البحث عن وظيفة عملية شاقة. غالبًا ما يتنافس الكثير من المرشحين الموهوبين على نفس الدور. إذن ، ما الذي يمكن أن يجعلك تبرز من بين الحشود؟
مهارات تنظيمية.
في البداية ، قد تعتقد أن المهارات التنظيمية ليست بهذه الأهمية. بالتأكيد ، من الجيد تنظيم مستنداتك وإلغاء تنظيم مساحة مكتبك. ولكن هل تُحدث المهارات التنظيمية فرقًا حقًا عندما يتعلق الأمر بالوصول إلى إمكاناتك الكاملة؟
في المتوسط ، يقضي الأمريكيون 25٪ من أسبوع عملهم في البحث عن الأشياء التي يحتاجونها لأداء عملهم. فكر في:موارد الشركة والأدلة والوثائق والمعلومات الأخرى. ويقضي 75٪ من الأمريكيين العاملين ساعة واحدة على الأقل يوميًا في البحث عن الموارد التي يحتاجونها لأداء عملهم. هذا ما لا يقل عن 260 ساعة مدفوعة الأجر يقضيها كل موظف في فعل الأشياء الخاطئة كل عام. يحتاج أصحاب العمل إلى موظفين لتنظيم عملهم واتصالاتهم والتخطيط لعمل جماعي قيم.
تعتبر المهارات التنظيمية أكثر أهمية للفرق البعيدة والشركات الكبيرة والقوى العاملة العالمية. غالبًا ما يتعين على الأشخاص العمل في مشاريع بها العديد من الأجزاء المتحركة ، أو التواصل بين المناطق الزمنية. سواء كنت مساهمًا فرديًا أو مديرًا ، فمن المحتمل أن يعتمد زملاؤك في العمل عليك للتواصل وإكمال مهامك في الوقت المحدد.
في BetterUp ، لدينا سلوك عالي التأثير يسمى التنظيم من أجل الفوز. هذا يعني أننا نستخدم عقلية النمو ومهارات حل المشكلات للبقاء منظمين. من خلال القيام بذلك ، نكون في وضع أفضل للوصول إلى أهدافنا ، ونبذل جهدًا أقل لتقديم المزيد ، ونحافظ على اتساق الفرق. تُترجم المهارات التنظيمية إلى إنتاجية وكفاءة وإنجاز المزيد بموارد أقل. وبفضل المهارات التنظيمية القوية ، يمكنك إعداد نفسك للنجاح.
تناقش هذه المقالة المهارات التنظيمية الأساسية التي يريدها كل صاحب عمل وكيف يمكنك استخدامها للتألق في العمل وفي البحث عن وظيفة.
ما هي المهارات التنظيمية؟
المهارات التنظيمية هي مهارات بسيطة تساعدك على إدارة التوقعات ، والبقاء على رأس المهام ، وتحقيق النتائج في الوقت المناسب.
لنفترض أنك تعمل في أربعة مشاريع على مدار ثلاثة أشهر. وأنت تتعاون مع شخص مختلف لكل مشروع من هذه المشاريع. ستساعدك المهارات التنظيمية القوية على تقسيم مساهمتك المتوقعة إلى مهام يمكن إدارتها. ستحدد مواعيد نهائية لهذه المهام ، مع تحديد أولويات المهام العاجلة والمهمة. ستضع أيضًا علامة على المعالم التي تتطلب التواصل والتعاون.
يمكنك استخدام أداة إدارة مشروع ، أو دفتر ملاحظات ، أو حتى تقويم لتنظيم عملك.
تساعدك المهارات التنظيمية على تركيز وقتك وجهدك ومواردك على العمل المهم. تساعد المهارات التنظيمية أيضًا في إبقاء جميع أصحاب المصلحة على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف المشتركة. من خلال القيام بذلك ، فإنك لا تمنع أعضاء الفريق من إحراز تقدم في مخرجاتهم.
أهمية التنظيم الفعال
يساعدك التنظيم الفعال على:
- وفر وقت الشركة (والمال) :تقضي وقتًا أقل في البحث عن الأشياء لأنك تعرف بالفعل مكان العثور عليها. بدلاً من ذلك ، يمكنك قضاء هذا الوقت الموفر في القيام بمهام أخرى مهمة في العمل.
كما نعلم جميعًا ، الوقت ثمين. المكان الذي تختاره لتركيز انتباهك ومهاراتك يمكن أن تترجم إلى أموال. - قم بعمل عالي الجودة :تقلل المنظمة من فرص اقتراب الموعد النهائي وتقديم عمل أدنى.
- كن موظفًا ذا قيمة عالية :سيعرفك الناس كشخص موثوق وذكي. يمكنك الحصول على توصيات وترقيات بناءً على هذا. لقد أنشأت علامتك التجارية الشخصية كأحد أصحاب الأداء العالي - ويعتمد الناس عليك لإنجاز الأمور.
- بناء اللياقة العقلية: نحن نمارس أدمغتنا من خلال ممارسة اللياقة العقلية. عندما تكون منظمًا للفوز ، تكون في وضع أفضل لاستعراض مهارات لياقتك العقلية.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تعمل في مشروع صعب مع أصحاب المصلحة متعددي الوظائف. بصفتك مدير المشروع ، فإنك تحدد المواعيد النهائية والمهام ومالكي المشروع. لكن العمل اليومي يتداخل مع إدارة العلاقات والتعامل مع النزاعات والعمل مع الأشخاص. كل هذه المهارات تتطلب شكلاً من أشكال اللياقة العقلية.
يبدو الأشخاص المنظمون أكثر موثوقية وتحكمًا ، ويمكنهم بسرعة إنشاء شعور بالثقة والاحتراف.
أنواع المهارات التنظيمية
مهارات تنظيمية داخلية
المهارات التنظيمية الداخلية عقلية. إنها تساعدك على تحليل المشكلات المعقدة حتى تتمكن من التوصل إلى حلول. إنها المهارات التي تساعدك على البقاء هادئًا ، حتى في مواجهة الضغط.
تتضمن أمثلة المهارات التنظيمية الداخلية التفكير الإبداعي والتفكير الاستراتيجي وما إلى ذلك في كثير من الأحيان ، هذا هو المكان الذي ستظهر فيه لياقتك العقلية للعب. يمتلك عقلك مجموعة واسعة من مجموعات المهارات التي سيستخدمها في مواقف مختلفة. من المهم الحفاظ على مهارات اللياقة الذهنية لديك لتكون قادرًا على الاعتماد على هذه المهارات عند الحاجة إليها.
مهارات تنظيمية خارجية
هذه المهارات التنظيمية لها علاقة بكيفية عملك مع الآخرين. إنها تساعدك في الحفاظ على مساحة عملك نظيفة وخالية من الفوضى بحيث يسهل عليك إكمال مهامك.
إنها الطريقة التي تحدد بها الجداول الزمنية للأهداف ، وكيف تقسم الأهداف إلى مهام يمكن إدارتها ، وكيف تتواصل ، وكيف تتعاون مع الآخرين.
ستساعدك المهارات التنظيمية الخارجية الجيدة على اللعب بشكل جيد كعضو في الفريق.
تتضمن بعض الأمثلة على المهارات التنظيمية الخارجية تحديد الأولويات والتوثيق وإدارة سير العمل والعمل الجماعي.
10 مهارات تنظيمية أساسية لتنمية حياتك المهنية
أنت بحاجة إلى مهارات تنظيمية إذا كنت تريد أن تنمو في حياتك المهنية. فيما يلي 10 مهارات تنظيمية لا بد من امتلاكها والتي ستساعدك على الوصول إلى إمكاناتك الكاملة.
10 مهارات تنظيمية رئيسية
- التنظيم المادي
- تحديد الهدف
- مهارات تحديد الأولويات
- اتخاذ القرار
- التفكير الاستراتيجي والتخطيط
- التعاون
- التواصل الفعال
- إدارة الوقت
- التحفيز الذاتي
- إدارة الذات
التنظيم المادي
ما مدى تنظيم ملفاتك على جهاز الكمبيوتر والمكتب والمكتب؟ هل تقوم بتجميع بياناتك في مجلدات ، وتسميات ملفات أنيقة تستخدمها بالفعل؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فأنت تمتلك مهارات تنظيمية بدنية.
تتيح لك هذه المهارة قضاء وقت أقل في البحث عن الأشياء لأنك تعرف بالفعل مكانها.
تحديد الهدف
تحديد الهدف يعني وجود خطة عمل لتوجيهك وتحفيزك نحو تحقيق الهدف. يتضمن تقسيم أهدافك إلى وحدات أصغر وتحديد مواعيد نهائية لها.
يحب أصحاب العمل مهارات تحديد الأهداف لأنها تحسن الأداء والتفاؤل في مكان العمل.
مهارات تحديد الأولويات
لنفترض أن لديك ثلاث مهام لتقديمها خلال الأسبوع. سيساعدك تحديد الأولويات على تقييم كل مهمة لمعرفة مستوى الأهمية والالتزام الذي تحتاجه. بهذه الطريقة ، ستعرف المهمة التي يجب التعامل معها أولاً.
نظرًا لعدم وجود وقت كافٍ لإنجاز جميع الأعمال ، سيقدر أصحاب العمل الأشخاص الذين يعرفون كيفية تحديد الأولويات.
اتخاذ القرار
هل تتنبأ غالبًا بنتائج مسارات العمل المختلفة بناءً على الحقائق ، ثم تختار الخيار الأكثر فائدة؟ لديك مهارات اتخاذ القرار.
يحد إتقان هذه المهارة من فرص تداعيات الخيارات السيئة للشركة.
التفكير الاستراتيجي
التفكير الاستراتيجي هو مهارة حل مشكلة. إنها الطريقة التي تحلل بها المواقف للتوصل إلى حلول لمشكلة ما في المؤسسة.
التفكير الاستراتيجي هو مهارة مهمة قابلة للتحويل يمكنك استخدامها في معظم الوظائف. يأخذك الأمر من مجرد تنفيذ مهامك إلى فهم كيفية ارتباطها بهدف العمل.
التعاون
يصف التعاون مدى جودة عملك مع شخصين أو أكثر لتحقيق هدف ما. من طريقة تواصلك ، سواء كنت عضوًا موثوقًا به في الفريق وينهي مهامه ، وغير ذلك الكثير.
الأعمال تزدهر على العمل الجماعي. تثبت مهاراتك في التعاون أنه يمكنك العمل في فريق لتحقيق هدف مشترك.
الاتصال الفعال
يتضمن الاتصال الفعال تبادل الأفكار والأفكار والمعرفة بطريقة يفهمها المتلقي. التحدث (أو الكتابة) بوضوح حتى لا يسيء المتلقي فهمك.
تؤدي مهارات الاتصال الضعيفة إلى ضياع الفرص ، والصراعات في مكان العمل ، والتأخير في سير العمل. واحد من كل ثلاثة مشاريع يفشل بسبب سوء التواصل ، وتصل الخسائر إلى 62.4 مليون دولار في السنة.
إدارة الوقت
كيف تقسم وقتك بين المهام يخبرنا الكثير عن مهاراتك في إدارة الوقت. تعني إدارة الوقت إدراك المدة التي تستغرقها المهام وتعديل جدولك الزمني لاستيعاب ذلك.
يمكن أن تساعدك إدارة الوقت على العمل بكفاءة أكبر لأن الدقائق الإضافية لا تضيع على حين غرة. يعزز التوازن بين العمل والحياة والرضا في العمل.
لا داعي للقلق بشأن ضعف الأداء عندما تكون منتجًا ، أو الاستنزاف إذا كنت راضيًا.
التحفيز الذاتي
الدافع الذاتي هو تلك القوة الداخلية التي تدفعك للاستمرار في مواجهة كل الصعاب. إنها تلك الرغبة الداخلية التي تجعلك ترغب في تحقيق هدف ، مهما بدا مستحيلاً.
ليس لدى المديرين الوقت لمطاردة الموظفين ، لذلك من الرائع أن تجد الدافع للعمل بمفردك.
الإدارة الذاتية
إذا لم يكن لديك مدير للإشراف على عملك ، فهل ستستمر في الأداء؟ تصف الإدارة الذاتية كيف تخطط وتدير وتحسب عملك.
كما هو الحال مع التحفيز الذاتي ، لا داعي للقلق من أن تتراخى القيادة إذا كانت لديك مهارات الإدارة الذاتية.
كيفية إضافة المهارات التنظيمية إلى سيرتك الذاتية
على عكس السيرة الذاتية ، فإن السيرة الذاتية تكون أقصر ، لذلك لديك فرص أقل للتعبير عن مهاراتك. لكن هذا لا يعني أنه لا يجب عليك محاولة إبرازها. يبحث أكثر من 43٪ من أصحاب العمل عن القدرات التنظيمية في السير الذاتية للمرشحين. يمكن أن يساعد تسليط الضوء على المهارات التنظيمية على إبراز سيرتك الذاتية وزيادة فرص إجراء مقابلة.
استخدم هذه النصائح لإظهار مهاراتك التنظيمية في السيرة الذاتية.
1. اختر تخطيط استئناف نظيف
تظهر السير الذاتية النظيفة والموجزة المهارات التنظيمية دون حتى ذكرها.
كميزة جانبية ، من السهل أيضًا أن تقوم أدوات التوظيف بفحصها بحثًا عن الكلمات الرئيسية المخصصة. هذا مهم لأن القائمين بالتوظيف يستخدمون أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) لفحص 75٪ من السير الذاتية. قد يكون من المفيد أيضًا استخدام القوائم النقطية لتسهيل اكتساب مهاراتك على ATS.
فيما يلي مثال على تخطيط سيرة ذاتية نظيف من We Mean Career.
2. اذكر المهارات التنظيمية التي تتطابق مع الوصف الوظيفي
يفضل أصحاب العمل مهارات تنظيمية محددة لبعض الأدوار ، ويقومون بتضمينها في الوصف الوظيفي. في إعلان وظيفتنا لمدير تسويق رقمي ، على سبيل المثال ، ندرج التعاون كمهارة مطلوبة.
إذا كنت ستتقدم لهذا الدور ، فسيكون من المفيد إبراز مهاراتك التعاونية في سيرتك الذاتية.
3. استخدم مهاراتك التنظيمية لوصف نفسك في قسم الملخص
يقضي أرباب العمل سبع ثوانٍ في المتوسط في البحث عن سيرة ذاتية. قسم الملخص هو الجزء الأول الذي ينظرون إليه لأنه عادة ما يكون في الجزء العلوي من السيرة الذاتية ويلخص مقدم الطلب.
صف نفسك بالمهارات التنظيمية الرئيسية في قسم الملخص في السيرة الذاتية. هذا مثال وهمي لكاتب محتوى في شيكاغو.
4. اعرض مهاراتك التنظيمية في قسم الخبرة
يقدم قسم الخبرة مزيدًا من التفاصيل حول ما فعلته في الوظيفة. أظهر كيف استخدمت مهاراتك التنظيمية لتحقيق النتائج.
استخدم أفعال العمل لوصف مهاراتك. أيضًا ، استخدم النقاط لجعل قسم تجربتك نظيفًا وسهل القراءة.
إليك مثال باستخدام نفس الكاتب الوهمي:
كيفية إبراز مهاراتك التنظيمية في مقابلة
قد يسأل أصحاب العمل عن مهاراتك التنظيمية أثناء المقابلة. وإليك كيفية إبرازها من أجل التميز:
1. تحدث عن كيفية استخدامك لمهاراتك التنظيمية في وظيفة سابقة
يفضل الباحثون معرفة كيفية تطبيقك لمهاراتك التنظيمية. أخبرهم عن الدور الذي لعبته في وظائفك السابقة.
لا يهم ما إذا كان على نطاق واسع أو صغير. على سبيل المثال ، ربما تكون قد قادت فريقًا من 4 لإغلاق أكثر من 20 صفقة في وقت قصير.
ابدأ بعبارة مطمئنة مثل "كانت المنظمة مهمة جدًا في وظيفتي السابقة". ثم اذكر كيف قسمت الأهداف إلى وحدات أصغر ، وعملية التخطيط ، وكيف قمت بتفويض المهام ، وكل خطوة أخرى اتخذتها لتحقيق النجاح.
2. تحدث عن كيفية استخدامك لمهاراتك التنظيمية في حياتك الشخصية
إذا كنت خارج الكلية للتو ، فمن المحتمل أن يكون لديك القليل من الخبرة لتتباهى بها. هنا ، استخدم الخبرة الشخصية لإثبات أن التنظيم الفعال هو أحد كفاءاتك الأساسية. هذا هو الوقت المناسب لإخبارهم عن تلك الرحلة العائلية أو أي شيء آخر خططت له. تذكر تضمين الأشياء التي حدثت بشكل خاطئ وكيف تعاملت معها.
ماذا لو لم يطلبوا مهاراتك التنظيمية؟
إذا لم يطلب مدير التوظيف مهاراتك التنظيمية ، اطرح عليه أسئلة لخلق فرصة لمناقشة مهاراتك. هناك العديد من الأسئلة التي يجب طرحها على مدير التوظيف ، ولكن يمكنك تجربة هذا:
"هل يمكنك وصف بعض المشاريع والمبادرات الجارية الحالية التي سأساعد في معالجتها في هذا الدور؟"
تمنحك هذه المناقشة فرصة للتحدث عن كيفية التعامل مع المشاريع. ويمكنك التحدث عن مهاراتك التنظيمية في هذه العملية.
نصيحة احترافية :استخدم كلمة "أنا" للتأكيد على الأدوار التي لعبتها. استخدم أيضًا الكلمات الرئيسية للمهارات التنظيمية مثل "متعاون" و "مخطط" و "إستراتيجي" وما إلى ذلك لتأكيد مهاراتك.
كيفية تحسين مهاراتك التنظيمية
تقوم العديد من الشركات بالتدريب التنظيمي لتعليم هذه المهارات. ولكن يمكنك تحسين مهاراتك التنظيمية بنفسك باتباع هذه النصائح:
- قم بتقييم إجراءات عملك لمعرفة مدى تنظيمك وأين يجب أن تتحسن
- أزل الفوضى واحتفظ بمساحة عمل مادية ورقمية مرتبة
- تعليمات المستندات والمعلومات القيمة لمساعدتك على الوفاء بالمواعيد النهائية
- تجميع مستنداتك في مجلدات ليسهل الوصول إليها
- احصل على تقويم شخصي وحدد المواعيد النهائية لعملك
- رتب أولويات مهامك حسب الأهمية والمواعيد النهائية
- اقض 10 دقائق على الأقل للتخطيط لأنشطتك اليومية والجداول الزمنية
يمكن للجميع التنظيم
المهارات التنظيمية ليست فطرية لدى الجميع ، ولكن يمكننا جميعًا تعلم كيفية التنظيم.
ابدأ بتقييم نفسك لمعرفة المهارات التي لديك بالفعل. بهذه الطريقة ، ستتعرف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين.
إذا كنت تكافح من أجل بناء مهاراتك التنظيمية ، يمكن للمدرب مساعدتك. مع BetterUp ، يمكنك العمل مع مدربك على خطة مخصصة لبناء مهاراتك. من خلال الاستثمار في نفسك ، ستكون على بعد خطوة واحدة من الوصول إلى إمكاناتك الكاملة.
