من السهل جدًا إساءة تفسير رسالة بريد إلكتروني.
تقضي ساعة في صياغة رسالتك بعناية حتى يفهم المستلم ما تطلبه منه. أنت تختار علامات الترقيم الصحيحة لتجنب أن تبدو وقحًا أثناء نقل إلحاح المهمة. راضٍ عما كتبته ، انقر على "إرسال"
بعد بضع دقائق ، ردوا. وقد فاتهم وجهة نظرك تمامًا.
يمكن أن يبدو التواصل الفعال في العمل وكأنه عمل متوازن. لا تكون الرسالة المرسلة هي الرسالة المستلمة دائمًا ، وتعتمد الطريقة التي يسمعك بها الشخص غالبًا على أسلوب الاتصال.
هذا صحيح سواء كنت تقود فريقًا من المنزل أو شخصيًا. إذا كنت تتواصل بشكل أساسي من خلال البريد الإلكتروني أو Slack ، فيجب عليك إنشاء رسالتك بعناية باستخدام الكلمات المثالية وعلامات الترقيم المناسبة لتجنب سوء التواصل.
وبما أن العالم يعود ببطء إلى العمل الشخصي ، فقد تضطر إلى إعادة تعلم كيفية التعامل مع أعضاء الفريق الصعبين عندما لا يمكنك الاختباء خلف شاشتك.
يمكن أن يساعدك فهم أساليب الاتصال في مكان العمل في تحقيق أقصى استفادة من فريقك. إليك كل ما تحتاج إلى معرفته.
لماذا نتعلم أساليب الاتصال المختلفة؟
إذا كنت تريد أسلوب الاتصال الأكثر فعالية في مكان العمل ، فكن قابلاً للتكيف. اقرأ سلوكيات الآخرين ، ومارس الذكاء العاطفي ، وقابل أعضاء فريقك أينما كانوا.
سيساعدك هذا بعدة طرق:
- يعزز الثقة . التواصل الجيد والثقة لهما علاقة تكافلية - أحدهما يغذي الآخر. إذا تمكنت من التواصل بشكل فعال مع الآخرين ، فسوف تبني علاقات إيجابية وتشجع العمل الجماعي الرائع.
- يشجع على بيئة عمل صحية. سيساهم التكيف مع أساليب الاتصال لموظفيك في ثقافة عمل إيجابية. يشعر الجميع بأنهم مسموعون ويقدمون أفضل أداء في هذه البيئات.
- يقلل من التعارض. إن فهم الأنواع المختلفة للتواصل سيجعلك أكثر وعيًا بمشاعر الآخرين ويمنع سوء الفهم المحتمل. هذا يساعد في تقليل الإحباط لجميع الأطراف المعنية.
- يجعلك قائدًا أفضل. القيادة هي كل شيء عن الوعي الذاتي والتكيف. إذا كنت على دراية بأسلوب الاتصال الخاص بك وتعلمت التكيف مع الآخرين ، فستضع نفسك كقائد فريق ماهر.
- يعزز تفاعل الموظفين. سواء كنت تجري محادثة قصيرة أو تحدد جداول زمنية للمشروع ، يمكن أن يساعد أسلوبك الشخصي الأشخاص في الشعور بالراحة والاندماج.
ما هي أنماط الاتصالات التجارية؟
أنماط الاتصال يجب عدم الخلط بينه وبين أنواع الاتصالات.
نوع الاتصال هو الجانب المادي لإرسال رسالة ، مثل نبرة الصوت أو الاتصال غير اللفظي ، مثل لغة الجسد. حتى مع الكلمات الودودة والترحيبية ، فإن عقد ذراعيك أو التحدث بصوت حازم يمكن أن يوصل العدوان.
أسلوب اتصال ، من ناحية أخرى ، يشير إلى المزيد من الصفات المجردة للتواصل. إنها الطريقة التي يستجيب بها الشخص عاطفياً لرسالة ما ، أو يضع حدوده ، أو يشارك الأفكار. إنها الطاقة التي يتمتع بها شخص ما عند التحدث إلى الآخرين ، والتي تكمن وراء كل تفاعلاتهم.
تتحدث هذه الخصائص عن أهمية أساليب الاتصال في مكان العمل. يشعر بعض الأشخاص بالراحة عند التحدث في الاجتماعات واتخاذ قرارات سريعة. يفضل البعض الآخر مزيدًا من الوقت للتفكير قبل الالتزام بمسار العمل. عليك أن تتكيف إذا كنت تريد الاستفادة منها جميعًا.
يتطلب تكييف أسلوب الاتصال الشخصي عملاً وتفكيرًا ذاتيًا. تحدث مع BetterUp. يمكن لمدربينا مساعدتك في تحديد نقاط القوة والضعف لديك لصقل مهارات الاتصال لديك.
الأنواع الأربعة لأنماط الاتصال (وكيفية التحدث معهم)
قد تكون قراءة أساليب التواصل لدى الناس صعبة. لا يعلن الناس عادةً على جباههم ، لذا فالأمر متروك لك للبحث عن أدلة اجتماعية.
لكل شخص احتياجاته وتفضيلاته عند العمل مع الآخرين. ولكن كقاعدة عامة ، سيتعرف معظم الناس على واحد من أربعة أنماط مختلفة للتواصل:
- سلبية
- عدواني
- سلبية عدوانية
- حازم
في بعض الأحيان ، على الرغم من ذلك ، يمكنك التبديل بين أساليب الاتصال حسب الموقف. وإليك كيفية التعرف على كل منها والتفاعل معها.
1. أسلوب الاتصال السلبي
المتصلون السلبيون يميلون إلى الهدوء ولا يسعون بنشاط إلى جذب الانتباه. نادرًا ما يتخذون موقفًا ويؤكدون أنفسهم أو يشاركون مشاعرهم أو يعبرون عن احتياجاتهم. يجعل افتقارهم إلى التواصل من الصعب معرفة ما إذا كانوا غير مرتاحين أو بحاجة إلى المساعدة.
ابحث عن هذه السمات لتحديد المتصل السلبي. عادة ، هم:
- قل نعم لكل شيء. يمكن أن يكون هذا ضارًا بشكل خاص إذا كانوا يؤيدون فكرة سيئة أو يقومون بعمل أكثر مما يمكنهم تحمله.
- اظهر بسهولة. أحيانًا يكون موقف عدم التدخل هذا حقيقيًا. في أوقات أخرى ، يخفي الانزعاج أو القلق أو القلق.
- تجنب ملامسة العين. هنالك العديد من الاسباب المحتملة لهذا. ولكن في كثير من الأحيان ، يكون ذلك بسبب الخجل أو عدم الراحة حول الأشخاص الصاخبين الحازمين.
- اعتذاري. قد يكون هذا علامة على القلق الاجتماعي. غالبًا ما يعتقد الأشخاص القلقون أنهم مخطئون ، لذلك من المرجح أن يعتذروا عن الأشياء البسيطة.
- تململ. قد يشمل ذلك النقر بالقدم أو تدوير القلم بأصابعهم أو إعادة ضبط أنفسهم باستمرار في مقعدهم.
- تحدث بهدوء. على الرغم من أن هذا لا يعني دائمًا أنهم سلبيون ، فإن التحدث بهدوء يعد مؤشرًا شائعًا للمتصلين السلبيين. غالبًا لا يمكنهم التنافس في غرفة مليئة بالصاخبين.
ضع في اعتبارك هذه الأساليب عند التحدث مع المتصل السلبي:
- التركيز على التفاعلات الفردية. عادة ما تكون المحادثات الخاصة أكثر راحة للمتصلين السلبيين. قد تسبب إعدادات المجموعة إزعاجًا أكبر لهم.
- خاطبهم مباشرةً. اسمح لهم بالتحدث لأنهم لن يبحثوا عن هذه الفرصة بأنفسهم. حاول أن تجعلهم يشعرون بالثقة.
- استخدم الأسئلة المفتوحة. تجنب أسئلة "نعم" أو "لا" ، حيث من المحتمل أن يجيبوا عليك بقليل من التفصيل. اجعل أسئلتك مفتوحة وامنحهم متسعًا من الوقت للإجابة.
2. أسلوب الاتصال العدواني
المتصلون العدوانيون يحبون السيطرة على المحادثة. دون أن يدركوا ذلك ، غالبًا ما يعبرون عن أفكارهم ومشاعرهم دون تردد - ربما حتى على حساب الآخرين. قد يتفاعلون أيضًا قبل التفكير ، مما يتسبب في التوتر والصراع وانخفاض الإنتاجية في مكان العمل.
احترس من الخصائص العدوانية مثل:
- مقاطعة المتحدثين الآخرين. عندما يكون التواصل العدواني في الغرفة ، بالكاد يمكن للآخرين الحصول على جملة.
- قلة الاحترام أو الوعي بالمساحة الشخصية. سوف يجبرون الناس على الابتعاد عن طريق الدفع أو الوقوف على مقربة غير مريحة. قد يكونون متحمسين جدًا أو مؤكدون ويتعدون على مساحتك الشخصية.
- لغة الجسد العدوانية. قد يعقدون أذرعهم ، أو يضعوا أيديهم على وركهم ، أو يقومون بإيماءات قوية باليد.
- تواصل بصري مكثف. يمكنهم استخدام النظرات المباشرة الثاقبة لتخويف الآخرين. قد ينظرون إليك أيضًا بتوقع ، في انتظار موافقتك على ما يريدون. حتى لو لم يقصدوا ذلك ، فإن النظرة الشديدة يمكن أن تجعل الناس غير مرتاحين.
إليك كيفية التعامل مع المتصلين العدوانيين:
- كن هادئًا ولكن حازمًا. تحكم في نبرة المحادثة. ركز على القضايا وحاول ألا تشعر بالدفاع أو تصعيد المحادثة إلى جدال.
- حافظ على احترافية الأمور. كن حذرًا من اللغة العاطفية أو الضغائن الشخصية. توجيه المحادثة بعيدًا عن الموضوعات المشحونة عاطفيًا والتركيز على الصورة الكبيرة.
- ابتعد إذا كان عليك ذلك. إذا أصبح المعتدي متطلبًا للغاية وتوقفت المحادثة عن كونها مثمرة ، فأنت حر في الابتعاد والمحاولة مرة أخرى عندما يهدأ.
3. أسلوب الاتصال السلبي العدواني
قد يبدو الأشخاص السلبيون العدوانيون مقبولين في البداية. لكن وراء ظهرك ، سيتلاعبون بالمواقف بهدوء لإفادةهم أو لقول أشياء بمعني مزدوج. قد يحاولون أيضًا إخفاء مشاعرهم الحقيقية عند التحدث إليك أو التأثير عليك من خلال الشعور بالذنب أو التلاعب بالغاز.
انتبه إلى إشارات المتصلين السلبيين العدوانيين ، مثل:
- السخرية. تبدو كلماتهم مقبولة ، لكن نبرتهم توحي بعدم الرضا أو التنازل أو الخلاف العام.
- الرفض. قد ينكرون أي عدد من الأشياء ، بما في ذلك تورطهم في خطأ أو ما إذا كانت المشكلة حقًا أمرًا يدعو للقلق.
- التظاهر بالسعادة عندما لا يكونون كذلك. إذا كان هناك شيء لا يسير في طريقهم ، فقد يقولون إنهم بخير. ولكن بعد ذلك سوف يعطونك العلاج الصامت لبقية الأسبوع ، مما يشير إلى طبقة من العدوانية اختبأوها بمهارة.
إليك كيف يمكنك التكيف:
- تقديم طلبات واضحة ومحددة. حاول ألا تترك مجالًا لسوء التفسير. وإلا فقد يحرفون كلامك ضدك.
- واجه سلوكهم السلبي. قم بإعداد اجتماع خاص واستدعاء سلوكهم. المتابعة مع المدير إذا لم يتحسن السلوك.
- مرحبًا بتعليقاتهم. قد يكون السير في الطريق السريع صعبًا ، لكنه قد يفتح الباب أمام محادثة صادقة. اطلب التعليقات وامنحهم مساحة للتعبير عن شكاواهم.
4. أسلوب التواصل الحازم
الأسلوب الحازم هو أسلوب الاتصال الأكثر فاعلية في القيادة وعبر الفرق. يشارك الأشخاص في هذه الفئة أفكارهم بثقة ولكن دائمًا بلطف واحترام.
إنهم لا يخشون تحدي أنفسهم أو وضع حدود صحية في العمل. إنهم أيضًا متواصلون بديهيون ، مما يجعل الآخرين يشعرون بالراحة ويسهلون المناقشات المثمرة.
فيما يلي بعض السلوكيات الحازمة الشائعة:
- التعاون والمشاركة والتحفيز: يشاركون أفكارهم بسعادة لكنهم دائمًا ما ينتهي بهم الأمر بالسؤال ، "ما رأيك؟" إنهم ينمون بشكل طبيعي علاقات شخصية صحية.
- تواصل بصري ودود . يستخدمون التواصل البصري لقراءة تعابير الوجه والتواصل مع شريك المحادثة.
- افتح لغة الجسد. يبدو أنهم مرتاحون لكنهم غير متراخيين. إنهم يواجهون الأشخاص الذين يتحدثون إليهم. إنهم يستخدمون الاستماع النشط ويقدمون إيماءات مؤكدة.
ليس عليك "التعامل" مع الأشخاص الحازمين. بدلاً من ذلك ، يجب عليك:
- شجعهم على مشاركة أفكارهم. هم صوت إيجابي للفريق. امنحهم مساحة للتعبير عن أفكارهم.
- ضعهم في مناصب قيادية. هؤلاء هم الأشخاص الذين سيلهمون فريقك ويحملونه. يمكنهم أيضًا مساعدتك في التواصل مع زملائك السلبيين والعدوانيين والسلبيين العدوانيين.
إتقان أسلوب الاتصال في مكان العمل
مكان العمل مليء بالعديد من الشخصيات وأساليب الاتصال. بصفتك قائدًا ، فإن وظيفتك هي التكيف مع أساليب الاتصال المختلفة والتأكد من أن لكل شخص صوتًا.
سيكون التعامل مع البعض أكثر صعوبة من البعض الآخر. غالبًا ما ستشعر بالإحباط عندما يكونون سلبيين أو عدوانيين أو عدوانيين سلبيين. في هذه اللحظات ، من المهم أن تسلك الطريق السريع. عندما تحافظ على هدوئك ، فإنك تشجع الجميع على الوصول إلى مستواك بدلاً من الانحدار إلى مستواهم.
وإذا كنت محظوظًا بما يكفي لوجود نجم في فريقك ، فأخبرهم بمدى تقديرك لهم. ساعدهم على التألق. في نهاية المطاف ، هم أكبر حلفائك عندما تحاول جذب الناس إلى جانبك.
لمزيد من أساليب الاتصال في التدريب في مكان العمل ، حاول العمل مع BetterUp. مدربونا موجودون هنا لدعم سعيك لتحقيق التميز ومساعدتك على صقل مهاراتك لتصبح أفضل نسخة من نفسك.
