عملية التوظيف أكثر تعقيدًا مما تعتقد.
في ظاهر الأمر ، قد تبدو عملية التوظيف سهلة. تنشر مؤسستك وظيفة مفتوحة ، ويتقدم المرشحون ، وتحدث المقابلات مع أفضل المواهب. ثم يمتد العرض وينمو الفريق والباقي تاريخ ، أليس كذلك؟ خاطئ - ظلم - يظلم.
مع التعديل الوزاري العظيم ، يقوم عدد أكبر من الموظفين أكثر من أي وقت مضى بالبحث في لوحات الوظائف من أجل الخطوة التالية. ومع ازدهار سوق عمل المرشحين ، أصبحت عملية التوظيف أكثر أهمية من أي وقت مضى. يجب أن تلبي احتياجات كلا الجانبين من معادلة التوظيف. إذا لم يكن لدى مؤسستك العملية والبنية التحتية اللازمة لتبسيط تجربة توظيف رائعة ، فإنك تخاطر بخسارة الموهبة التي تحتاجها.
يساعد تبسيط عملية التوظيف الفعالة في جذب المواهب العظيمة. ولكن هناك معادلة سحرية للتأكد من أن عملية التوظيف في مؤسستك مهيأة لتحقيق النجاح.
4 فوائد لعملية توظيف فعالة
وفقًا لاستطلاع أجرته شركة PwC لعام 2019 ، رفض 49٪ من المرشحين عرض عمل بسبب تجربة توظيف سيئة. هذا جزء هائل من المواهب الذين وصلوا إلى مرحلة العرض - ورفضوا في النهاية.
فكر في كل العمل والاستثمار الذي أدى إلى تلك النقطة. تحديد المصادر وفحص المتقدمين والحفاظ على أنظمة التتبع والمقابلات الهاتفية والقراءة من خلال رسائل الغلاف والسير الذاتية. جدولة المقابلات مع أعضاء الفريق والقيادة ، والتحقق من المراجع ، وإعداد العرض ، وصياغة خطاب العرض ، والتفاوض ، والمزيد.
الوقت وحده مذهل. يقضي العديد من المديرين ما بين 20-40٪ من وقتهم في أنشطة التوظيف - ناهيك عن العمل المنسق اللازم لإكمال كل مرحلة.
ولكن إذا لم تكن عملية التوظيف فعالة ، فإن مؤسستك تخاطر بشكل أساسي بفرصة 50-50 لتأمين تلك المواهب المتميزة - حتى عندما يحب المرشح المنظمة والعرض. الكفاءة ليست دائمًا مرادفًا لـ "تجربة رائعة" ، ولكن العكس صحيح. تخلق عملية التوظيف غير الفعالة تجربة سيئة لمرشحي الوظيفة.
فيما يلي أربع فوائد لعملية التوظيف الفعالة - ولماذا تحدث فرقًا كبيرًا.
الاحتفاظ بالموظفين
من نواحٍ كثيرة ، يمكن أن تكون عملية التوظيف نظرة خاطفة على كيفية عمل المنظمة. يتعرف المرشحون على كيفية تواصل الشركة ، ومدى تنظيمها ، وكيف يقدرون الناس.
تبدأ تجربة الموظف - في حين أن المرشحين ليسوا موظفين بعد - في مرحلة التوظيف. كثيرًا ما قال مؤسسو BetterUp إن الثقافة تبدأ بالتحضير ، ويقول مدير عمليات الأفراد لدينا ، جيجي ساكا ، إن الإعداد يبدأ عند توقيع خطاب العرض.
من المرجح أن يبقى الموظفون مع مؤسسة إذا كانت لديهم تجربة موظف إيجابية. تبدأ عملية التوظيف الفعالة تلك التجربة من البداية الصحيحة ويمكنها تحسين الاحتفاظ بالموظفين ، مما يعود بالفائدة على عملك على المدى الطويل.
تكلفة التوظيف
هناك الكثير من الصيغ للمساعدة في حساب تكلفة التوظيف. نظرنا إلى جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) والمعهد الوطني الأمريكي للمعايير (ANSI) للحصول على صيغة.
تكلفة كل توظيف (CPH) هي تكاليف التوظيف الداخلية والخارجية مقسومة على عدد التعيينات الجديدة.
CPH =تكاليف التوظيف الداخلي + تكاليف التوظيف الخارجية
——————————————
إجمالي عدد التعيينات
في الولايات المتحدة ، يبلغ متوسط تكلفة الاستئجار الجديد 4000 دولار أمريكي ، وفقًا لبحث أجراه Bersin بواسطة Deloitte. بالنسبة للشركات التي تعتمد على المقابلات الفردية ، قد يكون استثمار الوقت والطاقة من قبل الزملاء عبر المؤسسة أكثر من ذلك بكثير. يمكن أن تؤدي العملية غير الفعالة والممتدة إلى إحباط مديري التوظيف وفرقهم وإرهاقهم أيضًا.
من البحث المذكور أعلاه ، نعلم أيضًا أن ما يقرب من نصف المرشحين يرفضون عرض عمل بسبب تجربة توظيف سيئة. هذه تكلفة هائلة - وخسارة - لأي مؤسسة ، ولكن بشكل خاص للمنظمات التي لديها حاجة ماسة لشغل الأدوار.
زيادة الإنتاجية وسد الفجوات في المواهب
إذا كان لدى مؤسستك الكثير من الأدوار المفتوحة ، فهذا يعني أن مديري التوظيف عبر عملك يعملون بفجوات مفتوحة في المواهب. كل فجوة تعني أن المدير والفريق يوسعون نطاق أنفسهم ، أو يخاطرون بالإرهاق ، أو عدم السعي وراء الفرص.
يمكن أن تؤدي عملية التوظيف غير الفعالة إلى زيادة الفجوات في القوى العاملة لديك. هذا العمل الذي لم تتم معالجته ، والعمل الذي يتراكم على أعضاء الفريق الحاليين ، وربما المزيد من الإجهاد والإرهاق. وبالمثل ، في بيئة الأعمال الديناميكية هذه ، فإن طلب الوظيفة الذي يظل مفتوحًا لفترة طويلة جدًا يتعرض لخطر الإلغاء - ويختفي عدد الموظفين الذي تمس الحاجة إليه.
عملية التوظيف الفعالة لها تأثير مضاعف على عملك. كلما تمكنت من ملء الأدوار المفتوحة في فريقك بشكل أسرع وأفضل ، كان النشاط التجاري في وضع أفضل لتحقيق النجاح. من خلال عملية التوظيف الفعالة ، تكون أيضًا في وضع أفضل لتمكين أعضاء فريقك الحاليين من النجاح.
اقفل أفضل المواهب
تبدأ خبرة موظفيك قبل أن يوقع المرشح على العرض. في الواقع ، يبدأ عندما يتفاعل المرشح لأول مرة مع العلامة التجارية لمؤسستك. قد يعني هذا وجود العلامة التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي أو موقع الويب.
لكن هذا قد يعني أيضًا الطريقة التي يتم بها كتابة الوصف الوظيفي. أو البريد الإلكتروني الذي يتسلمه المرشح بعد التقدم بطلب للحصول على وظيفة مفتوحة. يعد إنشاء تجربة موظف استثنائية أمرًا بالغ الأهمية (وصعبًا) لأي مؤسسة. ولكن للتأكد من أن التجربة رائعة ، يجب أن تؤخذ عملية التوظيف في الاعتبار. تزيل عملية التوظيف الفعالة أكبر عدد ممكن من العقبات على طول طريق البحث عن وظيفة.
8 خطوات لعملية التوظيف
تبدو عملية التوظيف مختلفة في كل مؤسسة. تشعر البيئة سريعة النمو بالحاجة وعدم الكفاءة بشكل مختلف عن المؤسسات الأكثر نضجًا. إن تبسيط العملية ليس دائمًا سهلاً أو واضحًا.
كلما زاد عدد الأشخاص الذين توظفهم ، وكلما ارتفعت معاييرك ، كلما احتاجت المنظمة والقائمون بالتوظيف ومديرو التوظيف إلى مزيد من الإصرار. وبينما نستمر في استخدام كلمة الكفاءة ، لا تنس أن كل نقطة اتصال مع المرشحين المحتملين هي فرصة لتشكيل التجربة. فكر جيدًا في مكان وكيفية نشر التكنولوجيا باسم الكفاءة.
بشكل عام ، هناك مكونات رئيسية ستساعد في تبسيط العملية وزيادة الكفاءة. ضع في اعتبارك هذه الخطوات الثمانية لعملية التوظيف - وابدأ في توحيد كيفية توظيف شركتك لأفضل المواهب.
الخطوات الثماني لعملية التوظيف
- تحديد الحاجة
- اكتب الوصف الوظيفي وانشره
- مراجعة المتقدمين وتحديد أفضل المرشحين
- إجراء شاشات الهاتف
- إجراء مقابلات متعمقة مع أعضاء الفريق
- تقييم وجمع التعليقات
- تمديد العرض
- التحقق من الخلفية و / أو التوظيف و / أو إجراء فحوصات مرجعية
1. تحديد الحاجة
قبل أن تتمكن من البدء في التوظيف ، تحتاج إلى معرفة ما تقوم بالتوظيف من أجله. واعتمادًا على هيكل مؤسستك ، قد يتطلب الأمر مدخلات من بعض أصحاب المصلحة لمعرفة ما تحتاجه مؤسستك حقًا نكون.
ضع في اعتبارك المسؤوليات والواجبات التي سيضطلع بها هذا الشخص. أيضًا ، ضع في اعتبارك الشكل الذي يبدو عليه الدور للنمو والتنمية - وكيف تتصور الدور الذي يتقدم في مؤسستك.
لا يمكنك تحمل تكاليف التوظيف لمهام اليوم فقط - فأنت بحاجة إلى توظيف الموهبة التي ستحتاجها لما تريده غدًا. اطلب تعليقات من الشركاء الرئيسيين (خاصة إذا كان الدور متعدد الوظائف بطبيعته). وبالطبع ، تأكد من حصولك على موافقة فريق قيادتك للتعيين لهذه الحاجة.
2. اكتب وصف الوظيفة وانشره
اكتب وصفًا وظيفيًا شاملاً يحدد مسؤوليات الوظيفة والمهارات والخبرة. من المحتمل أيضًا أن يكون لديك بالفعل موهبة داخليًا يمكنها استخدام هذا المنصب كخطوة جانبية أو ترقية.
اجعل وصف الوظيفة اجتماعيًا مع فريق التوظيف واجمع التعليقات من فريقك المباشر. ضع في اعتبارك مجموعات المواهب التي ترغب في استهدافها ونشرها بما يتماشى مع استراتيجية التوظيف في مؤسستك. إذا كانت مؤسستك لديها برنامج إحالة موظفين ، فتأكد من أن شركتك تنشر الوظيفة داخليًا.
على سبيل المثال ، تستخدم بعض المؤسسات LinkedIn بينما قد يعتمد البعض الآخر بشكل أكبر على لوحات الوظائف الأخرى. استشر الموارد البشرية وفريق التوظيف للحصول على أفضل رؤية حول مكان نشر الدور المفتوح.
3. مراجعة المتقدمين وتحديد أفضل المرشحين
من المحتمل أن تستخدم مؤسستك نظام تتبع مقدم الطلب (ATS) أو بعض برامج التوظيف الأخرى. بمجرد نشر الوصف الوظيفي ، نأمل أن تبدأ في تلقي الطلبات.
قد تتلقى أيضًا إحالات أو طلبات ترشيح داخلية ، وهي مصادر رائعة أخرى للمواهب. مراجعة الطلبات الواردة ومراجعة وتقييم المتقدمين. سيكون لشركائك في التوظيف أيضًا فكرة جيدة عما تبحث عنه في الموهبة.
ضع في اعتبارك إستراتيجية التوظيف المتنوعة لمؤسستك عند مراجعة المتقدمين. ابدأ في تجميع قائمة مختصرة بالمرشحين الذين ترغب في البدء معهم.
4. إجراء شاشات الهاتف
يجب أن يتم فحص أفضل المرشحين لديك من خلال شاشة الهاتف ، والتي يتم إجراؤها عادةً بواسطة فريق التوظيف. عادةً ما تكون المقابلة الهاتفية أقصر (عادةً حوالي 15 دقيقة). إنها محادثة للتوافق مع الجوانب المهمة للدور والقيام بالعناية الواجبة الأساسية:الموقع ، توقعات الراتب ، الخلفية ، والاهتمام بالدور.
من هناك ، من المرجح أن يعمل فريق التوظيف الخاص بك مع مدير التوظيف لتحديد مجموعة من المرشحين للخطوة التالية.
5. إجراء مقابلات متعمقة مع أعضاء الفريق
في فترة ما قبل الجائحة ، كانت هذه المقابلات المتعمقة تُجرى غالبًا بشكل شخصي. قامت العديد من المنظمات بجدولة المقابلات في الموقع للمساعدة في تبسيط عملية المقابلة وإخراج عدة مقابلات في زيارة واحدة.
ولكن في عصر جائحة التوظيف ، تجري العديد من المنظمات مقابلات "في الموقع" عن بُعد. في بعض النواحي ، تأتي المقابلات عن بُعد مع مجموعة التحديات والفوائد الخاصة بها. تأكد من إعداد فريقك ومرشحك (مرشحوك) للنجاح. من المهم إيصال ما يجب أن يتوقعوه ، من كيفية الانضمام إلى الغرفة الافتراضية إلى عدد المقابلات التي سيجرونها أثناء "الزيارة".
بعد ذلك ، فكر في أسئلة المقابلة التي ترغب في طرحها. إذا أجرى أعضاء الفريق الآخرون مقابلات مع المرشح (المرشحين) ، فنسق مع بعضهم البعض لاستهداف مواضيع مختلفة. على سبيل المثال ، قد يركز أحد أعضاء الفريق في دور الأقران الأسئلة على التعاون والعمل الجماعي. ومع ذلك ، قد يطرح مدير التوظيف المزيد من الأسئلة التي تركز على إدارة الوقت وحل المشكلات والقدرة على إدارة الأولويات المتعددة.
إذا كان التوظيف الشامل والبحث عن أفضل المواهب أمرًا مهمًا لمؤسستك ، فكن منضبطًا بشأن طرح نفس الأسئلة على كل مرشح. ابحث عن طرق للتعرف على التحيزات الضمنية التي قد تؤدي إلى تحريف عملية المقابلة والتخفيف من حدتها.
يمكن أن يساعد وجود لجنة مقابلة متنوعة ، وكذلك بعض التدريب ودعم الأقران حول التوظيف الشامل. يمكنك أيضًا التفكير في مقابلة عمل.
6. تقييم وجمع التعليقات
بعد انتهاء المقابلات ، اجمع التعليقات. من الأفضل جمع التعليقات بمجرد انتهاء المقابلة. اطلب التغذية الراجعة بمجرد انتهاء المقابلة. تطلب بعض المنظمات منك إرسال ملاحظاتك إلى برنامج التوظيف بينما يناقش البعض الآخر مباشرة.
في كلتا الحالتين ، يمكنك الحصول على التعليقات وهي لا تزال حاضرة في أذهان الناس. من المحتمل أن يقوم فريقك بإجراء مقابلات مع العديد من المرشحين. أنت بالتأكيد لا تريد جمع التعليقات بعد أسبوع أو أسبوعين وتخاطر بعدم تذكر كل التفاصيل. قم بتوثيق ملاحظات المقابلة الخاصة بك بوضوح ودقة حتى يتمكن الآخرون من استيعابها أيضًا.
7. تمديد العرض
بمجرد تقييم التعليقات ، يجب على مدير التوظيف اتخاذ القرار. نأمل أن يكون هناك مرشح واحد يبرز من بين الحشود.
إذا كنت مدير التوظيف ، فسترغب في التأكد من توصيل تفاصيل العرض بوضوح. في كثير من الأحيان ، يعني هذا إجراء مكالمة هاتفية مع المرشح مباشرة - إما مع مدير التوظيف أو مع المجند.
بمجرد تمديد العرض شفهيًا ، أرسل العرض المكتوب إلى المرشح عبر البريد الإلكتروني. من الأفضل دائمًا منح المرشح بضعة أيام للنظر في العرض مع إعادة تأكيد اهتمامك بانضمامهم إلى الشركة. كلما تمكنت من اتخاذ قرار مبكرًا ، كان ذلك أفضل. وفي السوق حيث يتلقى المرشحون عروض متعددة ، من الأفضل تبسيط هذه الخطوة والتحرك بسرعة.
8. فحوصات الخلفية ، والتوظيف ، والتحقق من الجهات المرجعية
إذا وصلت إلى هذه الخطوة ، فهنالك الكثير من التهاني. لقد وظفت موظفًا جديدًا! لكن مجرد قبول المرشح لا يعني أن عملية التوظيف قد انتهت. هنا تأتي التفاصيل الدقيقة.
من المحتمل أن تقوم مؤسستك بإجراء فحص للخلفية ، والذي يتضمن أيضًا التحقق من التوظيف. قد ترغب أيضًا في إجراء فحوصات مرجعية من زملائك السابقين أو أصحاب العمل السابقين.
إنشاء عملية توظيف شاملة
يأتي كبار المرشحين المؤهلين من خلفيات متنوعة. أفضل المواهب في كل مكان ولكن الفرص ليست كذلك. من المهم التأكد من أن مؤسستك توفر وصولاً عادلاً إلى الفرص التي تنعكس في عملية توظيف متنوعة وشاملة.
عملية التوظيف الشاملة هي عملية غير قابلة للتفاوض لأي منظمة. ولكن عند التطبيق ، يظهر التوظيف الشامل بطرق مختلفة. لقد حددنا بعض المكونات المختلفة لإنشاء عملية توظيف شاملة:
- دعم مديري التوظيف في أن يصبحوا قادة أكثر شمولاً . في BetterUp ، يتمتع المديرون بفرصة المشاركة في حلقات تدريب "التوظيف الشامل" لمدة 6 أسابيع مع أقرانهم. يساعدهم هذا في إظهار تحيزاتهم الخاصة وأيضًا فهم جميع الطرق التي قد يقومون بها عن قصد أو عن غير قصد بالتخلص من المواهب الجيدة من خط الأنابيب. يمكن للأقران أيضًا المساعدة في المشكلات العملية المتمثلة في القيام بمزيد من المصادر المتنوعة بكفاءة.
- اكتب وصفًا وظيفيًا شاملاً. إذا كان وصف وظيفتك ينفر الناس (حتى عن غير قصد) ، فإنك تخاطر بخسارة المواهب الرائعة. تأكد من أن اللغة التي تستخدمها شاملة وتعزز الشعور بالانتماء. إذا لم يشعر المرشح بالراحة في التقدم لوظيفة ما ، فهناك مشكلة. تجنب استخدام لغة جنسانية أو ضمائر النوع عند الإشارة إلى المرشح المثالي.
- ضع في اعتبارك متطلبات الوظيفة والتعليم. لقد عملت ذات مرة مع مدير توظيف أراد ذات مرة أن يكون خريجًا جامعيًا بدرجة محاسبة لشغل منصب في إدخال البيانات. لم يتطلب الدور شهادة محاسبة لمدة أربع سنوات (أو حتى أي درجة جامعية ، في هذا الشأن). لم يؤدي هذا إلى عزل مجموعة من المرشحين الموهوبين فحسب ، بل لم يتلق مدير التوظيف أيضًا سوى القليل من المتقدمين لهذا الدور أو لم يتلقه مطلقًا.
كن واقعيا بشأن الوظيفة والمتطلبات التعليمية. تذكر أن الأشخاص الذين يتبنون عقلية النمو ويرغبون في التعلم غالبًا ما يكونون أكثر التزامًا بالشركة على المدى الطويل. البشر أذكياء - سوف يتعلمون ما يحتاجون إليه إذا علمتهم. وفي النهاية ، أنت تخلق إمكانية الوصول إلى الفرص للأشخاص الموهوبين ليضعوا أقدامهم في مسار وظيفي رائع. - أعلن عن الوظيفة بطرق غير تقليدية. الموهبة لا تأتي من مصدر واحد. نحن نعلم أن الكثير من الناس موهوبون في هذا العالم. فلماذا لا تختار الإعلان عن أدوارك المفتوحة بطرق مختلفة وغير تقليدية؟
على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك الطرق التي يمكنك من خلالها الشراكة مع برامج تطوير القوى العاملة للمساعدة في إنشاء خط أنابيب للمواهب. في BetterUp ، قمنا بتوظيف العديد من الأشخاص من خلفيات متنوعة وغير تقليدية (مثل المحاربين القدامى) الذين يتفوقون في أدوارهم بسبب المهارات القابلة للنقل وعقليات النمو. إنشاء خطوط مواهب من مصادر جديدة ومختلفة. ستندهش من السرعة التي ستثير إعجابك بالموهبة من الخلفيات غير التقليدية.
يجب أن يكون لديك 4 عمليات توظيف
في نهاية اليوم ، هناك بعض جوانب عملية التوظيف التي لا يمكنك الاستغناء عنها. فيما يلي بعض المكونات التي يجب أن تكون عملية التوظيف في أي مؤسسة.
الوصف الوظيفي الشامل
الوصف الوظيفي الشامل والشامل أمر لا بد منه لعملية التوظيف. بدون واحد ، فإنك تخاطر بالارتباك والغموض والأولويات غير المتوافقة. تأكد من أن وصف وظيفتك يحدد متطلبات الوظيفة وثقافة الشركة والأهلية.
خطابات عرض مكتوبة
إنها لفكرة رائعة أن تقوم بتصميم نموذج لرسائل العرض حتى تكون مستعدًا بشكل أفضل لكتابتها. تعتبر خطابات العرض ضرورية لعملية التوظيف وغالبًا ما تكون ختم تأمين أفضل المواهب. اعمل مع الموارد البشرية وتوظيف الفرق للتأكد من أن خطابات العرض الخاصة بك شاملة ودقيقة.
نماذج الموظفين الجدد
بعد قبول العرض ، لدى الموظف الجديد عدد كبير من النماذج لإكمالها. اعتمادًا على البلد والمنطقة ، ستبدو هذه النماذج مختلفة. ولكن بشكل عام ، يجب أن يكون هناك نوع من التحقق من الخلفية واستمارة التحقق من الوظيفة.
من المحتمل أيضًا أنك ستجمع مستندات الهوية وتطلب من أي موظف جديد ملء المعلومات الضريبية. مرة أخرى ، من المهم التأكد من سهولة الوصول إلى هذه النماذج للمساعدة في تبسيط عملية التوظيف.
قنوات الدفع للموظفين الجدد
تشبه إلى حد كبير أنظمة تتبع المتقدمين ، فمن المحتمل أن تستخدم مؤسستك نوعًا من برامج كشوف المرتبات لدفع رواتب موظفيك. بمجرد تعيين الموظفين الجدد وإدخالهم في النظام ، تأكد من تعيينهم مع قنوات الدفع.
عادة ، يتم إكمال هذا في عملية الإعداد جنبًا إلى جنب مع النماذج الأخرى التي يحتاج الموظفون الجدد إلى إكمالها.
ابدأ في توظيف المواهب بكفاءة
يمكن أن تكون عملية المقابلة ضريبية وطويلة - لكن لا يجب أن تكون كذلك. من خلال عملية التوظيف المبسطة ، يمكنك الحصول على أفضل المرشحين للوظائف الشاغرة.
أي وظيفة جديدة أو طلب وظيفة قد يبدو شاقًا. إذا كانت مؤسستك تقوم بالتوظيف لعدة وظائف شاغرة ، فمن الأهمية بمكان أن تضع عملية مبسطة في مكانها الصحيح.
وتذكر أن عملية التوظيف الفعالة لا تساعد موظفيك الجدد فقط. إنه يساعد موظفيك الحاليين أيضًا. ومع وجود هياكل الدعم المناسبة (مثل التدريب) ، يمكنك تمكين قوة عاملة مزدهرة وتلبية احتياجات التوظيف الخاصة بك.
توظيف سعيد!
