بعد كل شيء ، تأقلم العالم بسرعة إلى حد ما مع عالم العمل عن بُعد.
ولكن عندما أُغلقت المكاتب ، ترك الناس يتساءلون. هل هناك أي آداب زووم يجب اتباعها؟ ما هو "الطبيعي" في هذا العالم الطبيعي الجديد للعمل عن بعد؟ كان الناس على استعداد لتحمل الإحراج إذا كان ذلك يعني القدرة على الاستمرار في العمل في وقت الإغلاق والمسافة الجسدية.
إذا قمت بالتمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، فستجد على الأرجح صورة أو اثنتين (أو ثلاثمائة) حول تقدم العمل عن بُعد. على سبيل المثال ، عندما انتقل مكتبي لأول مرة إلى العمل عن بعد ، ما زلت أرتدي القمصان الاحترافية. حاولت العثور على أفضل خلفية في شقتي. لقد استخدمت سماعاتي لإجراء المكالمات ، وهو شيء لم أفعله من قبل عندما كنت أذهب إلى المكتب.
تقدم سريعًا للعمل عن بُعد في عام 2022:أنا أكتب هذه المدونة وأنا جالس على مكتبي بملابس رياضية. عندما أقفز على مكالمات Zoom ، عادة ما تكون عبارة عن حقيبة مختلطة من الأشخاص يقومون بتشغيل الكاميرات الخاصة بهم أو إيقاف تشغيلها. في بعض الأحيان ، يمتلك الأشخاص خلفيات افتراضية لطيفة تخفي محيطهم الحقيقي. في أوقات أخرى ، يستخدم الأشخاص (مثلي) التأثير غير الواضح. ومع طرح Zoom المزيد من الوظائف والامتيازات المضافة ، من الصعب معرفة ما هو مناسب أم لا.
لذا ، لنتحدث عن آداب Zoom. خاصة عندما نتأقلم مع هذا الوضع الطبيعي التالي ، ما الذي تعلمناه حول ما يصلح وما لا يصلح؟ ما هي النصائح التي يمكنك وضعها في الاعتبار بصفتك أحد حاضري الاجتماع؟ ما هي بعض أفضل الممارسات لمضيفي Zoom؟ والأهم من ذلك ، هل يمكنك إعادة ملء قهوتك أثناء مكالمة Zoom؟
5 نصائح لتكبير آداب السلوك للجميع
تخبرنا البيانات أن الاجتماعات زادت منذ ظهور COVID-19 والعمل الافتراضي. في الواقع ، قال 54٪ من الموظفين إنهم يحضرون اجتماعات أكثر تقريبًا مما فعلوه شخصيًا.
من المحتمل أنك تقضي جزءًا كبيرًا من يومك في التحديق في شاشتك. سواء كان جدولك مليئًا بالاجتماعات الافتراضية أو مجرد إجراء مكالمة Zoom هنا وهناك ، فإليك خمس نصائح يجب وضعها في الاعتبار.
5 نصائح لتكبير آداب السلوك للجميع
1. الحضور في الوقت المحدد
2. كون صداقات مع زر كتم الصوت الخاص بك
3. توقف في كثير من الأحيان في المحادثة
4. تجنب تعدد المهام
5. تعرف على ثقافة الكاميرا في مؤسستك
1. تظهر في الوقت المحدد
أعلم أنه مغري. لقد كنت هناك. إنها 11:28 ولديك اجتماع يبدأ في الساعة 11:30. لكن فنجان قهوتك يحتاج إلى إعادة تعبئة ، ويجب أن يُسمح لكلبك بالخارج ، ويطلب طفلك المساعدة في أداء واجباته المدرسية ، ومعدتك تتذمر.
بينما قد تعتقد أنه يمكنك إنجاز كل هذه الأشياء في دقيقتين فقط ، فأنا هنا لتفجير فقاعتك (لأنني جربتها). إنه غير ممكن.
يتيح لنا العمل من المنزل المرونة التي نحتاجها لإدارة حياتنا الشخصية وحياة العمل من نفس المكان. ولكن يمكن أن يتسبب أيضًا في خطر التأخر عن الاجتماعات.
بقدر ما تستطيع ، تظهر في الوقت المحدد. من المغري ومن الأسهل بالتأكيد تسجيل الدخول إلى الاجتماع متأخرًا بضع دقائق. لكنه يُظهر أنك مستثمر في الاجتماع والعلاقة مع الشخص الجالس في المربع الافتراضي الصغير بجوارك.
أحد الأشياء التي ساعدتني في الظهور في اجتماعات Zoom في الوقت المحدد هو جدولة الاجتماعات بزيادات مدتها 25 دقيقة بدلاً من 30. وبهذه الطريقة ، فإنك تبني لنفسك مخزنًا مؤقتًا لمدة خمس دقائق لتلك المهام "البينية" للمساعدة في التأكد من يمكنك أخذ استراحة بيولوجية أو الميكروويف فنجان القهوة الخاص بك.
2. يمكنك تكوين صداقات مع زر كتم الصوت الخاص بك
لا يوجد شيء أسوأ من أن تكون في اجتماع Zoom مع عدد كبير من الحضور. تسمع بعض الحفيف والضوضاء البيضاء فوق مضيف الاجتماع. في البداية ، كنت تعتقد أنها ربما تكون مجرد بعض التعليقات على الميكروفون. لكنك ما زلت تسمع ضوضاء في الخلفية.
لاحظت أن شخصًا ما نسي كتم صوت نفسه. وأثناء محاولتك معرفة ما إذا كنت الشخص الذي ترك نفسك غير مكتوم أو إذا كان زميلًا ، فقد فاتتك الدقائق الخمس الأخيرة من الاجتماع.
كون صداقات مع زر كتم الصوت الخاص بك. يمكنك بالفعل تغيير إعداداتك في Zoom للتأكد من انضمامك إلى الاجتماع تلقائيًا. بهذه الطريقة ، لا داعي للقلق بشأن مقاطعة المكالمة أو قطعها. وإذا رأيت أن أحد أعضاء الفريق قد ألغى كتم صوته عن طريق الخطأ ، فيرجى مراسلته على انفراد.
3. توقف كثيرًا للسماح بالمحادثة
أوه ، الانقطاعات الافتراضية المحرجة دائمًا. في رأيي ، أعتقد أنه من المحرج التحدث مع شخص ما على Zoom أكثر من التحدث معه شخصيًا. وهذا أمر صعب للتنقل بسبب كلنا افتراضيون. من الصعب قراءة لغة الجسد أو الإشارات الاجتماعية لمعرفة متى سيتحدث الشخص بعد ذلك.
لتجنب الانقطاعات المتكررة ، حاول التوقف أكثر مما تفعل في المحادثة. على سبيل المثال ، إذا كنت تجري لقاء وجهًا لوجه مع مديرك ، فتأكد من أنك تتوقف مؤقتًا بعد كل نقطة محادثة. أو ، إذا كنت تحاول حل مشكلة صعبة في اجتماع فريق ، فتأكد من توفير مساحة لجميع المشاركين في الاجتماع لمشاركة وجهات نظرهم.
4. تجنب تعدد المهام
حسنًا ، أولاً ، دعونا نخاطب الفيل في الغرفة. إذا لم تكن قد سمعت ، فإن تعدد المهام لا يعمل. وجدت إحدى الدراسات أن 2.5٪ فقط من الأشخاص يقومون بمهام متعددة فعالة. تظهر الدراسات أيضًا أنه عندما تتغير أدمغتنا كثيرًا بين المهام ، فمن المرجح أن نرتكب خطأ.
لكن ميزة خارج الكاميرا في Zoom (أو أي أداة اجتماعات افتراضية أخرى) تجعل زرًا مغريًا جدًا لأولئك الذين يرغبون في القيام بمهام متعددة. أنا بالتأكيد مذنب في ذلك.
لقد وجدت نفسي في اجتماعات كبيرة حيث أعتقد أنه يمكنني الانتباه إلى المتحدث أثناء أداء المزيد من المهام الإدارية. ولكن هذا هو الشيء:إنه لا يخدمك. لا يجعلك أكثر كفاءة أو إنتاجية. في الواقع ، قد تؤدي محاولة تعدد المهام إلى القيام بالعكس تمامًا.
بقدر ما قد يكون من الصعب التخلص من شيء صغير أثناء وجودك في اجتماع كبير ، فكن حاضرًا. ركز انتباهك على الاجتماع المطروح وضع أولوياتك الأخرى جانبًا. من المحتمل أن تكون جودة عملك أفضل على أي حال.
5. تعرف على ثقافة "تشغيل الكاميرا أو إيقاف تشغيلها" في مؤسستك
من الصعب تقديم نصائح شاملة حول ما إذا كان يجب عليك تشغيل الكاميرا أم لا. لقد عملت في شركتين مختلفتين وتلقيت دروسًا افتراضية عبر الإنترنت أثناء الوباء. لدى كل منظمة ومضيف اجتماع تفضيلات مختلفة لاستخدام الفيديو.
على سبيل المثال ، في BetterUp ، لدينا ثقافة شركة تتسم بالمرونة والاسترخاء. نعمل بثقة متأصلة في زملائنا. وأعتقد أنه بسبب هذا ، لدينا ثقافة حيث لا يعني إيقاف تشغيل الكاميرا أنك منتبه.
هناك أوقات أعاني فيها من إجهاد Zoom وأحتاج فقط إلى استراحة من التحديق بنفسي في الفيديو. لكن في أوقات أخرى ، سأحتفظ بالفيديو الخاص بي طوال يوم الاجتماعات.
لكن كل منظمة مختلفة مثل الأدوار. على سبيل المثال ، لا أعمل وجهًا لوجه مع العملاء أو العملاء. ولكن إذا كنت سألتقي بالعملاء بانتظام ، فمن المحتمل أن أستخدم الكاميرا الخاصة بي على الميزة بشكل أكثر اتساقًا.
إذا التقيت بشخص ما لأول مرة ، فأنا أتأكد دائمًا من تشغيل الكاميرا. إذا كنت في اجتماع صغير حيث يتم تشغيل كاميرات كل شخص آخر ، فسأسأل عما إذا كان من المقبول إبقاء الكاميرا مغلقة أو إذا كان يجب علي تشغيل الكاميرا.
هناك فروق دقيقة في هذه النصيحة. لذا ، إليك أكبر نصيحتي:التعرف على مؤسستك وفريقك ودورك. سوف يساعدك في إرشادك إلى ما هو أفضل شكل من أشكال آداب Zoom.
آداب التكبير للمضيفين
مضيفو Zoom ، هناك أشياء معينة يجب وضعها في الاعتبار من وجهة نظر آداب السلوك. فيما يلي ست نصائح للمساعدة.
- ادعُ الأشخاص الذين يريدون أن يكونوا هناك فقط. كأي نوع من مضيف الاجتماع ، حدد من يجب أن يكون جزءًا من الاجتماع. تأكد من أن جميع الحاضرين في الاجتماع لديهم إشعار مسبق ، خاصة إذا كنت تعمل مع أشخاص من جميع أنحاء العالم. الوقت من أهم الأشياء التي نملكها. تأكد من أنك تحترم وقت الناس.
- أنشئ جدول أعمال واعمل كقائد للاجتماع. في بعض الأحيان ، يرسل الأشخاص جداول أعمال الاجتماع عبر البريد الإلكتروني أو Slack قبل عقد اجتماع الفريق الافتراضي. في أوقات أخرى ، يمكن العثور على جدول الأعمال في دعوة الاجتماع. ولكن بغض النظر ، تأكد من أن الناس يعرفون ما يمكن توقعه. وبمجرد بدء الاجتماع ، بصفتك المضيف ، فأنت على وشك توجيه الحضور خلال كل موضوع.
- استخدم الفيديو بشكل مناسب. من الشائع إلى حد ما أن يترك مضيفو الاجتماع كاميرات الفيديو الخاصة بهم قيد التشغيل ، خاصة إذا كنت تقود اجتماع فريق أكبر. في بعض الحالات ، مثل الاجتماعات الفردية مع تقرير مباشر أو اجتماعات جماعية أصغر ، يمكنك إخبار الأشخاص بأنك ستخرج من الكاميرا. إذا كنت تفعل ذلك ، شجعهم على فعل ما يحلو لهم أيضًا.
- الحفاظ على التواصل البصري. على الرغم من صعوبة تحديد مستويات العين افتراضيًا ، حاول الحفاظ على التواصل البصري.
- تأكد من تمكين إعدادات مشاركة الشاشة. لا يوجد شيء أسوأ من إنفاق مكالمة فيديو في محاولة تحرّي الخلل وإصلاحه في إعدادات البرنامج التعليمي على الويب. تأكد من تمكين مشاركة الشاشة في حساب Zoom الخاص بك. في بعض الأحيان ، من المفيد أيضًا مشاركة رابط المستند في الدردشة بالإضافة إلى المشاركة على الشاشة حتى يسهل على الحضور المتابعة.
- اجعل اجتماعاتك شاملة ويسهل الوصول إليها. يحتوي Zoom على الكثير من الميزات ، مثل الترجمة والشرح ، للمساعدة في جعل اجتماعاتك شاملة. يمكنك أيضًا تشجيع الحاضرين على استخدام أشياء مثل ميزة "اليد المرفوعة" أو الانخراط في الدردشة. قد يتطلب الأمر بعض النمذجة حول السلوكيات والمعايير المرغوبة ولكن تأكد من أن جميع المشاركين قادرون على الاستخدام والمشاركة بشكل عادل.
تكبير الأسئلة الشائعة حول آداب الاجتماع
هل من الوقاحة شرب القهوة أثناء Zoom؟
لا. إذا كنت جالسًا على مكتبك ومعك كوب قهوة ، فليس من الوقاحة احتساء قهوتك بين الحين والآخر خلال الاجتماع.
ومع ذلك ، إذا كنت على المنضدة في المقهى المفضل لديك لطلب مشروبك ، ففكر مرة أخرى. تأكد من أنك منتبه تمامًا.
هل من الوقاحة عدم إظهار وجهك في ميزة التكبير / التصغير؟
هذا يعتمد على شركتك ودورك وثقافتك التنظيمية. اقرأ النصيحة أعلاه للحصول على التنزيل الكامل عند استخدام كاميرا الفيديو الخاصة بك على Zoom. على سبيل المثال ، إذا كنت تقابل شخصًا ما لأول مرة أو تقابل عملاء ، فمن الأفضل على الأرجح إبقاء الكاميرا قيد التشغيل.
ولكن إذا كنت تشعر بإرهاق Zoom وتحتاج إلى استراحة من أجل اجتماع 1:1 العادي أو اجتماع الفريق ، فمن الجيد عادةً أن تنطفئ الكاميرا.
هل من المقبول شرب الماء أثناء اجتماع Zoom؟
نعم بالتأكيد. من الجيد أن تبقى رطبًا. طالما أنك لا تأخذ جرعات عالية وتكون على دراية بصوتك ، فلا تتردد في شرب الماء أثناء اجتماع Zoom.
كن محترفًا في مؤتمرات الفيديو
على الرغم من أنه يمكن إجراء الاجتماعات عبر الإنترنت وأنت مرتاح في منزلك ، فلا يزال هناك آداب يجب وضعها في الاعتبار. على سبيل المثال ، ما زلت ترغب في التخلص من جميع الاضطرابات المحتملة للحفاظ على انتباهك الكامل. ستحتاج إلى التأكد من أنك حاضر عند بدء الاجتماع. وتريد التأكد من أن اجتماع الفيديو الخاص بك منتج وفعال.
إذا لم تكن متأكدًا من كيفية التنقل في جانب معين من مؤتمرات الفيديو ، فاسأل مدربك. يمكن لمدربك أن يكون بمثابة مرشدك خلال المواقف الصعبة.
