يستخدم كل فريق اليوم - سواء عن بعد أو في المكتب أو مختلط - شكلاً من أشكال الاتصال غير المتزامن. إنها ضرورة. ولكن هناك المزيد من الاتصالات غير المتزامنة أكثر مما تراه العين.
ليس هناك طريقة للالتفاف حولها. مع زيادة حجم الفرق وزيادة تنوعها الجغرافي وزيادة تعقيد المشاريع ، يصبح البقاء في حالة التزامن أمرًا صعبًا. الأدوات التي تسمح للأشخاص بالبقاء على اتصال أثناء العمل بشكل مستقل دون الدخول في محادثة مباشرة أو اجتماع هي الطريقة الوحيدة للمواكبة. تحتاج الفرق إلى أكثر من قناة اتصال واحدة تحت تصرفها للتحرك بسرعة والبقاء رشيقة.
أكثر من مجرد ضرورة للفرق البعيدة ، فإن أدوات الاتصال غير المتزامن تفتح أيضًا الباب أمام مزايا حقيقية بغض النظر عن ترتيب العمل لدينا.
غالبًا ما تحتوي الأنظمة الأساسية غير المتزامنة على أدوات تعاون مضمنة ، تعمل على تبسيط الاتصال لجميع أنواع الفرق. ولا تتوقف الفائدة عند زيادة الإنتاجية. عند الاستخدام المدروس ، تتيح زيادة الراحة مع الاتصال غير المتزامن لمديري الأفراد والفرق إعادة التفكير في طريقة عملهم وتعاونهم أيضًا.
مع استمرار تغير عالم العمل وتطويره ، يمكن أن يساعد الاتصال غير المتزامن جميع أنواع الأشخاص على المشاركة في بيئة أكثر مرونة. لقد كان مفيدًا بشكل خاص للآباء العاملين والموظفين العصبيين والفرق الموزعة. هناك أيضًا احتمال أن يكون للأدوات غير المتزامنة دور مهم تلعبه في معالجة أزمة الاتصال التي يجد العديد من العمال أنفسهم فيها الآن.
تعرف على وقت وكيفية استخدام الاتصال غير المتزامن ، والتأثير الذي يمكن أن يحدثه على فريقك ، وكيفية تنفيذه.
ما هو الاتصال غير المتزامن؟
اعتمدت أماكن العمل التقليدية بشكل كبير على الاتصال المتزامن —يجب أن يتواجد الأشخاص معًا في نفس المكان أو على الأقل في نفس الوقت. يتضمن الاتصال المتزامن الدعائم الأساسية للحياة المكتبية مثل الاجتماعات والدورات التدريبية الحية والمكالمات الجماعية.
يتضمن أيضًا خيارات أقل رسمية. بعضها ، مثل الدردشة غير الرسمية في الردهة أو المناقشة السريعة حول السبورة ، مناسبة بشكل خاص لبيئات العمل الشخصية ، لكن المكالمات الهاتفية السريعة 1:1 هي شكل آخر شائع من أشكال الاتصال المتزامن.
ما هو الاتصال غير المتزامن؟
الاتصال غير المتزامن هو أي طريقة اتصال لا تتطلب ذهابًا وإيابًا في الوقت الفعلي. يتلقى الأشخاص تعليقات أو صورًا أو رسائل من الآخرين ويقومون بمعالجتها وفقًا لجدولهم الزمني الخاص ، وترك الرسائل لبعضهم البعض والرد عندما يكون ذلك منطقيًا بالنسبة لهم.
في مدونة Remote blog ، يلخص بريستون ويكرشام الاتصال غير المتزامن بالقول:"العمل غير المتزامن هو مفهوم بسيط:افعل قدر المستطاع بما لديك ، ووثق كل شيء ، وانقل ملكية المشروع إلى الشخص التالي ، ثم ابدأ العمل على شيء ما آخر. "
بالنسبة للكثيرين منا ، يعد البريد الإلكتروني هو الشكل الأساسي للاتصال الذي نستخدمه بشكل غير متزامن. ومع ذلك ، تم تصميم العديد من أدوات إدارة الرسائل والمشاريع للعمل بشكل غير متزامن. وتشمل هذه المنصات مثل Slack و Asana و Trello و Loom.
هناك العديد من الاستخدامات لأدوات الاتصال غير المتزامن. يمكن استخدامها في العصف الذهني أو مهام سير العمل أو العاملين عن بُعد في مناطق زمنية مختلفة أو التعاون أو العمل العميق. في أي وقت لا تكون الاستجابة الفورية ضرورية ، يمكن لأداة غير متزامنة أن تفي بالغرض.
الاتصال غير المتزامن مقابل الاتصال المتزامن
بشكل عام ، أي اتصال يحدث وجهًا لوجه يكون متزامنًا. يتضمن ذلك الأنظمة الأساسية الافتراضية ، مثل Zoom أو Google Meet أو حتى مكالمة هاتفية جيدة الطراز.
يمكن أن يكون أيضًا مستندًا إلى النص ، مثل المراسلة الفورية أو التعليق المباشر على موجز فيديو. أي شيء في الوقت الحالي يتميز بالاتصال في الوقت الفعلي ويقدم ملاحظات فورية يكون متزامنًا. لا يعني التزامن بالضرورة أنه تفاعلي أو أنه يقدم ملاحظات. فكر في اجتماع أو جلسة مؤتمر كبيرة في قاعة احتفالات فندق أو أي تنسيق يعتمد على "حكيم على المسرح".
من ناحية أخرى ، لا يلزم حدوث الاتصال غير المتزامن في الوقت الفعلي. غالبًا ما يتم ذلك من خلال البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو باستخدام أدوات المراسلة مثل Slack. لكي تكون مختزلاً قليلاً ، ما تفعله هو ترك رسائل لشخص أو مجموعة أخرى. يمكن لهذا الطرف تسجيل الوصول بالسرعة التي تناسبه والرد على تعليقك أو سؤالك.
فوائد الاتصال غير المتزامن
- يمكنه تحسين الكفاءة والإنتاجية
- ليس من الضروري أن يكون الأشخاص في نفس المكان في نفس الوقت
- يمكن للأشخاص العمل وفقًا لجدولهم الزمني الخاص
- يمكن أن يساعد في تقليل الانحرافات ويدعم الممارسات مثل حظر الوقت
- يساعد في تحسين التوازن بين العمل والحياة
- يساعد في تقليل إجهاد الاجتماعات وتقليل الإرهاق
- جودة أعلى للسجلات والملاحظات ومشاركة المعلومات
- يشجع على أشكال مختلفة من المشاركة التي قد تكون أكثر شمولاً لأنواع الشخصيات المختلفة والموظفين المختلفين ، بالإضافة إلى الأشخاص عبر المناطق الزمنية ومقدمي الرعاية العاملين
وقت الاستجابة عامل رئيسي يجب أخذه في الاعتبار عند اختيار نوع الاتصال الذي يجب استخدامه. ومع ذلك ، فهو ليس الشيء الوحيد الذي يجب أخذه في الاعتبار. إليك بعض الاعتبارات لاختيار كيفية الاتصال بفريقك:
متى يجب استخدام الاتصال غير المتزامن
1. فروق التوقيت
في بعض الأحيان ، ستحتاج إلى التواصل مع شخص غير متاح في نفس الوقت الذي تكون فيه. قد يكون هذا بسبب أنك تعمل عبر مناطق زمنية ، أو تراسل شخصًا ما على PTO ، أو لديك نوع زمني مختلف. الاتصال غير المتزامن هو المفتاح لجعل الاختراقات الإنتاجية مثل حظر الوقت تعمل بشكل جيد.
2. الوثائق المطلوبة
Async هو السبيل للذهاب إذا كنت ترغب في الحصول على سجل مكتوب للمحادثة. تنشئ رسائل البريد الإلكتروني وقنوات Slack سجلاً لاتصالاتك بشكل طبيعي. العديد من هذه الأدوات قابلة للبحث ، مما يسهل عليك الرجوع والعثور على ما كنت تتحدث عنه.
3. فيض المعلومات
هل تحتاج إلى نقل الكثير من المعلومات أو التفاصيل؟ لا أستطيع عمومًا استيعاب كل ما أسمعه في وقت واحد - ولا يستطيع معظم الناس أيضًا استيعاب ذلك. تشير الأبحاث إلى أن الناس ، في المتوسط ، يمتصون فقط جزءًا بسيطًا مما يسمعونه. إن توفير المعلومات بطريقة تمكنهم من استيعابها بأنفسهم يزيد من احتمالية الاحتفاظ بها واعتمادها.
4. تجنب التضليل
تتطلب الأنظمة الأساسية غير المتزامنة بالضرورة تهجئة كل شيء ، حيث لا يمكنك الرد في الوقت الفعلي. لكن الفائدة من ذلك هي القدرة على توفير معلومات إضافية. يمكنك إضافة روابط ومخططات وأدوات أخرى لتوضيح رسالتك.
5. أنت بحاجة إلى وقت للتفكير
إنه لأمر مثير للإعجاب أن تكون قادرًا على التحدث بصوت عالٍ ، ولكن معظم الناس يحتاجون إلى دقيقة أو نحو ذلك لمعالجة وصياغة الرد. يمنح نقل المحادثات إلى تنسيق غير متزامن الأشخاص فرصة للمعالجة والرد بشكل بناء.
متى تستخدم الاتصال المتزامن
1. حساس للوقت
إذا كنت بحاجة إلى ملاحظات فورية ، أو توجيه ، أو تعاون في الوقت الفعلي ، فمن المنطقي أن تعمل بشكل متزامن. في كثير من الأحيان ، يحدث العمل بشكل أسرع إذا كان الجميع متاحًا وركز عليه في نفس الوقت.
2. يحتاج إلى لمسة شخصية
تتمثل إحدى سلبيات الرسائل غير المتزامنة في أنها غالبًا ما تزيل الفروق الدقيقة مثل لغة الجسد ونبرة الصوت. من الأفضل التعامل مع المحادثات الصعبة أو الحساسة شخصيًا أو من خلال مؤتمرات الفيديو.
3. لا تحتاج إلى ملاحظات
هذا لا يعني أنه لا يمكنك الحصول على ملاحظات رائعة من محادثة متزامنة. ومع ذلك ، في الكثير من الاجتماعات التي تحدث في الوقت الفعلي ، يطرح الأشخاص الكثير من الأفكار الرائعة وليس لديهم سجل لها بعد ذلك.
إذا كان لديك حارس معين للملاحظات ، فغالبًا ما يتعذر عليهم المشاركة بشكل كامل في المحادثة. ولكن إذا لم تكن بحاجة إلى الكثير من الملاحظات ، فغالبًا ما تكون المكالمات المتزامنة أكثر شخصية وتفاعلية.
كيف يؤثر الاتصال غير المتزامن على الصحة العقلية
بالنسبة للكثيرين منا ، يمكن أن يشعر الاتصال المستمر بأنه شر لا بد منه. لقد اعتدنا على التواجد طوال الوقت لدرجة أن فكرة فصل الطاقة يمكن أن تكون شاقة. ولكن إذا تمكنا من تعلم كيفية قطع الاتصال بطريقة لم نشعر أننا فقدناها ، فسيؤدي ذلك إلى أرباح ضخمة. ستؤثر الفوائد على إنتاجيتنا ورفاهيتنا - والتي ترتبط ارتباطًا جوهريًا.
قد يكون الاتصال غير المتزامن هو المفتاح. بالنسبة لبعض الأشخاص الذين يعانون من حالات صحية عقلية مثل الاكتئاب أو القلق ، قد يعفيهم هذا الارتباط من الشعور وكأنهم دائمًا يجب أن يكونوا مستعدين للاستجابة. يمكن لهؤلاء الأفراد التركيز على رفاهيتهم أولاً ، والرد عندما يكون من المنطقي بالنسبة لهم الرد.
تكافح فرق Async أيضًا بشكل أقل ضد ثقافة الحاضر. عندما نتخلى عن توقع الاستجابة الفورية ، لا يبدو أن الابتعاد عن المكتب أمر كبير. سواء كان ذلك لأخذ استراحة لمدة 15 دقيقة ، أو تناول وجبة خفيفة ، أو زيارة الطبيب ، أو تسلق جبل كليمنجارو ، يمكن للناس إحضار أنفسهم بالكامل إلى العمل. وأحيانًا ، يعني ذلك عدم الحضور إلى العمل - أو على الأقل عدم الحضور باستمرار .
لجعل الاتصال غير المتزامن يعمل ، هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار. إليك كيفية تنفيذ العمل الجماعي غير المتزامن وتحقيق أقصى استفادة منه بنجاح:
أفضل الممارسات لتنفيذ الاتصال غير المتزامن
1. اعتنق "إيقاف التشغيل دائمًا"
جوهر الاتصال غير المتزامن هو أنه لا يتوقع أن يعمل أي شخص في أي وقت. إذا كان أحد الأطراف يتوقع استجابة شبه فورية ، فسيؤدي ذلك إلى الكثير من الإحباط وانعدام الثقة.
احتضن فكرة أن الناس من المحتمل ألا يستجيبوا على الفور. قد يضع فريقك ومؤسستك توقعات حول ما إذا كان عدم التزامن يعني عدم حدوثه في نفس الساعة أو حتى عدمه في نفس اليوم. عدم الاستجابة على الفور لا يشير إلى نقص الالتزام أو الاحتراف.
امنح الآخرين (ونفسك) الحرية في السماح للرسائل بالانتظار حتى يصبح الرد عليها منطقيًا. في الوقت نفسه ، ضع في اعتبارك معايير مؤسستك وحاجة زملائك في الفريق إلى المعلومات. من الأفضل أن تكون صريحًا بشأن أوقات الاستجابة المتوقعة واختيار شكل الاتصال المناسب للحاجة للسماح للعمل بالمضي قدمًا بفعالية.
2. كن واضحًا ومختصرًا
عند كتابة الرسائل في مساحات عمل الفريق ، أعط الأولوية للوضوح. تعد الأنظمة الأساسية غير المتزامنة بطبيعتها ثقافات ذات سياق منخفض - مما يعني أنك ستحتاج إلى أن تكون مباشرًا وصريحًا في رسائلك.
اكتب ما تحتاجه أو تريده ، وكن محددًا بشأن المواعيد النهائية أو التواريخ. أضف روابط ومخططات وخطوات تالية حتى يعرف الأشخاص كيف يجب عليهم الاستجابة - ومتى.
3. استخدم أكثر من نص
هناك العديد من الطرق للتواصل ، والعديد من المنصات لديها طرق للتواصل تتجاوز النص. انسَ ما تعلمته عن "التواصل المهني" وزد محادثاتك باستخدام الرموز التعبيرية وردود الفعل وصور GIF.
نعم ، بجدية.
القليل من الفكاهة في العمل يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً. عندما نرسل رسائل ، نفقد الكثير من الفروق الدقيقة في الاجتماع وجهًا لوجه. يمكن أن يؤدي استخدام الرموز التعبيرية وملفات GIF والميمات إلى تخفيف بعض قسوة النص. يمكنهم إضافة شخصية إلى التواصل الجماعي والمساهمة بشكل إيجابي في ثقافة الفريق. تتيح لك أدوات مثل Slack أيضًا استيراد الرموز التعبيرية المخصصة ، بحيث يمكنك إنشاء النكات الداخلية الخاصة بك أو أزرار التفاعل.
بالإضافة إلى ذلك ، استخدم الحالات ورسائل خارج المكتب والاستجابة التلقائية لإعلام الأشخاص عندما تكون متاحًا أو عندما يتوقعون ردًا.
4. اختر الأداة الصحيحة
ليست كل الأدوات غير المتزامنة مبنية بنفس الطريقة. من الضروري اختيار الأداة المصممة لإنجاز ما تحتاج إلى القيام به. إليك بعض الأدوات الأكثر شيوعًا وكيفية استخدامها لفريقك:
أدوات الاتصال غير المتزامن
أسانا
Asana عبارة عن نظام أساسي لإدارة المشاريع حيث يمكنك تعيين مواعيد نهائية ومهام محددة لأعضاء الفريق. يجعل من السهل رؤية وتتبع حالة مشاريع متعددة في وقت واحد.
ملتقى
Confluence هو نظام إدارة محتوى للموارد الداخلية. إنه مشابه لـ Wikipedia ، من حيث أنه يمكن تعديله بواسطة أي شخص في الفريق لديه حق الوصول. باستخدام مواقع الويكي ، يمكن لعدة مستخدمين المساهمة في مستند واحد ، ثم نشره كمرجع لبقية المؤسسة.
Google Drive
يعد Google Workspace خيارًا شائعًا للعمل عن بُعد لأنه يوفر مجموعة كاملة من برامج التعاون. يمكن للمستخدمين العمل معًا في جداول البيانات أو مستندات Google أو العروض التقديمية أو الاحتفاظ بالأصول في مساحة Drive مشتركة. يوفر Google Meet أيضًا خيارات لاجتماعات الفيديو.
كواحد من أكثر الحلول المستندة إلى السحابة استخدامًا ، فإنه يضم عددًا كبيرًا من عمليات الدمج لزيادة مجموعة الميزات الرائعة بالفعل.
جيرا
تم تصميم Jira في الأصل كأداة لإدارة المشكلات ، مما يساعد الفرق على تتبع الأخطاء وأخطاء قابلية الاستخدام. الآن ، توسعت Jira لتشمل إدارة المشروع ، مما يجعلها خيارًا مفيدًا للفرق لإدارة الجهود الداخلية والخارجية.
تلوح في الأفق
Loom هي منصة فيديو غير متزامنة ، تشبه Marco Polo. باستخدام Loom ، يمكنك تسجيل شاشتك أو عرضك التقديمي أو رسالتك أو التعليق الصوتي لمشاركتها مع الآخرين في فريقك. على سبيل المثال ، يقوم أحد زملاء العمل بشكل متكرر بإنشاء نول لتوضيح كيفية القيام بأشياء مثل إنشاء عبارات الحث على اتخاذ إجراء أو سحب المقاييس على منصة التسويق HubSpot. يمكن لزملائها مراجعة تعليماتها الممتازة عدة مرات ولا يتعين عليها قضاء وقت ثمين لتقديم نفس التدريب في كل مرة يواجه فيها شخص جديد المشكلة.
تريلو
Trello هي أداة لإدارة المشاريع تنظم المشاريع الكبيرة في لوحات. إنه مشابه لـ Asana ، ولكن من واقع خبرتي ، فهو مناسب بشكل أفضل للأشخاص الذين يفكرون بصريًا.
سلاك
قد يحمل Slack لقب البطولة الحالي لمنصة المراسلة الأكثر استخدامًا. يمكن للفرق الصغيرة أو الشركات بأكملها إرسال الاتصالات من خلال مساحة عمل مشتركة. يمكن تنظيمها في قنوات وخيوط ومجموعات. يدعم Slack عمليات التكامل مع العديد من الأنظمة الأساسية الشائعة الأخرى وهو الخيار الأول للعديد من أماكن العمل البعيدة والمختلطة.
5. خذ وقتًا لفصل
أحد أكبر التحديات التي يواجهها العمال عن بُعد هو تعلم كيفية وضع حدود حول العمل. على وجه الخصوص ، قد يشعر الأشخاص الذين يأتون من العمل في الشركة بالضغط للاستجابة على الفور.
خذ وقتًا بعيدًا عن شاشتك وبعيدًا عن الاتصال - من الناحية المثالية ، كل ساعة على الأقل. حدد "وقت التركيز" حتى تتمكن من العمل دون انقطاع. ووضع حدود حول ساعات العمل وغير ساعات العمل. يمكنك تعيين هذه الأدوات لإيقاف الإشعارات مؤقتًا في نهاية يوم العمل تلقائيًا.
الأفكار النهائية
إذا تعلمنا أي شيء من هذا الوباء ، فهو أن الناس يقدرون الاستقلالية والمرونة في طريقة عملهم. يعني الاتصال غير المتزامن أن الموظفين يتمتعون بمزيد من الحرية في معالجة المعلومات والاستجابة في وقتهم الخاص. هذا يؤتي ثماره في تقليل التوتر ، وتحسين التوازن بين العمل والحياة ، وتحسين الإنتاجية. من المفيد إجراء التغيير.
