إذا كنت تعتقد أنك تحضر اجتماعات أكثر من ذي قبل ، فذلك لأنك تحضر.
في مكان عمل متوسط Covid ، زاد عدد الاجتماعات التي نحضرها. سواء كنا نعمل من المنزل أو في المكتب ، من المهم أن نفهم الأنواع المختلفة من الاجتماعات التي نشارك فيها.
الاجتماعات هي وسيلة للتعاون ومشاركة المعلومات وإيجاد الحلول كفريق ، بغض النظر عن المكان الذي نعمل منه. إنها فرصة لاستخدام تقنيات العصف الذهني لتوليد أفكار جديدة ومبتكرة.
المشكلة هي أن العديد من الاجتماعات التي تعقد اليوم غير فعالة. وفقًا لتقرير حالة الاجتماعات في Doodle ، يقضي المحترفون ساعتين كل أسبوع في اجتماعات غير مجدية.
كيف يمكننا جعل الاجتماعات تبدو وكأنها أقل إهدارًا للوقت وأكثر إنتاجية؟
لنبدأ بالتعرف على الأنواع المختلفة للاجتماعات وكيفية التأكد من أنها تضيف قيمة لك ولفريقك.
7 أنواع مختلفة من الاجتماعات
عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، فإن كل اجتماع نحضره يخدم غرضًا مهمًا. دعنا نتعرف على بعض الأنواع المهمة ، حتى نتمكن من فهم كيفية إجرائها بالطريقة الصحيحة بشكل أفضل.
فيما يلي أنواع اجتماعات العمل السبعة الأكثر شيوعًا:
- اجتماعات اتخاذ القرار. يتم استدعاؤها عندما يلزم اتخاذ إجراء من قبل مجموعة.
- اجتماعات حل المشكلات. يتم استخدامها عندما تحتاج المجموعة إلى العمل معًا لحل مشكلة معينة.
- اجتماعات تكوين الفريق. تُستخدم هذه الاجتماعات لبناء التماسك داخل المجموعة وتحسين طريقة عمل أعضاء الفريق معًا.
- اجتماعات العصف الذهني. تُستخدم لتوليد أفكار جديدة أو إنشاء روابط بين المفاهيم الجديدة أو المبتكرة.
- اجتماعات فردية. هذا لقاء مجدول بين شخصين لمناقشة شيء معين.
- اجتماعات التخطيط ربع السنوية. يتم عقدها كل ثلاثة أشهر ، ويتم استخدامها للتخطيط لكيفية تنفيذ الفريق لأهداف الشركة.
- تسجيل الوصول إلى الاجتماعات. تُستخدم هذه الاجتماعات لمراقبة تقدم المهام مقابل النتيجة المتوقعة.
دعونا نلقي نظرة على كل منها بمزيد من التفصيل:
1. اجتماعات صنع القرار
اجتماع صنع القرار هو جهد تعاوني بقيادة قائد الفريق.
وفقًا لماكينزي ، يتكون عادةً من 6 إلى 8 مشاركين ويحتوي على أجندة منظمة تحدد القرار الذي يجب اتخاذه.
المشاركون المشاركون هم صانعو القرار الرئيسيون أو الخبراء في الموضوع. على سبيل المثال ، لن يشمل اتخاذ قرار بشأن تعيين جديد سوى موظفين معينين مثل مديري التوظيف.
لتشغيل اجتماع فعال لصنع القرار ، يجب أن يعرف المشاركون مسبقًا كيف سيتم اتخاذ القرار ، كما يوضح مقال في هارفارد بيزنس ريفيو.
على سبيل المثال ، إذا لم يتمكن الفريق من التوصل إلى إجماع في غضون 60 دقيقة ، فسيتم طرحه للتصويت أو سيقوم صانع القرار الرئيسي بإجراء المكالمة النهائية. إن معرفة كيفية التوصل إلى القرار مسبقًا يتجنب إضاعة الوقت.
جانب آخر مهم من اجتماعات صنع القرار هو جمع المعلومات. ستحتاج إلى التأكد من حصولك على جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها لاتخاذ القرار الأفضل.
أمثلة:
- اتخاذ قرار بشأن تعيين جديد
- إجراء تغيير في العلامة التجارية لصاحب العمل
- تغييرات تشغيلية مثل تقليص الحجم أو خفض التكاليف
- الموافقة النهائية على التصميم
2. اجتماعات حل المشكلات
الهدف الرئيسي من اجتماع حل المشكلات هو إيجاد الحل الأمثل لمشكلة تواجه المنظمة.
وعندما يتعلق الأمر بالعثور على أفضل مسار للعمل ، فإن رأسين (أو عدد قليل في هذه الحالة) أفضل من رأس واحد. تشرح مقالة هارفارد بيزنس ريفيو أن اجتماعات حل المشكلات الفعالة تتطلب من المشاركين الالتقاء وإيجاد أكبر عدد ممكن من الحلول الممكنة.
بمجرد تحقيق هذا الهدف ، يتعين على المشاركين تحديد من سينفذ الحل الأفضل. يمكن تعيين هذه المسؤولية لشخص واحد أو مشاركتها بين عدد قليل من أعضاء الفريق.
أخيرًا ، لا يكتمل الاجتماع الناجح لحل المشكلات بدون تحديد السبب الجذري للمشكلة. إن فهم سبب المشكلة في المقام الأول سيمنعها من الحدوث مرة أخرى.
أمثلة:
- مشاكل تشغيلية
- مشكلات الإنتاجية
- ارتفاع معدل دوران الموظفين
3. اجتماعات بناء الفريق
تم تصميم اجتماعات بناء الفريق لتعزيز العمل الجماعي والثقة والتماسك. يؤدي تحسين طريقة عمل الموظفين معًا إلى زيادة الإنتاجية وكذلك سعادة الموظف.
يهدف اجتماع بناء الفريق إلى خلق جو ممتع وتفاعلي من خلال استخدام الألعاب أو تحديات الفريق. هذه فرصة رائعة للمنظمين أو القادة للمشاركة وتكوين روابط أقوى مع فرقهم.
مع تزايد عدد الموظفين الذين يعملون عن بُعد ، أصبحت اجتماعات بناء الفريق الافتراضية ذات أهمية متزايدة. إنها وسيلة للتفاعل والتواصل مع الموظفين الذين يعملون من المنزل وقد يشعرون بالعزلة عن أعضاء فريقهم ومنظمتهم. يساعد التعامل مع الموظفين عن بُعد في منع ثقافة الشركة ومعنويات الموظفين من التدهور.
أمثلة:
- ألعاب لوحة افتراضية
- تحديات الفريق الافتراضي
- الغداء والتعلم
- محادثات TED الداخلية
- نزهات الفريق
4. اجتماعات العصف الذهني
جلسات العصف الذهني هي اجتماعات للابتكار. يتعاون المشاركون لتوليد أفكار جديدة ومبتكرة.
خلال هذه الجلسات ، يعمل أعضاء الفريق كمساهمين متساوين أو تحت إشراف أحد الميسرين. يتم تنظيم هذه الاجتماعات لتوليد الأفكار بشكل فضفاض ، مما يسمح للفرق "بالتفكير بشكل كبير" والاستفادة من إمكاناتهم الإبداعية. باستخدام مجموعة متنوعة من تقنيات العصف الذهني مثل رسم الخرائط الذهنية ، يستخدم الموظفون مهارات التفكير الإبداعي لديهم لابتكار أفكار جديدة أو منتجات جديدة.
تكون اجتماعات توليد الأفكار أكثر نجاحًا عندما تكون الفرق متنوعة. تولد وجهات النظر المتنوعة أفكارًا أفضل ، وتحدد النقاط العمياء المحتملة ، وتخلق حلولًا أكثر ابتكارًا.
أمثلة:
- تطوير المنتج
- إنشاء حملة إعلانية
5. اجتماعات فردية
الاجتماع الفردي هو لقاء بين شخصين. تم جدولة لغرض معين.
على سبيل المثال ، يمكن أن تكون مراجعة أداء بين مدير وموظفهم ، أو اجتماع بين مندوب مبيعات وعميلهم.
على الرغم من أنك لست بحاجة إلى اتباع أجندة أثناء الاجتماع الفردي ، إلا أن المستند الجاري حول ما يحتاج كل شخص للتطرق إليه أمر شائع. خلاف ذلك ، يتم تنسيق الاجتماع بشكل فضفاض ويتكشف مثل محادثة عادية.
وفقًا لـ Microsoft Workplace Insights ، زادت عمليات تسجيل الوصول الفردية بنسبة 18٪ منذ انتشار الوباء. وجد بحثهم أن نقاط الاتصال المنتظمة تعزز الشعور بالاتصال والمرح للموظفين عن بعد.
أمثلة:
- أسبوعيًا فرديًا
- مقدمة عن الموظف الجديد
- مراجعة الأداء ربع السنوية
- جلسة تدريب أو توجيه
- اجتماع مبيعات العميل
6. اجتماعات التخطيط ربع السنوية
كل ثلاثة أشهر ، تجتمع الفرق معًا لتنفيذ أهداف الشركة على المدى القصير والطويل بشكل استراتيجي.
مثل اجتماعات حل المشكلات واتخاذ القرار ، يقتصر الحضور على المشاركين الذين سينفذون الخطة. يُتوقع من كل مشارك المساهمة والالتزام بتنفيذ الخطة.
على الرغم من أن هيكل الاجتماع يمكن أن يختلف ، فإنه عادة ما يقوده قائد الفريق الذي يعين المهام لكل حاضر.
تُعد اجتماعات التخطيط الفصلية طريقة رائعة لتتبع تقدم الفريق والحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق. إنها أيضًا فرصة جيدة للتفكير في الربع السابق ومراجعة ما يجب تنفيذه في الربع التالي.
أمثلة:
- التخطيط الاستراتيجي
- تخطيط المشروع
- تخطيط الحملة أو الحدث
7. تحقق في الاجتماعات
تعد اجتماعات تسجيل الوصول من أكثر أنواع الاجتماعات شيوعًا. تعقد المنظمات بانتظام اجتماعات التحقق من التقدم هذه لعدة أسباب:
- مشاركة تحديثات المشروع والتقدم
- تأكد من قيام الجميع بأدوارهم ومسؤولياتهم
- احصل على تعليقات الموظفين
- ناقش أي تحديات أو نجاحات أو أفكار
- اكتشف الخطوات التالية
خلال اجتماع أسبوعي لفريق العمل ، على سبيل المثال ، يقوم الموظفون بإطلاع مديريهم وفريقهم على تقدمهم الأسبوعي.
أصبحت اجتماعات تسجيل الوصول ذات أهمية متزايدة حيث يعمل المزيد من الأشخاص من المنزل ، وليس تحت إشراف المديرين مباشرة. تساعد عمليات تسجيل الوصول المنتظمة في ضمان بقاء الموظفين عن بُعد على اطلاع وتوافق أهدافهم مع بقية أعضاء الفريق.
أمثلة:
- اجتماعات تحديث حالة المشروع
- اجتماعات تسجيل وصول العميل
- تسجيل وصول الموظف الجديد على متن الطائرة
- اجتماعات تسجيل الوصول الأسبوعية الفردية
- اجتماعات الفريق الأسبوعية
- ملخصات المشروع
كيف تخطط لاجتماعات فعالة تضيف قيمة إلى فريقك
ليس هناك من ينكر زيادة وتيرة الاجتماعات منذ أن بدأ الوباء. ويشير تقرير آخر لشركة Microsoft إلى أن وقت الاجتماع الأسبوعي قد تضاعف مع ظهور بيئة العمل المختلطة.
مع وجود فرص أقل للاتصال في المكتب ، تعد الاجتماعات عبر الإنترنت وسيلة للبقاء محدثًا ، والتواصل الاجتماعي ، ومشاركة المعلومات.
نظرًا لأن موظفيك يحضرون أنواعًا أكثر من الاجتماعات ، فمن المهم أن تجعل كل اجتماع منتجًا وفعالًا قدر الإمكان. خلاف ذلك ، يمكن أن تؤثر سلبًا على معنويات فريقك وإنتاجيته.
ولكن قبل أن تبدأ في التخطيط لاجتماعك القادم ، اسأل نفسك هذا السؤال - هل الاجتماع ضروري حقًا ، أم يمكن أن يكون بريدًا إلكترونيًا؟ على سبيل المثال ، إذا كان الاجتماع لا يحتاج إلى مناقشة أو اتخاذ قرار ، فمن الأفضل أن يتم نقل معلومات معينة عبر البريد الإلكتروني.
وفقًا لاستطلاع SurveyMonkey الأخير ، يعتقد 32٪ من الموظفين أن "هذا الاجتماع كان يمكن أن يكون بريدًا إلكترونيًا" طوال الوقت أو معظمه. عادة ما يكون هذا هو الشعور عندما تكون الاجتماعات غير مجدية ومتكررة للغاية.
ومع ذلك ، عندما تحتاج إلى التخطيط لاجتماع ، يجب أن يكون كل اجتماع يستحق كل دقيقة من وقتك ووقت موظفيك.
إليك بعض النصائح لمساعدتك في تنظيم اجتماعات أكثر فاعلية:
حدد هدفًا وأجندة واضحين
قبل إرسال دعوة إلى الاجتماع ، تأكد من معرفة الغرض الدقيق من الاجتماع. ما هو هدفك النهائي؟ سيساعدك هذا في معرفة نوع الاجتماع الذي يجب أن تعقده ومن يحتاج إلى حضوره.
بمجرد تحديد هدفك ، يحتاج اجتماعك إلى اتباع جدول أعمال واضح لضمان استخدام كل دقيقة منه بكفاءة.
وجد استطلاع أجرته شركة التكنولوجيا Barco أن 13٪ من وقت الاجتماع يضيع لأن الناس يناقشون مواضيع خارج أهداف الاجتماع. ستؤدي متابعة جدول أعمال الاجتماع إلى تقليل الوقت المستغرق في مناقشة الموضوعات غير ذات الصلة بالاجتماع.
بدون هيكل واضح ، يمكن أن تصبح الاجتماعات غير منتجة بسرعة.
تجنب دعوة عدد كبير جدًا من الحاضرين
حدد أعضاء الفريق الذين يجب أن يكونوا هناك ولا تكدس الاجتماع. على سبيل المثال ، يجب أن يشمل اجتماع صنع القرار أصحاب المصلحة الرئيسيين فقط.
وهذا يضمن لمن يحتاجون إلى الحضور فرصة للمساهمة وإسماع أصواتهم.
تأكد من وصول الجميع في الوقت المحدد
وجد استطلاع باركو أيضًا أن 11٪ من الاجتماعات تنفق في انتظار وصول شخص ما. ووفقًا لتقرير حالة الاجتماعات في Doodle ، فإن الأشخاص الذين يصلون متأخرًا هو أحد العوامل الرئيسية التي تجعل الاجتماع الجيد يفسد.
ابدأ اجتماعك على الفور وشدد على أهمية أن تكون في الوقت المحدد مع موظفيك.
اجعلها قصيرة
تأكد من أن الاجتماع لم يعد أطول مما يجب أن يكون. كما نُقل عن تيم كوك ، الرئيس التنفيذي لشركة Apple ، قوله:"كلما طالت مدة الاجتماع ، قل الإنجاز."
وجدت Microsoft أن وقت الاجتماع الأمثل لموظفيها لا يزيد عن ثلاثين دقيقة. انتقل الموظفون عضويًا إلى اجتماعات أقصر لتحسين إنتاجيتهم والابتعاد عن الاجتماعات التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي تؤثر على سعادة الموظف.
الحفاظ على تركيز الفريق
يجب على قائد الاجتماع أو الميسر التأكد من استعداد المشاركين وتركيزهم. على سبيل المثال ، إذا كان شخص ما في المجموعة يتحقق باستمرار من هاتفه أثناء الاجتماع ، فيجب أن يتدخل قائد الفريق.
تضمن مساءلة المشاركين عدم إضاعة الوقت واستفادة الجميع إلى أقصى حد من الاجتماع.
ما أنواع الاجتماعات التي يمكنك تحسينها داخل مؤسستك؟
هناك أنواع عديدة من الاجتماعات يكون القادة مسؤولين عن التخطيط لها.
من اجتماعات الفريق الأسبوعية إلى المزيد من الاجتماعات الرسمية ، تعتبر كل واحدة ذات قيمة فريدة لنجاح المؤسسة والفريق. إن فهم أهمية كل واحد وكيفية تشغيله بكفاءة هو المفتاح لتقليل إضاعة الوقت ، والاجتماعات التي لا طائل من ورائها.
ابدأ العمل مع مدرب BetterUp لزيادة فعالية اجتماعاتك وبناء تحول مؤسسي دائم.
