عند تدريب رواد الأعمال والمؤلفين الجدد حول التواصل الاستراتيجي مع المؤثرين والعملاء المحتملين ، أستخدم قاعدة الثلاث جمل لتركيز الرسالة. لقد استخدمته بنفسي ومع العملاء لإنشاء علاقات تجارية جديدة وإحالات وحتى موافقات الكتب المرغوبة.
لشرح هذه القاعدة ، دعنا نتظاهر بأننا نقدم أنفسنا إلى وسيط قوي يدعى Riz Clargley:
عزيزي حذفني
بشكل جاد. لا تستخدم كلمة "عزيزي" لتحية شخص ما ، إلا إذا كان هذا الشخص هو جدك.
بدلاً من ذلك ، استخدم "Ms. كلارجلي "أو ببساطة" ريز ". من المقبول أيضًا إضافة "Hi" أو "Hello". الهدف هو أن تكون على طبيعتك ، وانتقل مباشرة إلى الجملة الأولى وتجنب تنبيه المستلم إلى حقيقة أنك مبتدئ خائف.
الجملة 1:لماذا
أخبر كلارجلي عن سبب مقاطعتك ليومها المزدحم في سطر واحد قوي. يجب أن تحتوي هذه الجملة على هذه العناصر المحددة:
- لماذا يجب أن يهتم المستلم ببريدك الإلكتروني. قد يشمل ذلك بعض الاتصالات الشخصية أو المهنية المشتركة. ربما تكون من نفس الولاية أو الجامعة. اذكر بشكل عرضي واحدًا أو اثنين من هذه الاهتمامات المشتركة ، ولكن لا تبدو مثل المطارد.
- دليل على أنك على دراية بعملهم وإنجازاتهم ونظرتهم للعالم. على سبيل المثال ، "أحب مدونتك الأخيرة ، وأنا أكتب بسؤال ذي صلة". يُظهر الإلمام بعالم كلارجلي المهني الاحترام ويتيح لها معرفة أن هذا ليس خطابًا نموذجيًا.
الجملة 2:من
أظهر كلارجلي من أنت وماذا تقدم للمحادثة. بعبارة أخرى ، أجب عن هذا السؤال الذي يدور في ذهن المستلم: من هو هذا الشخص ولماذا يجب أن أهتم به؟ أوضح أنك نظير يجلب قيمة إلى الطاولة. بالطبع ، افعل هذا بطريقة غير علنية. بدلاً من أن تقول ، "أنا شركة كبيرة جدًا ، مؤسِّس أهم شركة ناشئة جديدة" ، جرب شيئًا مثل ، "يسألني الموظفون أحيانًا أسئلة مماثلة بخصوص ..."
لاحظ أنك لم تذكر عنوانك أو حجم نشاطك التجاري ، ولكن هذا السطر يوضح لكلارجلي أنك قائد شركة ولديك أكثر من صفر موظفين. لا موظفين؟ لا مشكلة. اذكر مشكلات العميل ، والتي تظهر أن لديك عملاء ، أو جزءًا من خلفيتك التي توضح أنك على المسار الصحيح.
بالمناسبة ، إذا كان توقيعك يعلن أنكما رئيسًا و أيها الرئيس التنفيذي ، هذا يشير إلى الصغر وليس العظمة.
الجملة 3:ماذا
ببساطة اسأل كلارجلي عما تريد أن تسأل عنه. كن واضحا. لا تعتذر. والأهم من ذلك ، تذكر أنها مشغولة. قدم لها شيئًا يمكنها الرد عليه ببساطة بـ "نعم".
إذا كان هدفك الحقيقي هو إجراء مكالمة هاتفية ، فلا تسأل ، "هل يمكننا إجراء مكالمة هاتفية في وقت ما؟" هذا يتطلب النظر والأسئلة حول متى ومتى. بدلاً من ذلك ، اكتب ، "يوم الاثنين الساعة 2 أو 3 مساءً. هل هو وقت مناسب للاتصال بمكتبك لإجراء محادثة سريعة لمدة 8 دقائق؟ "
تخبر هذه الجملة كلارجلي أنك تحترم وقتها ، وأنك على استعداد للقيام بحسابات المنطقة الزمنية ، وكل ما عليها فعله هو التقاط الهاتف. مهما كان "السؤال" ، اجعل الأمر واضحًا وبسيطًا أن تقول "نعم".
انتقل إلى الموضوع
الآن بعد أن أوضحت بوضوح من وماذا ولماذا ، فكر في أفضل سطر موضوع لبريدك الإلكتروني. الهدف من سطر الموضوع الخاص بك هو:
- ابق بعيدًا عن مجلدات الرسائل غير المرغوب فيها.
- يتم فتحه وليس حذفه.
- ابدأ المحادثة بالقدم اليمنى.
أوصي بسطر الموضوع المصممة خصيصًا للمستلم. على سبيل المثال ، "سؤال سريع حول مقالتك عن القيادة" أو "توصية من صديقنا المشترك ، لاندي".
من المحتمل أن يتم تجاهل سطور الموضوع المشفرة مثل "سؤال" أو "اتصال".
ملاحظة:المزيد من نصائح الكتابة
- لا تستخدم ملاحظة: إلا إذا كنت تكتب نسخة المبيعات والتسويق.
- تجنب الاتصال المتكرر "أنا". إذا كان بريدك الإلكتروني المكون من ثلاث جمل يحتوي على كلمة "أنا" أو "أنا" ست مرات ، فاستمر في التعديل.
- كن متوترًا ، ولكن لا ترسل بريدًا إلكترونيًا متوترًا. تظهر الفكاهة والكتابة القوية والافتقار إلى الشكليات المربكة الثقة. لا مكان للإهمال الذاتي في هذا البريد الإلكتروني. الناجحون ينفرون من الخوف وينجذبون نحو الثقة.
- استخدم عنوان بريد إلكتروني مع مجال شركتك. غالبًا ما ينتقل Gmail إلى مجلدات الرسائل غير المرغوب فيها ، وحتى إذا لم يحدث ذلك ، فإن عدم وجود عنوان بريد إلكتروني مخصص يوضح أنك لست موجودًا فيه للفوز به.
- الإيجاز يظهر الاحترام. تعرف كلارجلي أنك إذا كنت لا تحترم وقتها ، فأنت لا تستحق قضاء بعض الوقت للرد عليها.
- المساحات الشاسعة المفتوحة مما يجعل القراءة ممتعة. هل تلقيت يومًا بريدًا إلكترونيًا يتكون من فقرة واحدة طويلة مكونة من 200 كلمة؟ لا ترسل شيئًا مشابهًا لكلارجلي. ضع سطرًا فارغًا بين كل جملة في بريدك الإلكتروني.
- قم ببحثك وتأكد من أن لديك أفضل عنوان بريد إلكتروني لعميلك المحتمل. إذا كانت كلارجلي تعمل في شركة كبيرة ولم تتمكن من العثور على عنوان بريدها الإلكتروني ، فحاول معرفة عنوان مساعدها. تنطبق نفس القواعد على البريد الإلكتروني للمساعدين.
لديك فرصة واحدة لإجراء اتصال ، وهذه الفرصة تدوم حوالي 10 ثوانٍ. تأكد من أنك لا تضيعه.
