لفترة طويلة ، كان التوقع في يومك الأول في العمل بسيطًا جدًا. عليك القدوم ، وإبراز بطاقة هويتك ، وتقضي بضع ساعات في الدخول إلى "النظام" ، وقم بجولة في المكتب.
في الواقع ، يعد إعداد الموظف أكثر من ذلك بكثير. كيف ترحب المنظمة بموظف جديد تمهد الطريق لنجاحها على المدى الطويل في دور ما - ويمكن أن تحدد ما إذا كانت ستبقى أم لا. أجرينا مقابلة مع جيجي ساكا ، مدير برنامج عمليات الأفراد في BetterUp ، للاطلاع على التفاصيل الداخلية حول كيفية الترحيب بالأشخاص الناجحين - على نطاق واسع - مع تنشيط ثقافة الشركة.
ما المقصود بإعداد الموظف؟
يعد إعداد الموظف جزءًا من عملية التوظيف. في الأساس ، إنها عملية تعيين تعيين جديد في دورهم ، وتقديمه إلى فريقهم ، ودمجهم كجزء من الشركة. في الحد الأدنى ، يعد الإعداد هو تلك المجموعة الكبيرة من الأعمال الورقية التي تحصل عليها في اليوم الأول.
ومع ذلك ، فإن كومة من المستندات المهمة لا تجعل تجربتك في وظيفة جديدة أو تقوضها. وفقًا لساكا ، يبدأ الإعداد فعليًا عندما يتم توقيع خطاب العرض ويستمر بعد مرور 90 يومًا الأولى من تعيين الموظف.
إعداد الموظف مقابل التوجيه
غالبًا ما يتم الخلط بين توجيه الموظف و إعداد الموظف. الفرق؟ التوجيه هو عملية أبسط بكثير تتكون فقط من مهام التوظيف الجديدة المطلوبة. على سبيل المثال ، مجموعة الأوراق التي ذكرناها أعلاه. قد يشمل توجيه الموظف أيضًا إعداد تعيين جديد على تطبيقات الشركة أو توفير بطاقة مفتاح حتى يتمكنوا من دخول المكتب.
على النقيض من ذلك ، فإن إعداد الموظف على متن الطائرة هو كل شيء عن تجربة الموظف. بالنسبة للعديد من الشركات ، يعد هذا برنامجًا شاملاً يهدف إلى دمج الموظفين الجدد في ثقافة الشركة. يتضمن ذلك تزويد الموظفين بجميع الأدوات والموارد والمقدمات والإجابات التي يحتاجونها للنجاح.
على سبيل المثال ، أثناء إعداد الموظف ، قد تقدم لك الموارد البشرية زملاء العمل ذوي الصلة بعملك - حتى أنهم قد يقومون بجدولة مكالمات تمهيدية لك. هذا لا يقدر بثمن لأنه قد لا يكون لديك فرصة مباشرة لمقابلة زملاء العمل خارج القسم الخاص بك ، وخاصة في البداية. إذا قابلت أصحاب المصلحة المعنيين في وقت مبكر ، فقد يساعدك ذلك على أن تكون أكثر إنتاجية فيما بعد.
ومع ذلك ، لن تتضمن عملية توجيه الموظف مقدمات أو أي عناصر غير أساسية أخرى. الأمر بسيط للغاية ولسوء الحظ ، غالبًا ما يترك الموظفين الجدد للبحث عن الموارد ومقابلة زملاء العمل دون أي دعم.
لماذا يعد إعداد الموظف أمرًا في غاية الأهمية؟
في عام 2021 ، أجرت شركة Eagle Hill Consulting دراسة للموظفين الذين بدأوا وظائف جديدة خلال الوباء. غالبية الموظفين الجدد لم يشعروا بالاستعداد للنجاح بعد الإعداد:
- 71٪ كانوا غير متأكدين ممن يجب عليهم بناء العلاقات معه
- 62٪ لم يكن لديهم فكرة واضحة عن ثقافة المنظمة
- 53٪ لم يكن لديهم فكرة واضحة عن كيفية تحقيق الإنتاجية في عملهم
توضح هذه الإحصائيات أهمية الالتحاق بالعمل - يمكن للارتباك أن يضر بإنتاجية الموظف الجديد ويسبب الكثير من الضغط غير الضروري. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤثر الانطباع الأول السيئ على رضا الموظفين والاحتفاظ بهم على المدى الطويل.
على النقيض من ذلك ، فإن برنامج الإعداد الشامل سيفعل العكس تمامًا ، مما يؤدي إلى موظفين أكثر سعادة وإنتاجية وأكثر ولاءً. نعم ، يخدم إعداد الموظف العديد من الأغراض العملية ، مثل التحقق من أهلية التوظيف والحصول على رواتب الأشخاص. لكنها تذهب إلى أبعد من ذلك بكثير من خلال إعطاء الأولوية لتجربة الموظف - وليس فقط الأعمال الورقية.
تعتبر عملية الإعداد المصممة جيدًا أكثر أهمية للفرق البعيدة والمختلطة. يعد الإعداد فرصة للشركة لتوضيح الأمور التي تهمها. على سبيل المثال ، في BetterUp ، يتعمد فريق الإعداد لدينا معرفة كيفية إظهار كل حدث أو نشاط قيمنا الأساسية وتعزيزها. نؤكد أيضًا على السلوكيات عالية التأثير التي نقدرها بحيث يطبق الموظفون الجدد بوعي كليهما بحلول الوقت الذي يصلون فيه إلى الأرض.
فيما يلي بعض الأسباب الإضافية التي تجعل إعداد الموظفين أمرًا بالغ الأهمية:
- يوضح التوقعات: يتجاوز هذا الوصف الوظيفي للموظف الجديد - لن يشارك معظم الأشخاص في مجموعة الإعداد نفس العمل من حيث المهام أو المسؤوليات. إن توضيح التوقعات يتعلق بجذب الجميع إلى نفس الصفحة فيما يتعلق بكيفية إنجاز العمل ولماذا.
- يقدم نظرة عامة على ما يحتاجه الموظفون الجدد:قد تصبح الأنظمة والعمليات والأدوات المطلوبة عند بدء عمل جديد مربكة. يضع الموظف على متن الطائرة خارطة طريق منظمة للتعيينات الجديدة بحيث يعرف بالضبط ما يحتاجون إليه وكيفية الحصول عليه. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط عملية الانتقال وتسهيل الأمور على جميع المعنيين.
- يوفر وقتًا عمليًا: يمنحك Onboarding الفرصة للتأكد من أن الموظفين لديهم إمكانية الوصول إلى أي برامج أو منصات متخصصة يحتاجون إليها للقيام بوظائفهم. كما أنه يوفر الفرصة لتسليم الإشراف من الموارد البشرية إلى المديرين المباشرين.
- الترحيب بالموظفين عمدًا في ثقافة الشركة:في الأيام الأولى من انضمامهم إلى BetterUp ، يلتقي الموظفون الجدد مع الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس Alexi Robichaux. في هذا الاجتماع ، قال "نحن لا نوظف أشخاصًا" يتناسبون "مع ثقافتنا. نحن نوظف الأشخاص الذين يجعلوننا أفضل ". بدلاً من التركيز على "التوافق مع الثقافة" ، من المهم للغاية توظيف الأشخاص الذين يتماشون مع قيم المؤسسة.
تأهيل الموظفين عالي الجودة يعزز الاحتفاظ
على الرغم من أن طردك من العمل هو أحد مخاوف العديد من الموظفين ، إلا أن معظم الشركات تريد منك البقاء. بفضل Great Resignation ، يعد الاحتفاظ بالموظفين أولوية قصوى للشركات اليوم بشكل خاص.
إليك بعض الإحصائيات المذهلة التي توضح لك أهمية الإعداد للاحتفاظ بالموظفين:
- وجدت مجموعة Brandon Hall أن عمليات الإعداد القوية يمكن أن تحسن معدلات الاحتفاظ بالمؤسسة بنسبة تصل إلى 82٪
- يُظهر تعريف الموظفين بفرص التطوير المهني أثناء الإعداد زيادة رضا الموظفين
- يوافق 70٪ من الموظفين الذين قالوا إن لديهم تجربة تأهيل رائعة على أن لديهم "أفضل وظيفة ممكنة"
- ما يقرب من 30٪ من الموظفين الجدد الذين استقالوا خلال الأشهر الستة الأولى من العمل يقولون إنهم بالكاد حصلوا على أي تدريب أو لم يتلقوا أي تدريب على الإطلاق
ما هي مراحل عملية إعداد الموظف؟
Peakon ، إحدى الشركات التابعة لشركة Workday العملاقة في مجال الموارد البشرية ، تقسم رحلة الموظف إلى أربع مراحل:الإعداد ، والتطوير الأولي ، والتطوير المستمر والاحتفاظ ، والفصل.
1. الإعداد
تستمر مرحلة الإعداد لمدة 60 إلى 90 يومًا تقريبًا من الدور الجديد للموظف. إليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء مرحلة الإعداد:
- يجب أن يكون الهدف هو جعل الموظفين يشعرون بالترحيب مع مساعدتهم على فهم التوقعات. وهذا يعني الترحيب بهم بابتسامة ، ومشاركة المعلومات المهمة بطرق جذابة (لا ترسل بريدًا إلكترونيًا عبر مجموعة من ملفات PDF!) ، وأن تكون متاحًا للأسئلة.
- هذه المرحلة حاسمة لتنمية الشعور بالانتماء إلى التعيينات الجديدة. في الواقع ، يلاحظ ساكا أنه بدون هذا الشعور بالانتماء ، فمن غير المرجح أن يظل الموظف موجودًا. تشير بيانات Peakon إلى أن 30٪ من الباحثين عن عمل يتركون أدوارهم الجديدة خلال أول 90 يومًا.
- لا تنس أن الإعداد يجب أن يشمل اللوح المسبق. بمجرد توقيع خطاب العرض ، يبدأ الجزء الخاص بك. حافظ على التواصل مفتوحًا في الأسابيع التي تسبق يومهم الأول وحاول تسجيل الوصول عبر الهاتف.
2. التطوير الأولي
بمجرد أن يستقر الموظف في دوره الجديد ، فمن المحتمل أن يبدأ في البحث عن طرق يمكنهم من خلالها المساهمة في فرقهم وتحقيق المزيد من التأثير. فيما يلي بعض النصائح حول هذا الجزء من عملية الإعداد:
- كن متواجدًا لدعم اندماج الموظف الجديد في فريقه الجديد. قد يكون التواصل مع زملاء العمل الجدد أمرًا مخيفًا ، لذا فإن الإعداد هو المكان المثالي لمساعدة الموظفين على الشعور براحة أكبر.
- شارك الكثير من المعلومات حول فرص التطوير المهني للشركة وعمليات مراجعة الأداء. يعد النمو الوظيفي مفتاحًا للاحتفاظ بالموظفين ، لذا فإن توعية الموظفين الجدد بهذه المعلومات يعد دائمًا فكرة جيدة.
- استمر في تشجيع الموظفين الجدد على المشاركة في أحداث الشركة. على سبيل المثال ، إذا كان فريقهم لديه ساعة سعيدة افتراضية كل يوم خميس ، فذكرهم بذلك. إذا كان هناك حفل عطلة قادم ، فاسألهم عما إذا كانوا قد اشتركوا. يمكن أن يساعدهم الإعداد على قضاء وقت ممتع والنجاح في عملهم.
3. التطوير المستمر والاحتفاظ
في هذه المرحلة ، من الجيد أن يكون موظفوك جزءًا من منظمة مختلفة تمامًا عن تلك التي انضموا إليها في الأصل. على الرغم من أن إعداد الموظف قد انتهى من الناحية الفنية الآن ، تذكر هذا:
- منذ يومهم الأول ، كان هناك على الأرجح نمو في الشركة ، وعدد من التعيينات الجديدة ، وربما حصلوا حتى على ترقيتهم الأولى. من المحتمل أن يهتم الموظفون بفرص النمو وقد يبدأون في البحث عن وظيفة جديدة إذا شعروا أن حركتهم محدودة. هذا وقت رائع آخر لتذكيرهم بفرص التطوير الوظيفي.
- إشراك قيادة فريقهم. ذكر المديرين بوضع أهداف مهنية ربع سنوية واستكمال مراجعات الأداء السنوية مع موظفيهم. سيساعد ذلك الموظفين على البقاء مشاركين ويشعرون بإحساس مستمر بالنمو.
- استخدم أدوات مشاركة الموظفين لمراقبة رضا الموظفين وسعادتهم. سيعطيك هذا تنبيهًا إذا كانت ثقافة الشركة قد بدأت تتغير بطريقة سلبية. يمكن أن يساعدك حتى في إجراء التعديلات قبل أن يشعر الموظفون بالحاجة إلى البحث عن وظيفة جديدة.
4. انفصال
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الموظفين يتركون مؤسسة ما ، وليس كلهم سيئين. قد يتقاعدون ، أو يغيرون وظائفهم ، أو ينتقلون إلى مكان جديد ، أو مستعدون لتعلم مجموعة مهارات جديدة. قد يغادر بعض الموظفين بسبب ثقافة الشركة أو قلة المشاركة في أدوارهم. يبدأ الانفصال - بما في ذلك التفكير في المغادرة والبحث عن وظائف جديدة وتدريب الأشخاص لتولي دورهم - قبل حوالي شهر إلى ثلاثة أشهر من مغادرتهم فعليًا. تأكد من انفصالك بشكل جيد إذا غادروا - فأنت لا تعرف أبدًا ما إذا كان من الممكن أن يصبحوا موظفين مرتدين لاحقًا.
ما يجب تضمينه في إعداد الموظفين
الآن بعد أن عرفت سبب أهمية إعداد الموظف وما الذي يجب تجنبه ، من أين تبدأ؟ فيما يلي بعض النصائح السريعة حول ما يجب تضمينه في برنامج تأهيل الموظفين لديك.
- جميع الخدمات اللوجستية:نعم ، كل الأشياء المملة ، من توقيع المستندات إلى مراجعة إعداد الكمبيوتر الجديد. لا تأخذ هذا الجزء باستخفاف - سيكون لدى الموظفين الجدد الكثير من الأسئلة ، لذا خذ الوقت الكافي للإجابة عليها بتمعن.
- نظرة عامة على المزايا:من فضلك ، لا ترسل بريدًا إلكترونيًا عبر حزمة مزايا وتسميها يوميًا. امنح الموظفين الجدد نظرة عامة جذابة على ما تقدمه شركتك ، سواء كان ذلك عبر مكالمة هاتفية أو أثناء توجيه توظيف جديد شخصيًا.
- رحب بهم في يومهم الأول:يجب أن يذهب هذا دون أن يقول ، ولكن لا تترك موظفًا جديدًا في الظلام في يومه الأول. رحب بهم ، وأجب عن الأسئلة ، وإذا استطعت ، امنحهم هدية ترحيبية ، مثل قميص ذي علامة تجارية.
- عرّفهم على الفريق:حدد مكالمات ترحيب مع كل فرد في فريق الموظف الجديد ، وخاصة مدير التوظيف (الذي ربما يمكنه المساعدة في هذا الجزء). للحصول على نقاط إضافية ، قم بجدولة أو تشجيع اللقاءات مع زملاء العمل خارج فريقهم.
- عيّن مرشدًا من الأقران:لا شيء أسوأ من البحث عن شخص ما لتناول الغداء معه في أول يوم لك في المكتب. نعم ، هناك دائمًا مديرك ، ولكن قد لا يشعر الموظف الجديد بالراحة في التواصل معه حتى الآن. قم بتعيين زميل يمكنه أن يصبح صديق عمل تلقائي ، على الأقل في الأسابيع القليلة الأولى.
- أنشئ خطة تسجيل وصول لمدة 30 و 60 و 90 يومًا:هذه هي أفضل طريقة لضمان قدرتك على معالجة مخاوف الموظف الجديد مبكرًا. بدلاً من الاعتماد عليهم في المجيء إليك ، كن استباقيًا وجدول مواعيد تسجيل الوصول - فهذا سيجعل التواصل المفتوح أسهل بكثير بالنسبة لك ولموظف جديد.
نحن على يقين من وجود العشرات من الأشياء الأخرى التي يمكنك تضمينها في عملية إعداد الموظف الجديد. كل شركة فريدة من نوعها ، والتأهيل هو مكان رائع لإظهار ذلك. تخصيص العملية الخاصة بك وتحديد الأولويات لكل موظف جديد. لا تنس طلب التعليقات حتى تتمكن من تحسينها باستمرار!
6 خطوات لعملية إعداد موظف جديد ناجحة
شاركنا بعض الأفكار حول ما يجب تضمينه في عملية الإعداد الخاصة بك. دعنا الآن نناقش الخطوات الدقيقة التي يمكنك اتخاذها لضمان تجربة رائعة للموظفين - وانطباع أول رائع.
1. الافراج عن خطاب عرض العمل الخاص بهم
يبدأ فهم الموظف لكيفية معاملتهم كموظف عندما يتلقون - ويوقعون - خطاب العرض الخاص بهم. هذا وقت رائع لشرح أي شيء يحتاجون إلى معرفته قبل التوقيع ، مثل التعويض ومكافآت تسجيل الدخول وخيارات الأسهم واتفاقيات السرية.
أكد تاريخ البدء معهم وعزز مدى سعادتك بانضمامهم إلى الفريق. تأكد من وجود خطة لتسليمهم من التوظيف إلى الموارد البشرية.
2. استعد قبل اليوم الأول
يجب أن يكون لدى الموظفين الجدد دائمًا نقطة اتصال مع الشركة. بعد التوقيع على عرضهم بشأن اكتساب المواهب ، يجب أن يعرفوا من في فريق الموارد البشرية للاتصال بأي أسئلة. إليك الأشياء الأخرى التي يجب تحضيرها قبل اليوم الأول:
- ضع في اعتبارك معالجة أوراق الاستئجار الجديدة قبل اليوم الأول حتى تتحرك الأمور بشكل أسرع
- قدم قائمة تحقق الإعداد لما سيحتاجون إليه على الفور (على سبيل المثال ، عنوان البريد الإلكتروني للشركة ، أو الكمبيوتر ، أو دليل الموظف ، وما إلى ذلك).
- قم بإعداد بوابة تأجير جديدة بأسماء زملاء العمل الرئيسيين ، ومعلومات الاتصال ، ومعلومات حول ما يجب ارتداؤه أو إحضاره في اليوم الأول ، وما إلى ذلك.
- قم بإعداد بريد إلكتروني ترحيبي منك وتذكير فريقهم الجديد بفعل الشيء نفسه
- أرسل لهم جدول الإعداد الخاص بهم مسبقًا حتى يعرفوا متى سيعقدون اجتماعات أو التزامات مهمة أخرى
3. أتمنى لك يومًا أول رائعًا
ستحتاج إلى استخدام اليوم الأول لموظفك لإخباره بما يمكن توقعه في الشهر الأول. فكر فيما تريد أن يعرفه شخص ما ويفكر فيه ويشعر به في هذا اليوم الأول في العمل. إذا كان هذا هو اليوم الوحيد الذي يقضونه مع شركتك ، فماذا تريد منهم أن يأخذوه منها؟
4. تعيين تعيين جديد "كامل"
هل تعتقد أن موظفيك عملاء؟ تقول جيجي ساكا إن رحلة الموظف تعكس من نواحٍ عديدة رحلة العميل. الهدف النهائي هو أن يكون لديك شخص راضٍ عن اختياره للاستثمار في شركتك - ولكن بدلاً من حمله على الشراء ، فإنك تجعله "يشتري".
تعمل ساكا مع فريق تصميم البرنامج والمحتوى ، مما يوفر نفس الفروق الدقيقة والتفكير في إعداد الموظف الذي تجلبه BetterUp إلى النمو الشخصي. إنها تستخدم الرؤى من بحثنا حول كيفية تعلم الأشخاص والتقدم في حياتهم المهنية ، وإضفاء الحيوية عليها بتوجيه ودعم Mekayla Castro ، رئيس تصميم تجربة التعلم في BetterUp.
5. سلمهم إلى مديرهم
بمجرد خروجهم من عملية الإعداد الرسمية ، سيكونون في أدوارهم الجديدة بدوام كامل و (على الأرجح) حريصون على البدء في المساهمة. لا تنس هذه المهام المهمة:
- تأكد من أن محترفي الموارد البشرية الذين يديرون الإعداد لديهم خطة لربط الموظفين الجدد بفريقهم
- إذا كنت تستخدم أي نوع من برامج إعداد الموظفين أو أدوات تسجيل الوصول ، فتأكد من أنهم متصلون بفرقهم حتى لا يفلت أي شيء من الثغرات.
- تواصل مع مديرهم الجديد للتأكد من أن لديهم فرصة للقاء الموظف الجديد على انفراد وأن يكون لديهم كل ما يحتاجون إليه لأداء وظائفهم.
6. هيئ الطريق للنمو طويل المدى
لا يتوقف الدعم بمجرد أن يكون الموظف الجديد في دوره وخرج من التدريب. من المهم توفير طرق متعددة لهم للتواصل وتلقي الدعم من الموارد البشرية والإدارة والفرق الأخرى. الموظفون الأكثر نجاحًا هم أولئك الذين يستطيعون العمل مع قادتهم وزملائهم ، والعمل عبر الوظائف بنفس السهولة.
يستفيد أعضاء BetterUp الذين يمكنهم الوصول إلى مدربيهم من خلال هذه العملية من نقطة اتصال إضافية ، مما يسهل الانتقال من موظف جديد إلى قائد متمرس. يبني التدريب الوعي الذاتي ويوفر ملاحظات متسقة ، مما يزيد من احتمالية قيام الموظفين بالتفكير النقدي اللازم للتنقل في المحادثات الصعبة وتطوير المهارات اللازمة للنجاح.
الخلاصة:الانطباعات الأولى تدوم
تبدأ عملية الإعداد الخاصة بك قبل أن يسير موظفك في الباب. عملية المقابلة هي مغازلة ، وكلا الطرفين على أفضل سلوك. ولكن بمجرد توقيع الخطاب ، قدم كل طرف وعدًا لبعضه البعض. تُعد عملية إعداد موظفك هي فرصتك الأولى للوفاء بهذا الوعد.
عندما يكون فريقك في حاجة وتحتاجهم بالأمس ، قد يكون من الصعب تأجيل مساهمات الموظف الجديد الخاص بك من أجل الانضمام. ومع ذلك ، فإن الأمر يتعلق بالسير البطيء في وقت لاحق. الطريقة التي تقوم بها بإعدادهم ، من اليوم الأول حتى السنة الأولى ، تحدث فرقًا في نجاحهم على المدى الطويل في شركتك. افعلها جيدًا ، وسوف تستفيد كلاكما.
