في العامين الماضيين ، شهد أرباب العمل نزوحًا جماعيًا في أماكن العمل.
حفزت الاستقالة الكبرى ملايين العمال على ترك وظائفهم. سارع الموظفون إلى المغادرة بحثًا عن فرص وظيفية أفضل تتماشى مع أهدافهم وقيمهم.
الآن ، تهدأ سوق العمل الساخنة. أصحاب العمل الذين يتطلعون إلى تطوير أفضل مواهبهم والاحتفاظ بها مع التمحور بسرعة لتحقيق التوازن بين النمو والربحية.
عالم العمل يتغير مرة أخرى. وبما أننا اعتدنا جميعًا على ذلك ، فإن التغيير هو أحد الثوابت الموجودة لتبقى.
لكن يظل أحد الجوانب الرئيسية لتجربة الموظف أمرًا بالغ الأهمية:يتعين على الشركات أن تظل مرنة. وتظهر العلامة الرئيسية لبناء المرونة في السوق في تجربة الخروج من السوق.
غالبًا ما تكون تجربة الالتحاق بالخارج هي اللمسة الأخيرة التي سيتلقاها الموظف في دورة تجربة الموظف. وإذا تركت الشركة طعمًا سيئًا في فم الموظف ، فهناك احتمال حدوث ضرر. أكثر من 10٪ من الأمريكيين يبالغون أو يكذبون بشأن تجربتهم مع صاحب عمل سابق على مواقع المراجعة مثل Glassdoor و إنديد. من بين هؤلاء الـ 10٪ ، قال أكثر من 50٪ أن نيتهم كانت الإضرار بسمعة صاحب العمل السابق.
في بعض الأحيان ، تكون حالات أصغر مثل المراجعات السيئة عبر الإنترنت لإيقاف المرشحين الأفضل. أو في أوقات أخرى ، هناك حالات أكثر تطرفًا حيث يهدد الموظفون السابقون الأشخاص. أو ربما تكون خطوة خاطئة في عملية مقابلة الخروج لم يتم تناولها أو عرضها. إذا كنت تريد موظفين سابقين أقل استياءًا ، فأنت بحاجة إلى عملية طرد موظف محكمة.
في هذه المقالة ، ستتعرف على ماهية مغادرة الموظف ، ولماذا هو مهم ، وكيفية طرد الموظف برضا.
ما هو فصل الموظفين عن العمل؟
حسنًا ، إنها مرحلة الانفصال بين الموظف وصاحب العمل.
ما هو فصل الموظفين عن العمل؟
ترحيل الموظف هو عملية الانفصال بين شركتك والموظف الذي استقال أو تقاعد أو تم فصله من العمل.
تتضمن هذه العملية أحيانًا:
- إخطار الفرق الأخرى
- تحويل واجبات الموظف إلى بديل
- تجميع معدات الشركة
- حذف أو إبطال الوصول إلى الحسابات
- إجراء مقابلات الخروج
- واعتمادًا على الموقف ، إقامة حفل وداع
تسمح لك عملية الإعداد بإشراك الموظفين الجدد وإعدادهم للنجاح. يتيح لك Offboarding أن تقول وداعًا وتجمع التعليقات من الموظفين المغادرين. من المهم أن ندرك أن ترحيل الموظفين لا يجب أن يكون سلبيًا بطبيعته. هناك الكثير من الفرص لتعزيز قيم وثقافة شركتك ، حتى عندما يتجاوز الموظف خط النهاية في مؤسستك.
لماذا يعد فصل الموظفين عن العمل أمرًا مهمًا؟
يجب أن يكون لكل شركة مجموعة القيم الأساسية والغرض الخاص بها كبوصلة إرشادية.
يجب أن تعكس تجربة العمل في الخارج القيم والغرض الذي تمتلكه الشركة. إنها الفرصة الأخيرة للشركة لإظهار الرعاية والتعاطف والقيمة للموظف الذي يغادر.
لا يتيح لك إلغاء الوظيفة ترك انطباع جيد عن الموظفين الحاليين فحسب ، بل إنه يمثل أيضًا فرصة لتعزيز هذا الانطباع لدى زملاء العمل الذين تركوهم وراءهم. فيما يلي أهم خمسة أسباب تدفعك إلى التعامل بجدية مع فصل الموظفين عن العمل.
- يعزز الترويج للعلامة التجارية
- يشجع موظفي بوميرانج
- يقدم تعليقات قيّمة من الشركة
- يزيد من أمن البيانات
- يقلل من مخاطر الامتثال
1. يعزز الترويج للعلامة التجارية
إذا كان الإجراء الخاص بك لخروج الموظف المغادر هو عبارة عن مصافحة قصيرة وتوجيه وداع ، فقد حان الوقت لتغيير ذلك.
ردود الفعل غير الشخصية مثل هذه يمكن أن تترك انطباعًا سيئًا على الموظف. قد يؤدي ذلك إلى مراجعات سيئة لمؤسستك على منصات التواصل الاجتماعي ومواقع مراجعة الشركة. كل هذا يؤثر سلبًا على العلامة التجارية لصاحب العمل.
يمكن أن تضمن عملية الاستغناء عن الموظفين الجيدة مغادرة جميع الموظفين المغادرين كمدافعين عن العلامة التجارية. يتيح لك الاستماع إلى تجربة الموظف في شركتك وتقدير مساهمته في نمو الأعمال. بهذه الطريقة ، من المرجح أن يتحدثوا عنك بتقدير عالٍ بعد مغادرتهم.
يرى موظفوك الحاليون أيضًا كيف تتعامل مع الموظفين المغادرين. هذا يبني الثقة في علامتك التجارية. كل هذا سيؤثر على اهتمام الناس بالعمل لديك.
2. يشجع موظفي boomerang
عندما يترك الموظفون الشركة ، فهذا لا يعني دائمًا أنهم ذهبوا إلى الأبد. في بعض الأحيان ، بعد العمل في مؤسسة جديدة لبعض الوقت ، يعود الموظفون السابقون إلى الشركات التي عملوا فيها من قبل.
وسواء عادوا إلى دورهم السابق أو عملوا في دور جديد ، يُطلق على هؤلاء العمال العائدين اسم موظفين بوميرانج.
كشفت دراسة أجريت عام 2020 أن موظفي boomerang أظهروا التزامًا أفضل تجاه الشركة من الموظفين الآخرين. لقد تولى مشاريع إضافية خارج نطاق عملهم الرسمي مقارنة بأي شخص آخر.
كميزة إضافية ، يعود موظفو boomerang بمعرفة ومهارات وخبرات إضافية. نظرًا لأنهم على دراية بالشركة ، يمكن أن تبدأ عمليات إعادة التوظيف بقوة مقارنة بالتوظيف الجديد تمامًا الذي يحتاج إلى مزيد من التدريب للوصول إلى أقصى إنتاجية.
تجعل عملية الانتقال الناجحة الموظفين المغادرين يشعرون بالراحة للعودة إلى الشركة في المستقبل إذا لزم الأمر.
3. يقدم تعليقات قيمة للشركة
يمكن أن يمنحك الموظفون الخارجون رؤى قيمة حول تجربة الموظف العامة في مؤسستك. لهذا السبب يجب عليك إجراء مقابلات نهاية الخدمة مع الموظفين المغادرين.
أثناء المقابلة ، شجع الموظف على تقديم ملاحظات حقيقية عن وقته في شركتك. يمكن أن تساعدك هذه المناقشة في تحديد نقاط القوة والضعف في مؤسستك وفرص التحسين.
4. يزيد من أمن البيانات
حوالي 20٪ من المؤسسات تعرضت لانتهاكات للبيانات من قبل موظفين سابقين. هذا ليس مفاجئًا عندما تدرك أن 1 من كل 4 موظفين لا يزال لديه حق الوصول إلى حسابات من وظائف سابقة.
بقدر ما هو فظيع ، إذا كان مغادرة الموظف للشركة لا إراديًا ، فقد يحاول إيذاء الشركة بسبب الحقد أو الغضب. على سبيل المثال ، قد يقومون بحذف الملفات المهمة أو تحميل قاعدة بيانات عملاء الشركة على منصة عامة.
قد يقوم بعض العمال السابقين أيضًا بخداع عملاء الشركة إذا كان لا يزال لديهم حق الوصول إلى الحسابات. خذ حالة جيسون نيدهام الذي سرق مستندات وتصميمات تزيد قيمتها عن 500000 دولار أمريكي من شركة الهندسة Allen and Hoshall بعد مغادرته.
تضمن عملية إلغاء الاشتراك الناجحة أن تظل بيانات الشركة الحساسة خاصة وآمنة. كجزء من هذه العملية ، سيعيد الموظفون المغادرون الممتلكات الصادرة عن الشركة وسيتم إلغاء وصولهم إلى الحسابات. قد يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات أيضًا بحذف أو تغيير معلومات الحساب للموظفين المغادرين. سيمنع ذلك الموظفين من الوصول إلى البيانات بعد مغادرتهم الشركة.
5. يقلل من مخاطر الامتثال
اعتمادًا على الصناعة التي تعمل فيها ، قد تحتاج إلى الامتثال لبعض الإرشادات واللوائح المتعلقة بمغادرة الموظف.
على سبيل المثال ، تساعد مقابلات إنهاء الخدمة أصحاب العمل في الكشف عن أي تجارب سلبية لدى الموظف خلال فترة وجوده في الشركة. يمكنهم تبادل الخبرات مثل العنصرية والتمييز الجنسي والإكراه في مكان العمل دون القلق من رد الفعل العنيف. بهذه الطريقة ، يمكن للشركة تخفيف المشكلة قبل أن يتحدث الموظف عنها علنًا أو يقاضيها.
تتطلب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أيضًا من شركات الاتحاد الأوروبي حذف البيانات الشخصية من الأجهزة عند مغادرة الموظف.
إذا كانت لديك عملية ترحيل رائعة ، فسيكون من الأسهل الامتثال لهذه الإرشادات. عندما يكون السجل العام لشركتك نظيفًا ويعرف عملاؤك أن معلوماتهم آمنة ، فمن المرجح أن يثق الناس بمؤسستك.
ما يجب تضمينه في عملية إنهاء الخدمة للموظفين
فيما يلي بعض الخطوات التي يجب تضمينها في عملية ترحيل الموظفين:
1. إبلاغ الفرق الأخرى برحيل الموظف
عندما يستعد الموظف للمغادرة ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ أقسام الموارد البشرية (HR) والشؤون المالية وتكنولوجيا المعلومات بمغادرتهم. تقوم هذه الفرق بإزالة الوصول إلى تكنولوجيا المعلومات وإلغاء عمليات تسجيل الدخول ومعالجة المدفوعات النهائية.
من وجهة نظر العلاقات والروابط ، من المهم الحفاظ على روابط قوية مع الفرق الأخرى. على سبيل المثال ، إذا لعب موظف ما دورًا أساسيًا في مشروع متعدد الوظائف ، فكيف تدعم هذا الفراغ للتأكد من أن المشروع لا يسقط عن المسار الصحيح؟
في BetterUp ، نتحدث عن تقديم التزامات واعية مع بعضنا البعض ، خاصة عند العمل بوظائف متعددة. للحفاظ على روابط قوية مع زملائنا في العمل ، من المهم توصيل التغييرات بوضوح وفعالية (كلما كان ذلك مبكرًا ، كان ذلك أفضل).
إذا كان مغادرة الموظف سيؤثر على الموعد النهائي أو التسليم أو المشروع ، فأبلغ التغييرات مبكرًا. سيساعد هذا في تخفيف أي توتر ، وفجوات في النطاق الترددي ، وأي مفاجآت تأتي بطبيعة الحال مع أي تغيير.
سيؤدي إبلاغهم في الوقت المناسب إلى تسريع هذه العمليات وتقليل مخاطر فقدان خطوة حاسمة في عملية الخروج من الخدمة.
2. نقل المسؤوليات الوظيفية للموظف إلى بديل
يمكن أن يستغرق العثور على بديل لمنصب الموظف المغادر بعض الوقت.
لتجنب حدوث انخفاض في الإنتاجية ، ابدأ في البحث عن واحد حتى قبل أن يغادر الموظف. قد يعني هذا تعيين موظف جديد تمامًا أو تعيين الوظيفة لشخص يعمل بالفعل في الشركة.
بمجرد العثور على بديل ، تحتاج إلى تدريبهم على تولي الوظيفة. إذا أمكن ، اطلب من الموظف المغادر نقل معرفته بالوظيفة إلى البديل. وهذا ما يسمى بنقل المعرفة.
للقيام بذلك ، اطرح على الموظف أسئلة مثل:
- ما هي المهام الأساسية في دورك؟
- هل يمكنك تقسيم روتين عملك اليومي إلى خطوات؟
- هل هناك أي أدوات أو تطبيقات يحتاج خليفتك إلى التدريب لاستخدامها؟
- ما هي الملفات التي يحتاج الشخص البديل للوصول إليها؟
ستساعد الإجابات على هذه الأسئلة الخلف في معرفة كيفية المتابعة من حيث توقف الموظف.
استعادة ممتلكات الشركة
عندما يكون الموظف على وشك مغادرة الشركة ، يتعين عليه إعادة أي معدات أو ممتلكات صادرة عن العمل. وهذا يشمل:
- أجهزة الكمبيوتر المحمولة
- الهواتف المحمولة
- بطاقات الائتمان
- مفاتيح
- الزي الرسمي
- سيارات الشركة
- شارات الهوية
من الناحية المثالية ، يجب أن تكون هناك قائمة تفصّل جميع الأصول التي أعطتها الشركة للموظف. هذا يضمن أن الشركة تسترد جميع العناصر قبل مغادرة الموظف.
4. إبطال الدخول إلى الحسابات
في آخر يوم لهم في العمل ، ستحتاج إلى إلغاء وصول الموظف إلى الحسابات الرئيسية. إبطال الوصول إلى البرامج والتطبيقات ، بما في ذلك:
- البريد الإلكتروني لشركتهم
- تراخيص البرامج
- منصات الاتصال
- الأنظمة الأساسية لإدارة المشاريع
يجب عليك أيضًا إلغاء تنشيط الوصول إلى رموز الدخول وشارات أمان دخول الباب.
إذا قدمت شركتك أجهزة كمبيوتر للموظفين ، فاحذف جميع البيانات الشخصية من هذه الأجهزة لتجهيزها للاستخدام من قبل الموظف التالي. بخلاف ذلك ، يجب على الموظف المغادر تسليم أجهزته الشخصية إلى مسؤول تكنولوجيا المعلومات حتى يتمكن من مسح جميع بيانات الشركة منه.
يضمن ذلك عدم وصول الموظفين السابقين إلى معلومات الشركة و / أو العميل الحساسة بعد مغادرتهم. لأنه إذا انتهى الأمر بالبيانات الخاصة في أيدي موظف سابق ساخط ، فقد يؤدي ذلك إلى خرق البيانات.
ليست خروقات البيانات خطيرة فحسب ، بل إنها مكلفة أيضًا. بلغ متوسط تكلفة خرق البيانات 4.24 مليون دولار في عام 2021. تأكد من أنك تبذل العناية الواجبة لحماية بياناتك (وجيوبك).
5. وقّع على الأوراق وسدد الدفعات النهائية
اعتمادًا على سياسة الشركة ودليل الموظف ، قد يضطر الموظف إلى توقيع مستندات معينة قبل مغادرته. قد تتضمن هذه المستندات إفصاحات أمنية وعقود سرية.
بعد إخطار فريق الموارد البشرية الخاص بك بالموظف المغادر ، سيبدأون في إعداد ورقة العمل ليوقعها الموظف. سيقوم فريق الشؤون المالية أيضًا بتخطيط كشوف المرتبات بحيث يتلقى الموظف أجره الكامل قبل المغادرة.
بعد أن يتلقى الموظف راتبه النهائي ، يقوم الفريق المالي بإزالته من كشوف رواتب الشركة.
6. أجرِ مقابلة خروج
تمنحك مقابلة الخروج فرصة لإنهاء العلاقة المهنية بين الشركة والموظف بشروط جيدة. كما يتيح لك اكتساب رؤى مهمة يمكن أن تساعد في تحسين ثقافة عمل شركتك.
أثناء مقابلة الخروج ، اطرح أسئلة على الموظف المغادر حول أسلوب إدارة الشركة. اسأل أيضًا عن إجراءات العمل وخبرة الموظف بشكل عام. تتضمن بعض أسئلة مقابلة الخروج التي يجب طرحها ما يلي:
- هل كانت لديك الموارد والدعم اللازمين لأداء واجباتك الوظيفية بفعالية؟
- هل تطابق الوظيفة توقعاتك عندما قمنا بتعيينك؟
- كيف كانت علاقتك بزملائك في العمل؟
- هل هناك أي شيء يمكننا فعله لتغيير رأيك بشأن المغادرة؟
- ما هي أكبر مشكلة تعتقد أنه يجب علينا تحسينها؟
- هل تنصح الباحثين عن عمل بهذه الشركة؟ إذا كانت الإجابة نعم ، فلماذا؟ إذا كانت الإجابة "لا" ، فلماذا؟
- هل تفكر في العودة إلى هذه الشركة؟
شجع الموظف على تقديم إجابات صادقة لهذه الأسئلة. استعد أيضًا لتلقي التعليقات البناءة - سواء كانت إيجابية أو سلبية. بغض النظر عن نوع التعليقات ، استمع باهتمام لموظفيك. يعرف الموظفون ما إذا لم يتم سماعهم. تعد مقابلة الخروج خطوة مهمة في عملية التغذية الراجعة لضمان الاستماع إلى أصوات الموظفين.
انقل المعلومات التي جمعتها في المقابلة إلى القيادة. إذا كانت هناك أية شكاوى ، فاتخذ الإجراءات اللازمة لتحسين المشكلات التي أبرزها الموظف.
تبسيط عملية إلغاء الخدمة
سيساعدك اتباع النصائح والخطوات المذكورة أعلاه في تنظيم عملية إلغاء الخدمة التي تخدم الموظفين المغادرين والموظفين الحاليين والأعمال التجارية بشكل عام.
عند تطوير عمليتك ، تذكر أن تظل متقبلاً للتعليقات ومنفتحًا على التكيف. لا يتم إتقان هذه الأنواع من الوظائف بين عشية وضحاها ، لذا كن صبورًا أثناء العمل على مكامن الخلل مع عملية تعيين الموظف الجديد.
