الإعداد الجيد هو أكثر بكثير من مجرد التأكد من أن الموظف الجديد قد تم إعداد تكنولوجيا المعلومات الخاصة به وأن الأعمال الورقية قد تم إيداعها لدى الموارد البشرية.
يمكن أن تكون هذه تجربة ساحقة للموظف الجديد وأنت إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح. لحسن الحظ ، يمكنك الاستعداد مسبقًا وتجميع قائمة التحقق النهائية للتوظيف الجديد.
قائمة التحقق الخاصة بالتأجير الجديد هي وثيقة إرشادية ذات غرضين رئيسيين. أولاً ، يتأكد من أن الموظف الجديد يعرف ما هو متوقع منه. ثانيًا ، يساعد أيضًا في ضمان عدم تفويت أصحاب العمل لأي خطوات حاسمة في الأيام أو الأسابيع أو الأشهر الأولى للموظف.
بالنظر إلى أن متوسط صاحب العمل في الولايات المتحدة ينفق 4000 دولار و 24 يومًا لتوظيف موظف جديد ، فإن تجربة الإعداد الجيدة التنفيذ أمر بالغ الأهمية.
دعنا نستكشف الشكل الذي يجب أن تبدو عليه قائمة مراجعة التوظيف الجديدة وكيف يمكن أن تساعد في عملية إعداد الموظفين.
لماذا تعتبر قائمة التحقق الخاصة بالتوظيف الجديد مهمة؟
القائمة المرجعية للتوظيف الجديد هي في الواقع قائمتان تدقيقان. أحدهما لفريق الموارد البشرية ومدير التوظيف. والآخر هو أن يتبع الموظف الجديد للتأكد من حصوله على كل ما يحتاج إليه ويفعله.
تعد قوائم المراجعة هذه مهمة جدًا لأنها تساعد في دمج الموظفين في المؤسسة. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن مجرد وجود قائمة مرجعية لا يُترجم بالضرورة إلى عملية تأهيل ناجحة. بدلاً من ذلك ، إنها أداة تساعدك على دمج الموظف الجديد بنجاح في شركتك وثقافتها ودورها المحدد.
يساهم وجود نموذج جديد لقائمة مراجعة التوظيف في الاتساق وتوفير الوقت ، خاصةً عند تعيين موظفين جدد في كثير من الأحيان. يساعد في إنشاء عملية إعداد أكثر سلاسة وفعالية مع كل موظف جديد يتم تعيينه على متن الطائرة. يمكن أن يكون لهذا تأثير كبير على تفاعلهم العام مع الشركة.
تُشرك تجربة الإعداد الجيدة الموظفين من خلال غمرهم على الفور في ثقافة الشركة. تُظهر الأبحاث أن الموظفين الذين شعروا أن انضمامهم كان فعالًا كانوا 18 مرة أكثر عرضة للشعور بالالتزام تجاه المؤسسة.
في المقابل ، من المعروف أن تجربة الإعداد السيئة تزيد من معدل دوران الموظفين. السبب الرئيسي لما يصل إلى 68٪ من الأشخاص الذين يتركون وظائفهم بعد ثلاثة أشهر فقط هو الطريقة التي تعامل بها أصحاب العمل مع عملية الإعداد.
من المهم أن تتبع نفس قائمة التحقق الخاصة بالتوظيف الجديد لكل موظف. سيقلل هذا من فرص نسيان شيء ما أو سقوطه على جانب الطريق.
ومع ذلك ، يمكنك تحديث قائمة التحقق الخاصة بإعداد الموظف بناءً على النتائج السابقة. سيساعد هذا في تحسينه في المرة القادمة التي تستخدمه فيها لعملية الإعداد. يمكن للتحديثات المنتظمة أن تصنع المعجزات لعملية التدريب ، حيث لا يوجد شيء يضاهي "تجنيبها" لإبطاء أي عملية.
قائمة تحقق جديدة لإعداد التوظيف
إليك ما يجب أن تفكر في تضمينه كجزء من قائمة التحقق الخاصة بالإعداد:
- تأكيد وصول الموظف الجديد مع الموارد البشرية
- إرسال واستكمال أوراق الاستئجار الجديدة
- أرسل رسالة ترحيب إلكترونية مفيدة
- قدِّم نسخة من دليل الموظف
- إبلاغهم بسياسات الشركة
- إعداد منطقة عملهم
- إعداد الحسابات وإنشاء عمليات تسجيل الدخول
- تنظيم جولة في المكتب
- عيّن مرشدًا
- تحديد توقعات العمل
- التعريف بثقافة الشركة
- حدد وقتًا لإعداد التعليقات
كيف يجب أن تبدو عملية إعداد الموظف
يعد الإعداد عملية إستراتيجية شاملة يمكن أن تستمر لمدة تصل إلى عام. من المهم أن تتذكر أن استخدام نموذج قائمة تحقق جديدة للتأجير لا يعني أنه يجب التعامل مع الإعداد على أنه نشاط بسيط في مربع الاختيار.
فيما يلي بعض خصائص عملية إعداد الموظف الفعالة:
1. ترحيبي وغامر
يجب أن يشعر الموظفون بالترحيب والمشاركة منذ اليوم الأول.
طريقة رائعة للقيام بذلك هي لقاء وتحية وجلسة إعلامية خاصة. تأكد أيضًا من إعداد كل موظف جديد مع موجه يمكنه مساعدتهم على التنقل في عملية الإعداد.
يعد الحصول على ما يسمى بـ "رفيق الإعداد" طريقة رائعة لبدء بداية ترحيب بالوافد الجديد. وفقًا لدراسة أجرتها شركة Microsoft العملاقة للبرامج ، أدى الجمع بين موظف جديد وصديق متدرب إلى زيادة رضا الموظفين وإنتاجيتهم.
يجب أن تكون نقطة التركيز المهمة الأخرى هي دمج الموظف في ثقافة الشركة. ساعدهم على فهم قيم الشركة ورسالتها ورؤيتها وأهدافها قصيرة وطويلة المدى. الهدف هو خلق شعور فوري بالمجتمع.
2. إعلامي
يجب ألا يخرج الموظف من نشاط تأهيل مرتبك بمليون سؤال بدون إجابة. ركز على المعلومات الواضحة والموجزة المقدمة بطريقة ودية وشفافة.
بدلاً من تقديم عملية الإعداد بطريقة ساحقة ، من الأفضل إبقاء الأمور بسيطة. استخدم أساليب مثل التعلم المصغر لمساعدة الموظفين الجدد على استيعاب المعلومات وتذكرها.
نظرًا لقوة الانطباعات الأولى ، انتبه جيدًا لطرحك. على سبيل المثال ، عند تقديم القيم الأساسية للشركة ، فإن وجود مدير كبير يقود المناقشة أفضل بكثير من فيديو تدريبي. سيساعد هذا الموظف على فهم أهمية الموضوع الذي يتم تسليمه.
3. حسن التنظيم ومتسق
يجب أن يكون برنامج الإعداد منظمًا جيدًا وأن يتم إعداده مسبقًا لضمان التشغيل السلس. كما ذكرنا أعلاه ، يجب أن يخضع جميع الموظفين الجدد لعملية الإعداد نفسها لضمان الاتساق.
قد يؤدي التغيير المستمر لعملية الإعداد إلى حدوث ارتباك. سيؤدي هذا فقط إلى خلق شعور بعدم اليقين في ثقافة الشركة. وقد يتسبب أيضًا في تشكك الموظفين في قدرات القادة وكبار المديرين.
4. ينتشر مع مرور الوقت
تقدر شركة استشارات الموارد البشرية Sapling HR أن متوسط الموظف الجديد لديه أكثر من 50 نشاطًا متميزًا لإكماله. وذلك فقط في الاعتبار لأساسيات الأنظمة والامتثال.
من المهم إعطاء الوقت الكافي للتعلم والتفكير والمناقشات. سيؤدي هذا إلى تجنب إرباك الأشخاص أثناء عملية الإعداد.
بدلاً من محاولة ضغط كل شيء في يوم واحد ، قسّمه إلى قطع صغيرة الحجم موزعة على عدة أيام أو حتى أسابيع.
مثال على عملية تأهيل فعالة
تُعد عملية الإعداد الخاصة بشركة BetterUp مثالًا رائعًا لما يجب أن تبدو عليه العملية الفعالة:
- يجب أن تكون الخطوة الأولى دائمًا هي خطاب عرض الوظيفة. سيساعد خطاب عرض الوظيفة الموظف على فهم كيف يمكن أن يتوقع أن يعامل كموظف في الشركة.
- تكون أوراق الاستئجار الجديدة أكثر فاعلية عند معالجتها قبل اليوم الأول للموظف. يعد إعداد قائمة مراجعة الأعمال الورقية مفيدًا لضمان عدم نسيان أي أوراق أثناء الإعداد.
يجب أن يمرر شخص ما من قسم الموارد البشرية قائمة التحقق الجديدة الخاصة بالتعيين على متن الطائرة مع كل ما سيحتاجون إليه للبدء. يتضمن ذلك أشياء مثل كمبيوتر الشركة المحمول أو دليل الموظف. وبالطبع ، كغنيمة ، تخطط لإرسال موظفك الجديد!
- يجب أن تخبر الموظف الجديد بما يمكن توقعه خلال شهره الأول في دوره الجديد. بسبب الطريقة التي تغير بها العالم ، أصبح العمل عن بعد وبيئات العمل المختلطة هي القاعدة. تحديد التوقعات أكثر أهمية من أي وقت مضى.
- يشبه إكمال عملية التأهيل الجديدة إبرام صفقة مع العميل. في النهاية ، الهدف الرئيسي هو الخروج من الجانب الآخر بموظف يشعر بالرضا عن اختياره للانضمام إلى الشركة.
- تريد استخدام عملية الإعداد لتمهيد الطريق لنمو طويل الأجل ومستدام. يجب ألا يتوقف الدعم بمجرد استقرار الموظف في دوره الجديد. يجب أن يشعر كل موظف بالترحيب للتواصل مع الموارد البشرية وتلقي الدعم من مديريهم.
المراحل الخمس للإعداد
يمكن تقسيم عملية الإعداد إلى خمس مراحل. دعونا نلقي نظرة على ما تتكون منه كل مرحلة.
1. عملية ما قبل الصعود
تتضمن هذه المرحلة كل ما يحدث قبل أن تتم عملية الإعداد الفعلية. أثناء عملية ما قبل الصعود إلى الطائرة ، تستعد لليوم والأسبوع الأول للموظف الجديد بسلاسة. أنت تجعل الوافد الجديد يشعر بالترحيب حتى قبل وصوله إلى مكان العمل.
طريقة رائعة للقيام بذلك هي من خلال رسالة ترحيب. يمكن أن تتضمن الرسالة توقعات حول التوقيت وإدارة الوقت ، وما يمكن توقع حدوثه في أول يوم لهم في المكتب ، سواء كان ذلك افتراضيًا أو شخصيًا.
يمكن أن تتضمن عناصر قائمة التحقق الأخرى في عملية الإعداد المسبق ما يلي:
- إبلاغ بقية موظفي الشركة بالموظف الجديد على وشك الانضمام إلى الفريق.
- تقديم الموظف الجديد إلى رفيق التوجيه عبر البريد الإلكتروني أو Zoom. بهذه الطريقة ، يمكنهم معرفة من هم قبل يومهم الأول.
- إعداد حسابات المستخدمين. تأكد من أن لديهم إمكانية الوصول إلى جميع الأدوات والموارد التي يحتاجونها لبدء العمل.
- إعداد محطة العمل الخاصة بهم. سيساعدهم ذلك على الشعور بالترحيب ويظهر استعداد الشركة لاستقبالهم.
- إذا كنت تعمل عن بُعد ، فتأكد من أن لديهم معدات المكاتب المنزلية الضرورية. ضع في اعتبارك منح راتب العمل عن بُعد لجعل مواقع العمل عن بُعد مريحة ومنتجة.
2. عملية التوجيه
عملية التوجيه لها غرض مزدوج. يساعد الموظفين الجدد على الشعور بالراحة في بيئة عملهم الجديدة. كما يعلمهم أيضًا ثقافة مكان عملك وكيف تتوافق ممارسات عملك مع هذه الثقافة.
عادة ما يحدث التوجيه في اليوم الأول أو الأسبوع الأول. خلال هذه المرحلة ، يجب أن تغطي قائمة التحقق الخاصة بالتوظيف الجديد ما يلي:
- قم بجولة مادية في مكان العمل إذا كان الشخص سيعمل خارج المكتب. أظهر لهم غرفة الاستراحة ، ودورات المياه ، وغرف الاجتماعات ، ومواقف السيارات ، والمطبخ.
- أكمل أوراق الاستئجار الجديدة. تشمل الأمثلة النماذج الضريبية ونماذج الإيداع المباشر ونماذج إقرار كتيب الموظف.
- ناقش سياسات الشركة حول ساعات العمل ، واستراحات الغداء ، وطلبات الإجازة و PTO.
3. التدريب الخاص بالدور وقائمة المراجعة
يزود التدريب الخاص بالدور أو أثناء العمل الموظفين الجدد بمعرفة حول الواجبات التي سيؤدونها على أساس يومي. يجب أن تأخذ جميع أنواع التدريب التنظيمي في الاعتبار نمط التدريب الأنسب لكل موظف.
إليك ما يجب تضمينه في التدريب الخاص بالأدوار:
- حدد جميع الأنظمة والأدوات التي من المحتمل أن يحتاجها الموظف الجديد لبدء عمله. قدِّم روابط للإعداد على أنظمة على مستوى الشركة.
- صِف الشكل الذي يجب أن يبدو عليه يوم العمل المعتاد. قم بتضمين قائمة بالواجبات والمسؤوليات اليومية.
- اشرح أدوار مختلف أعضاء الفريق وكيف سيعمل الموظف الجديد معهم.
- قدِّم الأدوات الخاصة بالوظيفة التي سيستخدمها الموظف الجديد. إذا لزم الأمر ، قدم التدريب حتى يتمكنوا من استخدام هذه الأدوات بكفاءة.
- وصف أهداف العمل وكيفية ارتباطها بدور الموظف الجديد.
4. العلاقة والتوقعات مع المدير
تتعلق هذه المرحلة من عملية الإعداد ببناء علاقات إيجابية في مكان العمل. على وجه الخصوص ، يركز على إنشاء اتصال بين الموظف الجديد ومديره من خلال اجتماع فردي.
على الرغم من أننا قد نكون متحيزين ، فإن BetterUp هي مرة أخرى مثال رائع لكيفية إقامة هذه العلاقة. يُطلب من كل موظف جديد إكمال تمرين "أساليب العمل". هذا بمثابة الأساس للموظف الجديد والمدير لمناقشة أساليب العمل الفردية الخاصة به.
خلال هذه المرحلة ، يجب مناقشة المشكلات المحتملة ، بالإضافة إلى الحلول الممكنة لتجنب الإحباط في المستقبل.
5. الانتقال إلى دور جديد وتحديد الهدف قصير المدى
تساعد المرحلة الأخيرة من الإعداد الموظفين على الانتقال من تعيين جديد إلى موظف كامل الأهلية.
هذا هو الوقت المثالي لوضع أهداف قصيرة المدى. يجب على المدير أو المشرف إبراز ما هو متوقع منهم وكيف يبدو النجاح. بناءً على هذه المناقشات ، يجب إجراء مراجعة للأداء في المستقبل للتعرف على جهودهم ومساعدتهم على تحسين أدائهم.
العناصر الخمسة للإعداد
يتضمن الإعداد الناجح تغطية العناصر الخمسة التالية:
- الامتثال. ستحدد المناقشات الأولية حول الامتثال النغمة لكيفية عرض الموظف الجديد لوظيفته وفهمها مع الشركة. أيضًا ، في هذه المرحلة سيتم الإعلان عن أولويات صاحب العمل.
- توضيح. يشير التوضيح إلى نقل وتوصيل التوقعات حول الأداء الوظيفي.
- الثقافة . غالبًا ما تعني ثقافة الشركة الفرق بين البقاء والاستمرار. يجب إبلاغ الموظف الجديد بأشياء مثل سياسات السلامة في الشركة وكيفية تعاملها مع المضايقات والتسلط في مكان العمل.
- اتصال. كلما زاد شعور الموظفين الجدد بالارتباط في مكان العمل ، قل احتمال انتقالهم قبل الأوان.
- تحقق مرة أخرى. لا تعني نهاية اليوم الأول للموظف أن عمل الدمج قد انتهى الآن. طريقة رائعة للبقاء على اتصال هي من خلال إعداد اجتماعات الملاحظات على فترات 30 و 60 و 90 يومًا.
قائمة مراجعة أوراق الاستئجار الجديدة
على الرغم من أن الأشخاص يعملون من المنزل أكثر من أي وقت مضى ، إلا أن بعض أجزاء عملية التوظيف لم تتغير.
فيما يلي الأوراق التي يجب عليك الحصول عليها من كل موظف جديد:
- I-9: للتحقق من هوية الموظف الجديد بالإضافة إلى حقه (أو أهليته) للعمل في الولايات المتحدة.
- W-4: التوجيه الذي سيشير إلى المبلغ الذي يجب على صاحب العمل حجبه من راتب الموظف الجديد للامتثال الضريبي الفيدرالي.
- نموذج استقطاع ضرائب الولاية: سيُطلب من بعض الموظفين الجدد التوقيع على نموذج استقطاع ضريبي إضافي. سيعتمد هذا على الحالة التي تقع فيها شركتك.
- نموذج الإيداع المباشر: لإعداد التفاصيل المصرفية للموظف لأغراض تشغيل كشوف المرتبات.
بالإضافة إلى ما سبق ، سيكون هناك أيضًا العديد من النماذج القياسية التي ستحتاج الشركة والموظف الجديد إلى إكمالها:
- فحص أمني.
- اتفاقية العمل.
- استلام الكتيب.
- استبيان التوظيف الجديد ونموذج الاتصال في حالات الطوارئ ونماذج تسجيل مزايا الموظفين.
قالب قائمة مراجعة توظيف جديد
قائمة مراجعة الإعداد المسبق
- الحصول على خطاب قبول الوظيفة موقعًا
- أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا إلى الموظف الجديد
- أرسل حزمة ترحيب في حالة العمل عن بُعد أو تحضير حزمة ترحيب ليتم تقديمها في اليوم الأول
- أرسل بريدًا إلكترونيًا داخليًا للإعلان عن وصول الموظف الجديد وضمان الترحيب الحار في اليوم الأول
- قم بإعداد اجتماعات مع الأعضاء الرئيسيين في الفريق مسبقًا
- طلب الوصول إلى المكتب والشبكة (بطاقات المفاتيح ورموز المرور)
- اطلب أجهزة كمبيوتر وهاتفًا (إذا كنت تعمل عن بُعد ، أرسل لهم معدات)
- إعداد مساحة عمل مخصصة
- تسجيل الموظف في نظام الموارد البشرية
- أرسل نماذج الموظفين التي يمكنهم إكمالها مسبقًا
قائمة التحقق من اتجاه اليوم الأول
- تنظيم جولة في المكتب
- عرّف الموظف على الفريق والإدارة
- قدِّم تعريفًا بمرشدهم
- اعرض لهم مساحة العمل الخاصة بهم وقدم لهم مجموعة ترحيب
- ساعدهم في الإعداد والتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح
- حدد موعدًا لعقد اجتماع فردي في نهاية اليوم معهم للتأكد من أن اليوم الأول سار بشكل جيد
- إكمال أوراق الاستئجار الجديدة
- سلمهم كتيب الموظف
- راجع الجدول الزمني وساعات العمل
- اشرح التعويضات والمزايا
- اشرح أنظمة حجز السفر وسياسات النفقات حسب الاقتضاء
قائمة التحقق من الأسبوع والشهر الأول للتأهيل
- جدولة الأحداث الاجتماعية وأنشطة بناء الفريق (مثل:غداء الفريق)
- جدولة تسجيلات الوصول المنتظمة
- حدد أهدافًا قصيرة المدى
- حدد مهام عمل الموظف وحدد أهداف الأداء
- تأكد من التزام الموظف بالجدول الزمني من خلال تدريب خاص بالأدوار
- إكمال التدريب على السياسات والإجراءات
- التسجيل الكامل للمزايا
- تأكد من توقيع جميع أوراق الموارد البشرية وإرسالها
- التدريب على السياسات والإجراءات
- تعريف الموظف بثقافة الشركة
استخدم قائمة تحقق جديدة للتأجير لتحسين الإعداد
مع استمرار قوة العمل في أن تصبح بعيدة ، يمكن أن يكون الالتحاق على متن الطائرة أمرًا صعبًا.
أنت تحاول تأمين المواهب المطلوبة ، وخلق شعور بالانتماء ، وتكوين علاقات تساعد في تسريع التعلم في الوظيفة. كل ذلك غالبًا دون التواجد في نفس موقع موظفيك.
إذا كنت تريد أن تترك انطباعًا أوليًا جيدًا مع موظفيك الجدد ، فيمكن أن تحدث قائمة مرجعية للتوظيف الجديد فرقًا. تساعد قوائم التحقق الخاصة بالتأهيل على ضمان تغطية جميع التفاصيل أثناء إعداد الموظف وعدم وقوع أي شيء في الشقوق.
مع كل مربع تحدده ، يتم إعداد عضو فريقك الجديد لتحقيق النجاح ودمجها في ثقافة الشركة.
تواصل مع BetterUp لمعرفة المزيد حول كيفية إشراك الموظفين الجدد والحاليين وبناء قوة عاملة مزدهرة.
