هل أنت قلق بشأن الاجتماعات؟ تعرف على كيفية إدارة اجتماع باستخدام هذه النصائح العشرة

لا نحتاج إلى إخبارك:يمكن أن تكون الاجتماعات مؤلمة عندما لا يتم إجراؤها بشكل صحيح.

لقد كنا جميعًا في اجتماعات يبدو أنها تطول. ربما كنا أيضًا في اجتماعات دورية نشعر فيها أنه لم يتم تحقيق أي شيء فعال. يعد إجراء اجتماع فعال مهارة وفنًا.

الآن بعد أن أصبحنا بعيدًا أو هجينًا ، تغيرت المهارة والفن. والاستفادة الجيدة من وقت الجميع قد يكون أكثر أهمية.

لإيجاد هذا التوازن السعيد ، نحتاج إلى إدارة اجتماع بفاعلية. ما هو مقدار الوقت المناسب الذي يجب أن يستمر الاجتماع؟ هل يجب أن يكون هناك مدونون؟ ما هي الغايات والأهداف؟ إليك بعض الأسئلة التي يجب الإجابة عليها للتحضير لاجتماع فعال.

ولكن قبل أن نتعلم كيفية إجراء اجتماع جيد ، نحتاج إلى مناقشة الحاجة إلى الاجتماعات بأنفسهم.

كيف تعرف متى يكون الاجتماع ضروريًا

يعتقد العديد من أعضاء الفريق الذين يعملون عن بعد أن معظم اجتماعاتهم قد تكون رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية أو حتى رسالة جماعية على Slack.

قد يكون تحديد ما هو ضروري وما لا يحتاج إلى اجتماع فعلي أمرًا صعبًا. من الشائع الاعتقاد بأنه يتعين علينا تسجيل الوصول مع الأشخاص من خلال عقد الاجتماعات. نحب أن نرى بعضنا وجهاً لوجه ونسمع أصوات بعضنا البعض.

إذا كنت بحاجة إلى مناقشة شيء لست متأكدًا مما إذا كان يستحق الاجتماع أم لا ، فحاول كتابة مسودة لرسالة بريد إلكتروني سترسلها حول الموضوع. إذا كنت متصلاً قويًا ويمكنك الوصول إلى النقطة في فقرة قصيرة ، فهذه علامة جيدة على أنك لست بحاجة إلى الاتصال باجتماع للفريق.

إذا كان الموضوع الذي تريد مناقشته يجب أن يتم من قبل مجموعة تعمل بشكل تعاوني ، فقد يتطلب اجتماعًا. أو إذا كان الأمر حساسًا للوقت وتحتاج إلى إعطاء التعليمات بسرعة ووضوح ، فقد تحتاج إلى الاتصال باجتماع فريق.

بغض النظر عن طول الاجتماع ، يجب أن يكون له غرض. ما الذي تحاول تحقيقه من خلال هذا الاجتماع؟ إذا لم تحدد الهدف بوضوح ، فمن المرجح أن تضيع الوقت وتفقد جدول أعمال اجتماعك.

ما الذي يحدد الاجتماع الناجح؟

يصل الاجتماع الناجح إلى نتيجة تترك المشاركين في الاجتماع مع فهم أفضل لمقاربة عملهم أو حل واضح للمشكلة. اعتمادًا على نوع الاجتماع الذي تديره ، طالما تم تحقيق الغرض والهدف ، يمكن لأعضاء فريقك المغادرة وهم يشعرون بمزيد من المعلومات.

الاجتماعات العظيمة تغطي جميع بنود جدول الأعمال بكفاءة ودون فشل. يجب الإجابة على أسئلة المشاركين في الاجتماع أثناء الجلسة أو في فترة المتابعة بعد ذلك.

تستغرق الاجتماعات الناجحة أيضًا قدرًا مناسبًا من الوقت ، ولا تخوض في الكثير من التفاصيل أو تترك الكثير من التفاصيل. لا يجب أن تستمر الاجتماعات المثمرة لساعات أو أن تحتوي على أي أدوات فاخرة. لكنهم بحاجة إلى جذب انتباه المشاركين في الاجتماع والتعبير عن سبب أهمية لقائهم.

يتطلب تنظيم اجتماع ناجح مهارات اتصال وقيادة ومهارات تنظيمية قوية. إذا لم تكن هناك بعد ، فلا بأس بذلك. باستخدام BetterUp ، يمكنك الوصول إلى تدريب فردي للمساعدة في تعزيز مهاراتك وثقتك ولياقتك العقلية.

10 نصائح لإدارة اجتماع فعال

من المحتمل أن يكون الاجتماع الذي ستديره اليوم مختلفًا عن الاجتماع التالي الذي ستنظمه غدًا. اعتمادًا على الموضوع ، وعدد الأشخاص الموجودين هناك ، ومقدار ما عليك التحدث ، قد تحتاج إلى الاستعداد أكثر.

إليك 10 نصائح يمكنك تنفيذها في المرة القادمة التي يكون لديك فيها اجتماع:

1. أنشئ نموذجًا لاجتماعك في وقت مبكر.
2. ضع حدًا زمنيًا لذلك إذا كان أعضاء الفريق مشغولين.
3. لخص قراراتك في النهاية.
4. اختر غرفة اجتماعات يمكنها استيعاب كل من يحضرها.
5. اطلب من شخص ما أن يقوم بتدوين الملاحظات في حال فقدها الأشخاص أو احتاجوا إلى تحديث. يُعد تذكير فريقك بالقرار النهائي في رسالة بريد إلكتروني طريقة جيدة لإعادة الجميع مرة أخرى.
6. ابدأ ببعض كاسحات الجليد إذا كان هناك أعضاء جدد بالفريق.
7. تأكد من أن لغة جسدك واثقة وتعبّر عما تنقله.
8. توقف مؤقتًا لإجراء جلسة عصف ذهني عند مناقشة مشكلة.
9. اسمح بالتعليقات في النهاية واستمع إلى ما يقوله المشاركون في الاجتماع.
10. غيّر منسق الجلسة للسماح لأعضاء الفريق الآخرين بتطوير مهاراتهم.

ماذا عن الاجتماعات عبر الإنترنت؟

إن معرفة كيفية إدارة اجتماع مجلس الإدارة شخصيًا أمر واحد ، ولكن تشغيل اجتماع عبر الإنترنت بالكامل يعد قصة مختلفة. قد تكون الموارد التي قد تكون مرتاحًا لاستخدامها عديمة الفائدة. يمكن أن يكون إجراء اجتماع عبر الإنترنت ناجحًا مثل اجتماعاتك الشخصية - إن لم يكن أفضل.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية جعل اجتماعاتك عبر الإنترنت مميزة:

التمسك بالروتين

يحب الناس أن يكون لديهم روتين محدد لمعرفة شكل أيامهم وكيفية جدولة بقية وقتهم. يمكن أن يعمل أعضاء فريقك في مناطق زمنية مختلفة لأنهم يعملون عن بُعد.

لتجنب الارتباك ، حدد روتينًا لاجتماعاتك. يمكن أن يكون أعضاء الفريق أكثر استعدادًا عندما يكون لديهم جدول زمني ثابت لوقت حدوثهم ، والنظام الأساسي الذي يعملون عليه ، وما يمكن توقعه من الاجتماع. يعد استخدام اجتماع Google المتكرر مع جدول أعمال أسبوعي محدد فكرة رائعة.

اعقد اجتماعات واقفًا عندما يكون ذلك ممكنًا

قد يكون الانتقال إلى العمل عن بُعد أمرًا صعبًا لأننا اعتدنا على إجراء محادثات سريعة ومارة معهم في المكتب للتحقق من تقدمهم. إذا كنت لا تزال ترغب في الاستمرار في ذلك ، فحاول عقد اجتماعات الوقوف. يستغرق الأمر من 15 إلى 20 دقيقة فقط ويمكن أن يكون وسيلة رائعة للتجول مع كل مشارك في الاجتماع ومعرفة مدى تقدمه.

تساعدك اجتماعات الوقوف على الاستماع إلى الجميع ولكن بطريقة سريعة. كقائد في مكتبك ، قد تضطر إلى تعلم كيفية إجراء اجتماعات فردية عبر الإنترنت مع فريقك.

تعد جدولة اجتماعات فردية مع أعضاء فريقك طريقة رائعة لتسجيل الوصول أيضًا. إذا لم يكن لديك أي شيء رئيسي للمناقشة ، تعامل معه على أنه محادثة مبردة. إذا كانت هناك مشكلة ، فاستعد لهذا الاجتماع كما تفعل مع أي اجتماع آخر.

ترحيب الحوادث والأخطاء

على الرغم من أنه يمكنك وضع جميع القواعد الأساسية وبذل قصارى جهدك لقيادة اجتماع فعال ، فإن الاجتماعات عبر الإنترنت تتضمن أحيانًا بعض الحوادث المؤسفة. سواء كان كلبًا شخصًا ما يسرق الأضواء أو ميكروفون شخص ما مقطوعًا ، فتوقع ما هو غير متوقع.

حتى إذا كان لديك اجتماع سيئ ، تذكر أنه يمكنك تدوين الملاحظات والتحسين للاجتماع التالي.

بدلاً من معاقبة أعضاء الفريق على أخطائهم ، خذ دقيقة لتفهم أن العمل عبر الإنترنت ليس سهلاً على الجميع. قد يشعر الناس بالإرهاق والإرهاق ، ويتضخم القلق والاكتئاب خلال أوقات معينة من العام أو أحداث الحياة المجهدة مثل جائحة COVID-19. في المرة القادمة التي تتجمد فيها شاشة أحد الأشخاص ، افهم أن الأخطاء تحدث.

التحسس بالكلمات أو نسيان عناصر العمل لدينا هي أخطاء لا مفر منها في الاجتماعات الشخصية أيضًا. كن صبورًا مع الجميع.

بدء الاجتماع بغرض

يمكن أن تكون فرصة قيادة اجتماع مثيرة ، ويمكن أن ننساها إذا كنا مشغولين جدًا في محاولة إنجاحها. لكنها فرصة رائعة لمشاركة أفكارك وما كنت تعمل عليه ، أو إظهار تقديرك للآخرين ، أو التخطيط لحفلة خارجية لزميل في العمل.

مهما كان السبب وراء اجتماعك ، فستعرف كيفية تحديد هدف ، والبقاء منظمًا ، والشمول تجاه المشاركين الآخرين في الاجتماع.

إن العثور على شخص يمكنه إرشادك إلى أن تكون قائدًا ذا عقلية مستقبلية يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في عملك. يمكن أن يساعدك مدرب BetterUp في تطوير المهارات التي تحتاجها لتكون وسيلة تواصل فعالة ومنظمة وقائدة أفضل.