتهم أو التعليقات الإضافية التي يرغبون في تقديمها. من المهم أن يكون للموظفين رأي وأن يعرفوا نقاط قوتهم ، حتى يشعروا بأنهم مجهزون تمامًا لمواجهة التحديات الجديدة في حياتهم المهنية.
شكر وتقدير
أخيرًا وليس آخرًا ، ستحتاج إلى مساحة للموظفين والمديرين للتوقيع على المراجعة. يجب أن يقروا بأن أي تعليقات ، بالإضافة إلى التصنيف ، قد تمت مناقشتها ومراجعتها.
على الرغم من أنه ليس دائمًا جزءًا رسميًا من النموذج ، ففكر مقدمًا في مقدار الوقت الذي تتوقع أن يقضيه الموظفون ومديروهم في ذلك. كن واقعيًا عند اختبار القالب الخاص بك لمعرفة ما إذا كان يناسب هذه النية. هل تحديد الأهداف هو الأهم في مؤسستك؟ أوضح ذلك من خلال تخصيص مساحة وتفاصيل أكبر لهذا القسم من نموذج المراجعة. هل ستُستخدم المراجعة "كدليل" لتبرير التصنيفات والترقيات والتغييرات في التعويضات؟ اجعل ذلك واضحًا أيضًا. من الجيد تقديم إرشادات صريحة في النموذج نفسه حول المدة التي يجب أن يستغرقها كل قسم.
ما لا يجب وضعه في قالب مراجعة أداء الموظف
كما ذكرنا ، من السهل حقًا أن تأتي مراجعة الأداء بنتائج عكسية. إذا كانت الثقافة في شركتك متوترة وسامة ، فقد تؤدي مراجعة أدائك التالية إلى إشعال النيران.
من الجيد أن تكون حساسًا طوال هذه العملية. من المحتمل أن تكون المراجعات مرهقة وعاطفية للمديرين والموظفين. إنها ليست فرصة للتعبير عن مظالم خفية أو تقديم ملاحظات بقيمة ستة أشهر على شخص ما. بدلاً من ذلك ، يجب أن تبدو المراجعة مشابهة لتسجيل الوصول. يجب ألا تكون هناك معلومات جديدة - خاصة إذا كانت هذه المعلومات سلبية.
في النموذج نفسه ، ضع في اعتبارك كيف يلعب التصميم دورًا في الاستجابة. يجب ألا يكون النموذج الخاص بك طويلاً ومعقدًا ، أو طرح أسئلة غير متوقعة على الموظفين. استبعد أي معلومات حول زيادات الراتب أو طلبات الإجازة أو أي شيء يجب التعامل معه خارج عملية المراجعة.
هناك تكلفة على مراجعات أداء الموظف ، وتتجاوز الساعات التي يقضيها الموظفون في إكمال ومراجعة ومناقشة الأداء. تميل أيضًا إلى أن تكون هناك أيام أو أسابيع أو حتى شهور من الارتباك أو المشاعر السيئة التي يمكن أن تظهر وتستمر في هذه العملية. لماذا يقوم فريقك بإجراء المراجعات؟ ما الذي يمكن أن يستفيد منه قادتك ومديروك وموظفوك؟ إذا كانت أسباب إجراء مراجعات الأداء تبرر التكلفة ، فقم بتصميمها لتلبية أهدافك.
