إتقان عملية (والبيانات) لإعداد تقارير الموارد البشرية

يمكن أن يكون قسم الموارد البشرية أحد أهم الأقسام في مؤسستك.

ولكن هناك الكثير لإدارته في نفس الوقت. إذن كيف تتأكد من أن مؤسستك تستخدم بياناتها ومواردها بأقصى قدر من الكفاءة؟

يعد إعداد تقارير الموارد البشرية أحد أفضل الأدوات لمساعدة المؤسسات على تحقيق أقصى استفادة من رأس مالها البشري.

دعنا نحدد تقارير الموارد البشرية ، وخصائصها ، ونفصل المقاييس الرئيسية التي يجب عليك تتبعها من خلال هذه العملية.

ما المقصود بتقارير الموارد البشرية؟

لنبدأ بمعنى تقارير الموارد البشرية:

تعد تقارير الموارد البشرية عملية تتبع فيها الشركات المقاييس الرئيسية حول موظفيها والقوى العاملة.

باستخدام هذه التقارير ، يمكن لمديري الموارد البشرية تحليل بياناتهم والكشف عن معلومات مهمة حول مؤسستهم. تتم هذه العملية غالبًا من خلال أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) وبرامج الموارد البشرية.

سيعمل قسم الموارد البشرية في الشركة على تتبع وتحليل هذه المقاييس الرئيسية للتأكد من أن المؤسسة تعمل بسلاسة وكفاءة. سيستخدمون هذه المعلومات أيضًا للاحتفاظ بعلامة تبويب لما يحدث في القوى العاملة.

على سبيل المثال ، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية استخدام تقارير الموارد البشرية لتتبع تكاليف التوظيف عند التوظيف في منصب جديد. من خلال تتبع تكاليف التوظيف ، سيتمكنون من تقدير تكلفة التوظيف لهذا المنصب بشكل أفضل في المستقبل.

ما سبب أهمية تقارير الموارد البشرية لجميع الشركات؟

يجب على أي منظمة بها أكثر من حفنة من الموظفين استخدام تحليلات الموارد البشرية وإعداد التقارير. فيما يلي خمسة أسباب لأهميتها:

1. تحديد جذر مناطق المشاكل

كلما كانت المنظمة أكبر ، كلما كان من الصعب تحديد جذر المشكلة. يصبح هذا الأمر أكثر صعوبة عندما لا تتبع المقاييس الصحيحة.

من خلال إنشاء تقارير الموارد البشرية وإدارتها ، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تحليل البيانات بشكل أفضل والعثور على السبب الجذري للمشكلات التي تظهر.

على سبيل المثال ، إذا كانت هناك مشكلة في الأداء ، فيمكن لتقارير الموارد البشرية المساعدة في إلقاء نظرة على البيانات وملاحظة هذه المشكلة في وقت مبكر. يمكن للقادة بعد ذلك إجراء مراجعات للأداء والبدء في تدريب موظفيهم لمساعدتهم على تحقيق إمكاناتهم.

2. إدارة المعلومات

كلما زاد نمو المنظمة ، زادت المعلومات التي تحتاجها لإدارتها.

على سبيل المثال ، هناك عدد أكبر من الموظفين. ليس هناك فقط عدد الموظفين المطلوب إدارتها ، ولكن هناك أيضًا المزيد من تقارير الأداء والمزيد من طلبات الإجازات والمزيد من الأقسام.

توفر تقارير الموارد البشرية طريقة مبسطة لتنظيم وإدارة هذه المعلومات. عندما تحتاج مؤسستك إلى الوصول إلى المعلومات ، يكون من الأسهل كثيرًا إيقافها إذا كانت منظمة بشكل منطقي.

3. نفذ التخطيط الفعال

وفقًا لاتجاهات الموارد البشرية وأولوياتها لتقرير Gartner لعام 2021 ، فإن 37٪ من قادة الموارد البشرية غير مجهزين لقيادة التغيير.

لكن التصميم التنظيمي وإدارة التغيير يمثلان أولوية قصوى للموارد البشرية بالنسبة لفرق الموارد البشرية ، بنسبة 46٪. و 36٪ لا يعرفون ما هي فجوات المهارات التي يمتلكها موظفوهم الحاليون.

يمكن أن يساعد الوصول إلى بيانات الموارد البشرية الصحيحة المؤسسات في تحديد هذه الاحتياجات والتخطيط بفعالية.

4. اتخذ قرارات توظيف أفضل

قد يكون من الصعب تعيين الأشخاص المناسبين.

باستخدام تقارير الموارد البشرية ، يمكنك تحليل البيانات حول الموظفين الحاليين والسابقين. يمكن أن يساعدك هذا في تحسين عمليات اتخاذ القرار الخاصة بك. ويمكنه أيضًا تبسيط إدارة المواهب.

يمكنك اكتشاف الصفات المشتركة بين أفضل قادتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الكشف عن أنواع الأشخاص غير الملائمين لثقافة شركتك.

5. تحديد وتوقع أنماط دوران الموظفين

وفقًا لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي ، بلغ معدل دوران الموظفين لعام 2020 57.3٪.

ووفقًا لمعهد العمل ، فإن معدل دوران الموظفين يكلف حوالي 30٪ من الراتب السنوي للموظف.

لذلك ، بالنسبة للموظف الذي يحصل على متوسط ​​أجر سنوي قدره 48672 دولارًا ، تبلغ التكلفة حوالي 15000 دولار.

بالإضافة إلى ذلك ، ينص معهد العمل على أن 37.9٪ من الموظفين يتركون وظائفهم بعد عام واحد أو أقل. ولكن يمكن منع ¾ من حالات دوران الموظفين.

لتحسين الاحتفاظ بالموظفين ، تحتاج المؤسسات إلى معرفة أسباب مغادرة الموظفين. يمكن أن تساعد البيانات التي تم الحصول عليها من تقارير الموارد البشرية في تحديد أنماط دوران الموظفين.

نتيجة لذلك ، يمكن لمؤسستك اتخاذ الخطوات اللازمة لتقليل معدل دورانها وتحسين مشاركة الموظفين.

ما هي مقاييس الموارد البشرية التي يجب على الشركات تتبعها؟

إذن ، ما هي مقاييس الموارد البشرية المهمة بالنسبة للمؤسسة؟

فيما يلي ثماني نقاط بيانات مهمة يجب وضعها في الاعتبار عند اختيار ما يجب تتبعه في تقارير الموارد البشرية:

1. الموظفون النشطون

الموظفون النشطون هم جميع الموظفين المدرجين حاليًا في كشوف المرتبات الخاصة بك. لا يشمل هذا المقياس الموظفين الذين تركوا الخدمة مؤخرًا أو تم تسريحهم أو إنهاء خدمتهم.

2. معدل الدوران

ما هي النسبة المئوية للموظفين الذين يغادرون خلال أي فترة زمنية معينة؟ من المهم تتبع معدل دورانك لتحديد أي مشاكل ناشئة. بالإضافة إلى ما يمكنك فعله لتحسين تجربة الموظف.

إذا لاحظ أحد متخصصي الموارد البشرية أن معدل الدوران قد زاد خلال العام الماضي ، فيمكن للمؤسسة اتخاذ إجراءات لزيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين.

3. مستوى التعليم

يمثل المستوى التعليمي المسار التعليمي الذي سلكه موظفوك. يمكن أن يشمل ذلك المدرسة الثانوية أو الشهادات أو درجات الدراسات العليا أو درجات الدراسات العليا.

يمكنك تتبع المستوى التعليمي لموظفيك لتظل على دراية برأسمالك البشري.

4. الديموغرافيات

من المهم تتبع التركيبة السكانية لموظفيك حتى تتمكن من تقييم التنوع والمساواة في مؤسستك.

5. تكلفة العمالة

تكلفة العمالة هي مجموع كل الطرق التي تعوض بها مؤسستك الموظفين. وهذا يشمل الرواتب و 401 (ك) ومزايا الموظفين والضرائب.

6. التغيب (وتكلفته)

ما هي نسبة الوقت التي يتغيب فيها موظفوك؟

بالإضافة إلى معدل التغيب ، يجب على مؤسستك أيضًا تتبع تكلفة التغيب. يمكن أن يساعدك تتبع هذه المقاييس في تقييم رفاهية القوى العاملة لديك.

يمكن أن يساعدك أيضًا في العثور على أي مشكلات في مكان العمل والقضاء عليها.

7. تكاليف التدريب والتوظيف

إن توظيف الموظفين الجدد وتدريبهم له تكلفة. هذه التكلفة تختلف من مؤسسة إلى أخرى.

معرفة هذه التكلفة يمكن أن يساعدك في تحديد تكلفة دوران.

يمكن أن تختلف تكاليف التدريب والتوظيف أيضًا لكل دور. يساعدك تتبع هذا المقياس في معرفة الأدوار الأكثر صعوبة في التوظيف من أجلها بحيث يمكنك مضاعفة جهودك لزيادة الاحتفاظ بهؤلاء الأشخاص.

على سبيل المثال ، قد تكتشف أن توظيف مهندسي البرمجيات يكلف مؤسستك أكثر من تعيين مديري التسويق. في كل مرة تحتاج فيها إلى توظيف مهندس برمجيات جديد ، ستعرف ما يمكن توقعه من حيث التكلفة. ستعرف أيضًا أنه من المهم العثور على شخص يرى نفسه يعمل في مؤسستك على المدى الطويل.

8. نوع الوظيفة

يمكنك تتبع الأدوار الموجودة في مؤسستك وعدد الأشخاص الذين يشغلون كل دور. يمكن تقسيم هذا المقياس حسب القسم أو الموقع.

على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك وظائف التصنيع والشراء والهندسة والمحاسبة (وغيرها الكثير).

ما هي الأنواع المختلفة لتقارير الموارد البشرية؟

لتتبع هذه المقاييس ، تحتاج المؤسسات إلى أنواع مختلفة من تقارير الموارد البشرية. فيما يلي ثمانية أنواع من تقارير الموارد البشرية يمكنك استخدامها:

1. عدد الموظفين

تعرض تقارير عدد الموظفين ، أو عدد الموظفين ، كيفية تحرك موظفيك بمرور الوقت. وهذا يشمل التنقل بين الأقسام أو مغادرة الشركة بالكامل.

تساعدك تقارير عدد الموظفين أيضًا على تتبع الحضور وتكاليف التدريب وتعداد الموظفين. يمكن أن يساعد هذا النوع من التقارير المؤسسات أيضًا في تتبع معدلات الدوران.

2. التنوع

تساعد تقارير التنوع المؤسسات على تتبع عمر الموظف والجنس والعرق.

أحد هذه الأنواع من التقارير هو تقرير تكافؤ فرص العمل الصادر عن لجنة تكافؤ فرص العمل بالولايات المتحدة.

يتعين على جميع شركات القطاع الخاص التي تضم 100 موظف أو أكثر ، أو المتعاقدين الفيدراليين الذين لديهم أكثر من 50 موظفًا ، إرسال هذا التقرير سنويًا.

ولكن ، حتى إذا كانت مؤسستك لا تفي بهذه المعايير ، فلا يزال بإمكانك الاستفادة من إنشاء هذه الأنواع من التقارير.

يمكن أن يساعدك في تحليل التنوع داخل مؤسستك والتوصل إلى خطة عمل إذا كان هناك نقص فيها.

3. تجنيد

تعد تقارير التوظيف ضرورية لإدارة توظيف الموظفين والموظفين الجدد. تخبرك تقارير الموارد البشرية هذه بما يلي:

• المناصب الشاغرة والوظائف المشغولة حاليًا
• متوسط ​​تكلفة التوظيف لكل منصب
• عدد المرشحين في السباق لكل مركز
• خطوة التوظيف التي يتبعها كل مرشح حاليًا

تضمن تقارير التوظيف محاسبة جميع المرشحين حتى لا يقع أي منهم في الشقوق. كما أنها تساعد في إدارة تكاليف التوظيف وإدارة إعداد الموظفين.

على سبيل المثال ، لوظيفة واحدة مفتوحة في قسم المبيعات لديك ، يمكن أن يكون لديك:

• 10 مرشحين في السباق
• اثنان من المرشحين في مرحلة المقابلة الأولى
• ثلاثة مرشحين يحتاجون إلى الاتصال بهم لإجراء مقابلة ثانية
• ثلاثة مرشحين يجب فصلهم
• مرشحان يتعين عليهما إجراء اختبار

4. أداء

لبناء فرق عالية الأداء ، تحتاج إلى تتبع أداء الموظف. تساعدك تقارير الأداء على:

• حدد الأفضل أداءً لديك
• البحث عن قادة محتملين لتطويرهم
• اكتشف الموظفين الذين يحتاجون إلى التوجيه أو التدريب

يمكن أن تساعد تقارير الأداء المديرين أيضًا في تقديم ملاحظات أكثر صلة بالموظفين.

هذا مثال. لنفترض أن موظفًا في قسم البحث والتطوير لديك يواجه مشكلات في الأداء. تظهر تقارير الموارد البشرية أن مشكلات الأداء لا تظهر إلا أثناء العمل الجماعي. يمكن لمدير هذا الموظف تدريبهم على تحسين عملهم الجماعي (أو العثور على دعم تدريب خارجي لمساعدة هذا الموظف).

5. التعويض

تعد تقارير التعويضات ضرورية لمعرفة تكلفة العمالة. ولكن يمكنهم أيضًا مساعدة أقسام الموارد البشرية في فهم كيفية نمو أرباح الموظفين بمرور الوقت.

هذا يمكن أن يساعد الشركات على التنبؤ بالتكاليف العامة. على سبيل المثال ، لنفترض أن تكلفة قسم هندسة البرمجيات قد نمت بشكل ملحوظ بمرور الوقت. يمكنك استخدام هذا التقرير لعمل توقعات أكثر واقعية لما سيكلفه القسم في السنوات الخمس المقبلة.

تتضمن تقارير التعويضات عادةً:

• الأجور الأساسية لجميع الموظفين
• الفوائد
• الإجازة المدفوعة
• خصومات الرواتب
• دفع العمل الإضافي

6. سنوي

يمكن للمؤسسات تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لفترات زمنية مختلفة.

يمكن أن تظهر التقارير السنوية الاتجاهات طويلة الأجل. كما أنها تساعد في التخطيط طويل المدى للمنظمات.

معدل دوران الموظفين هو مثال على مقياس مهم للتتبع على مدى فترة زمنية أطول. وذلك لأن الموظفين نادرًا ما يغادرون بعد أسبوع أو شهر واحد.

7. شهريا

يمكن أن يساعد إنشاء تقارير الموارد البشرية شهريًا المؤسسات في تحديد الاتجاهات وحل المشكلات بشكل أسرع من التقارير السنوية.

على الرغم من أنها لا تعرض اتجاهات طويلة المدى ، إلا أنها لا تزال قادرة على تحديد الاتجاهات الناشئة التي يجب إصلاحها قبل أن تسوء.

يمكن أن تساعد هذه الأنواع من التقارير أيضًا في الاتجاهات المتكررة. على سبيل المثال ، لنفترض أن العديد من الموظفين يطلبون إجازة خلال شهر تموز (يوليو). في الماضي ، كان هذا يسبب مشاكل في حجم العمل. ولكن مع تقرير الإجازة الشهرية ، يمكن للقادة التخطيط بشكل أفضل لشهر يوليو في السنوات القادمة.

8. أسبوعيًا

يمكن أن تساعد التقارير الأسبوعية في اكتشاف التغييرات قصيرة المدى. على سبيل المثال ، دعنا نقول خزانات الأداء خلال أسبوع محدد. يمكن لأقسام الموارد البشرية اتخاذ الإجراءات بسرعة لمنع تفاقم المشكلة.

ربما تكون معنويات موظفي المبيعات منخفضة ، أو ربما تساعدهم مساعدتهم على تحسين لياقتهم العقلية في زيادة الأداء.

5 خصائص لتقارير الموارد البشرية

ليس من السهل دائمًا تتبع تقارير الموارد البشرية. فيما يلي خمس خصائص لتقارير الموارد البشرية الفعالة:

1. العملية مستمرة

يجب أن تكون تقارير الموارد البشرية عملية مستمرة.

يمكن أن يكون إنشاء تقرير واحد مفيدًا. لكن التقارير المستمرة هي التي تساعدك في تحديد الاتجاهات والتعرف حقًا على القوى العاملة لديك.

2. إنه واسع الانتشار

يجب أن تكون تقارير الموارد البشرية الفعالة منتشرة. وهذا يعني أنه لا ينبغي التمييز بين مستويات الإدارة أو الموظفين في الأقسام المختلفة.

يجب على جميع إدارات المؤسسة أداء تقارير الموارد البشرية.

3. يخدم الأقسام الأخرى

تقارير الموارد البشرية نفسها لا تولد إيرادات أو تحقق أرباحًا. إنه مصمم لخدمة الأقسام الأخرى المدرة للدخل.

يمكن أن تساعد البيانات القيمة الناتجة عن تقارير الموارد البشرية الإدارات الأخرى على زيادة ربحيتها.

4. إنها موجهة نحو النتائج

من السهل أن تتورط في عمليات إعداد تقارير الموارد البشرية. لكن يجب أن تركز مؤسستك على النتائج بدلاً من العمليات من أجل العمليات.

يجب أن تساعد تقارير الموارد البشرية في تحسين مؤسستك. إذا كان لا يخدم هذا الغرض ، يجب تغيير شيء ما.

5. إنه يركز على الأشخاص

تركز تقارير الموارد البشرية الفعالة على الأشخاص.

يجب أن يكون الغرض منه مساعدة مؤسستك في بناء رأس المال البشري من خلال مساعدة موظفيك على تطوير إمكاناتهم الكاملة.

كيفية كتابة تقرير الموارد البشرية

الآن أنت تعرف لماذا تحتاج إلى تقارير الموارد البشرية وما هي الأنواع الموجودة. إليك كيفية كتابة تقرير الموارد البشرية في خمس خطوات:

1. حدد البيانات بعناية

يجب أن تكون خطوتك الأولى هي اختيار البيانات التي يتم تضمينها في تقريرك. ولكن ليست كل البيانات متساوية.

قد تكون البيانات غير الدقيقة غير عادلة لموظفيك. يمكن أن تشوه أيضًا قوة العمل لديك وتعطيك صورة غير دقيقة لرأس المال البشري الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا كنت تتبع التنوع ، فإن التتبع حسب الجنس فقط قد يمنحك الانطباع بأنك وظفت قوة عاملة متنوعة ، حتى لو كانت الحقيقة بعيدة عن ذلك.

2. اختر معدل تكرار التقرير

بمجرد حصولك على البيانات الصحيحة ، اختر معدل تكرار التقرير.

سيبدو تقريرك مختلفًا تمامًا إذا كان تقريرًا أسبوعيًا مقارنة بالتقرير الشهري أو السنوي. كما ستحدد أيضًا عدد المرات التي يحتاج فيها التقرير إلى التحديث.

3. صِف المعلومات باختصار ووضوح

قم بتوفير سياق للبيانات في تقريرك. افعل ذلك بوضوح ، لكن كن موجزًا ​​وحول الموضوع.

أي معلومات غير ضرورية ستكون مضيعة للوقت عندما يريد الآخرون تحليل التقرير.

4. تحقق جيدًا من التقرير

يمكن أن تحدث الأخطاء لأي شخص.

تحقق دائمًا من التقرير جيدًا لتجنب تناقض البيانات. يمكن لخطأ صغير أن يتحول إلى تناقضات أكبر في المستقبل.

5. تواصل بسرعة

لكي يكون تقرير الموارد البشرية الخاص بك فعالاً ، من المهم عرضه على صانعي القرار بسرعة. نتيجة لذلك ، يمكنهم تعديل إستراتيجياتهم لإصلاح أي مشاكل ناشئة قبل أن تزداد سوءًا.

كيف تعمل أقسام الموارد البشرية على أتمتة عملية إعداد تقارير الموارد البشرية

نظرًا لوجود الكثير من البيانات لإدارتها ، تستخدم أقسام الموارد البشرية البرامج لأتمتة عملية إعداد تقارير الموارد البشرية. الأتمتة هي واحدة من أكبر ثلاث تقنيات تخطط الشركات للاستثمار فيها خلال الـ 12 شهرًا القادمة بنسبة 25٪.

تعمل أتمتة الموارد البشرية على تحرير الموظفين من أداء المهام المتكررة حتى يتمكنوا من التركيز على الإستراتيجية واتخاذ القرار.

تتضمن بعض العمليات التي تقوم أقسام الموارد البشرية بأتمتة ما يلي:

• الجداول الزمنية للموظفين:يمكن أن تساعد تطبيقات الجدول الزمني الآلية في تتبع التغيب عن العمل والمغادرة بشكل أكثر كفاءة من إدارة الجداول الزمنية يدويًا.
• إعداد الموظف:من خلال جميع الأعمال الورقية المتضمنة في إعداد موظف جديد ، يمكن للأتمتة أن تبسط هذا في تطبيق واحد حتى لا يقع أي شيء من خلال الثغرات.
• إدارة الأداء:من خلال أتمتة إدارة الأداء ، يمكنك تقليل التحيز الذي ينطوي عليه الأمر.

استخدام تقارير الموارد البشرية لتحسين رأس المال البشري لمؤسستك

يمكن أن تساعدك تقارير الموارد البشرية ، عندما يتم إجراؤها بشكل صحيح ، في تحليل القوى العاملة لديك وتحديد رأس المال البشري لديك.

إذا كشفت عن فجوات في المهارات في القوى العاملة لديك ، فيمكنك معالجة الموقف من خلال التدريب المخصص والشامل من BetterUp.

جرب عرضًا توضيحيًا مخصصًا لمعرفة ما يمكن أن يقدمه BetterUp لمؤسستك.