العديد من الهياكل التنظيمية للشركة خطية إلى حد ما - أو بشكل أكثر دقة ، مثلثة الشكل. تصور صور "المخطط التنظيمي" التقليدية للهرم الشركات التي يوجد بها عدد قليل من الأفراد الأقوياء على رأس الشركة. تحت ذلك مستوى أوسع قليلاً يقدم تقاريرهم إليهم. يصبح كل مستوى لاحق أوسع وأكثر اتساعًا ، مع وجود قاعدة كبيرة من الموظفين المبتدئين في "القاع".
ومع ذلك ، لا يعني مجرد تنظيم العديد من المؤسسات بهذه الطريقة أنه يجب أن تكون مؤسستك كذلك. اعتمادًا على حجم فريقك وكيفية تنظيم سير العمل الخاص بك ، قد تستفيد من أي عدد من الهياكل التنظيمية البديلة. يمكن أن يمنحك أيضًا نظرة ثاقبة في مناطق الكسر والفرص المحتملة للتطوير. إذا لم تقدم فرقك النتائج التي تحتاجها ، فإن الهيكل التنظيمي هو أحد المذنبين المحتملين. النتائج هي طريقة لتقييم ما إذا كانت أنظمتك وهياكلك تعمل على النحو المنشود.
يتطلب اختيار الهيكل المناسب لفريقك التفكير في كيفية عمل فريقك حاليًا وإلى أين أنت ذاهب. قبل رسم مخطط المؤسسة هذا أو البدء في اقتراح عدد موظفين جديد ، تابع القراءة. سنبحث في الأنواع المختلفة للهياكل التنظيمية ، وما هي عليه ، وطرق تنفيذها.
ما هو الهيكل التنظيمي؟
الهيكل التنظيمي هو الطريقة التي يتم بها إنشاء شركة أو منظمة أو فريق. يمكن أن يكون هرميًا ، مع مستويات مختلفة من الإدارة. أو يمكن أن يكون قسميًا ، مع خطوط إنتاج وأقسام مختلفة. في بعض الأحيان ، يكون هناك القليل من التسلسل الهرمي على الإطلاق. كل شركة وفريق لديه هيكل تنظيمي ، حتى لو لم يتم تحديده رسميًا.
ما هو الهيكل التنظيمي؟
يحدد الهيكل التنظيمي كيفية تعيين المسميات الوظيفية والأدوار والمسؤوليات داخل الشركة. فهو يساعد في تحديد من يقدم تقاريره لمن ، ومن يتخذ القرارات بشأن ماذا.
غالبًا ما يكون لدى الشركات الناشئة هيكل تنظيمي مصفوفة ، حيث تعمل الإدارات المختلفة معًا في المشاريع. عادة ما يكون للمنظمات الكبيرة هيكل هرمي مع تسلسل قيادي واضح.
يفكر معظم الناس فقط في الهيكل التنظيمي من حيث صلته بشركات بأكملها. لكن نفس المفاهيم الهيكلية تنطبق أيضًا على كيفية تنظيم الفرق داخل وظيفة أو قسم أو وحدة عمل. تتعلق الهياكل التنظيمية وإعادة الهيكلة إلى حد كبير بسلطة اتخاذ القرار وتدفقات المعلومات والأولويات وتخصيص الموارد.
كل منظمة فريدة من نوعها (ولها احتياجات فريدة). ومع ذلك ، سيكون لكل هيكل تنظيمي بعض المكونات الأساسية المشتركة.
العناصر الأساسية للهيكل التنظيمي
بغض النظر عن حجم المنظمة ، يجب أن تكون بعض جوانب صنع القرار والعمليات في مكان العمل واضحة. تتعامل العديد من الشركات الصغيرة مع هذه التعيينات بشكل غير رسمي. مع نمو الشركة ، من المفيد إعادة النظر في هذه التسلسلات الهرمية وتوضيحها (أو عدم وجودها). كحد أدنى ، تحتاج كل منظمة إلى تعيين:
تخصص العمل
لا تُعرف تخصصات العمل رسميًا بالأدوار أو الأوصاف الوظيفية. يحددون ما هو الشخص المسؤول داخل المنظمة أو في فريق أصغر. تتيح لك تخصصات العمل الواضحة تحقيق أقصى استفادة من المواهب. فهي توضح مسؤوليات الفرد ومقاييس النجاح ، وتساعد في الحماية من تضاؤل الموارد ..
سلسلة القيادة
إذا كانت مؤسستك ، مثل الكثيرين ، تعتمد على مزيج من مديري الأفراد والمساهمين الفرديين ، فأنت بحاجة إلى إنشاء سلسلة من الأوامر. هذا يعطي الناس اتجاهًا واضحًا حول من يجب عليهم الوصول إليه للحصول على الدعم. عندما يحتاج الأشخاص من الإدارات الأخرى إلى التحقق من حالة المشاريع متعددة الوظائف ، فإنه يجعل من السهل معرفة من يقودهم.
التقسيم والتقسيم
يؤدي تقسيم الأشخاص إلى أقسام إلى إنشاء فرق من الأشخاص يتم تنظيم وظائفهم حول نوع معين من العمل. يمكن أن يكون القسم موارد بشرية أو مبيعات أو تسويق أو تكنولوجيا معلومات. غالبًا ما يشترك الأشخاص في هذه الأقسام في مجموعات المهارات المشتركة ويعملون معًا بشكل متكرر في المشاريع. عادة ما يقود كل قسم مسؤول تنفيذي.
مدى السيطرة
يُشار رسميًا إلى عدد أعضاء الفريق الذين يقدمون تقارير إلى مدير معين باسم "نطاق السيطرة". إذا كان لدى المدير عدد كبير من التقارير المباشرة ، فغالبًا ما يتم تقسيم الفريق إلى أقسام أصغر. يحدث هذا غالبًا في الشركات الكبيرة ، حيث قد يقوم العديد من الأشخاص بوظيفة مماثلة.
المركزية واللامركزية
من الأفضل التفكير في "الإدارة من أعلى إلى أسفل مقابل إدارة من أسفل إلى أعلى" ، حيث تشير مصطلحات المركزية واللامركزية إلى مدى تأثير قادة المستوى الأعلى على المؤسسة. بالطبع ، كل القادة لديهم سلطة على منظماتهم. لكن هياكل الإدارة اللامركزية تميل إلى اتخاذ قرارات أكثر مرونة تحدث على جميع المستويات. يتم تمكين الموظفين لأداء أدوارهم واتخاذ القرارات على النحو الذي يرونه مناسبًا.
إضفاء الطابع الرسمي
يحدد الصياغة مقدار التوحيد الموجود عبر المنظمة. قد يؤثر على الوظائف والأنظمة والتوصيف الوظيفي وتدفق المعلومات. غالبًا ما تكون المنظمات ذات الطابع الرسمي العالي أكثر نضجًا ومنهجية بدرجة عالية. حسنًا ، يجب أن يعزز هذا النوع من البنية الابتكار وليس خنقه.
أهمية الهياكل التنظيمية
الهياكل التنظيمية مهمة لأنها تساعد الشركات على تنفيذ عمليات صنع القرار بكفاءة. من خلال تعيين أدوار متخصصة للموظفين ذوي المستوى الأدنى ، يمكن للشركات اتخاذ قرارات أفضل بشكل أسرع.
بالإضافة إلى ذلك ، توفر الهياكل التنظيمية مخططًا تنظيميًا واضحًا يساعد الشركات على تتبع مواردها البشرية. عندما تكون شركتك صغيرة ، من الصعب أن تتخيل أنك لن تفقد مسار ما يفعله الجميع. بعد كل شيء ، في الشركات الناشئة والشركات الصغيرة ، غالبًا ما يبدو أن الجميع يفعل كل شيء .
مع نموك ، تصبح هذه الصوامع أكثر تميزًا عن بعضها البعض. في هذه المرحلة ، يساعدك الهيكل التنظيمي على تحديد الفجوات في المهارات والدعم داخل عملك. تصبح أدوار الأشخاص أكثر تخصصًا والفرق الفردية تنمو بشكل أكبر. إعادة النظر في تخصيص العمل يمنع ازدواجية الجهود ويعكس أولويات العمل.
ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن وراء هذه المخططات الانسيابية أناس حقيقيون. يعمل كل من القادة والموظفين الممثلين في مخطط تنظيمي بشكل أفضل في ظل ظروف مختلفة وبأساليب قيادة مختلفة. إذا لم تقم بإدراجهم في ماذا ولماذا التحولات التنظيمية الخاصة بك ، فمن المرجح أن يقاوموا التغييرات عند حدوثها.
نظرًا لأن التغيير أمر لا مفر منه ، فمن الجيد التواصل مبكرًا وفي كثير من الأحيان مع تغير الأمور. نسعى جاهدين لتحقيق أكبر قدر ممكن من الشفافية في مكان العمل. وإذا قمت بإجراء تغييرات في مؤسستك ، فخصص وقتًا للتواصل مع الأشخاص المتأثرين. يمكنك محاولة تقليل التأثير عليهم والمساعدة في إنشاء خطة انتقالية إذا لزم الأمر.
أنواع الهياكل التنظيمية
هناك عدة أنواع مختلفة من الهياكل التنظيمية ، ولكل منها مزاياها وعيوبها. الأكثر شيوعًا هي الوظيفية ، قسم ، مصفوفة ، فريق المشروع ، مسطح و الشبكة .
الهياكل التنظيمية الوظيفية هي الأفضل للشركات الصغيرة لأنها تتيح تسلسلاً هرميًا واضحًا لاتخاذ القرار. يعمل كل فريق على أنه "صومعة" فردية. بمجرد نمو الفرق ، فإنها تستفيد من جعل هذه الهياكل الوظيفية أقل صلابة. غالبًا ما تتحرك الفرق بشكل أسرع وتتعاون بشكل أفضل مع مزيد من التداخل.
هياكل الأقسام هي الأفضل للشركات الكبيرة لأنها تسمح بمزيد من التخصص. على سبيل المثال ، قد تقسم شركة عالمية أعمالها إلى مناطق (مثل أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا / آسيا والمحيط الهادئ) ، أو فئات خدمات واسعة (مثل B2B / D2C).
في بنية المصفوفة ، يعمل الموظفون في كل من الفرق الوظيفية وفرق المشروع والتي قد تكون منظمة بشكل مختلف. بعد ذلك ، يقوم الموظفون عادةً بتقديم تقارير إلى رئيسين:أحدهما يشرف على عملهم اليومي ، بالإضافة إلى رئيس آخر يشرف على المشاريع أو المهام الأكبر.
فريق المشروع سيشمل النهج أي عدد من الوظائف التي تعمل معًا في مشروع معين دون تسلسل هرمي دائم. يقوم الموظفون بالإبلاغ من خلال رؤسائهم الفرديين. لكنهم يساهمون أيضًا في جهود الفريق التي يقودها مدراء من الأقسام الأخرى في الفريق حسب الحاجة.
مؤسسات مسطحة لديها أقل قدر ممكن من الهيكل الهرمي. المديرين المتوسطين غائبون إلى حد كبير عن الموظفين. بدلاً من ذلك ، غالبًا ما تقدم القوى العاملة تقاريرها مباشرة إلى المديرين أو القادة على "أعلى" مستوى. غالبًا ما يزدهر الموظفون ذوو الاستقلالية العالية في هذه البيئات. يحفز الافتقار إلى التسلسل الهرمي الأشخاص على اتخاذ القرارات ، وتحمل الملكية ، وتسهيل حل المشكلات.
في بنية الشبكة ، يعمل المستقلون الفرديون أو المجموعات أو الجمعيات معًا. كل منهم يعمل كفرق وظيفية منفصلة ، ولكن قد يشترك في كيان شامل. غالبًا ما يكون للجمعيات المهنية هذا النوع من الهياكل.
اختيار أفضل هيكل تنظيمي لشركتك
عندما يتعلق الأمر بالهياكل التنظيمية ، لا يوجد حل واحد يناسب الجميع. أفضل طريقة لاختيار الهيكل التنظيمي لشركتك هي تقييم احتياجات عملك وأهدافك أولاً. من هناك ، يمكنك مطابقة تلك الاحتياجات مع أحد الهياكل التنظيمية المشتركة.
على الرغم من عدم وجود إجابة "صحيحة" ، إلا أن بعض الهياكل التنظيمية تناسب فريقك بشكل أفضل من غيرها. وبينما نحن عادة قم بالدعوة لتجربة العديد من الحلول حتى تجد ما يصلح ، والذي لا يعمل بشكل جيد مع التطوير التنظيمي.
تميل عمليات إعادة تنظيم الشركة (خاصة تلك المتكررة) إلى تدمير معنويات الموظفين. حتى عندما يتم التعامل معها بشكل جيد ، فإن إعادة التنظيم تخلق حالة من عدم اليقين والضغط على الموظفين. نظرًا لأنهم غالبًا ما يكونون مقدمة لتسريح العمال ، يميل الناس إلى الخوف من فقدان وظائفهم - حتى عندما تكون التغييرات إيجابية بشكل عام. وماذا لو كان هناك نمط من التغييرات الرئيسية الأخرى التي تسير بسرعة على الخط؟ هذه وصفة للسخرية والإرهاق في مكان العمل.
عند اتخاذ قرار بشأن الهيكل التنظيمي ، من المهم مراعاة هذه العوامل الأربعة:
1. الخدمة
يعتمد الهيكل الذي تختاره على نوع الشركة التي تديرها. على سبيل المثال ، يتم تنظيم الشركات التي تعتمد على عدد من موظفي الخطوط الأمامية بشكل مختلف كثيرًا عن المنظمات غير الربحية. سيكون لكل منها مخطط تنظيمي مختلف بناءً على ما يفعلونه وأين يحتاجون إلى تحديد أولويات جهودهم.
لبناء منظمة فعالة ، تحتاج إلى معرفة أعضاء الفريق الموجودين لتسهيل عمل الأشخاص في الميدان والموظفين الذين يدعمون القادة. على سبيل المثال ، غالبًا ما يكون لدى المديرين التنفيذيين في C-suite فريق مخصص لدعم جهودهم. لكن فريق خدمة العملاء موجود لدعم المستخدم النهائي. بعض الأدوار ، مثل التسويق أو تطوير المنتجات ، تقع بشكل مباشر في المنتصف. يجب أن يعكس تخصيصك للموارد التوازن بين هاتين المجموعتين من الاحتياجات.
2. الحجم
حجم الشركة أمر بالغ الأهمية في الاعتبار عند تحديد هيكل تنظيمي رسمي. غالبًا ما يكون لدى الشركات الصغيرة درجة عالية من التداخل في الأدوار. لديهم هياكل أقل رسمية. يمكن أن يمثل هذا النقص في التوحيد القياسي بعض التحديات ، لكنه يحرر الفرق للنمو بسرعة.
من ناحية أخرى ، تميل المنظمات الأكبر إلى النمو بشكل أسرع مع وجود هيكل رسمي أكثر مركزية. لماذا ا؟ إنه يسهل على الأشخاص معرفة مكان العثور على المعلومات ، ومن يتحدثون إليه من أجل إنجاز الأمور ، ويتجنب تكرار الجهود دون داع. تساعد التحديات ونقاط القوة الفريدة لكل مؤسسة ذات أحجام مختلفة في تحديد أفضل نوع من الترتيبات.
3. المرحلة
من أجل إنشاء أنظمة موحدة ، هناك (عادة) يجب أن يكون هناك شيء يمكن تنظيمه. من الصعب جدًا - أو من السهل بشكل مخادع - تطوير أنظمة لنشاط تجاري ليس له عملاء ولا خدمات ولا موظفون.
في المراحل المبكرة ، لا تستفيد الشركات الصغيرة فقط من هيكل أقل رسمية - فهي لا تحتاج إليه. بمجرد ظهور تدفقات العمل ، وظهور الأنماط ، وظهور المشكلات ، يمكن أن تعكس تلك الدروس المستفادة كعملية رسمية. تنشأ الحاجة إلى علاقات التقارير وهيكل الأقسام كما هو الحال في الحاجة إلى الأنظمة.
4. أنظمة
تميل المنظمات في كل مرحلة - حتى مع وجود شخص واحد فقط - إلى تنظيم عملها حسب الوظيفة. هناك محاسبة وتسويق وخدمة منذ اليوم الأول. عندما يتولى شخص واحد هذا العمل ، فلا داعي لتوضيح الأنظمة. المزيد من الناس يعني المزيد من الحاجة إلى تحديد كيف ومتى ولماذا يحدث العمل الجماعي.
يلعب كل من الأنظمة الحالية والمطلوبة دورًا في الهيكل التنظيمي. إذا كنت بحاجة أو تريد تعاونًا وتواصلًا أسرع عبر الفرق ، فسترغب في تصميم بنية "أكثر انسيابية". إذا احتاج القادة إلى استبعادهم من الأنشطة اليومية ، فسيكون من المفيد وجود هيكل يفوض السلطة والمساءلة للآخرين.
إن بناء منظمة صحية يعني أكثر من مجرد العمل بشكل جيد - على الرغم من أهمية ذلك. يعني وضع خطط لدعم موظفيك ومكان العمل في نموهم. يمكن أن يساعدك التفكير في أنواع السلطة الموجودة حاليًا في اختيار الهيكل التنظيمي الصحيح. لكن معرفة إلى أين تريد أن تذهب والنتائج التي تريد تحقيقها في المستقبل ستساعدك في تحقيق ذلك.
