على الرغم من أنه ليس مطلوبًا دائمًا ، إلا أن خطاب التوصية يمكن أن يزيد من فرصك في التوظيف لوظيفة أحلامك.
لكن هل تعرف كيف تطلب خطاب توصية؟ ومن يسأل؟
قد يكون طلب خطاب توصية أمرًا شاقًا للغاية ، خاصة إذا لم تكن قد قمت به من قبل. تريد أن تسأل شخصًا ما سيكون صادقًا ويبرز أفضل صفاتك وإنجازاتك.
إليك كيفية طلب خطاب توصية بثقة وبعض الأمثلة لاستخدامها.
ما هي خطابات التوصية عادة؟
يتم كتابة خطاب التوصية من قبل شخص يمكنه أن يوصي بأدائك المهني أو الأكاديمي. نظرًا لأن الكاتب يوصيك شخصيًا ، يمكن أن تضيف الرسالة وزنًا إيجابيًا لسمعتك. إنه يوضح أن لديك الشخصية والسمات الشخصية والقدرات اللازمة للنجاح في البرنامج أو الدور الذي تتقدم إليه.
تندرج معظم خطابات التوصية تحت فئتين:خطابات التوصية الوظيفية والأكاديمية.
تُستخدم خطابات توصية التوظيف عادةً للتقدم لوظيفة جديدة أو لمساعدتك في الحصول على ترقية. يتم إرسالها إلى أصحاب العمل المحتملين أو مديري التوظيف بالإضافة إلى طلب الوظيفة الخاص بك.
نظرًا لأن خطابات التوصية تساعد في تكوين انطباع أول جيد ، فإنها يمكن أن تخلق فرصًا لتطوير حياتك المهنية وخطة 5 سنوات. يمكن أن تمنحك الرسالة المكتوبة جيدًا تلك الثقة التي تحتاجها للتغلب على اكتئاب البحث عن وظيفة وتحقيق وظيفة أحلامك.
عادة ما تكون خطابات التوصية الأكاديمية للتطبيقات الجامعية أو المنح الدراسية أو برامج الزمالة. غالبًا ما يتم إرسالها إلى مسؤولي القبول كجزء من عملية التقديم. توفر هذه الرسائل معلومات إضافية حول إنجازاتك ومواهبك الأكاديمية.
تتطلب معظم الكليات والجامعات الانتقائية من واحد إلى ثلاثة خطابات توصية مع طلبك. عادة ما يتم كتابتها من قبل مستشار التوجيه أو المعلم.
في هذه المقالة ، سنركز على خطابات التوصية في بيئة مهنية.
خطابات التوصية مقابل المراجع
على الرغم من أنها قد تبدو متشابهة ، إلا أن المراجع وخطاب التوصية ليسا نفس الشيء.
الخطاب المرجعي هو أكثر عمومية في طبيعته من خطاب التوصية. إنه تقييم واسع للمهارات والخبرة. عادة ما يتم توجيه الرسائل المرجعية "إلى من يهمه الأمر" بدلاً من شخص معين.
غالبًا ما يطلب أصحاب العمل المحتملون قائمة بالمراجع بالإضافة إلى سيرتك الذاتية لتحديد ما إذا كنت مناسبًا لوظيفة ما. وفقًا لاستطلاع حديث ، يُجري 94٪ من أصحاب العمل نوعًا واحدًا على الأقل من التحقق من الخلفية.
يجب أن يتضمن كل مرجع معلومات الاتصال بالأشخاص الذين وافقوا على ضمان شخصيتك ومهاراتك. بالنسبة للمراجع ، يمكنك سؤال أصحاب العمل السابقين أو المشرفين أو جهات الاتصال التجارية أو الموجهين أو العملاء أو المعلمين أو المحاضرين أو أعضاء هيئة التدريس.
يغطي خطاب التوصية أيضًا أخلاقيات عمل الشخص وموقفه ومدى ملاءمته لما يتقدم إليه. إنها رسالة فريدة مكتوبة بناءً على تجربة الكاتب الشخصية معك.
غالبًا ما يكون خطاب التوصية الجيد أقوى من المرجع لأن الكاتب يوصيك بوظيفة أو برنامج معين. هذه الرسائل موجهة إلى مستلم معين ، مثل مدير التوظيف في شركة.
يعد اختيار الشخص المناسب لكتابة خطاب التوصية الخاص بك أمرًا ضروريًا. في حين أنه من المثالي بالنسبة لهم أن يكونوا محترفين في مجالهم ، فإن الأهم هو علاقتهم معك. اختر شخصًا يفهم شخصيتك وتطلعاتك المهنية.
اعتمادًا على موقفك ، يمكنك أن تسأل مديرًا أو مشرفًا أو مدرسًا أو مدربًا. على الرغم من أنهم يعرفونك جيدًا ، إلا أن أفراد العائلة والأصدقاء المقربين ليسوا فكرة جيدة ، لأن لديهم تحيزًا عاطفيًا.
من المهم أيضًا ألا تطلب من نفس الشخص أن يكون مرجعًا مهنيًا وأن يكتب خطاب توصية. هذا لأنها تخدم أغراضًا مختلفة.
من الأفضل أيضًا أن يكون لديك مجموعة متنوعة من الأشخاص الذين يؤكدون قدراتك. إذا كتب نفس الشخص خطاب التوصية الخاص بك وعمل كمرجع ، فقد يبدو هذا كما لو أنه ليس لديك عدد كافٍ من الأشخاص المستعدين لإثبات مهاراتك وشخصيتك.
خطوات طلب خطاب توصية
الآن بعد أن فهمت ما الذي يحدد خطاب التوصية ، دعنا نركز على الخطوة التالية في عملية التعلم:كيفية طلب واحد.
- ضع قائمة بالأشخاص الذين يُحتمل أن تسألهم
- تواصل مع الشخص ، متبوعًا بخطاب رسمي
- وفر وقتًا كافيًا
- أرسل سيرتك الذاتية أو ورقة التباهي
- قدِّم التفاصيل الضرورية الأخرى
- أرسل خطاب شكر
دعونا نلقي نظرة على ما تنطوي عليه كل خطوة.
1. ضع قائمة بالأشخاص المحتملين لتسألهم
قبل الغوص في طلبك وإرساله ، فكر في من سيكون الشخص الأفضل للمهمة. قم بعمل قائمة باتصالات الشبكة القريبة منك. تذكر ، يجب أن يعرفوك جيدًا بما يكفي للتحدث إلى شخصيتك على المستوى الشخصي.
2. تواصل مع الشخص ، متبوعًا بخطاب رسمي
إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن الأفضل إجراء محادثة شخصية مع الشخص الذي ترغب في كتابة خطاب التوصية الخاص بك. تتطلب كتابة خطاب توصية وقتًا وجهدًا ، لذا يجب أن تبذل بعض الجهد للتواصل معهم أيضًا.
إذا كنت لا تستطيع أن تسأل شخصيًا ، فإن أفضل شيء هو الاتصال بهم أو إرسال بريد إلكتروني ودود. لقد تناولنا كيفية طلب خطاب توصية عبر البريد الإلكتروني أدناه.
بمجرد إجراء هذا الاتصال الأولي ، أرسل طلبًا رسميًا مكتوبًا بالبريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكنك تضمين جميع التفاصيل الضرورية ، وسيكون لديك مسار ورقي للطلب.
3. وفر وقتًا كافيًا
معظم المهنيين لديهم جداول زمنية مزدحمة والعديد من الأولويات التي يجب مراعاتها. حتى لو كانوا حريصين على كتابة خطاب التوصية الخاص بك ، يجب أن تمنحهم متسعًا من الوقت لكتابته. آخر شيء تريده هو رسالة مستعجلة.
4. أرسل سيرتك الذاتية أو ورقة التباهي
اجعل الأمر سهلاً على الشخص الذي يكتب رسالتك عن طريق إرسال سيرتك الذاتية المحدثة أو "ورقة التباهي". ورقة التباهي هي قائمة بالمهارات والإنجازات ذات الصلة والقابلة للتحويل التي ترغب في إبرازها.
إن إرسال هذه المستندات لن يجعل حياة الكاتب أسهل فحسب. كما سيمنعهم من إهمال أي تفاصيل مهمة ربما لم يكونوا على علم بها.
5. تقديم التفاصيل الضرورية الأخرى
قدم معلومات مفصلة حول الوظيفة أو البرنامج الذي تتقدم إليه. يتضمن ذلك معلومات لوجستية مثل من يجب توجيه الخطاب إليه وتاريخ استحقاق الخطاب.
6. أرسل رسالة شكر لك
القليل من الامتنان يمكن أن يقطع شوطا طويلا. عبر عن تقديرك من خلال إرسال رسالة شكر أو بريد إلكتروني إلى الشخص الذي يكتب خطاب توصية لك.
طريقة أخرى رائعة لإظهار تقديرك لعملهم اللطيف هو إبقاء كاتب الرسالة محدثًا. اجعلهم على اطلاع دائم بمساعيك المستقبلية حتى يعرفوا التأثير الذي أحدثته رسالتهم.
من يطلب خطاب توصية
يعد تحديد من سيطلب خطاب توصية جزءًا مهمًا من العملية.
يجب أن يكونوا شخصًا يعرفك جيدًا. يحتاجون أيضًا إلى حكم محايد ولديهم بعض الجاذبية المهنية في مجال عملك.
قد تميل إلى سؤال شخص يمتلك الكثير من القوة. ولكن الأهم هو اختيار شخص لديه خبرة شخصية معك كفرد.
القصد من خطاب التوصية الخاص بك هو أيضًا عامل حاسم عند اختيار من تسأل.
من الأفضل كتابة الرسائل الأكاديمية بواسطة معلم أو محاضر. من الأفضل ترك الرسائل المهنية أو المهنية للزملاء أو المشرفين أو المديرين الجديرين بالثقة.
ابدأ في تضييق قائمة المرشحين المحتملين حتى يتبقى لك اثنان أو ثلاثة فقط. بعد ذلك ، يمكنك أن تطلب من من حولك إرشادات موضوعية حول من هو الأنسب للمهمة.
ما هي أسرع طريقة لطلب خطاب توصية؟
إذا كنت بين الوظائف أو تتنافس مع الآخرين على منصب معين ، فقد تشعر بالتوتر والضغط من أجل الوقت.
إذا كنت تعمل أو تدرس في نفس الممتلكات مثلهم ، فإن تحديد موعد مجدول وسؤالهم شخصيًا سيكون أسرع طريقة.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فإن السؤال عبر البريد الإلكتروني هو الطريقة الأسرع والأكثر فعالية للوصول إليهم. يمكنك أيضًا الاتصال بهم لطلب الخطاب ، ثم متابعة التفاصيل في رسالة بريد إلكتروني.
كيفية طلب خطاب توصية عبر البريد الإلكتروني
يختلف طلب خطاب توصية عبر البريد الإلكتروني عن السؤال شخصيًا بسبب نقص التواصل البصري والتفاعل البشري. سوف تحتاج إلى أن تكون أكثر وضوحًا وتأنًا بشأن طلبك.
إذا كنت تتساءل عن كيفية طلب خطاب توصية عبر البريد الإلكتروني ، فقد قمنا بتغطيتك.
فيما يلي بعض أهم النصائح لتجميع طلب خطاب توصية قوي عبر البريد الإلكتروني:
- استخدم سطر موضوع موجزًا. تريد أن يعرف المستلم بالضبط ما يمكن توقعه من بريدك الإلكتروني. تجنب الرموز التعبيرية وعلامات الترقيم المفرطة والعبارات الطويلة.
- اجعلهم على دراية بهويتك. دافع عن نفسك من خلال الإعلان عن هويتك بوضوح وثقة في بداية البريد الإلكتروني. إذا كانت هناك فرصة ألا يتذكروك من التفاعلات السابقة ، فتأكد من تذكيرهم باتصالك.
- كن ودودًا ولكن مباشرًا. هذا طلب احترافي لشيء يمكن أن يغير بشكل جذري مسار حياتك المهنية. كن صريحًا دون المساومة على الود.
- اجعل الأمر سهلاً قدر الإمكان بالنسبة لهم. يمكنك إظهار احترامك لوقتهم وطاقتهم من خلال بذل كل ما في وسعك لتسهيل عملهم. لا تترك البحث متروك لهم. على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة بيان رؤيتك الشخصية معهم حتى يكونوا على دراية بما تريد القيام به ولماذا.
- إرفاق المعلومات الضرورية. آخر شيء تريده هو أن تبدو غير منظم. تحقق ثلاث مرات من إرفاق جميع ملفات PDF والمستندات الضرورية قبل الضغط على إرسال. يتضمن ذلك مستندات مثل سيرتك الذاتية والوصف الوظيفي للوظيفة التي تتقدم لها.
- كن صادقًا بشأن مخططك الزمني. تأكد من أن الشخص الذي تسأله يعرف الموعد النهائي لتقديم الطلبات ومتى تأمل في تقديم الخطاب. حتى لو تركت الأمر حتى اللحظة الأخيرة ، فمن الأفضل أن تكون صادقًا. بهذه الطريقة ، يمكنهم الرفض بأدب إذا لم يشعروا بالراحة عند كتابة الرسالة في الوقت المناسب.
نصائح لطلب خطاب توصية
قد يكون طلب خطاب توصية من شخص ما أمرًا شاقًا لأن الكثير من مستقبلك يعتمد عليه. لكن حقيقة وجودك هنا وإجراء البحث هو بالفعل إشارة إلى أنك تأخذ الأمر على محمل الجد.
استخدم قائمة النصائح هذه لمساعدتك على الشعور بمزيد من الاستعداد.
- لا تترك الأمر حتى اللحظة الأخيرة . نادرًا ما ينقل طلب شرطة الصفعة الكفاءة. قم بإدارة وقتك بكفاءة بحيث يكون لدى كاتب الخطاب متسع من الوقت لكتابة توصية جيدة.
- يُفضل السؤال شخصيًا . عندما يكون ذلك ممكنًا ، اطلب خطاب توصية شخصيًا. قد يسمح هذا بتواصل أفضل من خلال لغة الجسد.
- إظهار التقدير . من المهم أن تقر بأنهم يقدمون لك معروفًا.
- استخدم القليل من الإطراء . لا حرج في استخدام لمسة من الإطراء لتضخيم فرصك في النجاح.
- إذا لم يشعروا بالراحة ، فاسأل شخصًا آخر . إذا كانوا مشغولين جدًا أو ببساطة لا يريدون المساعدة ، فتفهم وانتقل إلى الشخص التالي في قائمتك.
- كن لطيفًا إذا رفضوا . على الرغم من أنه قد يكون مخيباً للآمال ، حاول أن تقبل وتفهم الطلب المرفوض.
- كن واضحًا بشأن ما تحتاج إليه . تجنب خطاب توصية مخيب للآمال من خلال توضيح ما تريد أن تتضمنه الرسالة.
- استخدام لغة احترافية وواثقة . تجنب اللغة العامية والإفراط في المألوفة. توقف عن التوقف وكن أكثر شخصيتك احترافًا.
نماذج طلب خطاب توصية
فيما يلي مثالان مختلفان لطلبات خطاب التوصية. دعونا أولاً نلقي نظرة على مثال احترافي:
عزيزي السيد كولير ،
أكتب لأستفسر عما إذا كنت ترغب في كتابة خطاب توصية لدعم طلبي للمدير الرئيسي في JHI Associates. طلب مني مدير التوظيف تقديم خطاب توصية من شخص يعرفني على المستوى المهني ويمكنه التحدث عن مهاراتي وإنجازاتي.
نظرًا لأننا عملنا معًا لعدة سنوات ، أعتقد أنه يمكنك تقديم بعض الأفكار حول مؤهلاتي كمرشح إداري مثالي. لقد تعلمت الكثير منك أثناء يعمل في Collier Caller Services. مع وضع هذا في الاعتبار ، أعتقد أنك ستكون شخصًا رائعًا أضمن له مهاراتي في التعامل مع الآخرين وصنع القرار.
يُرجى إعلامي إذا كنت مرتاحًا لتأييد ترشيحي لمنصب إداري. إذا كنت على استعداد ، يمكنني تزويدك بجميع المعلومات اللازمة لمساعدتك في كتابة توصيتك.
لقد أرفقت سيرتي الذاتية لأطلعك دائمًا على خبرتي وإنجازاتي المهنية.
شكرًا مقدمًا ،
ماري جاكسون
الآن ، دعنا نلقي نظرة على مثال أكاديمي.
عزيزي الأستاذ جيمسون ،
لقد استمتعت تمامًا بفصل الرياضيات الخاص بك في الفصل الدراسي الماضي ، وتعلمت الكثير. في الواقع ، لقد أكد اعتقادي بأن ممارسة مهنة في المحاسبة هو الاختيار الصحيح. آمل أن تشعر أنك تعرفت علي وعلى قدراتي الأكاديمية خلال الفصل الدراسي لأنني أود أن أطلب منك كتابة خطاب توصية.
أنا أعمل على الحصول على منحة دراسية تمنحها ACME Accounting. لقد أرفقت خطاب التقديم الخاص بي إلى لجنة المنح ونسخة من طلبي. لقد قمت أيضًا بتضمين ورقة تلخيصية بإنجازاتي في فصلك وتلك الموجودة خارج الفصل لتحديث ذاكرتك.
هل يمكنك إعلامي إذا كنت مرتاحًا لتأييدني لهذه المنحة؟ إذا لزم الأمر ، يسعدني جدًا الرد على أي أسئلة أو تقديم معلومات إضافية من شأنها مساعدتك في كتابة توصيتك.
شكرًا لك على كل دعمك وعلى الوقت الذي قضيته في مراجعة طلبي.
مع خالص التقدير ،
جينا سميث
تتضمن بعض أهم أجزاء طلب خطاب التوصية العناصر التالية:
- التحية الرسمية :اسم العزيز
- بيان النوايا :أود أن تكتب لي خطاب توصية
- تقديم تفاصيل محددة :إنه لبرنامج X أو منصب توظيف X في جامعة X / أعمال
- الغرض من الخطاب :سيسمح لي بالتخرج / العثور على عمل
- سبب مطالبتك لهم بذلك :لدينا X سنوات من الخبرة العملية معًا
- تأكيد الطموح :أنا واثق من قدرتي على الوصول إلى هذا الهدف
- الامتنان :شكرا لك على وقتك
- التوقيع :اسمك
قد تشعر ببعض الارتباك عند صياغة طلب للحصول على خطاب توصية. لكن ضع في اعتبارك أنها ممارسة شائعة في البيئات المهنية.
هل أنت مستعد لطلب خطاب توصية؟
على الرغم من قدرتها على التأثير على مسار حياتك المهنية ، فإن معرفة كيفية طلب خطاب توصية ليس شيئًا يتم تعليمه للجميع. من الطبيعي أن تشعر بالحرج حيال طلب خطاب توصية ، خاصةً إذا كان من رئيس إذا تركت وظيفتك.
ومع ذلك ، من المهم أن تتذكر أن معظم الناس أكثر استعدادًا للإلزام إذا سألت بشكل جيد ، خاصةً إذا كانت لديك علاقة جيدة معهم.
يمكن أن تساعدك رسالة التوصية القوية في التميز عن غيرك من المتقدمين أثناء البحث عن وظيفة. يمكن أن يعزز أيضًا رأس المال الاجتماعي الخاص بك في عالم الشركات أو العالم الأكاديمي ويزيد من ثقتك بنفسك.
كل هذه الأشياء مهمة للتطوير المهني.
إذا كنت ترغب في نقل حياتك المهنية والتحول الفردي إلى المستوى التالي ، فيمكن أن تساعدك BetterUp. تواصل معنا اليوم للعثور على المدرب الخبير المناسب لك.
