حتى الأشخاص الأكثر خبرة وثقة لديهم مخاوف عند لقائهم لأول مرة مع فريق جديد.
هذا صحيح بالنسبة للمنفتحين والناس في كل صناعة. سواء كنت مديرًا جديدًا أو موظفًا جديدًا ، فأنت تريد عقد الاجتماع الأول مع فريق جديد بشكل صحيح.
يعد الاجتماع الأول مع فريق جديد مهمًا لأنه يقدم من أنت كشخص ، وما الذي ستساهم به في الفريق ، وكيف تخطط لمساعدة فريقك على النجاح. حان الوقت للإجابة وطرح الأسئلة والبدء في تكوين روابط مع الأشخاص الذين ستعمل معهم عن كثب. لديك فرصة واحدة في هذا ، لذا فإن التحضير ضروري لاجتماع أول ناجح.
لحسن الحظ ، تتوفر استراتيجيات بسيطة لتخفيف توترك والمساعدة في ضمان نجاح اجتماعك الأول.
ما سر أهمية الاجتماع الأول؟
الانطباعات الأولى مهمة كثيرًا. يمنحك الدخول إلى اجتماع الفريق الأول وبقية أعضاء فريقك الكثير من المعلومات ، حتى لو بدت غير مبالية.
إذا كنت تنضم إلى فريق جديد في العمل ، فأنت تريد أن توضح أنك مستعد للمساهمة وتقديم مهاراتك وأفكارك إلى الفريق - خاصةً إذا كان هذا الفريق عالي الأداء. ربما تقابل رئيسًا جديدًا قبل الاجتماع الأول لفريقك. لا تخف من طرح الأسئلة حتى يسير اجتماعك التقديمي مع فريقك الجديد بسلاسة.
إذا كنت تتساءل عما ستقوله عند الانضمام إلى فريق جديد ، فتذكر أن تكون على طبيعتك الحقيقية وأنت تقدم نفسك. يرغب الموظفون الجدد في التواصل مع أعضاء الفريق على المستوى الشخصي ، لذا أخبرهم ببعض الأشياء عنك والتي لا تتعلق بالعمل لتسهيل التواصل.
يمكنك اكتساب حس قيم وثقافة الفريق من خلال الاستماع إلى حديث الناس. إذا كنت تقود الاجتماع ، فتأكد من وجود الكثير من الفرص أمام مختلف الأشخاص للتحدث.
إذا كان هذا هو أول اجتماع لك مع الموظفين كمدير جديد ، فإن الاجتماع الأول هو الوقت المناسب لتأسيس أسلوب إدارتك. عندما تدير فريقًا جديدًا ، يحتاج الأشخاص إلى الترابط والتعرف على بعضهم البعض. اهدف إلى بناء الثقة وتعزيز فريق حيث يلتقي الجميع. سيساعدك الاجتماع الأولي على البدء بالطريقة الصحيحة وتطوير فريقك.
لا بأس إذا كنت قلقًا قليلاً بشأن قيادة فريق جديد. مدربو BetterUp المحترفون لدينا مستعدون لدعمك عندما تتعلم استراتيجيات جديدة من شأنها أن تساعد في جعل جميع اجتماعاتك ناجحة.
9 طرق للتحضير لاجتماع ناجح
يمكن أن يجلب اجتماعك الأول الكثير من الضغط. بالطبع ، تريد أن تعبر عن نقاطك بوضوح ولا تتعثر في كلماتك. أفضل طريقة للقيام بذلك هي أن تكون مستعدًا قدر الإمكان. (لا تنس أن تمارين التنفس هي جزء مهم من التحضير لاجتماع كبير).
فيما يلي تسع نصائح لمساعدتك على قيادة اجتماعك الأول بثقة وسهولة:
1. لديك جدول أعمال محدد
ما يجب على قادة الفريق الجدد فعله أولاً هو وضع جدول أعمال محدد. عندما يكون لديك شيء تشير إليه ، فإن تذكر كل شيء بنفسك يزيل التوتر. اصنع قالبًا إما باستخدام عرض شرائح أو بطاقات تلميع مكتوبة بخط اليد.
سيساعدك هؤلاء المساعدون على البقاء في الموضوع والوصول إلى جميع النقاط التي تريد مناقشتها أثناء اجتماعك.
بصفتك مديرًا جديدًا ، فأنت تريد أن يكون انطباعك الأول هو أنك منظم ويمكن أن تقود فريقك جيدًا. يحدد قالب جدول الأعمال الخاص بك نغمة الاجتماع. كما أنه يشير إلى توقعاتك الأوسع وفلسفتك القيادية.
2. قم بإعداد الأسئلة والاستعداد لطرح الأسئلة
اطلب من أعضاء فريقك إخبارك قليلاً عن أنفسهم بطريقة احترافية. من الصعب بناء التواصل الاجتماعي والثقة في البيئة الافتراضية. كن نموذجًا للضعف من خلال مشاركة القليل عن نفسك ، بما في ذلك هويتك كشخص. فكر جيدًا في التفاصيل التي تريد مشاركتها ولماذا تتجنب التعمق أو الحميمية.
اطلب من كل شخص أن يقدم نفسه ببعض النقاط التي قد تتضمن شيئًا لطيفًا ولكن أيضًا شيئًا عن عمله الحالي. تساعد أسئلة كسر الجمود في تخفيف الحالة المزاجية وتشجيع الأشخاص على مشاركة قيمهم وما هو ذو مغزى بالنسبة لهم.
بالنسبة للمدير الجديد ، فإن الاجتماعات الأولى مع الموظفين هي فرصة لبدء التعرف على من هم بالإضافة إلى نوع التطوير المهني وفرص التوجيه التي يبحثون عنها.
لا تخف من طرح بعض الأسئلة الصعبة أيضًا. اسألهم عن أسوأ تجارب فريقهم وكيف يمكنك مساعدتهم في حل مشاكلهم. اسمح لهم بطرح بعض الأسئلة عليك أيضًا لمساعدتهم على معرفة أسلوب إدارتك بشكل أفضل.
3. جهّز مساحة الاجتماع بالطريقة التي تريدها تمامًا
ما هو أسوأ من الذهاب إلى مكان للاجتماعات والعثور عليه تمامًا رأسًا على عقب؟ إذا كنت محظوظًا بما يكفي لتكون شخصيًا ، فقم بإعداد المساحة المادية.
إذا كان الناس متباعدون جدًا أو قريبون جدًا من بعضهم البعض ، فسيشعرون بالحرج. تأكد من أن مساحتك حميمية بما يكفي لإتاحة مساحة للجميع ، لكنهم لا يكافحون لسماع الآخرين عندما يتحدثون. تأكد من وجود أي جلوس في الاتجاه الذي تريده وأن هناك مساحة كافية للجميع.
حتى في البيئة الافتراضية ، فكر في أدوات التعاون الافتراضية التي ستستخدمها ومتى وأين. خطأ في جانب ترك العرض التقديمي مغلقًا حتى يتمكن الأشخاص من رؤيتك ورؤية بعضهم البعض للاجتماع الأول.
يمكن أن تساعد البيئة المريحة لاجتماعك الأول في تخفيف أي توتر أو توتر. هذا ينطبق عليك وعلى أعضاء فريقك الجدد.
4. ابحث عن فريقك الجديد مسبقًا
لا حرج في إجراء القليل من البحث قبل أن تقابل وجهًا لوجه. حاول استخدام LinkedIn للتحقق من نوع المهارات التي يجلبها أعضاء فريقك إلى الفريق وأين عملوا من قبل. إنها طريقة للتعرف على فريقك مسبقًا ، وهو أمر مفيد إذا كنت متوترًا. يمكن أن يلهمك لطرح الأسئلة ومساعدتك على التواصل بشكل شخصي أكثر.
سيساعدك أيضًا على تذكر الأسماء وتعلم النطق والتعرف على وجوههم في وقت مبكر. تحقق من موقع الويب الخاص بشركتك الجديدة لمعرفة ما إذا كان لديهم صفحة "لقاء الفريق".
حتى إذا أجريت الكثير من البحث ، فلا تدع ذلك يعيق التعرف على فريقك وتترك لهم مجالًا لإخبارك عن أنفسهم. الناس أكثر بكثير من ملفهم الشخصي على LinkedIn. اترك مساحة لهم لمفاجأتك.
5. كن قدوة حسنة
قدِّم نموذجًا للسلوك الذي تريد رؤيته من أعضاء فريقك وفي جميع أنحاء المكتب في دورك الجديد. أبقِ المشتتات مثل الإلكترونيات بعيدًا حتى لا تعرقل جدول أعمالك المُعد. إذا كان تشغيل الكاميرات هو القاعدة ، فأخبر الناس مسبقًا وذكّرهم مرة أخرى في الاجتماع الأول.
أظهر لهم نوع ثقافة الفريق التي تريد تأسيسها. اشرح أهمية الذكاء التعاوني في مكان العمل وضرب مثالاً أثناء اجتماعك من خلال الاستماع إلى الآخرين وطرح الأسئلة والانفتاح على التعليقات. تحلى بموقف متفائل وكن متحمسًا للعمل الذي أنت على وشك القيام به.
ارفع طاقتك عن طريق القيام بتمارين سريعة أو التنفس قبل الاجتماع ، إن أمكن. إذا كانت مكالمة فيديو ، خذها من وضع الوقوف وتحدث إلى الكاميرا كما لو كان أعضاء الفريق في الغرفة معك.
وبالطبع تصل في الوقت المحدد. لا تريد أن تتأخر عن اجتماع المقدمة مع فريق جديد.
6. حدد الأهداف المناسبة
حدد الأهداف التي تريد تحديدها لفريقك في وقت مبكر. فكر في الاتجاه الذي تريد أن يسلكه فريقك ، أو الحصة التي تريد أن تملأها. يمكن أن تكون هذه الأهداف لأعضاء فريقك يومية أو أسبوعية أو شهرية. ستريد منك الفرق عالية الأداء أن تضع أهدافًا حتى تتمكن من الاستمرار في النمو ، ولكن تحديد أهداف عمل واضحة وقابلة للتحقيق يفيد كل نوع من الفرق.
7. لا تفرط في شرح الأشياء
من الرائع أن تتحدث بوضوح عندما تتواصل ، لكن تأكد من أنك لا تبالغ في شرح الأشياء. أعضاء فريقك أذكياء. إذا كان الأشخاص يعرفون بالفعل أدوارهم ومسؤولياتهم ، فلن تحتاج إلى تضمين معلومات الإعداد في اجتماعك الأولي.
تحقق من الأشخاص إذا بدت عليهم حيرة من أمرهم ، لكن لا تفترض أنهم لا يعرفون شيئًا عن كيفية عمل الشركة أو ما تتطلبه أدوارهم.
يجب أن تحترم علاقة العمل مع الآخرين وتقدير ذكائهم وخبراتهم وخبراتهم بدلاً من الشك فيها.
8. تدرب على توقيتك
ليست هناك حاجة لقضاء الاجتماع بأكمله في الحديث عن موضوع واحد. تريد أن تحافظ على انتباه أعضاء فريقك ، لا أن تضجرهم. لا يجب أن يستمر اجتماع الفريق الفعال لمدة ساعتين. يجب أن تكون موجزة وتحترم وقت واهتمام الآخرين.
قم بمراجعة جدول أعمال الاجتماع الخاص بك ، ومعرفة ما إذا كان أحد الأقسام يبدو طويلاً للغاية ، وشاهد كيف يمكنك تقصيرها. اترك بعض الوقت للأسئلة أيضًا. من المحتمل أن يكون فريقك الجديد فضوليًا بشأنك تمامًا مثل فضولك تجاههم.
9. لديك إغلاق قوي
لا تكن أول من يغادر الغرفة. لكن لا تدع الاجتماع يسير بشكل محرج. لخص نقاطك وعناصر العمل وقم بإنهائه. يجب أن تكون مقربتك موجزة ومحفزة أيضًا. إن تحفيز فريقك سيشجع أعضاء الفريق على أن يصبحوا شغوفين ، ويضعون أهدافًا لأنفسهم ، ويعملوا بجد.
كن جذابًا وعزز ما بذلته من جهد في التحضير لفريقك الجديد من خلال الاستمرار في الدردشة. اعرض توضيح أي أسئلة نهائية وجدولة أي اجتماعات فردية ، إذا لزم الأمر. أظهر أنك منفتح على التواصل مع الأشخاص والتعرف على أعضاء فريقك من خلال الاهتمام الصريح بما يجب أن يقولوه.
نصائح وتوصيات نهائية لقيادة أول اجتماع للفريق
تريد أن يكون اجتماعك الأول مع الموظفين كمدير جديد ناجحًا لأنك قمت بالكثير من التحضير. أنت أيضًا تريد لموظفيك أن ينجحوا ، والاجتماع الأول القوي يساعد في ذلك.
عندما تفكر في كيفية سير الاجتماع ، إليك 13 توصية يجب تذكرها قبل اجتماعك الأول مع فريق جديد وأثناءه وبعده:
- كن منفتحًا على التعليقات وجاهزًا للاستماع
- أقر بأنك تتعلم أيضًا ، بما أنك عضو جديد في الفريق
- افهم أن بناء الثقة قد يستغرق بعض الوقت
- ضع خطة لأول 90 يومًا وأخبر الجميع بذلك
- دوِّن أخطائك لمساعدتك في المستقبل
- تدرب على ما تريد قوله قبل الاجتماع عدة مرات
- تأكد من أن لديك جميع المواد اللازمة وأن تقنيتك تعمل بشكل جيد
- فكر في كيفية قيادة فريقك بطريقة ترفع الروح المعنوية وترفع بعضنا البعض
- امنح الأشخاص متسعًا من الوقت مسبقًا لموعد انعقاد الاجتماع عن طريق إرسال رسائل Slack أو مشاركة رابط Zoom مسبقًا
- شارك جدول أعمال اجتماع الفريق حتى يتمكن الجميع من المتابعة
- خذ الوقت الكافي لشرح العمليات وتحديد التوقعات لأعضاء الفريق بدقة
- اشرح ما يدخل في عملية صنع القرار وكيف تقيم التقدم والأخطاء
حتى مع الاستعدادات الكافية ، يمكن أن يكون الاجتماع الأول لحظة مخيفة. لا تتردد في طلب الدعم. يمكن لمدرب BetterUp مساعدتك في الاستعداد الذهني والممارسة لاجتماع ممتاز يجعلك أنت وأعضاء فريقك الجدد متحمسين.
