كل يوم عمل ، تحضر وتفعل ما بوسعك. لكن في بعض الأحيان ، يبدو التوازن بين العمل والحياة الخاص بك غير قابل للإدارة ، ويبدأ أفضل ما لديك في الانخفاض إلى ما دون المعتاد. من الصعب الأداء بنسبة 100٪ طوال الوقت.
في النهاية ، قد تبدأ الأمور في الشعور بالارتباك حقًا ، وستجد أنك تفقد التركيز والسيطرة.
عندما تكافح حقًا ، قد تحتاج إلى قضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل للتعافي. وهذا جيد. إذا كان هذا مناسبًا - أو يبدو أنه سيكون قريبًا - فمن المهم أن تتعلم كيفية كتابة خطاب تشرح فيه سبب إجازة رئيسك الشخصي. من الأفضل أن تكون مستعدًا. قد تعتمد عليه صحتك العقلية والجسدية لاحقًا.
يمكن أن تكون كتابة خطاب طلب الإجازة مصدرًا للتوتر في حد ذاته. إنها رسالة شخصية ، لكن إلى أي مدى يجب أن تكون رسمية؟ هل يتعين عليك الخوض في الكثير من التفاصيل ، أم يمكنك الحفاظ على خصوصيتك؟
لا تدع هذه الأشياء المجهولة تمنعك من تقديم طلب إجازة. في عام 2021 ، أخذ 3200 عامل أمريكي بدوام كامل إجازة من العمل. إنه أمر شائع تمامًا ، لذلك لا تتردد في الاستفادة من هذا الخيار. وتذكر أنه ليس فشلًا:اتخاذ خطوات للاعتناء بنفسك هو دائمًا انتصار.
لا تقلق - إذا لم تكتب أبدًا خطاب إجازة ، فأنت في أيد أمينة. سنوجهك من خلال كتابة رسالة إجازة الغياب المثالية حتى لا تضطر إلى الكفاح والتوتر عندما لا تشعر أنك في أفضل حالاتك. احصل على قلم وورقة ، ودعنا نتعمق.
ما هي إجازة الغياب؟
إجازة الغياب هي عندما تأخذ إجازة للتعامل مع مسألة شخصية. في بعض الأحيان تكون هذه الأمور غير متوقعة ، مثل مرض مفاجئ. في أوقات أخرى ، تراهم قادمون ، مثل الحاجة إلى وقت لنقل أحد الوالدين إلى دار للمسنين.
تمتد فترات الغياب هذه لفترة زمنية - أحيانًا ثابتة ، وأحيانًا لا - عندما تكون بعيدًا عن مسؤوليات العمل لتكريس المزيد من التركيز على حياتك الشخصية. فكر في الأمر على أنه إجازة تفرغ حيث تقضي وقتًا بعيدًا عن العمل للاعتناء بنفسك.
اعتمادًا على الأمر ، قد تحتاج فقط إلى أسبوع لتشعر بتحسن أو لحل الموقف. قد يكون صاحب العمل قادرًا على منحك أيامًا مرضية أو PTO لتغطية فترة الراحة هذه.
ولكن إذا كانت المسألة التي تحتاج إلى حضورها تستغرق وقتًا أطول من بضعة أيام ، فستحتاج إلى إجازة شخصية حقيقية. تمنحك إجازة الغياب إجازة أطول من سلسلة أيام مرضية دون ترك وظيفتك. ستعود إلى العمل في النهاية ، لكنك تحتاج إلى وقت أطول مما تقدمه اتفاقية العمل القياسية.
تشمل أسباب الإجازة الشخصية ما يلي:
- المعاناة من حالة طبية تجعلك تعاني من مرض مزمن أو تتألم
- إنجاب طفل وأخذ إجازة أمومة
- معالجة مشاكل الصحة العقلية أو الأمراض العقلية
- دعم أحد أفراد أسرتك أو أحد أفراد أسرته المحتاج
- إجراء تغييرات كبيرة في الحياة مثل تغيير المدن أو الزواج
عند تقديم طلب الإجازة ، تأكد من توثيق كل شيء. إذا كنت قد أجريت محادثة مع مدير الموارد البشرية وحددت كل التفاصيل ، فتذكر المتابعة برسالة بريد إلكتروني حتى يكون لديك سجل مكتوب بالمحادثة. ليس من المريح أن تسأل ، ولكن الحصول على طلبك بالكلمات سهل إذا احتجت إلى الرجوع إليه في المستقبل.
متى يجب أن آخذ إجازة شخصية؟
من الطبيعي أن تشعر بالقلق لأن ظروفك الشخصية لن تكون كافية لإقناع صاحب العمل بمنحك إجازة غياب. لا داعي للقلق - لهذا يوجد قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA).
قانون FMLA هو قانون يمنح الموظفين إجازة غير مدفوعة الأجر تصل إلى 12 أسبوعًا كل عام. خلال ذلك الوقت ، يتم الاحتفاظ بمزاياك الصحية ويمكنك أخذ إجازة دون خوف من فقدان وظيفتك.
فيما يلي المواقف التي يمكنك فيها الحصول على إجازة FMLA:
- ولادة طفلك والاعتناء به
- تبني طفل أو رعايته
- الاعتناء بأحد أفراد الأسرة المباشرين الذين يعانون من حالة صحية خطيرة
- أخذ إجازة طبية لمعالجة حالتك الصحية
على سبيل المثال ، إذا كان لديك زوج يتعامل مع اضطراب ما بعد الصدمة ، فإن FMLA ستدعم قرارك بالعناية بهم من المنزل. إذا كان طفلك يعاني من الإرهاق من العمل الذي أدى إلى نوبة شديدة من المرض العقلي ، فإن FMLA يمنحك فترة من الوقت لرعاية طفلك أثناء حاجته إليك.
في بعض الأحيان ، لا يتوافق خطاب الإجازة لأسباب شخصية مع إرشادات FMLA. تتطلب هذه الظروف إجازة طوعية ، مما يعني أن وظيفتك ومزاياك ليست محمية.
هذا لا يعني أنه لا يجب عليك طلب الإجازة - في كثير من الحالات ، سيكون رئيسك متعاطفًا مع احتياجاتك. قد يعرضون حماية وضعك ، على الرغم من أن القانون لا يتطلب ذلك.
فيما يلي بعض الأمثلة على الإجازة الطوعية:
- مواصلة تعليمك
- أخذ استراحة للسفر
- الانتقال إلى منزل جديد
- الحداد على فقدان شخص عزيز
كيف تكتب رسالة إجازة شخصية
يتم إرسال خطاب طلب الإجازة إلى مدير الموارد البشرية أو رئيسك في العمل ، لذلك يجب أن يكون رسميًا ومهنيًا. لأن رسالتك تصف الظروف الشخصية ، حاول أن تكون واضحًا وموجزًا.
قدم تفاصيل كافية لتبرير طلبك ، ولكن افصح فقط عما هو مريح وضروري. على سبيل المثال ، إذا كنت تخضع لعلاج من السرطان ولا تريد إعادة هذا الجزء من حياتك إلى العمل ، فيمكنك ببساطة أن تقول إنك تخضع لعلاج طبي يتطلب منك البقاء في المنزل.
شيء آخر يجب أخذه في الاعتبار هو التوقيت. من الناحية المثالية ، يجب إرسال رسالتك مسبقًا عندما ترغب في الحصول على إجازة. لا يعد إرسال خطابك مع إشعار مدته يومين دائمًا وقتًا كافيًا لصاحب العمل لتغطية مسؤولياتك ووضع خطة فعالة لوقتك بعيدًا.
يعني تقديم معلومات مفيدة أنك تتعامل بلطف مع فريقك. لكن حالات الطوارئ تحدث ، لذا حاول التعاون أثناء التنقل في شروط إجازتك.
فيما يلي خمسة أشياء يجب تضمينها في خطاب طلب الإجازة الخاص بك:
1. كم من الوقت تحتاج إلى إجازة
يبدو هذا وكأنه لا يحتاج إلى تفكير ، لكن يجب ألا تنسى هذه المعلومة الأساسية:مقدار الوقت الذي تحتاجه. ربما تحتاج فقط إلى طلب إجازة لمدة ستة أسابيع ، أو ربما ترغب في الحصول على 12 كاملة. وهذا فرق كبير.
إن شرح مقدار الوقت الذي تريده سيعمل على إعداد مكان عملك بشكل أفضل لغيابك. كما أنه يعطي رئيسك بعض المنظور حول كيفية تأثير بقية مكان العمل.
2. تاريخ البدء والانتهاء من إجازتك
بالإضافة إلى المدة التي ترغب في أن تكون فيها إجازتك ، تحتاج إلى تحديد التواريخ والأوقات بدقة. يشير تاريخ البدء الملموس إلى موعد بدء وقتك بعيدًا. سيسمح تاريخ الانتهاء أيضًا لصاحب العمل بمعرفة متى يتوقع عودتك ، حتى يعرف متى يبدأ جدولة العمل لك.
إن تحديد جدول زمني يجعلك مسؤولاً أيضًا. ستعرف متى يجب أن تدفع العمل من عقلك ومتى حان الوقت للعودة إلى المنطقة.
3. سبب طلب الإجازة
الظروف الشخصية هي بالضبط:شخصية. لكن سيحتاج رئيسك في العمل إلى معرفة ، بشكل عام ، سبب كتابة طلب إجازة. إذا كان من الصعب التحدث عنه ، فاعلم أنه يمكنك وصف سبب طلب الشروط داخل حدودك.
ضع في اعتبارك أن هذه الرسالة خاصة - فلن يلقي باقي زملائك في العمل نظرة خاطفة. لذا حاول وصف ظروفك بإيجاز ، لكن لا تشعر بالضغط لوصف كل التفاصيل الصغيرة.
4. معلومات الاتصال وخطة
ستفقد بعض العمل. هل لديك أي حلول مخططة حتى لا يتأخر مكان عملك؟ قدم بعض الاقتراحات حول كيفية إدارة شخص ما لعملك أثناء تواجدك بعيدًا ، وقم بتمييز أي موارد قد يحتاجها الفريق من أجل انتقال سلس.
إذا كانت لديك القدرة على الرد على الرسائل أثناء غيابك ، فشارك معلومات الاتصال الخاصة بك مع مديرك (إذا لم يكن يمتلكها بالفعل). قدم جهة اتصال في حالات الطوارئ ، مثل أحد أفراد العائلة أو صديق أيضًا.
إذا لم تكن مستعدًا للمساعدة ، فلا مشكلة. خلال إجازة غيابك ، يحق لك الحصول على راحتك. أي رسائل بريد إلكتروني ترد عليها هي خدمة وليست التزامًا.
5. شكرا لك
وفر مساحة لشكر على إنهاء خطاب غيابك. إن توجيه الشكر لأدب صاحب العمل على النظر في رسالتك وأخذ الوقت لإيجاد حل يظهر أنك ممتن لدعمهم.
قوالب الرسائل
أنت على استعداد لطلب إجازة ، ولكن كيف تبدأ رسالتك؟ تحتاج أحيانًا إلى القليل من الإلهام لبدء كتابتك. هذا هو المكان الذي تأتي فيه النماذج.
يبدو كل خطاب طلب مختلفًا ، لذا فإن نسخ القالب ولصقه سيساعدك فقط حتى الآن. لكن استخدام قالب كنقطة انطلاق وجعل الكلمات خاصة بك هي طريقة مباشرة لكتابة خطاب بثقة.
فيما يلي نموذجان من رسائل الإجازة لأسباب شخصية:
النموذج 1
[اسمك]
[عنوانك]
[التاريخ]
[اسم مشرفك]
[اسم المنظمة]
عزيزي [اسم مشرفك] ،
أود أن أطلب إجازة. زوجي في إجازة مرضية ويحتاجون إلى رعايتي حتى يستعيدوا قوتهم. إن أمكن ، أود أن يكون تاريخ بدء غيابي هو 1 آذار (مارس) وتاريخ الانتهاء هو 1 حزيران (يونيو).
إذا تمت الموافقة على طلبي ، فسأكون قابلاً للوصول عبر البريد الإلكتروني أو Slack إذا كنت بحاجة إلي. كنت أتحدث مع [اسم زميل العمل] ، ويعتقدون أنهم سيكونون قادرين على تحمل بعض مسؤولياتي أثناء غيابي. يسعدني إجراء المزيد من المحادثات حول كيفية جعل هذا الانتقال المؤقت سلسًا قدر الإمكان.
شكرا لك على النظر في طلب إجازة الغياب. كما تعلم ، الأسرة مهمة جدًا بالنسبة لي ، وسأكون ممتنًا للوقت الذي وفر لي لدعم زوجتي.
أتمنى لك كل خير ،
[اسمك]
النموذج 2
[اسمك]
[عنوانك]
[التاريخ]
[اسم مشرفك]
[اسم المنظمة]
عزيزي [اسم مشرفك] ،
أود أن أطلب رسميًا إجازة غياب لمدة ستة أسابيع. أطلب إجازة طبية بعد العملية. أود أن يكون تاريخ بدء غيابي هو 1 يوليو ، مما يجعل 12 أغسطس هو تاريخ الانتهاء. طلب طبيبي أن أتعامل مع الأمر بسهولة حتى يتمكن جسدي من التعافي بشكل صحيح ، مما يتطلب مني قضاء بضعة أسابيع في الراحة في الفراش.
إذا تمت الموافقة على طلبي ، فلن أتمكن من الحضور إلى المكتب. ومع ذلك ، سيتم الوصول إلي عبر البريد الإلكتروني و Slack ومكالمات الفيديو إذا لزم الأمر. أنا على استعداد تام للدردشة حول كيفية حل هذا الأمر بأقل قدر من الإزعاج لك ولزملائي في العمل. إذا كنت ترغب في مناقشة هذا الأمر أكثر ، فإن رقم هاتفي هو [رقمك].
شكرًا لك على النظر في طلب الإجازة الخاص بي.
مع خالص التقدير ،
[اسمك]
التخطيط للمستقبل
عندما يكون السبب شخصيًا ، يمكن أن تكون طلبات الإجازة مربكة. أخذ زمام المبادرة لتعلم كيفية كتابة خطاب إجازة قوي سيساعدك على المدى الطويل.
يمكن لرسالة طلب الإجازة أن تحدث فرقًا كبيرًا في حياتك. توصلت الأبحاث إلى أن المرونة في العمل هي أكثر شيء يقدره العاملون. تساعد المرونة في العمل في المشاركة الوظيفية والرضا الوظيفي والسعادة بشكل عام. إذا كانت إجازة الغياب ستجعل حياتك أكثر سلاسة ، مما يؤدي إلى تقليل التوتر وتقليل الندم ، فلماذا لا تأخذها؟
الحياة ليست كل شيء عن العمل. لا تنسى تخصيص الوقت لنفسك ولصحتك.
