ربما يكون الخطأ الأكثر شيوعًا في التواصل هو محاولة فعل الكثير. نريد أن يتفهم الآخرون ويوافقون ويوقعون ، بشكل مثالي دون معارضة أو مناقشة مطولة. ولكن نظرًا لأننا نهدف إلى التأثير بناءً على قوة بياناتنا ، فإننا نشعر بالحيرة عندما لا يتم مشاركة شغفنا.
الخبر السار هو أن تحسين الاتصال أسهل مما قد تتخيله. فيما يلي بعض المبادئ الأساسية التي تستحق المتابعة من أجل التواصل بشكل أفضل.
ما هو الاتصال الفعال؟
يقوم المتصلون الأكثر فاعلية بإبلاغ الآخرين بوضوح والاستماع إليهم بفاعلية في نفس الوقت. يمكنهم قبول المدخلات - اللفظية وغير اللفظية - مع التعبير عن أفكارهم وآرائهم بطريقة شاملة.
ينطوي الاتصال الفعال على اتصال بالآخرين. إنها رقصة مع شريك يتحرك ، في بعض الأحيان ، بطرق لم نتوقعها. هذا يعني أن أقوى مهارة يمكنك الاستفادة منها هي أن تكون متزامنًا مع جمهورك. يتضمن فهم احتياجاته والتحدث عنها ، ثم الاستجابة للتعليقات في الوقت الفعلي. هذا يعني إجراء المحادثة التي يريدها جمهورك.
لكن تحقيق كل ذلك قد يتطلب بعض الممارسة.
فيما يلي بعض استراتيجيات الاتصال الفعالة لمساعدتك على الاستماع والتواصل بشكل أفضل.
كيفية تحسين التواصل وجهًا لوجه
يضيف التواصل وجهاً لوجه طبقات متعددة من المعلومات إلى التبادل ، سواء بين شخصين أو مائتين. غالبًا ما يكون هناك تآزر ناتج عن التواصل الشخصي يصعب تكراره في مكان آخر. فيما يلي بعض النصائح لتحقيق أقصى استفادة من الوقت وجهًا لوجه مع فريقك:
1. تواصل بالعين
إذا كنت تتساءل عما إذا كانت رسالتك تصل أم لا ، فهناك القليل من المقاييس التي توفر قدرًا كبيرًا من التعليقات مثل التواصل البصري. يمكنك بسهولة معرفة ما إذا كان الشخص الذي تتحدث إليه يفهمك ، أو مشتتًا أو قلقًا أو مرتبكًا - يضيع الكثير منه في الاتصال الرقمي.
2. اطلب التعليقات
لست متأكدا من أنهم حصلوا عليها؟ بسأل! من الأساليب القوية أن تطلب من الأشخاص تكرار روايتهم لما قلته للتو. في كثير من الأحيان ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين الاستبقاء والفهم الفوري وتقليل سوء الفهم لاحقًا. يمكنك أيضًا أن تطلب منهم التواصل معك بطرق مفيدة يمكنك من خلالها تحسين طريقة تسليمك في العروض التقديمية وأشكال الاتصال الأخرى.
3. اقرأ الإشارات غير اللفظية
التثاؤب والتململ والنظر في أرجاء الغرفة عادة ما تكون علامات واضحة على أن جمهورك يفكر في شيء آخر غير ما تحاول نقله. إذا لاحظت هذا ، فلا تأخذ الأمر على محمل شخصي. حاول أن تطلب منهم مشاركة ما يدور في أذهانهم ، أو تلخيص النقاط السابقة التي ربما فاتتهم ، أو رفع الجلسة لوقت لاحق.
4. تقليل مصادر الإلهاء
إذا كنت تتحدث مع شخص ما (أو مجموعة) وجهًا لوجه ، فابتعد عن عوامل التشتيت عن طريق ترك الأجهزة الإلكترونية غير الضرورية بعيدًا عن المساحة. اجعل الحضور مقصورًا على أولئك الذين يحتاجون إلى التواجد هناك فقط ، وتجنب تحديد المواعيد في وقت من المرجح أن يركز فيه الأشخاص على شيء آخر (مثل قبل نهاية اليوم أو قبل الغداء مباشرة).
كيفية تحسين الاتصال عبر الإنترنت:
يحل الاتصال عبر الإنترنت محل المكاتب بسرعة باعتباره الموقع الأساسي لممارسة الأعمال التجارية. خاصة إذا كنت معتادًا على العمل مع فرق شخصية ، فقد يكون من الصعب التكيف مع الاجتماعات والمحادثات وحتى الأشخاص الذين يتعاونون معك أو يقدمون تقارير إليك رقميًا. نظرًا لأن الاتصال عبر الإنترنت يمثل طريقة فريدة للتفاعل ، فإليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:
1. التزم بحد زمني
يمكن أن يكون التركيز على الاجتماعات عبر الإنترنت أكثر صعوبة ، نظرًا لأنها تتضمن مصادر تشتيت لعدد غير محدود من الإعدادات. اجعل الاجتماعات قصيرة ومباشرة ، وكن يقظًا بشكل خاص بشأن التقليل (المحتمل) من جلسات الأسئلة والأجوبة الماراثونية.
2. انتبه إلى الشخص الآخر
بشكل عام ، الشخص الذي يقوم بالتقديم هو الشخص الوحيد الذي يمكنه منح الاجتماع اهتمامه الكامل. خاصة عند العمل من المنزل ، افترض أن المشاركين لديهم مطالب متعددة لاهتمامهم وتنظيم المحتوى وفقًا لذلك.
3. تلخيص التفاصيل المهمة
يمكن فقدان الكثير من الإشارات غير اللفظية والشخصية عبر الاتصال الرقمي. تأكد من الفهم من خلال تلخيص النقاط الرئيسية. يمكنك إما إجراء مراجعة سريعة في اجتماع عبر الإنترنت أو ملخص موجز في نهاية رسالة بريد إلكتروني مطولة.
4. لا تنس الرد
تأكد من الرد على كل اتصال بإقرار سريع ، حتى لو كان غير رسمي. على الرغم من أنك ربما تكون قد تلقيت الرسالة ، فمن المحتمل أن الشخص الموجود على الطرف الآخر لن يكون لديه أي وسيلة لمعرفة ما لم تخبره بذلك. كلمتين أو حتى "أعجبني" سيفي بالغرض عادة.
كيف تكون مستمعًا نشطًا بشكل أفضل
هناك الكثير من الحديث عن جمال الاستماع النشط ، لكن الكثير من الناس ليسوا متأكدين من كيفية ترجمته إلى سلوكيات فعلية. أحد التحديات الرئيسية التي تواجه الاستماع الفعال هو الانشغال بالرد. كثير من الناس مشغولون بصياغة إجابة مثالية ، والتي لا تترك أي نطاق ترددي للتفاعل مع المدخلات. للتخلص من هذه العادة التي لا تخدم المتحدث حقًا ، فكر في الخطوات التالية.
إعادة التفكير في كيفية إضافة قيمة
قد تعتقد أن إضافة القيمة إلى التبادل يتعلق في الغالب بما تقوله. لكن هذا ليس دائمًا ما يدركه الآخرون. معظمنا يقدر الاستجابات التي تساعدنا على التفكير من خلال أفكارنا الخاصة ، والتي توضح افتراضاتنا أو تشير إلى النقاط العمياء المحتملة. غالبًا لا نحتاج إلى مستمع ليكون عبقريًا أو يثير إعجابنا ببياناته الخاصة. بدلاً من ذلك ، قد نقدر كثيرًا كيف ساعدونا في صقل أفكارنا.
إعادة الصياغة بدون حكم
إذا وجدت نفسك منشغلاً بالاستجابة ، فحاول تغيير تركيز ردك. بدلًا من محاولة إضافة أفكارك الخاصة ، كلف نفسك بتقديم ملخص يحجب رأيك أو حكمك. أثناء الاستماع ، اجعل هدفك تقديم ملخص موجز ، ربما يوضح اللغة الأولية للمتحدث.
نقاط إضافية لتكرار اللغة اللزجة التي يتعرف عليها المتحدث على أنها لغته الخاصة ("لذلك كنت محبطًا من المشروع لأن الموعد النهائي كان ارتفاعًا غير مريح ؟ ”)
اطرح أسئلة تساعد المتحدثين على التفكير
الخطوة التالية من إعادة الصياغة هي طرح الأسئلة التي تحرك الإبرة. تمامًا مثل الطريقة التي يستمع بها المدرب ، فإن هذه الأسئلة تدفع المتحدثين إلى التعمق في تفكيرهم ، لتوضيح تعبيرهم أو النظر في المخاوف المحتملة. يمكنك أن تلعب دور محامي الشيطان من خلال الإشارة إلى التناقضات أو اللغة التي تبدو غير واضحة. كل هذه هدايا حقيقية للمتحدث وتساعدك على الاستمرار في التركيز على الاستماع.
مقاطعة بأدب
الاستماع الفعال ليس تساهلًا طائشًا ، وليس كل المقاطعة وقحًا. في بعض الأحيان تضيع مكبرات الصوت في الأعشاب ، مما يوفر أعماق التفاصيل التي لا تحتاج إليها. يمكن أن تساعدهم المقاطعة على البقاء على صلة بالموضوع - وأن تتم مكافأتهم بمزيد من المشاركة.
لا يمانع معظم المتحدثين في أن يتم قطعهم بسؤال يتيح لهم مواصلة الحديث. الأصعب بكثير ، خاصة بالنسبة للانطوائيين ، هو مقاطعة شخص ما في اجتماع وإنهاء وقته. تأكد من:
- تحقق من صحة المتحدث ("شكرًا لك على طرح ذلك")
- استخدم نغمة دافئة ومهذبة. احصل على تعليقات من الآخرين حول صوتك وظهورك.
- الرجوع إلى الاهتمامات المشتركة ("أود فقط التأكد من أننا نسمع من الجميع عن المشروع.")
كيف تحافظ على تفاعل الجماهير عندما تتحدث
كن ذا صلة
نظرًا لفيضاننا بالمعلومات ، لن يتأثر العديد من الجماهير بالبيانات. في الواقع ، فإن الرغبة في تغطية جميع القواعد أو توقع جميع الأسئلة المحتملة هي سبب شائع للصدق.
للحفاظ على تفاعل المستمعين ، لا سيما في الاجتماعات الافتراضية ، يجب عليك تنظيم المحتوى بعناية للتأكد من صلته بالموضوع. اسأل نفسك:كيف تؤثر هذه المعلومات على جمهوري؟ كيف يمكن أن يساعدهم في عملهم؟ هل هذا المستوى من التفاصيل مفيد لفهم رسالتي الرئيسية؟
إذا لم تكن لديك إجابات واضحة على هذه الأسئلة ، ففكر في قص المحتوى.
كن موجزًا
من السمات المميزة للحضور التنفيذي ، الإيجاز هو القدرة على التعبير عن أفكارك بأقل عدد ممكن من الكلمات. يقدر المستمعون ذلك ، لأنه يظهر استعدادك واحترامك لوقت المستمعين. بالإضافة إلى ذلك ، يشير الاختصار إلى الثقة:الثقة في فعل القليل ، وقول شيء ما مرة واحدة ، والثقة في أنها تهبط.
خاصة في الاجتماعات الافتراضية ، حيث يمكن أن تكون حلقة التعليقات مسطحة ، يعاني العديد من المتحدثين من الإيجاز. قد يكررون ما يقولونه "فقط للتأكد" أو يستخدمون المزيد من الأمثلة لتوضيح نقطة ما. لكن هذا النوع من "المزيد" يمكن أن يكون أقل في كثير من الأحيان ، حيث ينسحب الجمهور ، بعد أن فهم النقطة في المرة الأولى.
الحسم قفزة في الإيمان. الإيمان بتحضيرك الخاص وأن تسليمك واضح. في الاجتماعات الافتراضية مع إيقاف تشغيل الكاميرات ، يصبح الحفاظ على هذا الإيمان أكثر صعوبة. من أجل رعايتك الذاتية كمتحدث ، قد ترغب في أن تطلب من جمهورك أن يكون حاضرًا بشكل كامل وتشغيل الكاميرات - ثم تكافئهم بإلقاء كلمات واثقة.
اترك مساحات يملأها الجمهور
تتمثل إحدى طرق إبطاء نفسك والتواصل مع الجماهير في التوقف مؤقتًا بعد توضيح نقطة ما. ليس فقط ثانية لالتقاط أنفاسك ، ولكن مساحة فعلية للصمت. سواء على المستوى الافتراضي أو الشخصي ، فإنه يترك فرصة للمستمعين لملئه ، مما يوفر لك ملاحظات في الوقت الفعلي حول ما يحتاجون إليه بعد ذلك. ما مدى الحبيبات التي يريدونك أن تحصل عليها؟ هل لديهم بالفعل الأسئلة التي كنت ستجيب عليها؟ أم أنهم يأخذون أفكارك في اتجاه جديد تمامًا؟
غالبًا ما نشعر بالقلق حيال الصمت ، كما لو كان يعني أن هناك شيئًا ما خطأ. لكن الأشياء تحدث في صمت ، وقد تفاجأ بما يقدمه المستمعون عندما تتاح لهم الفرصة للانضمام. ومع ذلك ، فقد تملأ الفراغ ، وقد تحصل على تلميحات قيمة حول كيفية المزامنة والمضي قدمًا. وذلك عندما يصبح الاتصال رقصًا.
تعامل مع الارتداد على أنه فتحات وليس عوائق
قد تعتقد أنه من خلال تقديم قضية مقنعة ، يجب أن تكافأ بالموافقة الفورية. وهو بالطبع لا يحدث أبدًا تقريبًا. عندما يتم الطعن في مقترحاتك ، تصاب بالإحباط ، وربما يكون دفاعيًا ، بينما تحاول شرح سبب صحتك. سرعان ما يتم رسم الخطوط ويتضاعف كلا الجانبين لأسفل ، وتجد نفسك عالقًا في شبق.
لتجنب مثل هذا الإغلاق لأفكارك ، قد ترغب في إعادة التفكير في كيفية مواجهة الارتداد. لا يتم تبني معظم الأفكار الجديدة بالطريقة التي تم اقتراحها بها في البداية ، وقد لا يحتاج جمهورك إلى الحصول على إجابات جاهزة لجميع أسئلتهم. حاول أن تنظر إلى عرضك على أنه كرة افتتاحية ، والرد على أنه إرشادات للحصول على الحديث الذي تحتاجه. بدلاً من الدفاع الانعكاسي ، اطرح أسئلة متابعة للتحقق من المخاوف واستكشافها.
كيفية التواصل بإيجاز
غالبًا ما تكون أفضل الرسائل بسيطة.
لا توجد قيمة في توصيل أي نوع من الاتصالات ، سواء كانت مكتوبة أو شفهية أو رسمية أو عابرة ، إذا لم تظهر الرسالة بوضوح.
يعد التواصل بإيجاز - مع الحفاظ على الاهتمام وتضمين كل ما يحتاج فريقك إلى معرفته - مهارة اتصال عالية المستوى.
1. ضع جمهورك في الاعتبار
سيكون جمهورك بطبيعة الحال أكثر اهتمامًا وانخراطًا عندما تخصص اتصالاتك وفقًا لاهتماماتهم. إثارة اهتمامهم من خلال التحدث مباشرة إلى ما يهمهم سيؤدي بطبيعة الحال إلى جذب رغبتهم في فهم المعلومات والتفاعل معها.
2. لا تستخدم 10 كلمات عندما يستخدم المرء
حتى الجمهور الأكثر تفاعلًا والتزامًا سيصاب بالملل في النهاية. سيجعل الحفاظ على رسالتك بسيطة وموجزة من السهل فهمها والاحتفاظ بها. تذكر ، أنت يعرفون بالفعل ما ستقوله ، لكنهم يسمعونه للمرة الأولى. اجعلها بسيطة.
3. فكر في أفضل طريقة لإيصال رسالتك
إذا لم تكن المعلومات التي تنقلها عاجلة ، ففكر في إرسال بريد إلكتروني أو مذكرة. يمنح الاتصال الكتابي جمهورك مزيدًا من الوقت لمراجعته والتفكير فيه ومتابعة الأسئلة. وسيمنحهم أيضًا سجلاً مفيدًا للرجوع إليه.
4. اجعلهم يشاركون
إذا سبق لك العمل كمدرب أو مدير أو مدرب أو مدرب ، فستعرف أن هناك طرقًا قليلة أفضل لتعلم المعلومات الجديدة بخلاف تعليمها. اطلب منهم مدخلاتهم أو القيام بدور في شرح المفاهيم والسياسات الجديدة لزملائهم.
5 نصائح إضافية لصقل مهارات الاتصال لديك:
بشكل عام ، إذا كنت تتطلع إلى تحسين مهارات الاتصال لديك ، فستساعدك النصائح التالية على النجاح بغض النظر عن الموقف الذي تجد نفسك فيه (أو الجمهور الذي تجد نفسك معه):
- كن ودودًا. إذا شعر زملائك في الفريق بالخوف أو القلق من أنك قد لا تستجيب جيدًا ، فمن غير المرجح أن يأتوا إليك بالمعلومات.
- كن صبورًا. لا يتواصل الجميع بنفس الطريقة. أخذ الوقت الكافي للتأكد من أنك فهمت الشخص الآخر وتواصلت معه بوضوح يمكن أن يعود بالفائدة.
- كن مدركًا لذاتك. لا بأس إذا كنت لا تزال تطور مهارات الاتصال لديك ، أو متوترًا ، أو تمر بيوم سيء. يستغرق الأمر وقتًا - وممارسة - لتصبح ماهرًا في التواصل.
- تحقق من الفهم. لا تخف من دعوة التعليقات أو طرح الأسئلة للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
- قم بإيقاف تشغيل برنامج المراسلة. اسمح لأعضاء الفريق أو القادة الآخرين بتطوير مهارات الاتصال لديهم من خلال تمكينهم من قيادة المناقشات والاجتماعات.
الأفكار النهائية حول استراتيجيات الاتصال الفعالة
كقائد ومدير ، لديك قوة هائلة لتحديد نغمة كيفية تواصل فريقك. في حين أنه من السهل الوقوع في عادات الاتصال السيئة ، خاصة عند الانتقال إلى واجهة رقمية بشكل متزايد ، فإن التحول في الطريقة التي يتواصل بها الفرد يمكن أن يفتح الأبواب أمام تحول جذري في جميع أنحاء مكان العمل بأكمله. يستغرق بناء مهارات اتصال فعالة وقتًا ، لكن التأثيرات تستحق الجهد المبذول على كل مستوى من مستويات مؤسستك.
