خطط للعمل ، ثم نفذ الخطة. إليك كيفية إنشاء خطة ناجحة

لقد فعلتها - لقد حصلت على ترقية أو حصلت على وظيفة أحلامك.

بعد الكثير من العمل الشاق ، أصبحت جاهزًا لترك بصمتك مع مشروعك التالي. تريد أن تترك انطباعًا أوليًا رائعًا مع رئيسك في العمل. سواء كانت لديك أفكار كبيرة لعرضها أو تواجهك تحديات كبيرة ، فإن التنفيذ مهم.

أنت تعلم أنك بحاجة إلى توصيل أفكارك بوضوح. ولكنك تحتاج أيضًا إلى إيصال قدرتك على التنفيذ عليهم وحشد الموارد للمساعدة. يبدأ ذلك بإثبات أن لديك فهمًا قويًا لطبيعة وحجم وتعقيد المشروع.

كيف؟ من خلال إنشاء خطة عمل تُظهر منهجك وتتيح للآخرين رؤية المكان المناسب لهم. لا تكون خطة العمل دائمًا صحيحة ، ولكنها تجعل الأشخاص يطرحون الأسئلة الصحيحة.

لذا قبل أن تغير العالم ، فكر في منهجك. هل تتبع منهجية معروفة؟ سيحتاج مديرك إلى تفاصيل ، كل شيء من الجداول الزمنية لمشروعك إلى خطة عمل عالية المستوى. (وفي النهاية ، خطة عمل مفصلة).

باختصار ، ستحتاج إلى خطة عمل - خارطة طريق لتحقيق أهداف عملك. سواء كنت ترغب في تبسيط سير عمل فريقك ، أو إنشاء تطبيق جديد ، أو إقامة حدث القرن ، فإن الخطة الإستراتيجية ستأخذك إلى هناك.

فلنتحدث عن كيفية إنشاء خطة عمل تلبي أهداف إدارة المشروع وتحقق النتائج والتأثيرات المهمة.

ما هي خطة العمل؟

خطة العمل هي وثيقة تساعد الجميع على التواصل بشكل أوضح حول المشروع.

تحدد خطة العمل الجيدة خطوات العمل اللازمة لإكمال المشروع.

إنه يوضح النتيجة المرجوة والتدفقات الرئيسية للأنشطة أو المنجزات التي ستحقق هذه النتيجة. كما يسلط الضوء على الموارد المطلوبة أو المشاركة والتبعيات.

يجب على أصحاب المصلحة الرئيسيين مراجعة الخطة وتقديم مدخلات لها قبل بدء المشروع. هذه العملية طويلة ، ولكن سيكون لديك خريطة طريق واضحة يدعمها الجميع عندما تكون جاهزًا (المزيد حول كيفية إنشاء خطة عمل وتحقيق أهدافك في لحظة).

تتضمن خطة العمل النهائية عادةً ما يلي:

• الأهداف وأهداف المشروع
• مهام المشروع
• تعيينات المهام (إذا كنت تعمل مع فريق)
• المعالم
• المخرجات الرئيسية
• الموارد المطلوبة
• المخططات الزمنية ، بما في ذلك تواريخ الاستحقاق
• الميزانيات

3 أسباب رائعة لاستخدام خطة العمل

من المغري تجنب إنشاء مثل هذا المستند الدقيق لسير عملك. بعد كل شيء ، هذه العملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً إلى حد ما. لكن العمل الإضافي الآن سيؤتي ثماره على المدى الطويل.

إن إنشاء خطة يجبرك على التفكير حقًا في كيفية تحقيق الهدف. تجبرك العملية على طرح أسئلة صعبة ، مثل من سيقوم بالعمل ، وهل هناك ما يكفي من الوقت؟

فيما يلي ثلاثة أسباب لتجميع خطة عمل:

1. سيساعد فريقك على الاستمرار في المهمة

تحدد خطة العمل الرائعة المواعيد النهائية والمهام. سرد من هو المسؤول عما يجعل الجميع عرضة للمساءلة. يمكن للناس أيضًا رؤية كيف يتناسب عملهم مع الصورة الأكبر. يمكن أن يجعلهم ذلك أكثر إفادة ولكن يساعدهم أيضًا في اتخاذ قرارات أفضل.

2. إدارة التوقعات

بحلول الوقت الذي تبدأ فيه المشروع ، ستكون خطتك قد قامت بجولات لجميع أصحاب المصلحة المعنيين - بما في ذلك الإدارة. هذه العملية تستغرق وقتا وجهدا. لكن بدونها ، سيرمي الناس حتمًا لك منحنى طوال فترة المشروع. (لا يزال بإمكانهم ذلك ولكنك تقف على أساس أكثر صلابة مع خطة عمل جيدة).

يجب أن يكون الجميع واضحًا بشأن ما تتطلبه الخطة وما يمكن أن تحققه. إنها تبرز توقعات غير متطابقة وتفسيرات مختلفة في البداية لتقليل الارتباك والصراع على الطريق. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يسلط الضوء على المتطلبات والقيود التي ربما لم تكن على دراية بها ، مثل الأذونات الخاصة ، والتي يمكنك إضافتها إلى الخطة.

3. سيسهل عليك معرفة وقت الاحتفال

يمنحك تتبع أهدافك ومعالمك سببًا للاحتفال مع فريقك. لا شيء أفضل من شطب عنصر مهم من القائمة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك مشاركة نجاحاتك مع الإدارة ، مما يجعلك أنت وفريقك تبدو بمظهر جيد.

إن فهم مستوى التفاصيل المناسب وكيفية تقديم خطتك إلى مختلف أصحاب المصلحة هي بعض المهارات التي يمكن أن تساعدك BetterUp على تطويرها.

كيفية إنشاء خطة عمل المشروع

يمكنك التخطيط لمشروعك في Microsoft Word أو Excel أو برنامج مخصص لإدارة المشاريع. يمكنك أيضًا العثور على قوالب خطة المشروع عبر الإنترنت.

بغض النظر عما تختاره ، هناك بعض المبادئ الأساسية التي يجب اتباعها. أولاً ، ابدأ بسيطًا. في كل خطوة ، حاول أن تروي قصة واضحة وسهلة الفهم. ثانيًا ، قم باختباره على مستوى عالٍ قبل أن تحصل على تفاصيل أكثر من اللازم. شاركها مع مديرك أو أعضاء الفريق ذوي الخبرة أو الزملاء الموثوق بهم واستمع لما يتردد صداها أو عندما تكون لديهم أسئلة.

يمكن أن يساعدك مثال في فهم كيفية عمل العملية. لذا تخيل أنك رئيس قسم العلاقات العامة في شركة معدات خارجية. في هذا الدور ، يتمثل أحد أهدافك في تنظيم حملة لجمع التبرعات لمنظمة محلية رفيعة المستوى غير هادفة للربح. دعنا نجهز خطة عملك لعرضها على رئيسك التنفيذي.

الخطوة 1:حدد "سبب" مشروعك

في مستند خطة العمل ، ستحتاج إلى توضيح:

• الغرض من هذا المسعى. كيف تتناسب مع الصورة الكبيرة للشركة؟ ما الذي ستجلبه إلى المنظمة؟ قدِّم شرحًا واضحًا.
• الخلفية والسياق الأوسع لهذا المشروع. وضح أين يتناسب المشروع مع خطة عمل الشركة أو الأهداف الرئيسية. قد يكون من المفيد أيضًا إظهار كيف يتناسب المشروع مع القيم الأساسية للشركة.

في حالة شركة المعدات الخارجية ، فأنت تريد إظهار التزام الشركة تجاه المجتمع المحلي. يساعد هذا في بناء الثقة مع العملاء والموظفين ، الذين يمثلون ركائز نجاح الشركة.

ولأنك تبيع معدات خارجية ، فإن مؤسستك الخيرية التي تختارها هي مجموعة بيئية. يتماشى هذا تمامًا مع الصورة الخارجية لمؤسستك.

الخطوة 2:حدد الجدول الزمني للمشروع

من الجيد دائمًا أن يكون لديك موعد نهائي واضح للمشروع. يساعدك المشروع المحدد بوقت على تحديد الأولويات وإنجاز الأمور. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك تحديد موعد نهائي في إدارة وقتك بفعالية.

في هذا المثال ، يكون الإطار الزمني الخاص بك واضحًا:لديك حتى تاريخ الحدث. اختر تاريخًا نائبًا لمساعدتك في إنشاء الجدول. ضع في اعتبارك أن تاريخ الحدث يمكن أن يتغير أثناء المناقشات مع أصحاب المصلحة.

ستحتاج أيضًا إلى تواريخ البدء وتواريخ الانتهاء لكل جانب من جوانب المشروع ، مثل إنشاء مواد ترويجية ودعوات الضيوف. حدد أيًا من هذه التواريخ ثابت وأيها يتمتع ببعض المرونة. لا تضع خطة تعتمد على أفضل سيناريو في كل خطوة على الطريق.

تأكد من تعيين أعضاء الفريق لهذه المهام.

الخطوة 3:حدد أهدافك بوضوح

هذا هو المكان الذي تدرج فيه أهدافًا واضحة وقابلة للتحقيق. ضع في اعتبارك استخدام تقنية أهداف SMART. سيساعدك هذا على تبادل الأفكار حول أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومستندة إلى الوقت.

تأكد أيضًا من تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). هذه هي الأدوات التي تحتاجها لقياس النجاح.

بالنسبة إلى جهة جمع التبرعات الخاصة بك ، سيكون هدف التبرع بمبلغ 100000 دولار ومعدل الحضور بنسبة 50٪ بمثابة مؤشرات معقولة للنجاح.

الخطوة 4:تجاوز القيود الخاصة بك

يجب أن تكون أهدافك متسقة مع الجدول الزمني والميزانية والموارد التي اخترتها. ربما وجدت حواجز في عملية التخطيط ، لذا تأكد من أن نطاق المشروع واقعي. لا تعد بالهبوط على سطح القمر إذا لم يكن لديك المال لشراء صاروخ.

يجب أن يكون لحدثك طريقة واقعية لتحقيق أهدافه البالغة 100000 دولار. هل لشركتك اتصالات في المجتمع؟ هل سيكون لديك العديد من الضيوف البارزين الذين يمكنهم تقديم تبرعات كبيرة؟ هل هم مضمونون للظهور إذا قاموا بالرد؟

أجب عن هذه الأسئلة بصدق ، وفكر بشكل تخيلي في البدائل ، واضبط أهدافك وفقًا لذلك.

الخطوة الخامسة:مناقشة المخاطر والمساءلة

فكر في خطتك من كل زاوية. ما هي تبعياتك الأساسية؟ ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟ سواء كان التغيير غير المتوقع للموظفين أو سوء الأحوال الجوية الذي أجبر الحدث في الداخل ، كن واضحًا بشأن ما يمكن أن يمنع النتيجة المثالية ولديك خطة احتياطية. لديك العديد منها وتحديد الشروط التي من شأنها أن تؤدي إلى خطة طوارئ مقدمًا.

أنواع خطط العمل

ستكون كل خطة عمل مختلفة. نظرًا لأن نموذج خطة العمل هذا يوضح أنها تختلف وفقًا لنوع المشروع وعدد الأشخاص المعنيين ومن سيستخدم الخطة كل يوم

إن طبيعة هذه الإستراتيجيات تجعل تصنيفها صعبًا ، ولكن يمكننا تلخيصها في نوعين رئيسيين:

خطة عمل الموظف

هذه الخطط أصغر في نطاقها ، وتركز على المشاريع البسيطة داخل القسم. تهدف إلى مساعدة فريقك على تحقيق أهدافه الداخلية - وبالتالي إلغاء الحاجة إلى موافقة الإدارة العليا. عادة ، تقع هذه المشاريع الصغيرة ضمن اختصاصك كرئيس قسم أو مدير.

تتضمن خطة عمل الموظف أشياء مثل:

• أهداف المشروع

• ميزانية

• المواد والمصروفات المطلوبة للمشروع

• المواعيد النهائية والتاريخ المقدر للانتهاء

خطة عمل المدير

تعتبر خطة عمل المدير أكثر ملاءمة للمشاريع الكبيرة. أنها تنطوي على أهداف واستراتيجيات طويلة الأجل ، وقد تتطلب مساعدة من الإدارات الأخرى. تميل هذه المشاريع إلى:

• التأثير المتوقع على الشركة

• تحليلات تفصيلية للمخاطر

• توزيعات تفصيلية للتكلفة والميزانيات

نظرًا لحجمها وتعقيدها ، غالبًا ما تتطلب هذه الخطط الموافقة من كبار المسؤولين.

دعنا نعود إلى حملة جمع التبرعات لشركة معدات الجبال. يعتبر هذا المشروع خطة مدير. إنها باهظة الثمن ، وقد تؤثر بشكل كبير على صورة العلامة التجارية للشركة ، وتتضمن العديد من أصحاب المصلحة خارج قسمك. ضمن الخطة ، قد تجد المهام التي يمكنك تعيينها لموظفيك على نطاق أصغر - ولكن هذا لا يزال جزءًا من دور المدير.

وبمجرد إخراجها من الحديقة ...

تعد خطط إدارة المشروع ضرورية لأي قائد فريق ، لكنها ليست كل شيء. إن امتلاك رؤية وإيصالها وقيادة الفريق طوال الطريق من خلال التنفيذ من المهارات المهمة. الآن بعد أن عرفت كيفية إنشاء خطة عمل قوية ، فأنت على الطريق الصحيح.

يمكن أن تساعدك BetterUp على رفع مستوى مهاراتك القيادية لإشراك الجميع في خطط العمل الخاصة بك. نحن هنا لمساعدتك في وضع خطة لتحقيق أهدافك (بأفضل طريقة ممكنة).