نريد إكمال كل شيء مهم بالنسبة لنا في الوقت المناسب. لكن في بعض الأحيان ، لا يبدو أن هناك ساعات كافية في اليوم. في هذا الوضع الطبيعي الجديد على وجه الخصوص ، يشعر الناس بالضغط على الوقت ويسعون لاستراتيجيات فعالة لإدارة الوقت لأنهم ينجذبون في اتجاهات أكثر من أي وقت مضى.
لحسن الحظ ، يمكن أن تساعد الإدارة الجيدة للوقت في جعل أيامك أكثر كفاءة وفعالية. بشكل أساسي ، يمكن أن يساعدك على الشعور بأن لديك ساعات أكثر في اليوم.
ولكن بالنسبة للكثيرين منا ، تعد إدارة الوقت أحد الطموحات - وهو شيء نعمل جميعًا على تحسينه. ولا يوجد حل مثالي لكل شخص. لذلك قدمنا قائمة ببعض نصائح إدارة الوقت القابلة للتنفيذ لزيادة إنتاجيتك حيث تجد الاستراتيجيات المناسبة التي تناسبك.
دعنا نستكشف الإدارة الفعالة للوقت والمهارات اللازمة لاستخدام وقتك بشكل بناء على المدى الطويل.
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي عملية متعمدة لتقرير كيفية استخدام وقتك وتخصيصه عبر المهام والأنشطة. من خلال التخطيط والتحكم ، تتيح لك الإدارة الفعالة للوقت القيام بالمزيد مما هو مهم بالنسبة لك أثناء الوفاء بمسؤولياتك والتزاماتك.
إدارة الوقت بالتأكيد ليست مفهومًا جديدًا.
من تقديم Henry Ford لخط التجميع إلى قوس قزح الحالي للأدوات والتطبيقات التنظيمية ، يدور العصر الحديث حول الوقت.
كأفراد ، وقتنا هو مورد محدود. نتعامل معها مثل العملة. نحن نصرفها ونحرسها ونهدرها ونتاجر بها مقابل قيمة. ومع ذلك فإننا نكافح للسيطرة عليه.
ليس لدينا حل سهل لسوء إدارة الوقت. والعديد من العوامل تسبب ذلك.
دعونا نلقي نظرة على ما نعرفه ونتعمق في بعض الطرق الجديدة لعرض كيفية استخدامنا (وفرقنا) للوقت.
ما أهمية إدارة الوقت بشكل فعال؟
إن القيام بالمزيد بتكلفة أقل هي استراتيجية تشجعها العديد من الشركات. سواء كانت قوة عاملة أصغر ، أو موارد أقل ، أو ميزانيات أقل رشاقة. عانى العديد من العمال من نوع من "شد الحزام" في السنوات القليلة الماضية.
لكن القيام بالمزيد بموارد أقل يمكن أن يكون أيضًا اختصارًا لفهم الأولويات وتنفيذها.
إدارة الوقت هي الطريقة التي توضح بها أولوياتك وقدرتك على العمل وفقًا لها.
يمكن أن يكون إظهار المهارات العملية لإدارة الوقت طريقة لإثبات جدارتك لشركة ما - وهذا قد يؤدي إلى توفير وظيفتك أو منحك ترقية.
فوائد الإدارة الفعالة للوقت
تأتي إدارة وقتك بشكل جيد مع قائمة طويلة من الفوائد. دعونا نلقي نظرة على أربعة منهم.
1. المزيد من الوقت الذي تقضيه في المكان الذي تريده (أو تريده)
ليس لتوضيح ما هو واضح ، ولكن إذا كنت تستخدم وقتك بشكل أكثر فاعلية ، فستوفر وقتًا في اليوم أو الأسبوع. وإليك شيئًا قد لا يكون واضحًا جدًا:لست مضطرًا لاستخدام هذا الوقت الإضافي للعمل. تتيح لك إدارة الوقت القيام بالمزيد مما يهمك.
حاول إنشاء توازن أفضل بين العمل والحياة لنفسك. اخرج في نزهة على الأقدام ، أو حدد موعدًا لتناول القهوة مع صديق أو زميل ، أو احضر فصلًا كنت مهتمًا بتجربته. الخيار لك!
2. القدرة على تحقيق الأهداف
ببساطة ، فإن تحديد الأهداف وتحقيقها أمر رائع.
بمجرد إدارة وقتك بشكل أفضل ، يمكنك جعل تحديد الأهداف جزءًا من روتينك. بعد ذلك ستشعر بالرضا الذي يأتي مع تحقيقها بانتظام.
بالإضافة إلى ذلك ، تعد مشاركة الأهداف التي حددتها وإنجازك لها طريقة رائعة لكسب شهرة من مديرك والفريق بأكمله.
إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ عند بناء أهدافك ، فحاول إنشاء بيان رؤية شخصي. يمكن أن يكون هذا الإعلان بمثابة بوصلة للمساعدة في إرشادك في الاتجاه الصحيح.
3. المزيد من فرص النمو
هل تريد اكتساب مهارة جديدة في العمل؟ هل أنت مستعد لتوسيع نطاق وصولك إلى منطقة جديدة أو أن يتم النظر في طلب ترقية؟
أن تصبح قائدًا رائعًا وتعلم مهارة جديدة يتطلب وقتًا.
من المرجح أن تحصل على هذه الفرص إذا كان يُنظر إليك باستمرار كمدير جيد لوقتك.
4. انخفاض الضغط
ربما تكون أهم فائدة لاستخدام وقتك بشكل أكثر كفاءة هي القدرة على تقليل توترك. قد يكون هذا إنهاء مشروع قبل أن يصبح أزمة ، أو الاحتفاظ بساعات عملك بمقدار معقول ، أو حتى القدرة على تخصيص وقت لإنجاز الأنشطة.
هذه كلها طرق يمكن أن يساعد بها أسلوب إدارة الوقت الفعال في التخلص من التوتر والصحة العقلية بشكل عام.
نصائح وإستراتيجيات إدارة الوقت
يسلط المؤلف Binita Bora الضوء على خمسة عناصر يمكن أن تساعدك في تحسين كيفية إدارة الوقت:
- هيئ البيئة المناسبة. احصل على مساحة مادية منظمة ومرتبة ومريحة.
يمكن أن يوفر لك وقتًا لا داعي له في البحث عن الملفات أو الأوراق ، أو خلط المواد غير الضرورية بعيدًا عن الطريق ، أو حتى تعقب مشبك الورق. سيوفر لك قضاء بعض الوقت لإتقان مهاراتك التنظيمية مزيدًا من الوقت على المدى الطويل.
كن على دراية خاصة بالتحديات الإضافية التي قد تواجهها عند العمل عن بعد. - إعطاء الأولوية. يمكن أن يكون تحديد المكان الذي تقضي فيه وقتك مهمة في حد ذاته. ولكن من خلال تحديد الأولويات مقدمًا ، يمكنك إنجاز المهام العاجلة في الوقت المحدد وإكمال المهام الأساسية أيضًا.
- إعطاء الأولوية مرة أخرى. على الجانب الآخر من معالجة الأمور الحرجة ، قد تحتاج أيضًا إلى تحديد المهام أو المشتتات التي ليست عاجلة ولا مهم.
اسأل نفسك:هل يجب عليك القيام بذلك؟ هل يمكنك تفويض المهمة؟ هل يجب القيام بها على الإطلاق؟
إذا كانت الإجابة لا ، فاتخذ إجراءً لمسح الطوابق (وعقلك) لمعالجة العناصر الأكثر أهمية والضغط أولاً.
- حدد بعض الأهداف. إن المضي قدمًا في مشروع - أو أسبوع عمل - بدون تحديد الأهداف يشبه التصغير من ممر سيارتك دون معرفة إلى أين تتجه.
قد يبدو الأمر غير منطقي ، لكن قضاء الوقت في تحديد الهدف من المرجح أن يوفر لك الوقت على المدى الطويل. إنه مفهوم يُعرف باسم "اذهب ببطء لتتقدم بسرعة".
حاول تعزيز مهارات مؤسستك حتى تفهم بوضوح إلى أين أنت ذاهب وما هو الأكثر أهمية لمساعدتك في الوصول إلى هناك. يمكّنك هذا الاعتبار من التركيز على ما يهم حقًا.
- تكوين عادات جيدة. يفضل بعض الأشخاص التخطيط في اليوم التالي قبل مغادرتهم العمل ، بينما يفضل البعض الآخر التخطيط خلال أول 30 دقيقة من اليوم.
يجد البعض أنه من المثمر منع فترات طويلة من التفكير / الكتابة / التصميم ، بينما يعمل البعض الآخر بشكل أفضل في سباقات السرعة القصيرة. الوجبات الجاهزة الأساسية هي قضاء 5 دقائق في نهاية كل يوم في التفكير فيما نجح وما لم ينجح. سيساعدك هذا على فهم أفضل ما يناسبك وموقفك.
بمجرد أن تكتشف كيف تعمل بشكل أفضل ، التزم بها. قم ببناء عاداتك في يوم عملك لتحقيق أقصى استفادة من مهارات الإدارة الذاتية. - إجراء تدقيق للوقت. هل تعرف أين يذهب يوم عملك؟ هل أنت واثق من إدراكك لكيفية قضاء وقتك كل يوم وأسبوع؟
يمكن أن يكون تدقيق الوقت نشاطًا مضيئًا لتظهر لك كيف تقضي وقتك. ستتعرف على ما يستهلك أيامك وأين يمكنك المطالبة باسترجاع بعض الوقت.
هل هذا يبدو وكأنه نشاط محفوف بالمخاطر؟ لا يحتاج أي شخص آخر غيرك إلى معرفة أنك تراجع إنتاجيتك. - أنشئ قائمة بالإيقاف. إذا لم تكن قائمة المهام فعالة بالنسبة لك ، فربما تستفيد من قلبها جانبًا. قائمة التوقف عن العمل هي نظرة مقصودة على مضيعات الوقت التي تريد إيقافها.
يمكن أن تكون هذه في شكل التخلص من السموم الرقمية بما في ذلك التمرير عبر الوسائط الاجتماعية ومشاهدة الفيديو ، أو حتى الاجتماعات التي لا تتعلق بعملك. يمكن أن يساعدك التركيز على "الأشياء المحببة" على التركيز بشكل أكبر على "المهام". - منع وقتك بشكل مختلف. مع وجود الكثير لإنجازه ، قد يكون من المغري فصل جدولك اليومي إلى فترات زمنية منظمة بإحكام.
ولكن قد يكون أكثر فاعلية إذا قمت بتقريب تقديرات الوقت لكل مهمة مهمة.
أضف وقتًا إضافيًا (10-25٪) إلى الوقت الذي تعتقد أن كل مهمة ستستغرقه. بعد ذلك ، عندما يحدث التأخير أو الخلل الذي لا مفر منه ، فأنت لا تتخلف تلقائيًا.
يمكن أن تكون تقنية إدارة الوقت هذه مفيدة بشكل خاص للأشخاص الذين يبالغون بشكل مزمن في تقدير مدى سرعة عملهم أو أولئك الذين يقللون من أهمية التأخيرات المحتملة.
يمكنك أيضًا إنشاء جدول أسبوعي للحصول على نظرة عامة رفيعة المستوى لما تحتاج لإكماله.
توقف عن تعدد المهام. إنها مغالطة أن الأشخاص ذوي الكفاءة العالية يتلاعبون باستمرار بمهام بسيطة متعددة. أظهرت الأبحاث أن تعدد المهام يضر بأدائنا ورفاهيتنا.
يمكن أن يؤدي تعدد المهام غير الفعال إلى إبقاء رسائل البريد الإلكتروني على رأس رسائل البريد الإلكتروني أثناء إنشاء مجموعة شرائح. أو تلقي مكالمات العمل أثناء التنقل.
ستكون أكثر فاعلية بكثير ، وستنتقل من خلال مشاريعك بسرعة أكبر ، وستؤدي عملاً أفضل بكثير إذا ركزت على شيء واحد في كل مرة.
قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والنص ، وكتم صوت هاتفك ، وابحث في المهمة التي بين يديك. سوف تؤتي ثمارها على المدى القصير والطويل.
مهارات إدارة الوقت
وفقًا لإريك سي ديردورف ، أستاذ الإدارة وريادة الأعمال في كلية ريتشارد إتش دريهاوس للأعمال في جامعة ديبول ، فإن الأمر يتطلب أكثر من هذه الأنشطة لاكتساب ملكية عصرنا. هناك ثلاث مهارات أساسية مطلوبة لتنفيذ الاستراتيجيات المذكورة أعلاه واكتساب فوائد طويلة الأمد منها:
- الوعي :كيف ترى وتقدر الوقت وقيوده
- الترتيب :الجزء اللمسي من إدارة الوقت ، بما في ذلك تخطيط وجدولة الأنشطة والأهداف
- التكيف :كيف تقوم بالتحول مع نفاد الوقت أو تغير الأولويات
على الرغم من التغاضي عن هذه المهارات غالبًا ، إلا أن ديردورف يؤكد أنها ضرورية لإدارة الوقت بشكل فعال.
كيفية تقوية مهاراتك في إدارة الوقت
إن تعزيز هذه المهارات ليس أمرًا مباشرًا مثل فتح تطبيق. ولكن من خلال استثمار وقتك في تطوير الوعي الذاتي وفهم عاداتك وبناء عادات جديدة ، يمكنك زيادة فرصك في إدارة الوقت بشكل أكثر فعالية.
طور الوعي الذاتي بقدراتك على إدارة الوقت
لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت ، يجب أن تفهم أولاً كيف تعمل حاليًا. بناء الوعي الذاتي حول كيفية إدارتك لوقتك سيضع أساسًا لتحسينه.
جرب الأنشطة أدناه لزيادة وعيك بكيفية إدارة وقتك:
- تعليقات Garner من زملاء العمل أو رئيسك أو زملائك
- استخدم أداة تتبع الوقت لقياس الأنشطة التي تقضي وقتك فيها واستخدمها كخط أساس
- تعرف على نفسك ببعض الأسئلة:
- في أي وقت من اليوم تعمل بشكل أفضل؟
- هل تميل إلى المبالغة في تقدير المدة التي ستستغرقها المهام أو التقليل من شأنها؟
- هل تظل مشغولًا ولكن أقل إنتاجية؟
- هل أنت أكثر فاعلية وكفاءة؟
- ما أنواع المشاريع التي تتعامل معها وجهاً لوجه وتسبب لك المماطلة؟
تعرف على نفسك وعلاقتك بالوقت
اسأل نفسك كيف ترتبط شخصيتك بالوقت دون الإفراط في الحديث. هل تعتبر نفسك أكثر من مجرد مبتدئ يحب القفز على الأشياء مبكرًا؟ أم تفضل تقسيم وقتك بين مهام متعددة؟
سيساعدك فهم كيفية ارتباط شخصيتك وعاداتك بالوقت في تحديد مهارات إدارة الوقت التي يجب أن تستثمر فيها أولاً.
للحصول على فكرة أفضل عن علاقة شخصيتك بالوقت ، اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- هل أميل إلى إكمال مهمة قبل الانتقال إلى المهمة التالية؟
- هل أعمل بشكل أفضل تحت الضغط وأترك المشاريع حتى اللحظة الأخيرة؟
- كيف أمنح الأولوية؟
- كيف يمكنني التفويض؟
- كيف أتعامل مع مهمة جديدة؟
هذه ليست قائمة محدودة ، ولكن مثل هذه الأسئلة يمكن أن تساعدك في تحديد مجالات تركيزك.
حدد مهارات إدارة الوقت التي تريد العمل عليها
إن تحديد المنطقة التي تتطلب أكبر قدر من التحسين أولاً قد يقفز إليك مباشرةً ، أو قد تحتاج إلى القيام ببعض التنقيب. لكن معرفة ما إذا كان يجب عليك التعامل مع مهارات تحديد الأولويات ، أو قدرتك على التكيف مع التغيير ، أمر حيوي لتحسين إدارة الوقت بشكل عام.
قد تكتشف أنك تريد تحسين أكثر من مجال. إذا كانت هذه هي الحالة ، فحاول البدء بمنطقة واحدة أولاً ثم تقدم بعد أن تتعود على المهارة الأولى.
علامات سوء إدارة الوقت
مثلما توجد فوائد للإدارة الفعالة للوقت ، فإن العيوب تأتي مع ضعف مهارات إدارة الوقت. دعونا نلقي نظرة على ستة منهم.
1. الوقت الضائع
إذا تمكنت مهارات إدارة الوقت الجيد من منحك المزيد من الوقت ، فلا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن العكس هو الصحيح أيضًا.
إذا كنت خارج المهمة - القفز من مشروع إلى آخر أو استخدام وقتك بطريقة غير فعالة - فسيستغرق عملك وقتًا أطول حتى يكتمل. سيكون وقتًا أقل متاحًا لمشاريع العمل الأخرى أو وقت الابتعاد عن الوظيفة
2. عدم التفويض
غالبًا ما يكون هناك المزيد على طبقك مما يمكنك فعله. وإذا كنت لا تدير وقتك جيدًا ، فمن المحتمل أنك لا تظل منظمًا للغاية أيضًا. لهذا السبب ، قد تواجه صعوبة في استخدام المساعدة المتاحة بسهولة.
ليس من السهل التفويض إذا لم تكن واضحًا بشأن المهمة المطروحة وكيف يمكن للآخرين المساعدة بالضبط. لذلك من المحتم أن يستمر العمل في التراكم.
3. فقدان السيطرة
ببساطة ، إذا كنت لا تتحكم في وقتك ، فهو يتحكم بك.
قد تجعل مهارات إدارة الوقت الضعيفة من الصعب عليك التنبؤ بموعد إكمال مشروع ما أو وقت تواجدك للقيام بشيء آخر. بعد ذلك ، لن تكون متحكمًا في وقتك أو عملك.
ماذا يحدث عادة عندما لا نشعر بالسيطرة؟ يمكن أن نصبح متوترين ومحبطين وغير سعداء وغير راضين عن حياتنا. عندما لا يكون لديك سيطرة ، لا يكون لديك أيضًا الوقت والاهتمام لمنح نفسك بالكامل لأجزاء أخرى من حياتك:العلاقات والصحة والأهداف.
4. جودة العمل رديئة
إذا قادك سوء إدارة الوقت إلى إكمال المشاريع بطريقة مستعجلة ، فمن المحتمل أن تتأثر جودة عملك أيضًا.
التعاون الفعال والتواصل مطلوبان لتقديم أفضل منتج نهائي.
لذلك ، في حين قد تشعر أنك تبذل قصارى جهدك عند الالتزام بالموعد النهائي ، فإليك الحقيقة:بدون فرصة إعطاء عملك تعديلًا نهائيًا أو تشغيله بعيدًا عن أعين زميل ، فإن احتمالات الأخطاء ستفلت من جانبك.
5. سمعة سيئة
إذا نظرت إلى هذه القائمة حتى الآن ، يمكنك أن ترى أن الموظف الذي تصفه لن يحظى بتقدير كبير في الشركة.
هل أصبحت موظفًا لا يستطيع يمكن الاعتماد عليها أثناء الاندفاع؟ هل إدارة مشروعك غير فعالة؟ هل تريد أن يراك زملائك في العمل بهذه الطريقة؟
وكلما تأثرت سمعتك ، ستتأثر فرصك في التقدم والنمو.
6. عدم تحقيق الأهداف
كيف تقضي ساعاتك هي الطريقة التي تقضي بها أيامك. في النهاية ، هذه هي الطريقة التي تقضي بها حياتك.
بالتأكيد ، لدينا جميعًا أيام مليئة بالفوضى أو تستهلكها مهام لا نهاية لها لا نحبها ونفضل عدم القيام بها. ولكن إذا كان هذا هو المعيار ، وليس الاستثناء ، فإن النظر في كيفية قضاء وقتك يمكن أن يقدم فحصًا مفيدًا.
السؤال التالي هو:هل الطريقة التي تقضي بها وقتك تحت سيطرتك أو خارجها؟
إذا كان الأمر تحت سيطرتك ، فإن تطوير مهاراتك في إدارة الوقت يمكن أن يجعلك أقرب إلى عيش الحياة التي تريد أن تعيشها.
3 خطوات لإدارة وقتك بشكل أفضل
يمكن إدارة وقتك من خلال التفكير الاستباقي وتطوير المهارات الأساسية. فيما يلي الخطوات الثلاث الأولى التي نوصي باتخاذها لبدء رحلتك وتحسين إدارة وقتك:
- ابدأ ببناء الوعي الذاتي وفهم كيفية عرض وقتك والمهارات التي تحتاج إلى تحسين
- قم بإجراء تدقيق للوقت لمعرفة أين وكيف تقضي وقتك
- جرّب الاستراتيجيات المذكورة أعلاه لتطوير مهاراتك في إدارة الوقت
ابدأ في إدارة وقتك بشكل أفضل اليوم
الآن أنت تعرف مدى أهمية إدارة الوقت وما هي بعض فوائدها العديدة.
حان الوقت لبدء إجراء تغييرات طفيفة على استراتيجيات إدارة الوقت.
حاول أن تلتقط نفسك عندما تقوم بمهام متعددة واختر التركيز على مهمة واحدة. قم بإجراء تدقيق للوقت لمعرفة إلى أين يذهب كل وقتك. أو جرب إحدى الاستراتيجيات الأخرى التي ناقشناها.
هل تكافح من أجل السيطرة على إدارة وقتك؟ تواصل مع BetterUp للحصول على تدريب مخصص سيساعدك على توفير الوقت في لمح البصر.
