إذا كنت مثلي ، فلن تكون قائمة مهامك أقصر.
ومع السرعة التي يمكن أن تتغير بها الأشياء ، من المحتمل أن تتغير هذه القائمة أيضًا. تتغير الأولويات ، وتتوسع المشاريع أو تنهار ، ونتيجة لذلك ، تميل القائمة إلى النمو. بطريقة ما ، لا نفكر في إزالة الأشياء من القائمة. لذلك ، عندما يتعلق الأمر بمحاولة إنجاز كل شيء (وإنجازه بشكل جيد) ، فإن الأمر يتطلب أكثر من مجرد الأمل في أن تسير الأمور على ما يرام.
أنت بحاجة إلى مهارات إدارة الوقت. في الواقع ، الجميع يفعل.
في عالمنا الحالي من العمل الهجين ، يوفر الأشخاص الوقت من خلال عدم التنقل أو السفر للعمل. أفاد أكثر من 75٪ من الناس أن العمل من المنزل يوفر لهم الوقت. لكن في الوقت نفسه ، نعلم أن الموظفين يعانون من الإجهاد. وقد وصلت مستويات التوتر إلى أعلى مستوياتها على الإطلاق.
في الواقع ، ذكر 76٪ من الأمريكيين أن الإجهاد يضر بإنتاجيتهم. نعلم أيضًا أن الموظفين يكافحون الإرهاق. قد يشعر الآخرون بالشلل الناجم عن عدم معرفة من أين يبدأون أو كيفية إدارة طاقتهم أو وقتهم بشكل جيد بما يكفي للنجاح.
على الرغم من أن الاتصال قد لا يكون واضحًا ، إلا أن مهارات إدارة الوقت يمكن أن تساعد. يمكن أن تساعد مهارات إدارة الوقت في التخفيف من الآثار السلبية للتوتر والإرهاق وعدم الإنتاجية. مهارات إدارة الوقت وحدها لن تحل الإرهاق والتوتر وفك الارتباط. لكن مهارات إدارة الوقت يمكن أن تكون طريقًا للمساعدة في إدارة تجربة الموظف بشكل أفضل. وبالنسبة للموظفين ، حياتهم.
نحن نعلم أن الناس يكافحون لإدارة وقتهم ، خاصة عندما تتغير الأولويات بسرعة كبيرة. يمكن أن تكون مهارات إدارة الوقت الفعالة هي الفرق بين الازدهار والضعف. وهو أكثر من مجرد التأكد من أن لديك وقتًا كافيًا في الأسبوع لإنجاز مهامك.
في هذه المقالة ، سنتحدث عن بعض مهارات إدارة الوقت الأساسية التي يمكنك البدء في بنائها اليوم. سنتحدث أيضًا عن سبب أهمية مهارات إدارة الوقت - وكيف يمكنك تحسين مهاراتك.
8 مهارات إدارة الوقت
إذا كنت تبحث عن طرق لبناء مهارات فعالة في إدارة الوقت ، فقد حددنا ثماني إمكانيات رئيسية.
8 مهارات إدارة الوقت
- استشراف المستقبل
- تقييم الأولويات
- اتخاذ القرارات
- تحديد (وفهم) الأهداف
- التواصل وتوضيح الالتزامات
- معرفة وقت التفويض
- طلب المساعدة
- التنظيم للفوز
1. استشراف المستقبل
تبدأ مهارات إدارة الوقت الجيد بالتطلع إلى الأمام. التخطيط المسبق هو أكثر من مجرد النظر إلى قائمة المهام الخاصة بك لهذا الأسبوع. يمكننا التفكير في التخطيط للمستقبل بطريقتين.
أولاً ، هناك عناصر المهام الملموسة الأكثر قابلية للمعاملات. يتضمن هذا الأشياء التي يجب عليك إكمالها. إنه يقيم المهام المهمة. ما الذي يتعين عليك القيام به للمضي قدمًا بعملك وما هي المهام الموجودة على المسار الحرج بالنسبة للآخرين للمضي قدمًا؟
على سبيل المثال ، لنفترض أنك مدير مشروع لشركة تكنولوجيا. أنت تقود مشروعًا حيث تُطلق مؤسستك حملة تسويقية جديدة. أنت تعلم أنه من أجل التحضير لاجتماع افتتاحي قادم ، تحتاج إلى تحديد نطاق تفاصيل المشروع. تحتاج إلى تحديد جميع الموارد اللازمة وأعضاء الفريق الذين سيحتاجون إلى المشاركة. تحتاج إلى التفكير في مقدار الوقت ، بشكل واقعي ، الذي سيستغرقه إكمال المشروع.
لكن ثانيًا ، هناك أيضًا التفكير في الصورة الكبيرة. التفكير الاستراتيجي في المستقبل يعني أكثر من مجرد تحديد نطاق تفاصيل المعاملة.
لنعد إلى هذا المشروع. إذا كنت قائد فريق ، فأنت تعلم أن هذا المشروع يؤدي إلى تحقيق أهداف أكبر للمؤسسة. هذه الحملة التسويقية ليست مجرد حملة لمرة واحدة. إنه يرتبط برؤية مؤسستك وعلامتها التجارية. ترى هذا المشروع على أنه مجرد مشروع واحد من بين العديد من المشاريع التي ستساعد في وضع الأساس لما تحاول تحقيقه بعلامتك التجارية.
في جوهرها ، يتطلب الأمر كله تخطيطًا استراتيجيًا وإحساسًا بالعقلية المستقبلية. بينما يكون المستقبل دائمًا عرضة للتغيير ، فمن الأفضل محاولة التعرف على ما قد يحمله المستقبل. يمكن أن يساعدك التحلي بالواقعية والواقعية بشأن المستقبل في تقييم المكان الأفضل لقضاء وقتك.
2. تقييم الأولويات
يسير التفكير الاستراتيجي وتحديد الأولويات جنبًا إلى جنب. نحن نعلم أن إدارة الوقت تتطلب مهارات جيدة في تحديد الأولويات.
لكن الأمر يتطلب بعض الممارسة لتكون قادرًا على تقييم الأولويات جيدًا. على سبيل المثال ، قد يكون لديك بعض المهام الأكثر إلحاحًا والتي تستغرق وقتًا أقل. أو ، قد يكون لديك عناصر ذات أولوية أقل في قائمة المهام الخاصة بك والتي ستستغرق وقتًا طويلاً لإنجازها. عليك أن تتدرب على موازنة الأهمية مقابل الوقت.
على سبيل المثال ، أعمل حاليًا على بعض المشاريع المختلفة. أعلم أن كتابتي اليومية أمر لا بد منه لإنجازه. لكنني أعمل أيضًا على مشروع كتابة أكبر يتطلب مزيدًا من الوقت. لقد قررت أن أحاول إنجاز معظم كتاباتي اليومية في وقت مبكر من يوم عملي قدر الإمكان.
بهذه الطريقة ، يمكنني قضاء جزء كبير من وقتي في التركيز على المشروع ذي الأولوية الأكبر. على الرغم من أن ذلك لن يكون مستحقًا لبعض الوقت ، فأنا أعلم أنني ما زلت بحاجة إلى تخصيص وقت طوال أسبوع عملي لأتمكّن من إكماله جيدًا.
يعمل Lois Melkonian ، مدرب BetterUp Premier الفضي ، مع الأعضاء على مهارات إدارة الوقت لديهم. توصي باستخدام إطار عمل يسمى طريقة Ivy Lee.
3. اتخاذ القرارات
عندما يتعلق الأمر بتقنيات إدارة الوقت ، فإن اتخاذ القرارات أمر لا بد منه. بمجرد التخطيط المسبق وتقييم أولوياتك ، تحتاج إلى اتخاذ قرارات بشأن أفضل مكان لقضاء وقتك فيه.
وقتك ثمين. إن إنجاز الأمور والالتزام بالمواعيد النهائية أمران جيدان. لكنك تحتاج إلى رسم خريطة لعملية صنع القرار الخاصة بك لأهدافك طويلة المدى. وبمجرد تقييم أولوياتك ومسؤولياتك ، فقد حان الوقت لاتخاذ قرارات بشأنها.
4. تحديد الهدف
إذا لم تكن قد لاحظت بعد ، فإن تقنيات إدارة الوقت هذه مترابطة. إنهم يبنون على بعضهم البعض ويعملون جنبًا إلى جنب.
أثناء التقييم وتحديد الأولويات واتخاذ القرارات ، من المهم أن تفهم أهدافك. إذا لم يكن لديك أهداف ، فقد حان الوقت للقيام ببعض تحديد الأهداف. بدون أهداف ، فإنك تخاطر بقضاء وقتك في المهام بلا هدف.
تأكد من حصولك على فهم جيد لماهية أهدافك. ولكن بعيدًا عن فهم "ماذا" ، من المهم فهم "السبب". ما هو الغرض من أهدافك؟ كيف تساعدك أهدافك على الاقتراب خطوة واحدة من الوصول إلى إمكاناتك الكاملة؟ ماذا تعني أهدافك في سياق ما تحاول تحقيقه؟
5. التواصل الجيد
عنصر مهم آخر لمهارات إدارة الوقت هو مهارات الاتصال. نحن نعيش في عالم تعاوني. من المحتمل أنك تتعاون مع زملاء العمل في العديد من مشاريعك. نادرا ما يكون إنجاز الأشياء سعيًا منفردًا.
لذا ، فإن التواصل هو مفتاح القدرة على إدارة وقتك بنجاح. على سبيل المثال ، إذا قررت عدم إعطاء الأولوية لمشروع أو عنصر معين في قائمة مهامك ، فمن الذي قد يؤثر على ذلك؟ كيف تقوم بإيصال أولوياتك وقراراتك وسير عملك لأعضاء فريقك؟
تأتي إدارة الوقت الأفضل مع تواصل أفضل. يساعد على صقل هذه المهارات اللينة للتعاون والتواصل بشكل أفضل مع فريقك.
6. معرفة وقت التفويض
إن استعادة السيطرة على وقتك هي مفارقة. في بعض الأحيان ، يأتي مع جرعة جيدة من الاستغناء. لكن في بعض الأحيان ، يكون هذا صعبًا حقًا ، خاصة في إعداد إدارة الفريق.
معرفة متى يمكنك تفويض المهام للآخرين هو مهارة مهمة. هل أنت حقا بحاجة إلى أن تكون في ذلك الاجتماع؟ هل تحتاج إلى أن تكون الشخص الذي يعمل في مشروع معين؟ هل يمكنك الاستفادة من زميل آخر في الفريق؟ إذا كنت مديرًا ، فأين يمكنك تفويض بعض الأعمال لفريقك؟
فكر في التفويض وكيف يمكن أن يساعد في توفير بعض الوقت لقضائه في مهامك الأكثر أهمية.
7. طلب المساعدة
شخصيًا ، هذا جانب من جوانب إدارة الوقت الذي أعاني منه. بصفتي شخصًا يرضي الناس ، أجد صعوبة في طلب المساعدة. في بعض الأحيان ، ترفع يدك وتقول إنك بحاجة إلى بعض التوجيهات الإضافية ، والمساعدة ، وحتى الموارد. لكن طلب المساعدة ليس دائمًا كما يبدو.
في بعض الأحيان ، يكون طلب المساعدة هو وضع الحدود. ربما تحتاج إلى قول لا لمشروع معين. في BetterUp ، نتحدث كثيرًا عن التفاوض والالتزام بوعي بأفعالنا. هذا يعني أننا لا ننقل فقط بوضوح ما نلتزم بإنجازه. لكننا نعيد التفاوض أيضًا على الالتزامات ، ونطلب المساعدة ، ونضع الحدود ، ونقول لا.
إنها ليست عضلة طبيعية بالنسبة لي. وهي مهارة كنت أعمل عليها مع مدربي. بفضل التدريب ، تمكنت من تقييم أولوياتي وأهدافي طويلة المدى بشكل أفضل.
أعلم أنه من أجل الوصول إلى بعض هذه الأهداف ، أحتاج إلى إعادة التفاوض للحد من الإرهاق أو الإجهاد. إذا انتهى بي الأمر بقول نعم لكل شيء أو التزمت بأشياء لا يمكنني إنجازها عمليًا ، فلن ينجح الأمر بشكل جيد. لن أقوم بإعداد نفسي أو فريقي لتحقيق النجاح.
8. التنظيم للفوز
التنظيم للفوز هو شيء نتحدث عنه كثيرًا في BetterUp. كواحد من سلوكياتنا عالية التأثير ، هذه الفكرة هي أننا بحاجة إلى تنظيم أنفسنا بشكل أفضل حتى نتمكن من تحقيق عملنا الأكثر تأثيرًا.
المهارات التنظيمية هي أكثر من مجرد التأكد من محاذاة الأنظمة والملفات ومسارات العمل وما إلى ذلك. يتعلق الأمر أيضًا بالنظر في المكونات البشرية ، مثل كيفية عمل الفرق معًا أو التعاون.
يمكن أن يساعد تنظيم عملك في تقليل الرغبة في التسويف. كما أنه يساعد في أن تكون قادرًا على تقييم جميع اللاعبين الأساسيين الضروريين والمعلومات التي تحتاجها لإنجاز مهمة مهمة معينة. في النهاية ، يمكن أن يجعل بعض تلك المهام الكبيرة والمهمة أكثر قابلية للتحقيق أيضًا.
لماذا تعتبر مهارات إدارة الوقت مهمة؟
تجلب مهارات إدارة الوقت العديد من الفوائد لكل من الموظف والمؤسسة. لكن القاسم المشترك هو أن هذه المهارات تساعد في فتح المزيد من الفرص وفي النهاية المزيد من الإمكانات.
للموظف
أولاً ، هناك فوائد للفرد والموظف. إذا كنت تبحث عن طرق لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت كموظف ، فهذا مفيد لعدد من الأسباب.
- توازن أفضل بين العمل والحياة. إذا كنت لا تدير وقتك جيدًا ، فهذا يعني أنك تضحي بأجزاء من حياتك الشخصية لإنجاز العمل. من الفوائد الكبيرة لبناء مهارات إدارة الوقت استعادة التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك.
- تحسين الإنتاجية. تتمثل إحدى الفوائد الكبيرة لإتقان مهارات إدارة الوقت في زيادة الإنتاجية. عندما تعرف أفضل طريقة لتحديد الأولويات واتخاذ القرارات وقضاء وقتك ، تزداد إنتاجيتك. تُظهر بياناتنا أنه من خلال التدريب ، يمكنك زيادة إنتاجيتك بنسبة 50٪.
- تقليل التوتر. تسير إدارة الإجهاد وإدارة الوقت جنبًا إلى جنب. والبحث يدعم ذلك. يخبرنا العلم أنه عندما ندير وقتنا جيدًا ، تنخفض مستويات التوتر.
للمؤسسة
لكن ثانيًا ، هناك أيضًا فوائد للمنظمة. يمكن أن يساعد الاستثمار في مهارات إدارة الوقت لموظفيك في وضع عملك خطوة إلى الأمام.
- أفضل وضع لتحقيق الأهداف. تتوقف قدرتك على الوصول إلى الأهداف التنظيمية على مهارات إدارة الوقت على نطاق واسع. إذا فهم موظفوك الأهداف المطروحة ، فأنت في وضع أفضل لتحقيق الأهداف المذكورة. هذا يؤدي إلى تأثير مضاعف للتأثيرات الإيجابية عبر الأعمال التجارية.
- تحسين الإنتاجية التنظيمية. للتأكد من أنه يمكنك تمكين الإنتاجية على نطاق واسع ، من المهم الاستثمار في مهارات إدارة الوقت. وجدت إحدى الدراسات أن مهارات إدارة الوقت كان لها تأثير إيجابي كبير على الإنتاجية التنظيمية. على وجه التحديد ، كان ضمان معرفة الموظفين بكيفية تحديد أولويات عملهم هو المفتاح لإطلاق العنان للإنتاجية على نطاق واسع.
- تنسيق وتعاون أفضل. التواصل من أهم مهارات إدارة الوقت. عندما تتواصل الفرق وتنظم من أجل الفوز ، ترى الشركات توافقًا أفضل. إنه يؤدي إلى زيادة التعاون (جنبًا إلى جنب مع الإنتاجية) مما يسهل على الموظفين الاحتفاظ بأولوياتهم القصوى على رأس قوائمهم.
4 طرق لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت
إذا كنت تبحث عن بعض نصائح إدارة الوقت ، فقد حددنا أربع طرق للمساعدة في تحسين مهاراتك.
1. ابدأ بفهم أهدافك
يعد تحديد الهدف جانبًا مهمًا من جوانب إدارة الوقت. إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب ، فمن الصعب أن تفهم ما يجب أن تفعله في الوقت الحاضر.
ستساعد أهدافك - والغرض الخاص بك - كخارطة طريق لك. من خلال فهم أهدافك طويلة المدى والغرض من العمل ، يمكنك وضع أولوياتك بشكل أفضل في المكان الذي تراه مناسبًا. بمجرد تحديد أهدافك ، يمكنك تقسيمها إلى أجزاء أصغر. من هناك ، سيقودك ذلك إلى معرفة أفضل طريقة لتحديد أولويات مهامك (ووقتك).
2. اطلب أولوياتك
كن جيدًا حقًا في معرفة ما هو الأكثر أهمية بالنسبة لك وعملك. بالنسبة لي ، هذا يتطلب الكثير من التفكير ومساحة تفكير مخصصة.
عندما أحصل على مشروع جديد أو مهمة جديدة ، أحاول أن أطرح على نفسي الأسئلة التالية:
- إذا قمت بإلغاء ترتيب أولويات هذا المشروع ، فمن الذي سيؤثر؟
- ما هو المشروع الذي سيكون له أقصى تأثير إيجابي على العمل؟
- ما هو المشروع الذي يمكنني وضعه على الموقد الخلفي؟
- هل هناك أي شيء في لوحتي لا يتوافق مع الأهداف التي حددتها؟ إذا كان الأمر كذلك لماذا؟
لقد ساعدني مدربي في التفكير في قائمة المهام الخاصة بي بهذه العدسة من التأثير والجهد. فهو يساعدني حقًا في التركيز على أهم الأشياء.
ووفقًا لأبحاث BetterUp ، فإن التدريب يساعد على زيادة تركيزك. في الواقع ، يرى الأعضاء الذين بدأوا بداية منخفضة زيادة في مستوى التركيز مع التدريب بمقدار 3.2 مرة.
3. تعيين (والحفاظ على) حدود قوية
هذا صعب وكبير. غالبًا ما تُترجم مهارات إدارة الوقت الجيد إلى وضع حدود جيد. تذكر هذا الجزء عن قول لا؟ ابدأ في ممارستها.
من أجل الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة التي تحافظ على إنتاجيتك بكفاءة في وظيفتك ، فأنت بحاجة إلى حدود صحية. ليس من الممكن الاستمرار في تولي أكوام من الأعمال الجديدة دون إدارتها بشكل جيد.
وجزء من إدارة وقتك يعني إدارة حدودك. يمكنك العمل مع مدرب للمساعدة في ممارسة وضع الحدود ، سواء كان ذلك مع فريقك أو حتى مع مديرك.
4. لا تعتقد أنه عليك القيام بذلك بمفردك
إن إطلاق العنان لمهارات إدارة الوقت على نطاق واسع في القوى العاملة لديك هو عمل يتطلب دعمًا وموارد إضافية. كما يتطلب الأمر أيضًا دعمًا واهتمامًا فرديًا ، بدءًا من تطوير علاقات قوية بين المديرين والموظفين إلى توفير التطوير المهني المناسب.
يحتاج موظفوك إلى دعم إضافي لبناء المهارات والقدرات التي يحتاجونها لمساعدة مؤسستك على النجاح. وللقيام بذلك ، من المهم أن تدرك أنه استثمار في موظفيك.
فكر في كيفية مساعدة BetterUp في دعم أهدافك التنظيمية. من خلال التدريب الشخصي الفردي ، يمكنك مساعدة موظفيك على تطوير مهارات أفضل وزيادة الوعي الذاتي لتحديد أولويات ما يهم. سيكون لكل موظف نقاط قوته وفرصه. من المهم مقابلة الموظفين في المكان الذي يتواجدون فيه للمساعدة في إطلاق العنان لإمكاناتهم الكاملة.
