التواصل والتواصل والتواصل. نعلم جميعًا أنه أمر مهم ، ولكن تطوير مهارات الاتصال وتنفيذها في العمل قد يمثل تحديًا. كما أن ظهور العمل عن بعد والهجين لم يجعل الأمر أسهل أيضًا.
ومع ذلك ، يمكن أن يكون التواصل الفعال في العمل تحويليًا للأفراد والفرق والشركات. نحن هنا لنوضح لك سبب أهمية التواصل في مكان العمل وكيفية البدء في بناء مهارات الاتصال الخاصة بك وفريقك اليوم.
لماذا الاتصال الفعال مهم في مكان العمل؟
يعد التواصل في مكان العمل أمرًا مهمًا لأنه يعزز معنويات الموظفين ومشاركتهم وإنتاجيتهم ورضاهم. التواصل هو أيضًا مفتاح لتحسين التعاون الجماعي والتعاون. في النهاية ، يساعد الاتصال الفعال في مكان العمل على تحقيق نتائج أفضل للأفراد والفرق والمؤسسات.
لأخذ خطوة إلى الأمام ، وتحديداً كمدير ، فإن بناء مهارات تواصل جيدة له فوائد عميقة قصيرة وطويلة الأجل لمؤسستك. يستطيع المتصل الفعال تحفيز فريقه على إنجاز المزيد مع نتائج أفضل وتقليل سوء التفاهم. ومن لا يريد تقليل سوء الفهم؟
كل هذه الأشياء يمكن أن تساهم في نجاح الشركة - وفي نجاحك الشخصي كقائد.
7 أنواع شائعة من الاتصالات في مكان العمل
ليست كل اتصالات العمل متساوية. لقد مررنا جميعًا بتجربة الجلوس في اجتماع طويل ممل مع فكرة ، "كان ينبغي أن يكون هذا بريدًا إلكترونيًا."
تعد قنوات الاتصال المختلفة مثالية لأنواع الاتصال المختلفة. اعتمادًا على نوع المعلومات التي يتم نقلها ، يمكن لهذه القنوات المختلفة أن تعزز - أو تنتقص - من كيفية تلقيها. سيطور المتصل الفعال مهارات وأدوات مختلفة لتلائم نوع الاتصال المطلوب.
1. اتصالات القيادة
غالبًا ما يسلم القادة اتصالات أحادية الاتجاه لفرقهم. قد يكون الهدف هو الإعلام أو التحديث ، مثل مذكرة حول سياسة شركة جديدة أو تغيير في الاتجاه. غالبًا ما يتواصل القادة أيضًا لإقناع وتشجيع وإلهام الالتزام. غالبًا ما يتواصلون من خلال القصص أكثر من البيانات.
2. الاتصال التصاعدي
غالبًا ما يتعين على المديرين (وأعضاء الفريق) التواصل مع مديريهم ومع القادة الآخرين الذين ليسوا في التسلسل القيادي المباشر. قد تأخذ شكل مذكرات / رسائل بريد إلكتروني ، أو تقارير ، أو خانة في اجتماع دائم. بغض النظر عن الشكل ، يجب اعتبار هذه الأنواع من الاتصالات أكثر رسمية.
3. التحديثات
نظرًا لأنها مختصرة بطبيعتها ، غالبًا ما تكون التحديثات أقل من كونها نوعًا من التواصل القوي. استخدم متتبعًا مرئيًا أو لوحة تحكم لتحمل العبء ، واحفظ تعليقك الشفهي أو الكتابي لجذب انتباه الجمهور إلى ما هو أكثر أهمية - عادةً ، ما يتطلب اتخاذ إجراء أو مزيد من المشاركة منهم. قد يشمل ذلك المفاجآت والعقبات والمخاطر المحتملة ، بالإضافة إلى المكاسب.
4. العروض التقديمية
تميل أحداث الاتصال الرسمية هذه إلى تلقي نصيب الأسد من الاهتمام ، لسبب وجيه. العروض التقديمية هي أدوات اتصال تستهدف عادةً جمهورًا أكبر مع مخاطر أعلى. لديهم أهداف مثل الإعلام والتأثير والإقناع. بالإضافة إلى ذلك ، يخشى الكثير من الناس التحدث أمام الجمهور ، وبفضل TED والمسلسلات الأخرى ، لدينا توقعات عالية للترفيه وكذلك البصيرة.
5. الاجتماعات
الاجتماعات ، سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، هي جزء مهم من استراتيجية الاتصال الداخلي في مكان العمل. إنها أيضًا أحد أنواع التواصل الأقل فهماً والأكثر استخدامًا. تعمل الاجتماعات الفعالة على بناء التآزر بين الفرق وتوصيل المعلومات بسرعة التي من المحتمل أن يساء فهمها في تنسيق آخر (مثل البريد الإلكتروني). تكون أفضل الاجتماعات تعاونية للغاية وتترك المشاركين يشعرون بالحيوية وليس الإرهاق.
6. اتصالات العملاء
يمكن للتواصل مع العملاء تشغيل السلسلة الكاملة التي تمت مناقشتها أعلاه ، من المرة الواحدة إلى المقابلة وجهًا لوجه ، أو الافتراضية ، أو المنطوقة ، أو المكتوبة ، ومن الرسمية إلى المخصصة. بشكل عام ، تتضاعف جميع اعتبارات التواصل بين الموظفين للعملاء. كن متعمدًا وخطط لرسائلك لتوفير ما يحتاجه عميلك بالطريقة التي يفضلها ، وخلق انطباع إيجابي للشركة والمنتج.
7. التفاعلات غير الرسمية
تشمل الاتصالات غير الرسمية رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات التي تشارك فيها طوال اليوم:تقديم الطلبات ، وطلب المعلومات ، والاستجابة للطلبات ، وتقديم أو تلقي الدعم والتوجيه. بالإضافة إلى دفع عمل المنظمة إلى الأمام ، فإن هذه الاتصالات غير الرسمية لها أهداف ثانوية تتمثل في تكوين الروابط الاجتماعية ، وبناء الثقافة ، وتأسيس الثقة ، وإيجاد أرضية مشتركة.
عندما يشارك الموظفون بشكل مباشر في منتجات ومبادرات العمل ، فإن ذلك يساعد على تعزيز الشعور بالملكية في مستقبل الشركة. كما أنها تجعلهم يرغبون في العمل على تحسين أشياء مثل ربحية الشركة ورضا العملاء والعلامة التجارية.
دعنا نلقي نظرة على بعض الطرق التي يتدرج فيها بناء مهارات الاتصال عبر مؤسستك - وتؤثر بشكل مباشر على النتيجة النهائية.
1. مشاركة أفضل
يؤدي التواصل الأفضل إلى زيادة مشاركة الموظفين ، وهو مقياس رئيسي لإنتاجية الموظفين والاحتفاظ بهم المحتمل. إنه يعزز أن موظفيك هم المساهمون الرئيسيون والأشخاص الذين تقدرهم الشركة لمهاراتهم وخبراتهم الفريدة. وبعبارة أخرى ، فإن مساهمتهم - ومدخلاتهم - تحدث فرقًا حقًا.
2. رفع المعنويات
يأخذ أعضاء الفريق ذوو الرضا الوظيفي المنخفض وقتًا أطول من العمل ، ويكونون أقل إنتاجية عندما يكونون في المكتب ، وغالبًا ما يؤثرون سلبًا على إنتاجية الموظفين الآخرين عند تواجدهم. ومع ذلك ، عندما يكون لدى الموظف فهم للعمل الذي يتعين عليه القيام به وكيفية ارتباطه بالنجاح العام للفريق ، فإنهم يجلبون المزيد من الطاقة والفخر لعملهم.
3. تحسين الإنتاجية
تساعد تقنيات الاتصال الأفضل الموظفين على فهم أدوارهم بشكل أفضل ، وهذا بدوره يساعد الموظفين على أداء واجباتهم الموكلة إليهم بشكل أفضل. يمكن توفير الموارد والوقت من خلال هذه الأساليب ، وبالتالي إنجاز المزيد من العمل وتقليل التوتر.
4. تمخض منخفض
من ممثلي دعم العملاء إلى كبار الموظفين التقنيين ، الخبرة تساوي القيمة للعملاء والشركة. ولا توجد منظمة تريد إهدار التكاليف الضخمة لتوظيف وتدريب الموظفين الجيدين من خلال جعلهم يغادرون بسرعة. كعامل رئيسي في رضا الموظفين ومشاركتهم ، يضيف التواصل قيمة إلى المنظمة من خلال تقليل معدل دوران الموظفين المهرة والمتمرسين.
5. ولاء أكبر
على المدى الطويل ، يمكن للاحتفاظ بالموظفين لسنوات عديدة أن يضيف قوة إلى الشركة ويؤثر على النتيجة النهائية. تتطلب العديد من الوظائف سنوات من الخبرة قبل أن يتمتع الموظف بالخبرة الكافية لدفع الابتكار وحل المشكلات الحرجة وقيادة الآخرين. كيف يشعر الموظف تجاه الشركة - بناءً على شعوره بأنه يتم معاملته وتقديره كأفراد - يؤثر على مدى ولائه.
6. تعاون أفضل
تستخدم معظم الشركات اليوم تقنيات لا تتطلب أن يكون أعضاء الفريق في نفس الغرفة أو في نفس المبنى أو حتى في نفس البلد. يمثل هذا التحول تحديات اتصال جديدة ، مما يعني أنه يمكن للمديرين تسهيل التعاون من خلال مساعدة المجموعات على التواصل بشكل فعال عند استخدام أحدث التقنيات.
7. تعارض أقل في مكان العمل
تنشأ العديد من النزاعات من سوء الفهم. يمكن أن يخلق التواصل السيئ علاقات سلبية أو حتى بيئات عمل سامة أو معادية. يمكن أن يؤدي بناء تواصل واضح إلى تحسين ثقافة الشركة ومنع سوء التفاهم بين المديرين والموظفين. يتضمن ذلك صقل وتحسين أساليب الاتصال التي تركز على الاستماع للآخرين ، والتعاطف ، والنظر في الاختلافات الفردية.
8. دافع أكبر
وجد علماء النفس أنه ما لم يفهم الناس "سبب" مفهوم ما ، فإنهم سيكونون أقل عرضة لفهمه أو تذكره. الشيء نفسه ينطبق على العديد من جوانب حياة الناس العملية. بصفتك مديرًا ، فإن إحدى مهارات الاتصال الرئيسية هي الاستماع إلى "السبب" والمتابعة بـ "بسبب". سيساعدك هذا النهج في تحفيز الموظفين.
8 طرق لتطوير مهارات الاتصال في العمل
الآن بعد أن فهمت أهمية التواصل الجيد في العمل ، تحتاج إلى معرفة كيفية تطوير تلك المهارات. تذكر:الاتصال الفعال يتعلق بالاستماع الفعال - في حين أنه قد يبدو غير بديهي ، فإن نهج "المستمع أولاً" سيساعدك غالبًا على تنظيم إيصال رسالتك.
إليك 8 نصائح أخرى لتطوير مهارات الاتصال لديك.
1. فكر في الأمر من خلال
هناك العديد من أطر الاتصالات ، ولكن إذا كنت ترغب في تحسين مهارات الاتصال لديك ، فابدأ بالاعتياد على التفكير في الأسئلة الخمسة التالية لأي اتصال تقوم بإنشائه:
- لماذا تتواصل؟
- من هو المستلم أو الجمهور أو المشارك؟
- ما هو هدفك أو هدفك؟
- ماذا تريد أن يفعل المستلم كنتيجة للاتصال؟
- ما هو الشكل الأفضل لتحقيق هدفك؟
إذا كنت تكافح للإجابة على هذه الأسئلة الخمسة ، يجب أن تقضي بعض الوقت الإضافي في التفكير في كيفية ولماذا تتواصل. ثم اختبر فهمك مع زملائك في العمل أو مديرك.
2. امنحها الوقت
خطط لما تريد قوله وراجع اتصالاتك للتأكد من أنها تؤدي المهمة التي تريدها فعلاً. بالنسبة للاتصالات المكتوبة ، هذا يعني على وجه الخصوص:مراجعة ، مراجعة ، مراجعة. تذكر أن التواصل الجيد قد يبدو سهلاً ، ولكنه نادرًا ما يكون كذلك.
3. اجعلها سهلة
دائمًا ما يكون للتواصل في مكان العمل هدف أكبر. الناس مشغولون. لا تجعلهم يعملون بجد لفهم ما تقوله وما تريد منهم أن يفعلوه. حدد هدفك والنقطة الرئيسية من بداية العرض التقديمي أو الاتصال الكتابي حتى يعرف جمهورك إلى أين أنت ذاهب. ثم املأ التفاصيل.
4. بسّط
على الرغم من أنك لا تريد التنازل أو "التعتيم" ، في اتصالات العمل اليومية ، ضع في اعتبارك عدم جعل الطرف الآخر يعمل بصعوبة شديدة بحيث يصعب فهمه. ابحث عن صياغة واضحة وبسيطة لتلخيص وجهة نظرك. كرر ذلك في البداية والوسط والنهاية ، وفكر في استخدام صورة أو استعارة بسيطة لتوضيح وجهة نظرك ولا تُنسى.
5. التجربة والتنويع
اعمل على تطوير تكتيكات مختلفة لاحتياجات التواصل المختلفة. ركز على تجربة جانب واحد من اتصالاتك في كل مرة. على سبيل المثال ، اقضِ أسبوعًا في إيلاء اهتمام إضافي لكيفية هيكلة الاتصالات غير الرسمية. ثم اقضِ أسبوعًا في تجربة هياكل مختلفة للاجتماعات الرسمية أو التحديثات.
6. الممارسة والتفكير
كن متعمدًا بشأن التفكير فيما يسير على ما يرام وما لا يحدث في اتصالاتك اليومية. ربما لم يتم إرسال بريد إلكتروني إلى مديرك بشكل جيد. هل يمكنك أن ترى كيف قد يكون قد أسيء تفسيره؟ ماذا كنت تفعل مختلف في المرة القادمة؟ وبالمثل ، إذا لم تسفر محادثة مع زميل في العمل عن النتائج المتوقعة ، فحاول تحديد ما إذا كنت قد أوصلت ما تحتاج إليه بوضوح.
7. النظر في الحزمة الكاملة
ضع في اعتبارك تسجيل نفسك من خلال عدد قليل من التفاعلات لاكتساب نظرة ثاقبة لما تقوم به الحزمة الكاملة في تفاعلاتك اليومية مع فريقك. هل تقوم بالاتصال بالعين؟ هل تعبيرات وجهك مرتاحة وواثقة أم متوترة؟ كيف هي لغة جسدك؟ هل تترك وقتا للأسئلة والتوضيح؟
8. طلب التعليقات
اطلب من عدد قليل من زملاء العمل الموثوق بهم ومديرك تقييم مهارات الاتصال الخاصة بك. ابدأ بمطالبتهم بتقييم (على سبيل المثال ، على مقياس من 1 إلى 10) تواصلك المكتوب والمنطوق بشكل منفصل. ثم اطرح الأسئلة الثلاثة التالية:
- ما الشيء الوحيد الذي يجب أن أبدأ به للتواصل معك بشكل أفضل؟
- ما الشيء الوحيد الذي يجب أن أتوقف عن فعله في اتصالاتي معك؟
- ما هو المجال أو المهارة التي يجب أن أعمل عليها لتحسين طريقة التواصل في هذه المؤسسة؟
كيفية تحسين الاتصال عند العمل عن بُعد
يعد التواصل الجيد أكثر أهمية للقادة والمديرين أثناء العمل عن بُعد. يمكن أن يساعد القيام بذلك بشكل جيد على بناء الثقة والتواصل مع فريقك وتجنب بعض الإحباطات التي تأتي من سوء التواصل.
فيما يلي بعض المجالات التي يجب مراعاتها لتحسين الاتصال عن بُعد:
1. توضيح التوقعات
اذكر التوقعات مقدمًا وكررها في نهاية الاتصال. والأفضل من ذلك ، اطلب من الشخص الآخر أن يعيد صياغة فهمه لتوقعاتك.
2. الانخراط في تدفق ثنائي الاتجاه
يمكن أن يسهّل كونك بعيدًا على الموظفين التحقق وفك الارتباط. كن متعمدًا ومبدعًا بشأن إعطاء الآخرين دورًا في التواصل. اطرح الأسئلة ، واستخدم أدوات الاقتراع والتصنيف ، واطلب الردود في شكل رموز تعبيرية ، أو صور متحركة ، أو واصفات من كلمة واحدة.
3. تذكر قوة الشخصية
يمكن إساءة تفسير الكثير في المساحة المسطحة للنص بدون إشارات إضافية مثل نبرة الصوت وتعبيرات الوجه. لا تقم بالتخلف عن طريق التواصل فقط من خلال الرسائل النصية أو الدردشة. يمكن لمكالمة Zoom المصممة جيدًا أو الاجتماع الشخصي إنشاء اتصال أفضل وفهم مشترك ، مما يمنح الآخرين فرصة لإظهار مناطق المحاذاة الخاطئة.
4. التركيز على الجودة
قد يشعر الناس بالحماية من وقتهم عند العمل عن بُعد ، لذا تأكد من أن الأحداث الحية مدروسة جيدًا. أرسل جداول الأعمال أو أهداف الاجتماع أو قراءة الخلفية في وقت مبكر لمساعدة الأشخاص على الاستعداد لإجراء محادثات مثمرة.
5. إنشاء مساحة غير رسمية
يُعد افتراض النوايا الحسنة وثقافة المشاركة أساسًا للتواصل اليومي الفعال في العمل. ومع ذلك ، من الصعب بناءها وصيانتها بدون فرص للتفاعل العرضي مثل ساعات العمل السعيدة أو قنوات Slack التي لا تعمل.
6. تظهر أنك مهتم
لا يتعين عليك قضاء الكثير من الوقت في التحقق من الأشخاص والسؤال عن حياتهم الشخصية. ولكن ، الآن أكثر من أي وقت مضى ، من الجدير تذكير نفسك بأن متلقي اتصالاتك هم أناس حقيقيون لديهم تحدياتهم الخاصة ، وإلهاءاتهم ، وآمالهم ، ومخاوفهم. قبل إجراء مكالمة فيديو أو إرسال بريد إلكتروني ، حاول تصوير هذا الشخص على الطرف الآخر.
ابدأ في التواصل بشكل أفضل اليوم
يتصدر التواصل كل عام قائمة المهارات المطلوبة من قبل أصحاب العمل. هناك سبب. التواصل هو ما يجعل علاقاتنا المهنية والشخصية تسير بسلاسة. إنها الطريقة التي نظهر بها الرعاية ، ونحفز التغيير ، وإنجاز الأمور.
هذا سبب كافٍ لتحسين - ومواصلة تحسين - هذه المهارات المهمة. لحسن الحظ ، يمكننا جميعًا تعلم كيفية التواصل بشكل أفضل.
