إذا كنت حريصًا على التوقف عن المماطلة وتحسين مهاراتك في إدارة الوقت ، ففكر في النظر في ماهية قاعدة الدقيقتين.
باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك التحقق من المزيد من الأشياء من قائمة مهامك - وستقوم ببناء عادة جيدة على المدى الطويل.
ومع ذلك ، لا يعني مجرد أنها تبدو قصيرة ولطيفة أنها سهلة. سنراجع متى نستخدم قاعدة الدقيقتين وأفضل طريقة للقيام بذلك. بالإضافة إلى ذلك ، سنناقش كيفية إيقاف تعدد المهام (نعم ، من الأفضل تجنبه) والحصول على عقل واضح أثناء العمل.
ما هي قاعدة الدقيقتين؟
ربما سمعت عن استراتيجيات الإنتاجية مثل تقنية بومودورو أو قاعدة 20/80. قاعدة الدقيقتين مختلفة.
تم تأسيسه لأول مرة بواسطة David Allen في كتابه ، Getting Things Done .
تهدف قاعدة الدقيقتين إلى منع التسويف ومساعدة الأشخاص على إنجاز المهام الصغيرة. إليك ما تنص عليه القاعدة:إذا كان بإمكانك القيام بعمل ما في غضون دقيقتين أو أقل ، فقم بمعالجته في الوقت الحالي - ولا تتأخر. هذا لديه القدرة على تقديم فوائد طويلة الأجل.
على سبيل المثال ، إذا كنت تقضي دقيقتين يوميًا في التقاط الملابس من أرضية غرفة نومك ، فلن يستغرق ذلك 30 دقيقة من يوم السبت.
إنجاز الأمور هو الكتاب الأكثر مبيعًا لسبب ما. فهو يساعد في إلهام الأشخاص للتعامل مع المهام بدلاً من السماح لهم بالتحول إلى شيء أكبر بكثير. هذا أمر قوي ومفيد إذا كنت حريصًا على التوقف عن التسويف.
ولكن كتحذير ، فإن قاعدة الدقيقتين هي دائمًا الإستراتيجية الأكثر فاعلية. هناك إيجابيات وسلبيات لهذه الطريقة.
هل تعمل حقًا؟
لا توجد استراتيجية مضمونة. الشيء نفسه ينطبق على قاعدة الدقيقتين. قد يساعد أسلوب الإنتاجية هذا في بعض المواقف ، ولكنه لا يكون منطقيًا بالنسبة للآخرين.
لإعطاء فكرة أفضل عن قاعدة الدقيقتين وكل ما تتضمنه ، ألق نظرة على هذه الإيجابيات والسلبيات.
الايجابيات
- أنت تطور عقلية أكثر تحفيزًا لإنجاز المهام
- تتم مكافأتك بمكاسب صغيرة تساعدك على الشعور بالإنتاجية
- إنه بمثابة نقطة انطلاق لك لإنجاز مهام أكبر
سلبيات
- يعطي الأولوية للأشياء الصغيرة بدلاً من أهم مهامك
- لا تستخدم طاقتك ومواردك لمشاريع أكبر
- إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح ، فقد يؤدي في الواقع إلى عرقلة إنتاجيتك
أمثلة على قاعدة الدقيقتين
حان الوقت لنرى كيف يمكن أن تبدو قاعدة الدقيقتين أثناء العمل. يمكنك تطبيق هذه الاستراتيجية في أي مكان في حياتك المهنية والشخصية.
كيف تستخدم هذه القاعدة أمر بالغ الأهمية. إن تطبيقه على المهام المهمة التي تتطلب اهتمامك الكامل ليس بالضرورة أفضل استخدام لوقتك وطاقتك.
فيما يلي العديد من أمثلة القواعد التي تستغرق دقيقتين للنظر فيها:
1. الرد على البريد الإلكتروني للعمل
2. شارك بتعليقاتك على عملك أو مشاريعك
3. نظف الأطباق مباشرة بعد تناول الطعام
4. سقي كل نباتاتك مرة واحدة
5. أرسل رسالة شكر إلى زميل في العمل أو صديق
6. قم بإعداد وجباتك لليوم التالي
فكر في الطرق التي يمكن أن تؤدي بها هذه الأمثلة - أو أمثلة مماثلة - إلى تغيير روتينك.
كيفية استخدام قاعدة الدقيقتين في العمل
في العمل ، يجب أن تكون على رأس مسؤوليات دورك. يمكن أن تساعدك قاعدة الدقيقتين في ممارسة الإيثار وتقديم يد العون للآخرين عندما يحتاجون إليها أو إذا كان لديك بعض الوقت لتجنيبه. يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا لإدارة قلق العمل.
لتحقيق أقصى استفادة من هذه القاعدة وزيادة إنتاجيتنا ، إليك بعض النصائح حول كيفية استخدامها في العمل:
- متابعة الاجتماعات أو المقابلات أو الأسئلة فورًا
- اترك رسائل صوتية بدلاً من الاضطرار إلى معاودة الاتصال بالناس مرة أخرى
- تنظيم منطقة عملك ، بما في ذلك ملفات الكمبيوتر ، بانتظام
- ابق على اطلاع دائم بمسك الدفاتر وحفظ الملفات
- جهز مساحة عملك واجمع الموارد التي تحتاجها ليوم العمل التالي
العمل العميق مقابل المهام التي تستغرق دقيقتين
السياق مهم للغاية عند تحديد ما إذا كان يمكنك تطبيق قاعدة الدقيقتين. بعض المهام ببساطة غير مؤهلة. على سبيل المثال ، لن تجني دقيقتان من اليوجا جميع فوائد فصل دراسي مدته ساعة.
وهذا يعني أنك ستحتاج إلى فهم المهام التي تتطلب منك تخصيص وقت للعمل العميق وأي المهام يمكن إكمالها في دقائق قليلة فقط. الإدارة القوية للوقت مع قاعدة الدقيقتين هي الطريقة التي يمكنك بها تجنب إهدار طاقتك.
التركيز على المهام التي تتطلب حالة من التركيز العميق هو مفتاح سير العمل. لقد وجدت الدراسات أن الانقطاعات المستمرة يمكن أن تلحق الضرر بجودة العمل الذي يتم إنتاجه. بالنسبة إلى المهام المهمة التي تتطلب التركيز ، ليس من الفعال البدء والإيقاف طوال الوقت.
حاول تخصيص المزيد من الوقت للمهام المعقدة التي تتطلب تفكيرًا أعمق. بهذه الطريقة ، سيكون لديك الوقت لحل المشكلة والبقاء في المنطقة أثناء عملك.
لكن في أحيان أخرى ، تكون المهمة التي تستغرق دقيقتين نهجًا ممتازًا. هذه الإستراتيجية موجهة نحو المهام البسيطة التي نعرفها ونعرف كيف ننجزها في 120 ثانية. على سبيل المثال ، يمكنك ارتداء ملابسك للتمرين في ذلك الوقت. وعادة ما يكون هذا أيضًا وقتًا كافيًا لحجز موعد.
فكر في المهام التي يمكنك القيام بها بسهولة في بضع دقائق فقط. هل هذا فحص صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك؟ رائع ، افعل ذلك. حتى لو بدت وكأنها مهام صغيرة ، ستظل قادرًا على مكافأة نفسك بإنجاز شيء مهم.
استخدم قاعدة الدقيقتين لبدء المهام الكبيرة وإكمال المهام الصغيرة
حتى الآن ، ناقشنا كيف أن قاعدة الدقيقتين رائعة للأشياء الصغيرة التي تستغرق وقتًا أقل.
يمكن أن تساعد هذه الإستراتيجية أيضًا في بدء المهام الأكثر أهمية. يمكنك استخدامه كنقطة انطلاق للمهام التي تتطلب الكثير من الجهد. ولكن هذا إذا كنت تفعل ذلك بشكل صحيح. اختر مهامًا أو عملًا معينًا سيبدأ بداية جيدة ويستغرق دقيقتين فقط.
قد يؤدي التقليل من الوقت المطلوب إلى أداء وظيفة سيئة أو الشعور بالإحباط أو الإرهاق في العمل.
مثال على استخدام القاعدة في المهام الأكبر هو إخراج سجادة اليوجا الخاصة بك وإخلاء مساحة قبل فصل يوجا طويل. أو ، قبل الدراسة ، يمكنك فتح ملاحظاتك وتنظيمها.
عندما تفكر فيما إذا كان بإمكانك تطبيق قاعدة الدقيقتين على مهمة أكبر أم لا ، ضع في اعتبارك العملية ككل. كم من الوقت ستأخذك العملية في تقديرك؟ هل لديك كل الموارد المتاحة لك؟
المؤلف جيمس كلير ، الذي كتب العادات الذرية ، لديه نفس العقلية فيما يتعلق بالأشياء الصغيرة التي تحدث فرقا. وفقًا لـ Clear ، فإن القيام بأشياء صغيرة يساعد في التغلب على نقص الحافز وقوة الإرادة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك في إنشاء خطة موجزة لتحقيق أهدافك. الخلاصة:هناك فوائد حتى للأعمال الصغيرة عندما يتعلق الأمر بتطوير عادات جديدة وتحديد وإنجاز الأهداف الكبيرة.
تجنب تعدد المهام
بدلاً من أن تكون مهارة رائعة ، فإن الارتداد بين المهام يضر بالإنتاجية. وجد باحثون في جامعة ستانفورد أن تعدد المهام أقل إنتاجية من الأشخاص الذين يقومون بأشياء واحدة تلو الأخرى. وجدوا أن التحول من وظيفة إلى أخرى يؤدي إلى المزيد من الأخطاء. يتطلب الأمر قدرًا صغيرًا من الطاقة لإعادة التركيز على كل مهمة ، مما يؤدي في النهاية إلى إرهاق عقلك أكثر.
لا يعني مجرد كونها أنشطة أصغر أنك معفي من الإرهاق الذهني. ستكرس المزيد من الطاقة لكل مهمة إذا كنت تتأرجح ذهابًا وإيابًا. تتمثل الإستراتيجية الأفضل في التركيز على كل مهمة صغيرة بشكل كامل لمدة دقيقتين. بعد ذلك ، بمجرد اكتماله ، انتقل إلى العنصر التالي في قائمتك.
هل تخدع عقلك؟
إنه أمر مفهوم إذا كنت تعتقد أن قاعدة الدقيقتين تبدو وكأنها خدعة. لا يمكنك تكوين عادات جديدة في دفعات لمدة دقيقتين ، وليس لديك مهام مدتها دقيقتان فقط في قائمة مهامك.
تتألق قاعدة الدقيقتين من خلال محاربة التسويف. إن قضاء دقيقتين في ممارسة اللغة الفرنسية يوميًا أفضل للتعلم من عدم التدرب على الإطلاق. التغلب على التسويف هو عمل شاق. يتطلب الأمر عقلية جديدة تمامًا ، وفي بعض الأحيان يتعين عليك البحث بعمق عن الدافع. لكن كل هذا العمل الشاق يستحق كل هذا العناء.
مع قاعدة الدقيقتين ، سوف تبني عادة العمل المستمر. بدلاً من السماح لصندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بالتراكم والتحقق منه مرة واحدة يوميًا ، فأنت تعمل على التحقق من رسائلك بشكل أكثر انتظامًا. أنت تظل على رأس مهامك ، وتشعر بالتوازن.
5 نصائح إضافية لزيادة الإنتاجية
قاعدة الدقيقتين رائعة للإنتاجية. يمكن أن يساعدك على الازدهار في مكان عملك وفي المنزل. لكنها ليست النصيحة أو الإستراتيجية الوحيدة التي يمكنك استخدامها لإنجاز الكثير والعمل بكفاءة.
فيما يلي خمس نصائح إضافية لزيادة الإنتاجية:
- عيِّن تذكيرات يومية بما يجب القيام به وتواريخ استحقاق المشروع
- تقليل عدد عوامل التشتيت في منطقة العمل
- اكتب الأهداف وضعها في أماكن يسهل رؤيتها
- خذ فترات راحة قبل أن يبدأ الإرهاق ، وخذها بانتظام
- تعلم أن تقول "لا" للالتزامات التي لا يمكنك التعامل معها أو لديك وقت لها
استخدام قواعد الدقيقتين لتصبح الشخص الذي تريده
بعد التعرف على كل ما يتعلق بقاعدة الدقيقتين ، من الواضح أن لديها القدرة على مساعدتك في النمو لتصبح أفضل نسخة من نفسك. على الرغم من أن أفعالك قد تبدو صغيرة ، إلا أنك لا تزال تبذل قصارى جهدك للالتزام بقيمك والعيش حياة هادفة.
مع هذه القاعدة ، يمكنك تعزيز انضباطك. ليس من السهل تخصيص دقيقتين فقط لمهمة ما ، لكن القيام بذلك يقوي ضبط النفس. بالإضافة إلى أنك تعمل على تحقيق أهداف أكبر حتى مع الإجراءات الصغيرة.
