فترات الانتباه قصيرة بشكل محزن في الوقت الحاضر. هناك الكثير من المعلومات التي تتنافس على جذب انتباهنا ، وكلها مصممة بذكاء لجذبنا بعيدًا عما كنا نفعله من قبل. إذًا ، كيف تحصل على رسالة عندما يكون لديك - حسب بعض التقديرات - أقل من ثماني ثوان لتترك انطباعًا؟
غالبًا ما تستخدم الشركات الناشئة والمؤسسات الملخصات التنفيذية لعرض أفكارهم ومقترحاتهم. تم تصميم هذه الوثائق الموجزة لنقل رسالة مقنعة بطريقة مباشرة قدر الإمكان. ولكن بينما يتم استخدامها غالبًا من قبل الشركات التي تبحث عن مستثمرين ، يمكن أن تكون أداة قيّمة للفرق ومديري المشاريع أيضًا.
على سبيل المثال ، قد تكون مديرًا أو مساهمًا فرديًا يعرف أن لديهم فكرة رائعة. أنت تضع اقتراحًا ، أو تعيد تصميم عملية ، أو تحل تحديًا - ولكن يبدو أن أفكارك لا تحظى بأي تأثير. قد تقدمهم بنجاح إلى مديرك ، ولكن يبدو أن الملعب يموت عندما يتم توجيههم إلى C-suite.
يحتاج كل مستوى وجمهور إلى مستوى مختلف من التفاصيل ، يتم تقديمه بالترتيب الصحيح ، ليكون واضحًا ومقنعًا ويتعامل مع أهدافهم واهتماماتهم. بغض النظر عن ما تقترحه ، يجب أن يكون الملخص التنفيذي وسيلة فعالة لتقديم الملامح البارزة لعرضك إلى المستثمرين أو أصحاب المصلحة أو العملاء المحتملين. يجب أن تكون مكتوبة بطريقة واضحة ومنطقية وسهلة الفهم تأخذ في الاعتبار خلفية القارئ واهتماماته. و- بالنظر إلى ما نعرفه عن الحياة المزدحمة لمعظم المديرين التنفيذيين - يجب كتابتها بطريقة تأخذ في الاعتبار عوامل الإلهاء وقيود الوقت.
أتقن المكونات الرئيسية لكتابة ملخص تنفيذي فعال في هذه المقالة.
ما هو الملخص التنفيذي؟
عندما تكون لدينا فكرة رائعة ، فإننا نرغب عادةً في البدء بفكرتنا في أسرع وقت ممكن. نريد إجراء أبحاث السوق ، وإنشاء المنتجات أو الخدمات التي تحل المشاكل ، وتحديد أصحاب المصلحة ، والحصول على الضوء الأخضر لبدء مشروعنا. ولكن قبل أن يحدث كل ذلك ، نحتاج إلى الخروج بملخص تنفيذي فعال.
ما هو الملخص التنفيذي؟
الملخص التنفيذي هو ملخص واضح ومقنع للمشكلة والحل المقترح. عادة ما لا يزيد عن صفحة واحدة ، فهي تلخص النقاط الرئيسية من اقتراح مشروع أو خطة عمل. إنه يلخص ما يحتاج أصحاب المصلحة الرئيسيين إلى معرفته من أجل اتخاذ قرار بدعمك ، وكيف يمكنهم القيام بذلك بشكل فعال.
المنظمات المختلفة لها استخدامات مختلفة قليلاً لملخصاتها التنفيذية. قد يعتمد عليها رواد الأعمال والشركات الناشئة لتأمين التمويل. قد يستخدمه فريق الإدارة لمنح القادة نظرة عامة عالية المستوى لمبادرة جديدة. قد تستخدمه الشركات القائمة كجزء من إستراتيجيتها التسويقية.
لذا تخيل ، Shark Tank على غرار ، أنت تتواصل مع مستثمر محتمل يمكنه مساعدة منتجك أو خدمتك في الوصول إلى الملايين. أو حصلت أخيرًا على هذا الاجتماع لمدة 30 دقيقة مع CMO أو VP. تريد أن تترك انطباعًا أفضل في ذلك الوقت القصير ، لأنك تحتاجهم لاتخاذ قرار أو تفويض الموارد لإنجاز مشروعك.
بغض النظر عن السوق الذي تستهدفه ، فأنت بحاجة إلى ملخص تنفيذي. يمكن أن يمنحك وجود طريقة مقنعة ومختصرة لمشاركة عرض القيمة الرئيسية الخاص بك مع شريك محتمل ميزة تنافسية.
يؤدي إرسال ملخص تنفيذي موجز مقدمًا إلى احتمال أن يكونوا قد فكروا في فكرتك وأن يكونوا مستعدين للمناقشة. وحتى إذا لم يكونوا مستعدين للمضي قدمًا ، فقد أتيحت لك الفرصة لتقديم أفكارك ، ولن تتجاهلهم ، وسيكون لديهم شيء يفكرون فيه. قد ينتهي به الأمر على مكتب صانع قرار آخر.
ملخصات وملخصات تنفيذية
الملخص التنفيذي ليس هو نفسه الملخص. تركز الملخصات التنفيذية على النقاط الرئيسية للمقترح. فهي تسلط الضوء على متى ولماذا يجب على القارئ الاستثمار في الشركة أو المشروع.
من ناحية أخرى ، يركز الملخص على ما تقوم به الشركة وخطتها التسويقية. لا يتضمن عادةً معلومات مفصلة حول الشؤون المالية. على الرغم من أنه عادةً ما يكون مقنعًا ، إلا أنه أقل من مجرد عرض ترويجي وأكثر من مجرد ملخص. الهدف من الملخص هو الإعلام وليس الإقناع. من ناحية أخرى ، فإن الهدف من الملخص التنفيذي هو إعطاء القراء الذين يتعرضون للضغط من أجل الوقت فقط معلومات كافية أنهم سيرغبون في مزيد من البحث في اقتراحك.
لماذا تحتاج إلى كتابة واحدة؟
بالنسبة لصاحب العمل ، يعد الملخص التنفيذي أحد أهم المستندات التي ستحصل عليها. مثل خطة العمل ، فهي تساعدك على تحديد القيمة المحتملة لعملك وإمكانياتك للنجاح.
على عكس اقتراح الأعمال ، تم تصميم الملخص التنفيذي ليتم قراءته في فترة زمنية قصيرة. وهذا يجعلها مثالية لمجموعة متنوعة من الاستخدامات ، مثل مقترحات المشاريع وملخصات البحث. من المحتمل ألا يفيدك إرسال خطتك الإستراتيجية إلى مستثمر أو صاحب مصلحة محتمل. لكن تقريرًا موجزًا يوضح بوضوح النتائج الرئيسية التي توصلت إليها وما تحتوي عليه من أجلها قد يساعدك - ويساعدك على اقتراحك - في التميز. ليس كل التفاصيل. هذا ما يجعلك اجتماعًا لمشاركة المزيد.
الملخص التنفيذي هو أيضًا مستند عمل يمكنه السفر بدونك. قد يتم تقديمه إلى قادة آخرين ومستثمرين محتملين. إذا تمت كتابته بشكل جيد ، فسيأخذ حياة خاصة به. قد تجد أنك تحصل على الدعم والموارد من أماكن لم تتخيلها أبدًا.
ما الذي يجب تضمينه في الملخص التنفيذي؟
عادةً ما تتبع الملخصات التنفيذية قالبًا من صفحة واحدة ، بحيث تكون موجزة واحترافية وسهلة القراءة. قد يكون نقل جميع المعلومات التي تحتاجها في مثل هذه المساحة القصيرة أمرًا صعبًا. عند تصميم الملخص التنفيذي الخاص بك ، تذكر أنك لا تحاول إعطاء القارئ معلومات كافية لاتخاذ قرار. إنك تحاول فقط إثارة حماستهم لسماع المزيد.
أجزاء من الملخص التنفيذي
يجب أن يتضمن الملخص التنفيذي الخاص بك أوصافًا موجزة لمن هو منتجك أو خدمتك أو اقتراحك وما الذي يميزه عن المنافسين. قم بتضمين أي معلومات أساسية وإحصاءات ضرورية حول الصناعة. بناءً على اقتراحك ، قد ترغب في التفكير في تقديم تحليل سوق لجمهورك المستهدف.
هدفك هو قصة مقنعة تحتوي على معلومات أساسية فقط ، من أجل جذب انتباه القارئ بسرعة. للمديرين التنفيذيين أولويات متعددة تتنافس على اهتمامهم. أنت تريد إنشاء شيء مقنع وقيّم ويمكن استيعابه في وقت محدود. يجب اختيار كل معلومة في المستند بأكمله مع وضع ذلك في الاعتبار.
مكونات الملخص التنفيذي
- العنوان
- مقدمة
- جدول المحتويات
- وصف الشركة
- خطة المشروع (بيان المشكلة والحل المقترح)
- طلب التمويل
كيفية كتابة ملخص تنفيذي
إذا كنت رائد أعمال ، يجب أن تكتب الملخص التنفيذي بعد الانتهاء من خطة العمل الكاملة. سيقدم نظرة عامة على أهم النقاط في فكرة عملك ، والدعم المحدد الذي ستحتاجه لتحقيق النجاح.
إذا كنت بصدد إنشاء ملخص تنفيذي لتقديمه إلى فريق القيادة في مؤسستك ، فقد يكون من المفيد صياغة خطة مشروعك بالكامل أولاً. سيكون من الأسهل كتابة ملخصك بعد أن تتعامل مع نقاط الألم ، والحل الذي تقدمه ، وكيف يؤثر ذلك على رجال الأعمال التنفيذيين الذين تتحدث معهم.
العنوان والمقدمة
هناك وظيفة واحدة يجب أن يقوم بها المسمى الوظيفي والمقدمة - جذب انتباههم. إنه تقريبًا ملخص للملخص. إذا لم يقرأ صناع القرار شيئًا آخر ، فعليهم الابتعاد عن فهم ما تقترحه والمشكلة التي تحلها ولماذا الآن هو الوقت المناسب.
جدول المحتويات
على الرغم من أن المستند قصير ، فمن الأفضل تضمين جدول محتويات موجز بالقرب من أعلى الصفحة. سيكون هذا بمثابة نظرة عامة سريعة على النقاط التي أوردتها في الملخص. بهذه الطريقة ، إذا كان القارئ يبحث عن شيء محدد (سواء للوهلة الأولى أو للرجوع إليه لاحقًا) ، فسيكون قادرًا على تحديد موقعه بسرعة.
وصف الشركة
في هذا القسم ، يجب عليك تضمين خلفية موجزة عن مؤهلات وخبرات نشاطك التجاري. قم بتضمين بيان مهمتك والمكان الذي تقف فيه حاليًا في السوق.
إذا كنت تقدم عرضًا للإدارة التنفيذية في شركتك ، فلا يزال يتعين عليك تضمين هذه المعلومات. أخبرهم بما أنجزه فريقك وما أنت على استعداد لفعله. اشرح سبب استحقاق فريقك لهذا التخصيص لموارد الشركة.
الخطة
اكتب بيان المشكلة الذي يخلق الوعي بالمشكلة. ما هي المعلومات التي يحتاج القارئ إلى معرفتها للحصول على إلحاح المشكلة؟ هل سيتمكنون من فهم الحل الذي تقترحه ولماذا أنت أفضل إجابة؟
قد يكون من الصعب كتابة هذا القسم ، نظرًا لقيود المساحة. التزم بالمعالم الرئيسية. يمكنك تحديد الخطة الكاملة ، خطوة بخطوة ، في الاقتراح الكامل. يجب أن يقدم هذا القسم معلومات كافية فقط حتى يفهم القارئ الإجراءات التي يجب اتخاذها وكيف سيبدو الحل الناجح.
طلب
بالنسبة إلى الأعمال التجارية الصغيرة ، يكون الطلب عادةً طلب تمويل. هذا يؤكد أهمية الحالة القوية في الأقسام السابقة. أنت تقود السؤال بشكل أساسي ، على الرغم من أن معظم الطلبات لن تتم الموافقة عليها بناءً على الملخص التنفيذي فقط.
بالنسبة للفرق ، قد لا يزال هناك طلب للتمويل أو تخصيص موارد أخرى. ومع ذلك ، يجب أن يذكر هذا القسم بوضوح القرار الذي يريد مدير المشروع أن يتخذه المدير التنفيذي. يجب أن يكون الدافع وراء أهمية اتخاذ هذا القرار ولماذا الآن هو الوقت المناسب.
تدقيق لغوي
بينما ليس تقنيًا قسم ، لا يزال يتعين عليك تخصيص متسع من الوقت لمراجعة الملخص بمجرد انتهائه. ابحث عن الأخطاء النحوية والإملائية. لكن - وربما الأهم - أرسلها إلى الآخرين واطلب منهم الحصول على تعليقات. حاول الحصول على مجموعة من المراجعين داخل وخارج مجال عملك. هل هذا سهل للفهم؟ هل تجعلهم يرغبون في اتخاذ إجراء أو معرفة المزيد؟ ما الأقسام الفعالة بشكل خاص وأيها غير ضروري؟ هل تقدم حجة قوية للدعم الذي تطلبه؟
الأفكار النهائية
الملخص التنفيذي ليس حوض المطبخ - إنه الأجراس والصفارات. موجهًا نحو صانعي القرار المشغولين ، يقوم جهاز الاستدعاء الفردي بتوصيل حالتك للعمل والحل المقترح. عندما يتم كتابتها بشكل جيد ، سيتفهم جمهورك ما يجب القيام به ، ولماذا يجب أن يحدث ، ولماذا يجب أن يساعدوه في المضي قدمًا.
لكن كتابتها بشكل جيد لا تعني فقط التدقيق الإملائي. يعني تخصيص اتصالك لجمهور مؤثر ومشغول ومشتت. لكي تكون فعالًا ، ستحتاج إلى كتابة اقتراحك بتعاطف وفهم لما يهمهم.
إذا كنت بحاجة إلى دعم لبناء مهارات الاتصال الخاصة بك أو تطوير أو توسيع نطاق منظمة ، فيمكننا دعمك أثناء نموك. جدولة عرض توضيحي مع BetterUp اليوم.
